Chương 5 THIẾT KẾ HỆ THỐNG
5.2.1. Phân tích yêu cầu
Tác giả tiến hành phân tích các yêu cầu đã xác định trong Bảng 5.5, lần lượt từng yêu cầu được phần tích dưới dạng mục tiêu mà yêu cầu hướng tới.
Yêu cầu chức năng số 1:
Cập nhật thông tin trực tiếp giữa các bộ phận trong quá trình đơn hàng được quản lý trong hệ thống.
Khi bộ phận sale nhận được thông tin đơn hàng, để biết được tình trạng NPL có đồng bộ để sản xuất hay không, Sale phải đến gặp trực tiếp các bộ phận trên để lấy thông tin, thông tin trao đổi cũng không nhất quán. Một vài trường hợp khác như sale phải liên lạc với các bộ phận như: thu mua, thiết kế, sản xuất để lấy thông tin cần thiết về mặt năng lực sản xuất nhằm tư vấn cho khách hàng và xác nhận thời gian giao hàng. Các bước công việc trong quy trình hiện tại mất rất nhiều thời gian
và hiệu quả mang lại chưa cao. Yêu cầu này đưa ra để khắc phục tình trạng trên.
Mục đích của nhóm yêu cầu là tổng hợp thông tin đơn hàng nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn.
Yêu cầu chức năng số 2:
Cập nhật và hiển thị tiến độ hoàn thành đơn hàng và số đơn hàng đợi tại các bước làm việc.
Ở quy trình vận hành hiện tại, việc cập nhật thông tin tiến độ hoàn thành của đơn hàng mất nhiều thời gian. Thông tin cập nhật dưới dạng danh sách công việc, cập nhật mỗi ngày, với nội dung bước công việc đang thực hiện, nhưng vẫn chưa đủ hiệu quả và thỏa mãn người dùng. Mục đích của các yêu cầu này là mong muốn thay đổi cách thức cập nhật, để kiểm soát tốt hơn tiến độ hoàn thành của đơn hàng, nghĩa là thể hiện được các bước công việc đã hoàn thành trong quá trình công nghệ bắt buộc phải tuân thủ.
Khi hiển thị được danh sách đơn hàng trong hàng đợi ở từng bước công việc, có thể cung cấp cho ngời dùng thông tin về tình trạng làm việc ở bước công việc đó, năng lực còn đáp ứng được hay không. Với thông tin này sẽ hỗ trợ các bộ phận có đầy đủ thông tin để xử lý công việc. Ví dụ: BP Sale có thể gia hạn thời gian giao hàng khi nhận thấy tiến độ sản xuất không theo kịp dự kiến, BP sản xuất có thể lên trước lịch tăng ca khi thấy có dấu hiệu quá tải về nhu cầu sản xuất, thêm nguồn nhân lực từ bên ngoài, gia công ngoài để đảm bảo tiến độ….
Mục đích của chức năng này là:
Đưa ra cái nhìn tổng quan tình trạng sản xuất hiện tại trong quy trình.
Cung cấp thông tin tiến độ hoàn thành các đơn hàng đang được sản xuất
Cung cấp thông tin danh sách đơn hàng chờ tại từng trạm làm việc, qua đó cho người quản lý biết được năng lực sản xuất tại trạm làm việc có thể đủ đáp ứng yêu cầu sản xuất của đơn hàng hay không nhằm đưa ra các quyết định thích hợp để đảm bảo tiến độ.
Ở 2 yêu cầu chức năng trên, ta thấy được điểm chung là duy trì dòng thông tin đơn hàng trong suốt quá trình sản xuất và quản lý trên hệ thống. Vì vậy nên 2 chức năng trên thuộc nhóm chức năng cập nhật tiến độ.
Yêu cầu chức năng số 3,4:
Khởi tạo thông tin đơn hàng trên hệ thống và quản lý dựa trên mã đơn hàng.
Lưu trữ và cập nhật thông tin đơn hàng sau khi khởi tạo.
Thông tin đơn hàng trong quy trình vận hành hiện tại được lưu trữ dưới dạng file văn bản, khi triển khai sản xuất được gửi đến các bộ phận để nắm thông tin tiến hành sản xuất. Có trường hợp sai sót thông tin do khách hàng thay đổi yêu cầu, thông tin không nhất quán, ảnh hưởng đến sản xuất. Mục đích của yêu cầu chức này là thay đổi cách thức truyền tải thông tin và lưu trữ, cập nhật thêm, sửa, xóa.
Các chức năng này thuộc nhóm chức năng quản lý thông tin đơn hàng trên hệ thống.
Yêu cầu chức năng số 5
Quản lý tài khoản đăng nhập và phân quyền truy cập.
Khi tất cả thông tin được chứa trên hệ thống, có thể gây quá tải thông tin đối với người dùng. Vì vậy mục tiêu của yêu cầu này nhằm giúp người dùng chỉ nhận được thông tin muốn nhận và liên quan đến nội dung công việc và trách nhiệm của họ.
Các đối tượng người dùng sẽ tạo tài khoản với thông tin để truy cập vào hệ thống quản lý chung. Ứng với từng đối tượng người dùng sẽ chỉ được truy cập thông tin liên quan, cũng như các quyền xem, thay đổi, xóa thông tin, cũng như chỉ nhận được nhưng thông tin nếu được người dùng khác gán vào.
Các chức năng này thuộc nhóm chức năng quản lý tài khoản đăng nhập, trong đó chức năng phân quyền là chức năng con.
Yêu cầu chức năng số 7:
Gán công việc cho người dùng.
Khi đơn hàng hoàn tất bước công việc bất kỳ, chuyển sang công đoạn kế tiếp, bằng sự cập nhật đối tượng có liên quan sẽ giúp xác định được điểm đến kế
tiếp của đơn hàng và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Khi có vấn đề phát sinh, sẽ dễ dàng tìm ra vị trí, nguyên nhân, đối tượng chịu trách nhiệm nhằm có biện pháp khắc phục phù hợp. Thời gian chờ (lãng phí) được tạo ra khi thông tin giữa 2 hay nhiều bộ phận, trạm làm việc không được thông suốt. Trường hợp trạm làm việc trước đã hoàn thành và trạm làm việc ngay sau đó chưa nhận được thông tin. Chức năng này làm giảm thời gian chờ của đơn hàng trên hệ thống, ngoài ra còn khiến đối tượng người dùng phải chủ động trong quá trình làm việc, từ đó làm tăng hiệu suất làm việc.