Chính sách nhân lực là một bộ phận trong hệ thống các chính sách kinh tế - xã hội, chính sách nhân lực là toàn bộ các quan điểm, tư tưởng, mục tiêu và giải pháp nhằm đào tạo, phát triển và sử dụng một các có hiệu quả nhân lực phục vụ cho mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tổ chức. Tuy nhiên, chính sách nhân lực lại đóng vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống chính sách kinh tế - xã hội, bởi vì nếu xem quá trình phát triển kinh tế - xã hội là một quá trình “sản xuất” thì có thể thấy rõ “nguồn lực đầu vào” cho sản xuất
bao gồm nguyên vật liệu và nhân lực (cán bộ chuyên môn và công nhân), trong đó, nhân lực là “đầu vào” nhân tạo chiếm vai trò quyết định của quá trình “sản xuất” đó. Chính vì vậy, chính sách nhân lực cần được đặt lên vị trí ưu tiên cao nhằm đảm bảo quá trình “sản xuất” được diễn ra trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
Chính sách là một loại công cụ quản lý quan trọng. Chính sách là quyết định chính thức của chủ thể quản lý về phương án phân chia lợi ích nhằm thu hút, huy động, phân bổ các nguồn lực cho việc thực hiện các mục tiêu, chủ trương của chủ thể quản lý. Như vậy, thực chất của chính sách thu hút và sử dụng nhân lực là phương án phân chia lợi ích giữa sử dụng lao động, người lao động và các bên có liên quan; mục tiêu của chính sách quản lý nhân lực là có đủ nhân lực đảm bảo chất lượng để dùng và sử dụng tốt nhất, góp phần quan trọng vào việc thực hiện các mục tiêu, chủ trương hoạt động của tổ chức.
Đảm bảo nhân lực cho hoạt động của tổ chức KT - XH là thiết lập - không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và xác định - không ngừng nâng cao chất lượng của cơ cấu nhân lực. Không có đội ngũ nhân lực thì không thể điều hành, kiểm soát... được hoạt động có quy mô, phức tạp lớn.
Các nhà khoa học thống nhất cho rằng, đảm bảo nhân lực cho một tổ chức kinh tế - xã hội hoạt động bao gồm: Lựa chọn, thiết lập và không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy; Xác định và không ngừng nâng cao chất lượng của cơ cấu nhân lực.
Trong kinh tế thị trường khi tổ chức được quyền và phải tự chủ trong mọi vấn đề của quá trình hoạt động để tồn tại và phát triển được tổ chức cần hoạch định và tổ chức thực hiện tốt: hệ thống mục tiêu cụ thể, các chủ trương hoạt động cụ thể, hệ thống chính sách hấp dẫn các đối tác mục tiêu, hệ thống tổ chức và các biện pháp cụ thể. Như vậy, không còn cách nào khác tổ chức phải đặc biệt quan tâm đầu tư cho công tác quản lý, phải quản lý từng hoạt
động bộ phận một cách khoa học nhất có thể (có cơ sở, căn cứ khoa học). Nhà nước có chính sách quản lý của nhà nước đối với hoạt động của tổ chức. Từng tổ chức trong kinh tế thị trường có hệ thống chính sách riêng cụ thể của mình để có đầy đủ, kịp thời các nguồn lực cần thiết cho thực hiện chiến lược, kế hoạch hoạt động. Tổ chức phải có hệ thống chính sách nhằm thu hút, huy động, phân bổ các nguồn lực tài chính cần thiết cho thực hiện các mục tiêu, chủ trương hoạt động đã thống nhất thông qua; hệ thống chính sách nhằm thu hút, phân bổ, phát huy sức sáng tạo của đội ngũ người lao động cho thực hiện, hoàn thành các mục tiêu, chủ trương hoạt động của tổ chức gọi tắt là hệ thống chính sách nhân lực. Các tổ chức kinh tế – xã hội trong kinh tế thị trường cần hoạch định và thực thi các chính sách nhân lực như nhau: chính sách thu hút nhân tài, chính sách đãi ngộ, khen thưởng mạnh đối với những người có công đặc biệt (chính sách lương phân biệt mạnh, thưởng thoả đáng cho người có sáng kiến, cải tiến phương pháp làm việc), chính sách đào tạo...Các chính sách đó phải hợp thành một hệ thống. Từng tổ chức kinh tế – xã hội ở từng giai đoạn phát triển phải hoạch định và thực thi từng chính sách nhân lực đó với mức độ cụ thể phù hợp. Trong giai đoạn đầu của quá trình hội nhập kinh tế thế giới tổ chức kinh tế – xã hội thường có: chính sách mạnh về hỗ trợ đào tạo lại và đào tạo nâng cao; chính sách thu hút người tài: chuyên gia quản lý, chuyên gia công nghệ, thợ lành nghề; chính sách đãi ngộ đặc biệt cho những trường hợp có thành tích gây ảnh hưởng tốt to lớn đến hiệu quả, tạo gía trị mới, tạo điều kiện, tiền đề cho phát triển kinh doanh của tổ chức kinh tế – xã hội, chính sách tiền lương phân biệt mạnh, chính sách thưởng sáng kiến, cải tiến nội bộ...Trên thế giới đã có hẵng bỏ ra hàng chục triệu đô-la Mỹ để được chuyển nhượng một chuyên gia quản lý hoặc một chuyên gia công nghệ; hàng triệu đô-la Mỹ để tài trợ, thu hút sinh viên học xuất sắc ở trường đại học nổi tiếng. Về chính sách tiền lương: có hãng đã chi trả lương 2 triệu đô-la Mỹ một năm để thuê một người về làm Giám đốc điều hành nhằm cứu hãng khỏi nguy
cơ phá sản; Tại Việt nam có Tổng công ty đã phân biệt lương tối đa gấp 18 lần lương tối thiểu; có công ty đã giành 10%, 30%, 50% lượng giá trị mới cam kết trả cho những người trực tiếp tạo ra; có công ty đã quyết định trích 2% quỹ tiền lương cho việc thu hút người tài...Về chính sách đào tạo: Các hãng có quy định chi toàn bộ cho người của hãng được cử đi đào tạo số tiền cơ sở đào tạo trong hoặc ngoài nước yêu cầu.
Mỗi chính sách đều ra đời và phát huy tác dụng theo những quy luật nhất định với những giới hạn nhất định tạo nên vòng đời của chính sách. Thông thường lúc đầu chính sách ít được xã hội hưởng ứng và gặp nhiều trở ngại níu kéo do tính mới lạ của nó, do nó chi phối, san sẻ lợi ích của nhiều đối tượng, do những người thực thi chính sách chưa đủ hiểu biết, chưa đủ kinh nghiệm.
Tiếp theo, chính sách phát huy được vai trò của mình, thực hiện được những mục tiêu đặt ra với hiệu quả và hiệu lực cao. Với những thay đổi không ngừng của các đối tượng và môi trường, hiệu lực của chính sách giảm dần. Quá trình thích ứng với sự biến đổi đòi hỏi những điều chỉnh cả ở nội dung chính sách và công tác tổ chức thực thi. Đến một lúc nào đó, những cố gắng điều chỉnh sẽ không còn mang lại kết quả mong muốn, chính sách gần như mất hết hiệu lực. Chính sách đã thực hiện xong sứ mệnh của mình và cần được thay thế bởi những chính sách mới thích hợp với điều kiện mới.
Kết quả của quá trình hoạch định chính sách nhân lực là một chính sách hợp lý, đáp ứng một số yêu cầu nhất định của sự phát triển kinh tế - xã hội.
Các chính sách hợp lý này phải được thể chế hoá, thông qua những văn bản quy phạm pháp luật nhất định.
Có thể nhận thấy, sản phẩm của giai đoạn hoạch định chính sách nhân lực không phải là những kết quả của hoạt động thực tiễn, mà chỉ là một sản phẩm dưới dạng văn bản đã được cấp có thẩm quyền thông qua để đưa vào áp dụng trong thực tiễn. Muốn đưa chính sách vào cuộc sống, muốn biến mục tiêu chính sách thành hiện thực, tiếp theo phải tổ chức thực hiện chính sách.
Các chính sách được hoạch định nhằm đảm bảo nhân lực cho thực hiện các mục tiêu, chủ trương hoạt động của tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau đây:
1) Các chính sách nhân lực phải đồng bộ, thống nhất với nhau;
2) Từng chính sách nhân lực phải hợp pháp;
3) Từng chính sách nhân lực phải hấp dẫn (tương đối công bằng về giá trị, lợi ích; đáp ứng nhu cầu cần được ưu tiên thoả mãn và đảm bảo chắc chắn) đối với các ứng viên mục tiêu, các bên có liên quan.
Chính sách nhân lực là sản phẩm hoạt động của chủ thể quản lý doanh nghiệp về các vấn đề nhân lực. Chính sách nhân lực cũng như các sản phẩm quản lý khác khi áp dụng vào thực tế chỉ có tác dụng tích cực, có hiệu lực cao khi nó đảm bảo chất lượng (đáp ứng các yêu cầu nêu ở trên) và được tổ chức thực thi tốt. Chất lượng của chính sách nhân lực cao hay thấp phụ thuộc một phần vào mức độ tuân thủ quy trình, trình độ những người làm chính sách còn lại chủ yếu vào chất lượng của các cơ sở, căn cứ - những gì chúng ta sử dụng để xét tính, cân nhắc lựa chọn trong quá trình hoạch định chính sách nhân lực.
Sơ đồ quá trình của chính sách nhân lực:
Sơ đồ quy trình hoạch định chính sách nhân lực:
Công tác hoạch định chính sách nhân lực bao hàm những mục đích sau:
- Đáp ứng đòi hỏi của sự phát triển kinh tế - xã hội đã được đề ra trong chiến lược của từng địa phương, từng quốc gia.
Nghiên cứu các cơ sở, căn cứ
Hoạch định chính sách nhân lực
Tổ chức thực thi chính sách nhân lực
Xác định các mục tiêu của chính sách nhân lực
Hoạch định một số phương
án chính sách nhân lực
Cân nhắc, quyết định chọn, công bố chính sách
nhân lực Tập hợp và
thẩm định các cơ sở, căn cứ
Những đòi hỏi này có thể là những nhu cầu trong nước, những yêu cầu nội tại của chính xã hội, cũng có thể là những đòi hỏi của sự phát triển so với môi trường bên ngoài.
- Xác định cơ hội và những vấn đề cần giải quyết. Trong đó, “vấn đề” là khoảng cách mâu thuẫn giữa mục tiêu mong muốn với thực tế chưa đạt được và “cơ hội” ở đây được hiểu như là một tập hợp những hoàn cảnh thuận lợi trong nước, ngoài nước để thực hiện một mục tiêu nào đó của đất nước.
- Hiện thực hoá triển vọng, khắc phục và hạn chế nguy cơ.
Cơ hội sẽ có thể đem lại những triển vọng tốt đẹp cho sự phát triển đất nước nếu Nhà nước, các cấp chính quyền sử dụng được cơ hội để tăng khả năng thành công. Ngược lại, đối với các vấn đề, nếu không được Nhà nước xác định và xử lý giải quyết một cách kịp thời và triệt để thì có thể đưa đất nước tới những nguy cơ, những mối đe doạ.
Các cơ sở, căn cứ cho hoạch định chính sách nhân lực của tổ chức:
1) Các mục tiêu, yêu cầu của chiến lược phát triển (phương hướng hoạt động) của tổ chức đối với nhân lực;
2) Các nguồn nhân lực tiềm tàng mà tổ chức KT - XH dự định nhằm vào;
3) Vị thế từ trước đến nay của tổ chức đối với chủ các nguồn nhân lực mục tiêu;
4) Hệ thống chính sách nhân lực trong cùng tương lai của các đối thủ cạnh tranh;
5) Những quy định pháp luật của nhà nước có liên quan;
6) Truyền thống văn hoá, quan niệm về giá trị của tập thể tổ chức...
Cần phải có, xét tính đầy đủ, tương đối chính xác các cơ sở, căn cứ nêu ở trên trước khi xác định mục tiêu cụ thể, nội dung và mức độ của chính sách nhân lực.
Mục tiêu của chính sách nhân lực là đảm bảo nhân lực đáp ứng các yêu cầu (tiêu chuẩn và mức chuẩn) chất lượng cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất có thể.
Ở các giai đoạn khác nhau mục tiêu, chủ trương sản xuất kinh doanh của tổ chức khác nhau, trên thị trường có quan hệ cung - cầu về nhân lực khác nhau, có tương quan thế lực khác nhau. Do vậy, hệ thống chính sách nhân lực phải được hoạch định đáp ứng, phù hợp với từng giai đoạn trong tương lai gần và xa. Các cơ sở, căn cứ liên quan đến tương lai thường được ước đoán, ước định nên có mức độ chính xác, chắc chắn không hoàn toàn cao. Phần chưa chắc chắn, chưa rõ sẽ bộc lộ dần. Vì vậy, chúng ta nên hoạch định một số phương án chính sách cho một vấn đề cụ thể. Khi có thêm thông tin, làm rõ thêm được những gì chưa rõ chúng ta cân nhắc quyết định lựa chọn chính thức chính sách nhân lực.
Như vậy, chất lượng (mức độ đầy đủ và chính xác) của các cơ sở, căn cứ cho hoạch định chính sách nhân lực quyết định chủ yếu chất lượng của hệ thống chính sách nhân lực. Tiếp theo, chất lượng của hệ thống chính sách nhân lực quyết định chủ khả năng thu hút, huy động được nhiều nhất, tốt nhất, phân bổ hợp lý nhất nhân lực cho thực hiện, hoàn thành chiến lược kinh doanh của tổ chức, cho việc tạo ra và luôn duy trì ưu thế về chất lượng, giá, thời hạn của sản phẩm đầu ra, hiệu quả hoạt động trong tương lai.
Khi phân tích tình hình chính sách nhân lực của tổ chức từ trước đến nay cần tập hợp, xác định được
1. Số lượng các văn bản pháp quy đã được ban hành trực tiếp và gián tiếp liên quan đến quản lý nhân lực;
2. Số lượng và tỷ lệ % chính sách nhân lực có tác dụng tích cực đáng kể, nêu ví dụ điển hình;
3. Số lượng và tỷ lệ % chính sách nhân lực ít có tác dụng tích cực, nêu ví dụ điển hình;
Chất lượng của hệ thống chính sách nhân lực
Khả năng thu hút, huy động, phân bổ nhân
lực CL cao
Khả năng cạnh tranh của sản
phẩm đầu ra Chất lượng
các cơ sở, căn cứ
4. Số lượng và tỷ lệ % chính sách nhân lực không có tác dụng tích cực, và tác dụng tiêu cực, nêu ví dụ điển hình.
Tiếp theo cần tìm hiểu, chỉ ra được các nguyên nhân trực tiếp, trung gian và sâu xa của tình trạng đó và quan hệ với các chỉ tiêu sáng tạo, các chỉ tiêu hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Trong những năm cuối thế kỷ 20, đầu của thế kỷ 21 một số tổ chức Việt nam đã biết phân tích, đánh giá, rút ra các bài học từ chính sách quản lý nhân lực từ trước để lại, mạnh dạn đổi mới nên phát huy được tính tích cực sáng tạo của đông đảo CBCNV, từ đó đã duy trì và phát triển được đúng hướng.
Thông thường một quy trình hoạch định chính sách nhân lực bao gồm các bước như sau:
- Tập hợp và thẩm định các cơ sở, căn cứ: Trên cơ sở các căn cứ đã được nghiên cứu, các căn cứ này có thể từ những vấn đề mới nảy sinh hoặc một vấn đề đã quen thuộc và đã từng giải quyết. Các căn cứ này cần được tập hợp và xâu chuỗi lại để các chuyên gia, các cơ quan quản lý nhân lực có thẩm quyền có bước nghiên cứu “tiền khả thi” để nắm bắt tình hình thực tế, đối chiếu với cái mà họ mong muốn đạt được (chúng ta/tổ chức kinh tế - xã hội cần gì ?), quá trình hoạch định sẽ chuyển qua bước tiếp theo, đó là xác định các mục tiêu của chính sách.
- Xác định các mục tiêu của chính sách nhân lực: Yêu cầu đối với xác định mục tiêu của chính sách nhân lực cũng như đối với xác định mục tiêu của quản lý nói chung là phải xác đáng, có trọng tâm, trọng điểm và thứ tự ưu tiên để thực hiện, đồng thời phải khả thi. Mục tiêu của chính sách nhân lực là cái đích mà chính sách đó phải đạt tới. Mục tiêu phải được đề ra dựa trên sự xác định vấn đề đặt ra và phán đoán việc giải quyết vấn đề đó, trong đó có tính đến nguồn lực và khả năng thực hiện mục tiêu. Sau khi phân tích tình hình thực tế để nhận thức được nhu cầu hình thành chính sách và xác định rõ vấn đề của chính sách cũng như nắm rõ khả năng nguồn lực, các nhà hoạch
định chính sách đi tới việc xác định mục tiêu của chính sách. Mục tiêu có tính khả thi nghĩa là phải có khả năng thực hiện được trong tương lai.
- Xác định các phương án chính sách nhân lực: Trên cơ sở mục tiêu của chính sách nhân lực đã được xác định, cần đề ra nhiều phương án để lựa chọn và phải xác định được các điều kiện khách quan và chủ quan chi phối nó để đảm bảo chấp nhận được. Các điều kiện ở đây có thể là các ý kiến đóng góp của chuyên gia hoặc có thể la thông tin tham khảo. Để tạo điều kiện cho việc lựa chọn phương án chính sách tối ưu, trong mỗi phương án cần xác định hai yếu tố cơ bản là: Các giải pháp của chính sách giúp chúng ta trả lời được câu hỏi phải làm gì để thực hiện được mục tiêu?; Các công cụ thực hiện chính sách giúp chúng ta trả lời được câu hỏi thực hiện mục tiêu bằng gì ?
Như vậy, xác định các phương án chính sách nhân lực thực chất là việc xác định hệ thống các giải pháp và công cụ để thực hiện mục tiêu.
- Cân nhắc, quyết định chọn và công bố chính sách nhân lực: Từ các phương án chính sách nhân lực được lựa chọn, các nhà hoạch định sử dụng các phương pháp xác định giải pháp, công cụ của chính sách để có thể cân nhắc thứ tự ưu tiên của các giải pháp và soạn thảo thành các phương án chính sách. Để phân tích, đánh giá những giải pháp có khả năng thực thi và những giải pháp tối ưu các nhà hoạch định chính sách cần có một quá trình cân nhắc và lựa chọn. Về mặt lý thuyết, phương án chính sách được lựa chọn là phương an chính sách mà nó đạt hiệu quả Pareto (đem lại lợi ích cho một số đối tượng và không làm hai đến ai). Về mặt thực tiễn, phương án chính sách có thể được lựa chọn là phương án mà nếu xét trên nguyên điểm xã hội thì lợi ích đem lại lớn hơn chi phí, hay lớn hơn tổn thất.
Sau khi đã lựa chọn được một phương án chính sách đáp ứng ở mức cao nhất những tiêu chuẩn đặt ra, phương án được lựa chọn sẽ được trình lên cấp có thẩm quyền thông qua để trở thành một chính chính nhân lực có hiệu lực thực thi.