Chi tiết từng giai đoạn thực hiện

3.2.1. Phân tích hiện trạng – Xác định vấn đề:

Mục tiêu:

 Tìm hiểu qui trình sản xuất, sản phẩm của công ty và những vấn đề công ty gặp phải.

 Phân tích các vấn đề mà công ty gặp phải, từ đó xác định vấn đề cốt lõi, nguyên nhân gốc rễ gây ra hầu hết những vấn đề quan sát được.

 Xác định giải pháp giải quyết vấn đề - nguyên nhân hình thành đề tài.

Thông tin đầu vào:

 Quy trình vận hành sản xuất hiện tại.

 Khó khăn gặp phải trong quy trình sản xuất.

 Mong muốn từ phía công ty.

Các bước thực hiện:

 Bước 1: Tìm hiểu quy trình quản lý vận hành sản xuất

 Bước 2: Xác định nội dung công việc và vai trò từng bộ phận trong quy trình vận hành.

 Bước 3: Vẽ lại quy trình vận hành của hệ thống

 Bước 4: Phân tích hiện trạng, từ đó xác định vấn đề hệ thống đang gặp phải.

 Bước 5: Xác định nguyên nhân gây ra vấn đề.

 Bước 6: Đưa ra phương án giải quyết để khẳng định lại lý do hình thành đề tài.

Phương pháp, công cụ hỗ trợ:

 Quan sát biểu mẫu, thông tin lưu trữ.

 Phỏng vấn nhân viên, trưởng bộ phận thuộc các phòng ban.

 Sử dụng công cụ 5W1H để đặt câu hỏi

 Lược khảo tài liệu: phân tích, tổng hợp lý thuyết từ tài liệu khoa học, tài liệu tham khảo chuyên ngành. Từ đó lược tổng hợp được lý thuyết và nghiên cứu có giá trị để tìm phương pháp giải quyết vấn đề.

Kết quả đạt được:

 Vẽ được quy trình vận hành của hệ thống.

 Xác định vai trò và chức năng của các bộ phận trong quy trình.

 Xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hiện trạng và mong muốn từ phía công ty.

3.2.2. Phân tích nhu cầu hệ thống

Mục tiêu: xác định các yếu tố ảnh hưởng đến tính khả thi, khả năng vận hành của hệ thống, từ đó xác định yêu cầu của đối tượng đối với hệ thống.

Thông tin đầu vào:

 Sơ đồ quy trình vận hành

 Các đối tượng có liên quan đến vấn đề xây dựng và vận hành hệ thống quản lý đơn hàng.

 Nội dung công việc và vai trò từng bộ phận trong quy trình vận hành.

Các bước thực hiện:

 Bước 1: Xác định người dùng và các bên liên quan của hệ thống (người trực tiếp vận hành, xử lý thông tin xuất ra từ hệ thống… )

 Bước 2: Phân tích yêu cầu vận hành và nội dung công việc của các đối tượng có liên quan.

 Bước 3: Xác định yêu cầu đối với hệ thống bằng cách diễn dịch các yêu cầu vận hành của các đối tượng có liên quan thành các yêu cầu vận hành của hệ thống.

 Bước 4: Xác định nhu cầu tương lai đối với hệ thống.

 Bước 5: Xác nhận thông tin thiết kế với người dùng để kiểm tra tính khả thi về mặt thiết kế của hệ thống, từ đó tổng hợp yêu cầu cầu của hệ thống, làm tài liệu cho các bước thiết kế tiếp theo.

Phương pháp, công cụ hỗ trợ:

 Tổng hợp thông tin các đối tượng liên quan.

 Xây dựng biểu mẫu, câu hỏi để thực hiện phỏng vấn.

 Khảo sát nhu cầu từ các đối tượng liên quan.

 Phân loại nhu cầu, liệt kê các yêu cầu của hệ thống.

 Xem xét, đánh giá các yêu cầu.

Kết quả: tổng hợp các đối tượng có liên quan đến xây dựng và vận hành hệ thống, danh sách nhu cầu của đối tượng, Bảng phân loại nhu cầu.

3.2.3. Thiết kế ý niệm:

Mục tiêu: đánh giá lại nhu cầu, chuyển nhu cầu đối tượng thành nhu cầu của hệ thống, từ đó tìm ra những nhu cầu ẩn của đối tượng, hoàn chỉnh danh sách nhu cầu.

Thông tin đầu vào:

 Bảng tổng hợp yêu cầu đối với hệ thống.

Các bước thực hiện:

 Bước 1: Phân tích yêu cầu, xác đinh mục tiêu đối với hệ thống.

 Bước 2: Tổng hợp và phân loại các chức năng theo cấu trúc và lựa chọn phương án thiết kế phù hợp – Vẽ cây mục tiêu hệ thống.

 Bước 3: Xem xét thiết kế ý niệm, chuẩn hóa lại quy trình vận hành cũng như bước công việc được thực hiện bởi các đối tượng có liên quan trong quy trình quản lý đơn hàng. Từ đó làm rõ sự tương quan của các yêu cầu vận hành tương ứng với từ mục tiêu mà hệ thống phải đáp ứng.

 Bước 4: Kiểm chứng tính khả thi của các phương án thiết kế chức năng của hệ thống với các đối tượng có liên quan, từ đó đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá để lựa chọn phương án thiết kế và xây dựng hệ thống.

Phương pháp thực hiện:

 Sử dụng giản đồ quan hệ (Affinity diagram) như một phương pháp để phân loại nhu cầu chức năng theo mối quan hệ.

 Sử dụng sơ đồ khối chức năng để mô tả quy trình vậ hành.

 Sử dụng phương án cho điểm có trọng số để thực hiện phân tích đánh đổi lựa chọn phương án thiết kế hệ thống.

Kết quả:

 Quy trình quản lý đơn hàng của công ty.

 Sơ đồ cây chức năng của hệ thống.

 Bảng mô tả thiết kế ý niệm của từng chức năng của từng chức năng mà hệ thống phải thỏa mãn.

 Phương án xây dựng và thiết hế hệ thống phần mềm hỗ trợ vận hành.

3.2.4. Thiết kế sơ khởi

Mục tiêu: mô tả các hoạt động mà hệ thống phải thực hiện để có thể thỏa mãn các nội dung được phân tích thiết kế ý niệm của hệ thống, xác định yêu cầu và mối quan hệ giữa các các chức năng chính và các chức năng con mới tại cấp thấp hơn, kịch bản vận hành của hệ thống.

Thông tin đầu vào:

 Sơ đồ cây chức năng của hệ thống.

 Thông tin thiết kế ý niệm của từng chức năng của hệ thống.

Các bước thực hiện:

 Bước 1: Phân tích nội dung từng chức năng và xác định cấu trúc các chức năng ở từng bậc khác nhau.

 Bước 2: Phân bổ chức năng, xác định các nội dung mà từng chức năng phải thưc hiện để hoàn thành mục tiêu đề ra, cũng nhưng các nguồn lực thực hiện chức năng đó.

 Bước 3: Phân tích đánh đổi và tối ưu phương án lựa chọn để xây dựng và thiết kế hệ thống ở bước thiết kế chi tiết.

 Bước 4: Tổng hợp và định nghĩa hệ thống, trình bày nội dung để các đối tượng thiết kế có đầy đủ thông tin, đảm bảo đưa ra được sản phẩm đúng như người dùng mong đợi.

Nội dung thực hiện:

 Xử dụng mô hình giản đồ dòng chức năng (FFBDs – Functional Flow Block Diagrams).

 Xây dựng tiêu chí đánh giá hệ thống.

 Phân tích đánh đổi (trade off)

 Vẽ sơ đồ dòng thông tin (Data flow block diagram).

Kết quả:

 Chi tiết phương án thiết kế cho từng chức năng và danh mục hệ thống con.

 Xác định giao diện mối quan hệ giữa các chức năng trong hệ thống.

 Đưa ra được mô hình dòng dữ liệu của chức năng hệ thống.

3.2.5. Thiết kế chi tiết hệ thống quản lý đơn hàng Mục tiêu:

 Hoàn thành tài liệu thiết kế chi tiết để có thể xây dựng được hệ thống hoàn chỉnh.

Các bước thực hiện:

 Bước 1: Thiết kế chi tiết các hệ thống con, giao diện sử dụng và các liên kết giữa các chức năng.

 Bước 2: Thiết kế mô hình vật lý và mô hình hành vi sử dụng của người dùng.

 Bước 3: Trình bày chi tiết thông tin thiết kế của từng chức năng thông qua nội dung đặc tả chức năng.

Phương pháp thực hiện:

 User case diagram.

 Sequence diagam.

Kết quả: Xây dựng được mô hình vật lý cho hệ thống và khả thi về mặt vận hành. Hệ thống thông tin này giúp hỗ trợ quá trình quản lý và vận hành sản xuất trong trường hợp thực tế.

3.2.6. Phương hướng triển khai và đánh giá hệ thống:

Mục tiêu: đưa ra đươc phương hướng triển khai và kết quả của nội dung đánh giá hệ thống.

Các bước thực hiện:

 Bước 1: Xác định các điều kiện để triển khai và vận hành hệ thống.

 Bước 2: Xác định nội dung triển khai đối với từng đối tượng có liên quan

 Bước 3: Đánh giá hiệu quả của hệ thống thông qua các tiêu chí về thiết kế và vận hành

Kết quả: sẽ được ghi nhận và so sánh với tình trạng trước khi áp dụng hệ thống.

Nếu kết quả mang lại tốt hơn, vạch ra lộ trình sử dụng lâu dài. Trong trường hợp không mang lại kết quả tốt hơn, ta quay lại rà soát hệ thống và đưa ra nhưng phương án hiệu chỉnh.

3.2.7. Kết luận kiến nghị:

Các bước thực hiện:

 Bước 1: Ghi nhận lại kết quả đạt được.

 Bước 2: Xem xét kết quả đạt được có hoàn thành những mục tiêu đề ra.