Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÁT TRIỂN CÔNG CHÚNG TẠI BẢO TÀNG MỸ THUẬT VIỆT NAM
2.1. Bộ máy tổ chức và nhân sự liên quan đến hoạt động phát triển công chúng tại Bảo tàng
2.1.1. Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Hoạt động phát triển công chúng tại Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam là một hoạt động mang tính tổng thể, liên quan đến tất cả các phòng ban chuyên môn của Bảo tàng, không riêng một bộ phận nào.
Nhìn nhận và đánh giá vai trò quan trọng của công tác truyền thông marketing nhằm thu hút khách tham quan và quảng bá hình ảnh của bảo tàng đến công chúng trong và ngoài nước đã được Lãnh đạo Bảo tàng quan tâm ngay từ năm 2011. Trong thời gian này, Lãnh đạo Bảo tàng đã xác định chiếm lược đầu tư trọng điểm vào hai công tác giáo dục bảo tàng và công tác tu sửa phục chế các tác phẩm mỹ thuật, ngoài các hoạt động chuyên môn khác của Bảo tàng. Hoạt động thu hút công chúng được đẩy mạnh với việc phát huy các hoạt động giáo dục. Bắt đầu bằng việc khai trương không gian sáng tạo cho trẻ em và một loạt các sự kiện. Năm 2012, Bảo tàng đã phối hợp cùng Trung tâm Nghiên cứu và Phát huy các Giá trị Di sản Văn hóa Việt Nam làm các điều tra ý kiến khách tham quan, làm tiền đề cho việc đổi mới các hoạt động Bảo tàng. Tuy nhiên, do một số các nguyên nhân khách quan và chủ quan thì công việc này sau đó đã bị trì hoãn. Phải đến năm 2015, Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam chính thức xác định công tác truyền thông marketing bằng việc bổ xung nhiệm vụ truyền thông marketing cho Bộ phận Đối ngoại thuộc phòng Tổ chức - Hành chính - Đối ngoại.
Từ năm 2015 đến 2017, Bộ phận truyền thông - marketing trực thuộc bộ phận Đối ngoại, Phòng Tổ chức Hành Chính Đối ngoại của Bảo tàng. Quá
trình hình thành và phát triển của Bộ phận này mặc dù đã được xác định vào 3/2015 và đến tháng 4/2015, mới có một cán bộ làm công tác giáo dục được điều chuyển về để chuyên trách công việc này. Như vậy, Về nhân sự của Bộ phận truyền thông - marketing của Bảo tàng hiện nay mới chỉ có hai người:
một cán bộ chuyên trách và một cán bộ phụ trách cho hai nhiệm vụ là truyền thông và đối ngoại. Theo định hướng của Lãnh đạo Bảo tàng, trong thời gian tới, bộ phận này sẽ tách ra thành lập một Phòng riêng với tên gọi: Phòng truyền thông - Đối ngoại. Theo đó, sau khi Phòng được thành lập sẽ hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, nhân sự và cụ thể các chức năng nhiệm vụ của phòng.
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ chế phối hợp quản lý 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Hiện nay, mặc dù chưa được thành lập phòng một cách chính thức, nhưng Bộ phận đã xác định các chức năng nhiệm vụ như sau:
* Chức năng
Tham mưu, giúp Giám đốc về tổ chức, quản lý hoạt động truyền thông, phát triển thương hiệu và hoạt động đối ngoại của Bảo tàng.
* Nhiệm vụ
Về lĩnh vực truyền thông
- Xây dựng kế hoạch và triển khai việc thiết lập, duy trì, phát triển các mối quan hệ công chúng để quảng bá giới thiệu về hoạt động, kết quả và thành tựu của Bảo tàng;
- Quản lý Website của Bảo tàng; đảm nhiệm việc cung cấp và kiểm soát các thông tin, nội dung, hình ảnh về toàn bộ các hoạt động trong Bảo tàng, hoạt động hợp tác trong nước và quốc tế của Bảo tàng… cho các phương tiện thông tin đại chúng và các tổ chức, cá nhân khác theo quy định;
- Thực hiện việc biên soạn, biên tập và tổ chức sản xuất các sản phẩm truyền thông để cung cấp và giới thiệu về hình ảnh, thương hiệu, vị thế của
Bảo tàng cho các phương tiện thông tin đại chúng và các đối tác trong nước, quốc tế;
- Đầu mối liên hệ và tổ chức triển khai, thực hiện các hoạt động xử lý khủng hoảng truyền thông nhằm hạn chế những thiệt hại về uy tín, thương hiệu và vị thế của Bảo tàng;
- Thực hiện việc hỗ trợ và phối hợp với các đơn vị chuyên môn trong Bảo tàng xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông, tổ chức sự kiện quảng bá uy tín, thương hiệu, hình ảnh của Bảo tàng, đơn vị;
- Thực hiện việc quản lý, lưu trữ tài liệu và thực hiện các báo cáo về các hoạt động truyền thông, quan hệ công chúng của Bảo tàng;
- Chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức các băng rôn, khẩu hiệu, pa nô, biển hiệu… trước khi được phép treo trong và ngoài khuôn viên Bảo tàng;
- Làm đầu mối chuẩn bị chương trình các cuộc họp báo và tiếp xúc với báo chí, tổ chức đưa tin, ảnh, các bài viết giới thiệu về Bảo tàng trên các phương tiện thông tin đại chúng;
- Thu hút nguồn tài trợ của các doanh nghiệp, các tổ chức và cá nhân cho các chương trình, hoạt động của Bảo tàng.
Về lĩnh vực Đối ngoại
- Tham mưu, xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác đối ngoại, truyền thông và phát triển thương hiệu của Bảo tàng;
- Soạn thảo các văn bản quy định về công tác đối ngoại và truyền thông;
- Tìm kiếm các đối tác trong và ngoài nước để hợp tác trong các lĩnh vực hoạt động của Bảo tàng theo quy định pháp luật;
- Tổ chức, triển khai thực hiện và quản lý các chương trình, kế hoạch về đối ngoại;
- Tổ chức, triển khai công tác trao đổi trưng bày, trao đổi nhân sự giữa Bảo tàng với các đối tác quốc tế;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch đoàn ra, đoàn vào;
chương trình làm việc của đoàn ra, đoàn vào giữa Bảo tàng với các đối tác quốc tế;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc.
2.1.2.2. Cơ chế phối hợp quản lý giữa các bộ phận liên quan
Như vậy, Phòng Truyền thông - Đối ngoại của Bảo tàng sẽ có nhiệm vụ phối hợp cùng các phòng ban khác như trưng bày giáo dục, tài vụ, phòng Hành chính, phòng Nghiên cứu - sưu tầm…để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, quảng bá hình ảnh bảo tàng bằng các hoạt động chuyên môn bảo tàng nhằm thu hút công chúng đến với bảo tàng. Việc thiết lập một mối quan hệ tốt đẹp với các phòng ban chuyên môn có vai trò quan trọng trong việc thực hiện chuyên môn truyền thông, phát triển công chúng. Thực tế, nếu không có sự phối hợp tốt đẹp, hai chiều thì sẽ rất khó để thực hiện tốt công việc này. Ví dụ, muốn thu hút công chúng thì bảo tàng phải có các hoạt động như tổ chức các sự kiện với các trưng bày đặc biệt, các hoạt động trải nghiệm, các sự kiện đặc biệt, các ấn phẩm tốt, hay các dịch vụ của bảo tàng đối với khách. Theo đó, phòng truyền thông sẽ phải phối hợp cùng các bộ phận chuyên môn đó để thực hiện nhiệm vụ của mình là xác định công chúng và từ đó đưa ra các chiến lược nhằm thu hút sự quan tâm và đáp ứng nhu cầu của công chúng. Hoặc nếu các phòng chuyên môn mà không thực hiện tốt các công việc này, thì bộ phận truyền thông cũng khó mà có thể thực hiện tốt công việc của mình. Vì vậy, giữa các bộ phận này phải có mối quan hệ chặt chẽ, góp ý hỗ trợ lẫn nhau để cùng thống nhất vấn đề đưa ra một sản phẩm bảo tàng hoàn chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường.