Chương 4- GIỚI THIỆU ĐỐI TƯỢNG – PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
4.2. Phân tích hiện trạng
Trong bước phân tích hoạt động của công ty, tác giả tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty, thông qua đó nắm bắt được vai trò chức năng của từng bộ phận trong quá trình. Điều này cung cấp thông tin để tác giả theo dõi và mô tả lại dòng công việc của quy trình vận hành sản xuất, bắt đầu từ khâu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và kết thúc khi đơn hàng được giao đến khách hàng, qua đó cũng giúp tác giả phát hiện được 3 vấn đề mà quy trình vận hành hiện tại đang gặp phải:
Sự tương tác giữa các bộ phận không hiệu quả, tạo ra sự sai sót và thiều hụt thông tin trong quá trình vận hành.
Quản lý nguồn thông tin trong suốt quá trình vận hành không hiệu quả, gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tiến độ làm việc.
Mức độ phát triển về mặt công nghệ khiến mô hình quản lý hiện tại không còn hiệu quả.
Nội dung chi tiết của từng vấn đề, tác giả sẽ trình bày ở phần tiếp bên dưới.
Vấn đề thứ nhất: Sự tương tác giữa các bộ phận không hiệu quả, tạo ra sự sai sót và thiều hụt thông tin trong quá trình vận hành.
Với đặc thù của mô hình sản xuất theo đơn đặt hàng, BP Kinh doanh (sale) là cầu nối giữa bên khách hàng và phía công ty. Hình 4.3. mô tả các thông tin mà BP Kinh doanh (sale) phải tiếp nhận và xử lý:
Hình 4.3: Mô hình thông tin trong bước tiếp nhận và xử lý đơn hàng.
Nội dung ở Hình 4.3 bên trình bày chi tiết như sau: khi có nhu cầu đặt hàng, khách hàng đưa ra các yêu cầu đơn hàng (quy cách sản xuất của sản phẩm, số lượng,…), thời gian giao hàng mong muốn, giá thành chấp nhận chi trả, BP Sale sẽ tiếp nhận các thông tin trên, sau khi xử lý sẽ phản hồi các yêu cầu này lại với khách hàng. Sau khi hoàn tất ký hợp đồng, BP Sale chuyển đơn hàng đến BP Sản xuất để tiến hành sản xuất với các thông tin theo yêu cầu của khách hàng.
Ở quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng, BP Sale chịu trách nhiệm xác nhận thời gian giao hàng và chi phí đơn hàng. Điều này bắt buộc BP sale trước khi nhận đơn hàng phải xử lý và xác nhận các thông tin liên quan đến việc sản xuất của đơn hàng, ví dụ như năng lực sản xuất, nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất, tình trạng sản xuất hiện tại... Nhưng nhìn chung, thông tin là không đủ để BP Sale có thể thương lượng với KH một cách hiệu quả nhất. Rất nhiều trường hợp thời gian hoàn thành sản xuất thực tế vượt xa so với thời gian giao hàng thỏa thuận, nguyên phụ liệu không đồng bộ nhưng không có thông tin cập nhật kịp thời. Điều này cho thấy sự phối hợp làm việc giữa các bộ phận chưa hiệu quả, khiến thông tin trao đổi qua lại không chính xác và đảm bảo hiệu quả về mặt thời gian.
Vấn đề thứ hai: Quản lý nguồn thông tin trong suốt quá trình vận hành không hiệu quả, gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tiến độ làm việc.
Với mô hình sản xuất theo đơn đặt hàng, các sản phẩm mà công ty sản xuất cung cấp gồm 3 đối tượng chính là:
Áo thun đồng phục (chu kỳ sản xuất từ 30 – 45 ngày)
Áo thun ODM (chu kỳ sản xuất từ 15 – 30 ngày).
Áo thun event, sự kiện (chu kỳ sản xuất từ 7 – 15 ngày)
Việc cùng lúc cung cấp nhiều loại sản phẩm cho các đối tượng khác nhau là một thách thức so với mô hình doanh nghiệp nhỏ hiện tại của công ty. Số lượng đơn đặt hàng mỗi ngày nhiều với số lượng khác nhau, trong đó số đơn hàng có số lượng dưới 100 sản phẩm chiếm hơn 80% tổng số đơn đặt hàng, nên sự chồng chéo đơn hàng trong quá trình sản xuất là không tránh khỏi. Thực trạng công ty đang gặp khó khăn trong việc theo dõi, quản lý tiến độ cũng như thông tin của đơn hàng trong quy trình sản xuất, gây ảnh hưởng đế quá trình sản xuất chung.
Hậu quả là thời gian chuyển đổi khi dừng sản xuất mã hàng này để sản xuất mã hàng khác kéo dài, người công nhân phải chờ thông tin từ người quản lý để biết sản xuất đơn hàng này tiếp theo. Rất nhiều trường hợp các đơn hàng có thời gian tới hạn giao hàng dài hơn được sản xuất trước. Khi phát hiện ra, người quản lý phải ra
quyết định dừng sản xuất và thay đổi mã sản phẩm để tiến hành sản xuất đơn hàng có hạn giao hàng ngắn hơn để đảm bảo được tiến độ.
Vấn đề thứ ba: Mức độ phát triển về mặt công nghệ khiến mô hình quản lý hiện tại không còn hiệu quả.
Đối với quy trình sản xuất trước kia, thời gian để sản xuất một đơn hàng bất kì mất khoản thời gian tối thiểu là 3 ngày để hoàn tất. Quy trình sản xuất phải trải qua chuỗi các công việc ở từng trạm làm việc khác nhau như thiết kế, may áo, chụp Bảng in lụa, pha màu in, in mẫu, in lụa, xử lý nhiệt. Mô hình quản lý của công ty chủ yếu dựa trên cách thức theo dõi và điều phối công việc của người quản lý tại các trạm làm việc. Thời gian sản xuất phụ thuộc một phần vào kinh nghiệm của người quản lý.
Giờ đây, nhờ tiến bộ về mặt khoa học và công nghệ, thời gian sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất được rút ngắn đáng kể. Lúc này áo thành phẩm được may sẵn tồn kho, với mô hình làm việc mới, một công nhân có thể đảm nhiệm cả một quy trình sản xuất. Từ khâu thiết kế mẫu, in, hoàn thành đóng gói chỉ cần một công nhân là có thể sản xuất ra sản phẩm. Thời gian để sản xuất một sản phẩm chỉ mất vài phút. Điều này khiến mô hình làm việc hiện tại thay đổi để có thể phù hợp với công nghệ mới, nhưng gián tiếp đặt ra yêu cầu phải làm sao để có thể kiểm soát được tiến độ sản xuất, cũng như giao việc cho người công nhân thật hợp lý. Trong trường hợp này, cách thức quản lý cũ tỏ ra chậm và kém hiệu quả. Kết quả mang lại là không thể kiếm soát và quản lý tình Hình sản xuất thực tế.
Sau khi xác định được một số vấn đề đang tồn tại, tác giả đã trao đổi, xin ý kiến từ các quản lý ở từng bộ phận làm việc cũng như giám đốc của công ty để xác minh thông tin và tìm hướng giải quyết. Phía công ty cũng đã xác nhận và đưa ra ý kiến muốn xây dựng lại hệ thống quản lý toàn bộ quy trình vận hành. Hệ thống mới phải kết nối được dòng thông tin giữa các bộ phận, tăng mức độ tương tác và xử lý công việc giữa các bộ phận trong tổ chức, tăng hiệu quả khi phân việc cho người lao động.
Qua việc phân tích thực trạng, cũng như cân nhắc đến một vài yếu tố tác giả xin đề xuất thực hiện đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý đơn hàng áp dụng trường hợp tại một công ty may“.
Cụ thể, hệ thống quản lý cung cấp khả năng kết nối và tương tác thông tin giữa các bộ phận. Thông tin từ hệ thống sẽ hỗ trợ các bộ phận làm việc hiệu quả hơn, cũng như giúp bộ phận quản lý kiểm soát được quy trình vận hành để có những biện pháp can thiệp trong trường hợp cần thiết.
Hệ thống sẽ có phần mềm hỗ trợ có khả năng mô phỏng lại quy trình vận hành hiện tại, đồng thời hiển thị thông tin dòng chảy công việc một cách trực quan nhất, qua đó cung cấp môi trường làm việc tương ứng thông quan phần mềm hỗ trợ để vận hành hệ thống một cách hiệu quả
Phần mềm này được xây dựng dựa trên nền tảng ứng dụng web hay còn gọi là một trình ứng dụng mà trình duyệt web có khả năng tiếp cận thông qua các thiết bị có thể kết nối mạng Internet. Tính năng vượt trội của ứng dụng web này là nhờ vào khả năng sử dụng mà không phải cài đặt phần mềm trên các thiết bị khác nhau.
Mục tiêu của việc xây dựng và vận hành hệ thống quản lý đơn hàng là giải quyết được các vấn đề mà công ty hiện đang gặp phải như đã phân tích bên trên, nội dung cụ thể như sau:
Hệ thống đưa ra hướng giải quyết vấn đề sai sót hoặc thiếu hụt về mặt thông tin trong quá trình vận hành bằng cách tạo ra môi trường làm việc chung, thống nhất, có thể quản lý được tất cả thông tin về đơn đặt hàng cũng như các thông tin về nguồn lực phục vụ cho quá trình vận hành sản xuất. Điều này yêu cầu các bộ phận, phòng ban trong công ty phải liên tục tiếp nhận và xử lý nguồn thông tin của nhau, phục vụ cho quá trình quản lý đơn hàng tại công ty. Chức năng này làm rõ và khắc phục các vấn đề phối hợp làm việc của các phòng ban trong tổ chức, từ đó tăng khả năng hỗ trợ làm việc và tính tương tác về mặt thông tin giữa các bộ
phận trong công ty. Thông tin tương tác đảm bảo được mức độ chính xác cũng như kịp thời về mặt thời gian.
Hệ thống đưa ra hướng giải quyết vấn đề gặp khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tiến độ làm việc bằng cách tạo ra được biểu đồ dòng công việc thực tế đang xảy ra tại bộ phận sản xuất của công ty, từ đó cung cấp dữ liệu thời gian thực về các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất thực tế.
Chức năng này của hệ thống cung cấp thông tin tiến độ hoàn thành của từng đơn hàng khi di chuyển đến từng bước công việc làm việc trong suốt quá trình sản xuất bằng cách cập nhật thông tin trên hệ thống. Bên cạnh đó, chức năng này cũng cung cấp cho người dùng các thông tin về tình trạng làm việc của từng trạm làm việc trong hệ thống thông qua việc quản lý danh sách đơn hàng nằm trong hàng chờ được sản xuất tại mỗi trạm làm việc. Kết quả mang lại là giúp kiểm soát được thông tin đơn hàng trong suốt thời gian đơn hàng được quản lý trên hệ thống.
Hệ thống đưa ra hướng giải quyết vấn đề mô hình quản lý hiện tại không còn hiệu quả bằng cách thể hiện rõ thông tin vai trò và trách nhiệm của nhân viên đối với từng đơn hàng thông qua các thông tin đơn hàng được khởi tạo và quản lý trên hệ thống. Ở từng bước công việc trong quy trình mà đơn hàng phải đi qua, thông tin đơn hàng hiển thị các đối tượng và nguồn lực chịu trách nhiệm xử lý, thông qua đó hỗ trợ người quản lý phân công công việc và điều phối sản xuất một cách hiệu quả hơn. Hiệu quả mang lại làm tăng tinh thần trách nhiệm và sự tự giác của nhân viên, đồng thời giúp nhà quản lý thực hiện công việc quản lý một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Kết thúc quá trình phân tích hiện trạng, tác giả đã trình bày được tính cấp thiết của đề tài cần nghiên cứu cũng như các hiệu quả mà hệ thống quản lý đơn hàng mang lại trong việc giải quyết các vấn đề được phân tích ở bên trên. Chi tiết phương án thiết kế hệ thống sẽ được tác giả trình bày ở nội dung kế tiếp.