Chương 5 THIẾT KẾ HỆ THỐNG
5.3. Thiết kế sơ khởi
5.3.2. Phân bổ chức năng
5.3.2.1. Chức năng quản lý thông tin đơn hàng
Sau khi thông tin đơn hàng đã được khởi tạo thành công, các thông tin được gán tới các bộ phận có liên quan, làm việc ở các bước tiếp theo trong quy trình vận hành của hệ thống.
Hình 5.15: Các thông tin liên quan đến chức năng quản lý thông tin đơn hàng
Với những thông tin cơ bản trên, ta xem xét đến cơ cấu quản lý thông tin đơn hàng. Các phương án đưa ra để thiết kế chức năng quản lý thông tin đơn hàng được mô tả chi tiết ở nội dung bên dưới.
Phương án thiết kế được đưa ra:
a. Người dùng khởi tạo “quy trình sản xuất“ trước, sau đó khởi tạo “thông tin đơn hàng“ tuân theo các ràng buộc cho trước bởi quy trình đã khởi tạo. Trong thời gian đơn hàng di chuyển trong hệ thống, khi đi qua từng bước công việc trên quy trình, từng người dùng khác sẽ cập nhật, thay đổi thông tin đơn hàng và được lưu lại trong cùng địa chỉ dữ liệu trên hệ thống đó là mã đơn hàng. Tức là thông tin đơn hàng được kiểm soát đồng thời bởi quy trình sản xuất và mã đơn hàng. Tập tin chứa thông tin đơn hàng là một trong những tập con của tập quy trình sản xuất
b. Người dùng khởi tạo đơn hàng trước sau khi đã tổng hợp đầy đủ các thông tin đơn hàng từ các bộ phận. Với từng bước công việc được hoàn thành, người dùng cập nhật thông tin bước công việc vào thông tin đơn hàng và lưu trữ ở cùng một địa chỉ dữ liệu trên hệ thống. Tức là thông tin bước công việc đã hoàn thành là một trong những tập thông tin con của tập thông tin đơn hàng.
c. Người dùng khởi tạo thông tin “quy trình sản xuất“ trước, khởi tạo thông tin đơn hàng sau với từ khóa là mã đơn hàng. Ứng với mỗi bước công việc được khởi tạo trong quy trình, khi đơn hàng đến bước công việc đó, người dùng khởi tạo mã đơn hàng có trong tập tin của bước công việc đó. Trường hợp này, thông tin đơn hàng là tập con được chứa trong tâp tin bước công việc.
Dựa trên mục tiêu của hệ thống, yêu cầu từ phía các đối tượng có liên quan và yêu cầu từ bên thiết kế hệ thống, tác giả đưa ra các tiêu chí để đánh giá các phương án thiết kế của các chức năng chính. Có 3 tiêu chí để đánh giá các phương án lựa chọn:
Mức độ trực quan của thông tin hiển thị: vì đây là hệ thống thông tin quản lý, chức năng chủ yếu là theo dõi và cập nhật thông tin, hiển thì quy trình sản xuất với các dữ liệu thời gian thực nên đòi hỏi thông tin hiển thị phải trực quan, đầy đủ nội dung mà người dùng cần dử dụng.
Mức độ ưu tiên của tiêu chỉ này được đánh giá là đặc biệt ưu tiên. Trọng số của tiêu chí này là 0.5.
Mức độ dễ dàng khi vận hành: như yêu cầu đặt từ đối tượng người dùng, hệ thống phải đảm bảo tính thân thiện người dùng. Đa số người dùng có kỹ năng công nghệ thống tin ở mức tương đối thấp, nên mức độ dễ dàng sử dụng được đánh giá là ưu tiên. Trọng số của tiêu chí này là 0.35.
Mức độ khả thi về mặt thiết kế: sau khi trao đổi mục tiêu của hệ thống và các yêu cầu về mặt chức năng với phía đối tượng lập trình viên thiết kế hệ thống, hệ thống được xác định là không phải trường hợp đặc biệt cần đòi hỏi cao về mặt kỹ thuật lập trình thiết kế. Vậy nên mức độ ưu tiên của tiêu chí này được đánh giá là ít ưu tiên. Trọng số của tiêu chí này là 0.15.
Kết quả phân tích đánh giá và cho điểm được trình bày trong Bảng 5.11 bên dưới:
Bảng 5.11: Cho điểm các phương án thiết kế
Phương án Trọng số Phương án a Phương án b Phương án c
Tiêu chí đánh giá
1. Sự tùy biến 0.5 5 2 3
2. Giao diện
thân thiện người dùng
0.35 4 2 3
3. Chi phí đầu
tư 0.15 4 4 2
Tổng 1 4.5 2.3 2.85
Ở tiêu mức độ trực quan của thông tin hiển thị, phương án a đạt số điểm là 5, cao hơn điểm số của 2 phương án b và c. Nguyên nhân là do: Cơ cấu tổ chức dữ liệu
khiến thông tin đơn hàng được quản lý theo quy trình sản xuất thực tế. Quy trình được khởi tạo trước, khi cần khởi tạo thông tin đơn hàng, người dùng đang chọn quy trình đã khởi tạo, rồi tạo thông tin đơn hàng dựa trên quy trình cho trước. Ứng với từng bước công việc khi hoành thành, người dùng cập nhật vào thông tin đơn hàng, hệ thống sẽ tự động hiển thị trên thanh hiển thị quy trình. Việc này giúp người dùng có cái nhìn trực quan hơn 2 phương án còn lại.
Ở tiêu chí mức độ dễ dàng vận hành. Phương án a đạt diểm số 4, cao hơn so với 2 phương án còn lại. Ở bước khởi tạo thông tin đơn hàng, do quy trình đã được khởi tạo từ trước, nên người dùng không cần phải tạo lại thông tin quy trình. Thông tin đơn hàng đã có sẵn thông tin về bước công việc, người dùng chỉ cần chọn để cập nhật thông tin mới. Việc này giúp người dùng thao tác ít nội dung hơn, nhanh và dễ dàng hơn.
Ở tiêu chí mức độ khả thi về mặt thiết kế, phương án a và b có đạt điểm 4, cao hơn so với phương án c đạt điểm 2. Như đã phân tích khi đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá, các phương án đều có yêu cầu thiết kế gần như tương tự nhau, tuy nhiên ở phương án c, do cấu trúc thiết kế có đến 3 tập tin dữ liệu để kiểm soát thông tin đơn hàng, vì vậy yêu cầu thiết thiết kế sẽ phức tạp hơn 2 phương án a và b.
Tổng kết, sau khi tính điểm, phương án a (4.5) tỏ ra tối ưu hơn 2 phương án b (2.3) và c (2.85). Vì vậy, phương án a sẽ được lựa chọn để thiết kế chức năng quản lý thông tin đơn hàng. Với các nội dung đã phân tích ở nội dung 5.3.1.2 , tác giả trình bày dòng thông tin các các bước công việc của chức năng như trong Hình 5.16 bên dưới.
Hình 5.16: DFD cấp 1 của hệ thống thực hiện chức năng quản lý thông tin đơn hàng.
Khởi đầu quy trình làm việc, BP Sale xử lý thông tin đơn hàng, sau đó tiến hành khởi tạo thông tin đơn hàng trên hệ thống (1). Sau khi hoàn thành bước khởi tạo, thông tin sẽ được BP sale tiến hành gán công việc đến người dùng (2) để yêu cầu xử lý và phản hồi thông tin. Khi tiến hành xử lý thông tin ở các bước công việc, các đối tượng người dùng tiến hành cập nhật thông tin đơn hàng (3) nhằm thay đổi, bổ sung thông tin đơn hàng cho đầy đủ. Sau khi đã giới thiệu chung về chức năng quản lý thông tin đơn hàng, tác giả thực hiện phân bổ chức năng để làm rõ thêm nội dung về nội dung thiết kế chức năng quản lý thông tin đơn hàng, dòng thông tin tương tác cũng như cách thức xử lý của hệ thống cụ thể thông qua việc phân tích từng chức năng con bên dưới.
Chức năng khởi tạo quy trình quản lý: như đã trình bày trong phần 5.3.1.2 (phân tích chức năng quản lý quy trình) tác giả trình bày nội dung chi tiết nội dung chức năng của chức năng này dưới dạng sơ đồ DFD cấp 1. Vì chức năng này ko phải là chức năng trực tiếp, mà là do tài khoản quản lý khởi tạo nên tác giả sử dụng ký hiệu thứ tự chức năng là 0. Nội dung phân tích được trình bày trong Hình 5.17 bên dưới
Hình 5.17: DFD cấp 1 của chức năng khởi tạo quy trình
Tác giả tiếp tục sử dụng sơ đồ dòng thông tin cấp 2 để phân tích chi tiết nội dung của chức năng quản lý thông tin đơn hàng
Hình 5.18: DFD cấp 2 hệ thống thực hiện chức năng quản lý thông tin đơn hàng Hình trên thể hiện rõ dòng thông tin của chức năng: khởi tạo, tìm kiếm, cập nhật thông tin đơn hàng cũng như chức năng gán công việc tới đối tượng người dùng tương ứng. Nội dung tiếp theo, tác giả sẽ trình bày nội dung chi tiết từng chức năng đã phân tích bên trên. Riêng chức năng gán công việc sẽ được trình bày riêng ở phần nội dung 5.3.2.4.
Chức năng khởi tạo thông tin đơn hàng: bước công việc này bao gồm việc nhập liệu thông tin của đơn hàng lên hệ thống. Tiếp theo người dùng gán thông tin đơn hàng vừa khởi tạo đến các bộ phận có liên quan. Cuối cùng người dùng chọn xác nhận hoàn thành, thông tin sẽ được lưu trữ vào hệ thống
Hình 5.19 bên dưới mô tả các bước công việc và dòng thông tin trong hệ thống khi người dùng khởi tạo thống tin đơn hàng
Hình 5.19: DFD cấp 3 hệ thống thực hiện chức năng khởi tạo thông tin đơn hàng Chức năng cập nhật thông tin đơn hàng: khi có sai sót trong quá trình khởi tạo, hoặc trong trường hợp người dùng muốn cập nhật nội dung cho thông tin đơn hàng khi thông tin yêu cầu từ khách hàng thay đổi, có thể đăng nhập để cập nhật lại thông tin và đồng bộ thông tin của đơn hàng vừa cập nhật trên hệ thống.
Thứ tự các bước công viêc và dòng thông tin di chuyển được mô tả chi tiết bằng sơ đồ dòng chức năng như trong Hình 5.20 bên dưới:
Hình 5.20: DFD cấp 2 của hệ thống thực hiện chức năng cập nhật thông tin ĐH Khi có nhu cầu thay đổi, cập nhật thông tin của đơn hàng, người dùng tiến hành tìm kiếm đơn hàng trên hệ thống, lựa chọn và xác nhận đơn hàng cần cập nhật, thay đổi, chỉnh sửa. Khi đã hoàn thành cập nhật, người dùng xác nhật cập nhật, hệ thống tư động lưu trữ thông tin mới vừa được thau đổi, sau đó thoát khỏi giao diện cập nhật, trở về màn hình quản lý chính.
5.3.2.2. Chức năng quản lý tài khoản đăng nhập
Việc phân loại tài khoản thành tài khoản quản lý và tài khoản người dùng để thực hiện chức năng phần quyền truy cập ngay từ đầu của hệ thống. Tuy nhiên, vấn đề thiết lập tài khoản người dùng như thế nào cho hợp lý thì cần phải được phân tích cụ thể. Tác giả đưa ra 2 phương án lựa chọn trong trường hợp này và sử dụng phân tích trade off để lựa chọn phương án tối ưu nhất. Phương án đề xuất:
Cơ chế phân quyền truy cập tài khoản người dùng: Mỗi nhân viên tại từng bộ phận có một tài khoản riêng biệt. Tương ứng với từng tài khoản người dùng, người dùng được quyền truy cập một số chức năng khác nhau, cũng như hiển thị hay không hiển thị những thông tin người dùng khác cập nhật lên hệ thống.
Cơ chế phân quyền truy cập theo từng bộ phận chức năng. Mỗi bộ phận được cấp một tài khoản, dùng chung cho tất cả các thành viên
trong bộ phận đó. Ứng với mỗi thông tin và chức năng, khi truy cập bởi nhiều đối tượng người dùng, các thông tin hiển thị là như nhau.
Mục tiêu đánh giá:
Mức độ dễ dàng khi vận hành: như yêu cầu đặt từ đối tượng người dùng, hệ thống phải đảm bảo tính thân thiện người dùng. Đa số người dùng có kỹ năng công nghệ thống tin ở mức tương đối thấp, nên mức độ dễ dàng sử dụng được đánh giá là ưu tiên. Trọng số của tiêu chí này là 0.35.
Mức độ trách nhiệm cá nhân trong công việc: ở mục tiêu này, như nội dung đã phân tích ở phần 4.2, ở từng bước công việc trong quy trình mà đơn hàng phải đi qua, thông tin đơn hàng hiển thị các đối tượng và nguồn lực chịu trách nhiệm xử lý, thông qua đó hỗ trợ người quản lý phân công công việc và điều phối sản xuất một cách hiệu quả hơn, ngoài ra còn làm tăng tinh thần trách nhiệm và sự tự giác của nhân viên. Vậy nên mức độ ưu tiên của tiêu chí này được đánh giá là rất ưu tiên. Trọng số của tiêu chí này là 0.5.
Mức độ khả thi về mặt thiết kế: sau khi trao đổi mục tiêu của hệ thống và các yêu cầu về mặt chức năng với phía đối tượng lập trình viên thiết kế hệ thống, hệ thống được xác định là không phải trường hợp đặc biệt cần đòi hỏi cao về mặt kỹ thuật lập trình thiết kế. Vậy nên mức độ ưu tiên của tiêu chí này được đánh giá là ít ưu tiên. Trọng số của tiêu chí này là 0.15
Sau khi đã đưa ra các phương án, áp dụng phương pháp cho điểm từng phương án, với các tiêu chí đánh giá, tác giả đã xác định được phương án a tỏ ra hợp lý hơn vì đạt được điểm số cao hơn so với phương án b. Nội dung chi tiết phân tích đánh đổi được trình bày ở phụ lục số 6.
Nội dung chi tiết về các dòng dữ liệu trong chức năng quản lý thông tin tài khoản đang nhập hệ thống được tác giả trình bày cụ thể qua mô tả như Hình 5.21 bên dưới
Hình 5.21 : Sơ đồ DFD cấp 1 của chức năng quản lý tài khoản Trong hệ thống, có 2 loại tài khoản:
Tài khoản quản lý: được khởi tạo bởi hệ thống ngay từ ban đầu, được quyền cài đặt, sử dụng tất cả các chức năng quản lý của hệ thống.
Tài khoản người dùng: được khởi tạo bởi tài khoản quản lý, chỉ được quyền sử dụng các tính năng các chức năng mà tài khoản quản lý cài đặt mặc định.
Người quản lý sẽ sử dụng tài khoản quản lý để khởi tạo tài khoản người dùng (1.1). Người dùng được quyền tương tác với hệ thống và người dùng khác bằng cách đăng nhập vào phần mềm hỗ trợ (1.2). Hệ thống sẽ kiểm tra và cấp quyền truy cập cho người dùng (1.3) dựa trên thông tin khởi tạo và chức năng phần quyền của hệ thống. Người dùng có thế thay đổi thông tin cá nhân ở lần đầu tiên đăng nhập hoặc khi có nhu cầu thay đổi (1.4). Chi tiết giao diện chức năng được tác giả thể hiện bằng sơ đồ dòng thông tin cấp 2 như Hình 5.22 bên dưới:
Hình 5.22: Sơ đồ DFD cấp 2 của hệ thống thực hiện chức năng quản lý tài khoản
5.3.2.3. Chức năng cập nhật tiến độ:
Như trong nội dung 5.3.1.3 (Phân tích chức năng) đã trình bày, mục tiêu chính của chức năng là thể hiện tiến độ hoàn thành của từng đơn hàng, cũng như danh sách hàng đợi của từng bước công việc, cung cấp thông tin hỗ trợ quá trình quản lý đơn hàng và vận hành sản xuất. Với mục tiêu cập nhật tiến độ hoàn thành của đơn hàng trong quy trình sản xuất và danh sách đơn hàng đợi tại từng bước công việc. Các dữ liệu cập nhật được hệ thống xử lý, lưu trữ trên giao diện quản lý, thông tin đầu ra là trạng thái tất cả đơn hàng nằm trong hệ thống hiển thị trực quan để người dùng dễ theo dõi và cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác nhất cần có việc ra quyết định
Phương án thiết kế:
a. Từng bộ phận sẽ trực tiếp thực hiện việc cập nhật tiến độ trong quá trình làm việc: mỗi khi nhận được đơn hàng, khi công việc được gán từ các BP khác, khi hoàn thành phần việc của mình, chuyển đơn hàng đến BP khác.
Trường hợp này đòi hỏi cần có thiết bị kết nối để cập nhật thông tin lên hệ thống, mất thời gian của công nhân khi làm việc.
b. Sẽ có bộ phận trực tiếp phụ trách công việc cập nhật tiến độ, từ lúc thông tin đơn hàng được khởi tạo trên hệ thống, bộ phận này sẽ đến từng trạm làm việc, cập nhật thông tin theo chu kì thời gian (1 lần/h). Trường hợp này chỉ cần đầu tư thiết bị duy nhất, nhưng thông tin có thể bị chậm trễ hoặc sai lệch thực tế.
c. Kết hợp 2 phương án: ở các bước công việc ở bộ phận sản xuất, sẽ có nhân viên phụ trách theo dõi đơn hàng cập nhât thông tin tiến độ tại từng bước sản xuất, theo chu kỳ 1 lần/h. Ở bước công việc không liên quan đến bộ phận sản xuất, người dùng là các bộ phận khác như BP sale, BP kho, BP thu mua, BP kế toán, BP thiết kế tự động cập nhật thông tin khi hoàn thành xong bước công việc của mình.
Các tiêu chí đánh giá:
Mức độ dễ dàng khi vận hành: như yêu cầu đặt ra từ đối tượng người dùng, hệ thống phải đảm bảo tính thân thiện người dùng.
Đa số người dùng có kỹ năng công nghệ thống tin ở mức tương đối thấp, nên mức độ dễ dàng sử dụng được đánh giá là ưu tiên.
Trọng số của tiêu chí này 0.4
Mức độ hiệu quả về mặt thời gian: trong lúc thực hiện việc cập nhật, có thể ảnh hưởng về mặt thời gian làm việc của người dùng.
Nên mức độ đảm bảo độ hiệu quả về mặt thời gian cũng được đánh giá là ưu tiên. Trọng số của tiêu chí này là 0.3
Mức độ kinh tế về mặt chi phí đầu tư: việc cập nhật tiến độ đòi hỏi người dùng cần được cung cấp thiết bị để sử dụng. Việc cân nhắc mức độ kinh tế về mặt chi phí đầu tư trang thiết bị cũng được đánh giá là ưu tiên. Trọng số của tiêu chí này là 0.3
Sau khi đã đưa ra các phương án, áp dụng các cho điểm từng phương án, với các tiêu chí đánh giá, tác giả đã xác định được phương án c là phương án được chọn để tiến hành thiết kế cho chức năng cập nhật tiến độ. Phương án c (4.4 điểm) tỏ ra vượt trội hơn phương án a (2.7 điểm) và b (3.4 điểm) vì kết hợp được ưu điểm cũng như hạn chế khuyết điểm của 2 phương án kia. Nội dung chi tiết phân tích đánh đổi được trình bày ở phụ lục số 4.
Khi Sale hoàn tất quá trình khởi tạo thông tin đơn hàng và lưu trữ trên hệ thống, việc gán việc và thông tin đơn hàng đến người bộ phận là phần mở đầu cho quá trình cập nhật. Khi xác nhận hoàn tất công việc ở mỗi bước, người dùng đồng thời cũng đã cập nhật bước công việc trong quy trình. Phần còn lại khi bắt đầu triển khai sản xuất, lúc đó BP sản xuất sẽ chịu trách nhiệm cập nhật trạng thái công việc và tiến độ hoàn thành của đơn hàng trong quy trình sản xuất.