Chương 5 THIẾT KẾ HỆ THỐNG
5.1. Phân tích yêu cầu hệ thống
5.1.3. Xác định yêu cầu đối với hệ thống
Từ những thông tin đã tổng hợp ở Bảng 5.2, tác giả tiến hành phỏng vấn từng đối tượng người dùng để xác định được một số khó khăn trong quy trình làm việc hiện tại, đồng thời cũng ghi nhận được một số ý kiến đóng góp từ người dùng. Tác giả tổng hợp lại các vấn đề khó khăn tại từng bộ phận và trình bày như trong Bảng 5.3 bên dưới.
Bảng 5.3. Khó khăn gặp phải trong quá trình vận hành tại từng bộ phận
BỘ PHẬN
KHÓ KHĂN GẶP PHẢI
SALE o Không biết tình trạng sẵn sàng của NPL trong kho.
o Không biết thời gian chuẩn bị để đồng bộ NPL.
o Không biết tiến độ hoàn thành của các đơn hàng đang được sản xuất.
KHO o Không thể phản hồi thông tin xác nhận động bộ NPL đến các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
o Không biết được thời gian bắt đầu sản sản xuất của đơn hàng để cấp phối NPL.
THU MUA
o Không thể xác nhận chính xác thời gian giao hàng của nhà cung cấp khi không biết được ngày bắt đầu sản xuất của đơn hàng.
o Khó khăn trong việc cập nhật thông tin về thời gian đồng bộ NPL khi thu mua cho các bộ phận khác một cách hiệu quả.
KẾ TOÁN
o Gặp khó khăn trong việc cập nhật thông tin hoàn toàn tất thanh toán từ khách hàng để đơn hàng bắt đầu được sản xuất một cách nhanh chóng và kịp thời.
THIẾT KẾ
o Gặp khó khăn trong việc xác nhận thời gian hoàn thành thiết kế đến các bộ phận khác.
SẢN XUẤT
o Gặp khó khăn trong việc cập nhật thông tin tiến độ hoàn thành hiện tại của đơn hàng nhanh chóng, hiệu quả cho các bộ phận khác.
o Không thể quản lý danh sách các đơn hàng đang chờ để được sản xuất tại từng trạm làm làm việc.
o Không đủ thông tin để thực hiện các biện pháp giải quyết khi xuất hiện điểm nghẽn trong hệ thống trong trường hợp năng lực yêu cầu vượt quá năng lực hiện tại.
GIÁM ĐỐC
o Không có đủ thông tin để biết được nguồn lực hiện tại có đảm bảo đáp ứng yêu cầu sản xuất hay không.
o Không có khả năng để tạo ra dòng thông tin liên lạc giữa các bộ phận
Việc tìm ra khó khăn và tìm cách khắc phục tạo điều kiện để Hình thành nhu cầu từ phía người dùng. Người dùng thường không nói lên được hết những yêu cầu của bản thân đối với hệ thống, tác giả đã gợi ý để các đối tượng tự đưa ra nhu cầu hoặc các ý tưởng để khắc phục hoặc giải quyết vấn đề. Với mỗi nhu cầu từ phía đối tượng, tác giả chuyển ngôn ngữ người đối tượng sử dụng sang ngôn ngữ của hệ thống, từ đó tìm ra được các yêu cầu ban đầu mà hệ thống phải đáp ứng. Việc xác định nhu cầu của hệ thống tạo cơ sở để tìm được phương án khả thi giúp giải quyết được nhu cầu đó. Bảng 5.4 thể hiện các yêu cầu với hệ thống mà tác giả chuyển đổi:
Bảng 5.4: Chuyển đổi nhu cầu của người dùng thành yêu cầu đối với hệ thống
BỘ PHẬN NỘI DUNG YÊU CẦU
NHU CẦU CỦA NGƯỜI DÙNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG SALE + Tôi muốn cập nhật được thông
tin về NPL và thời gian đồng bộ trong trường hợp không sẵn sàng.
+ Chức năng cập nhật thông tin trực tiếp giữa các bộ phận trong quá trình đơn hàng được quản lý trong hệ thống.
+ Tôi muốn theo dõi được tiến độ hoàn thành của đơn hàng đang sản xuất.
+ Chức năng hiển thị tiến độ hoàn thành của đơn hàng.
+ Tôi muốn hệ thống quản lý được thông tin đơn hàng.
+ Chức năng khởi tạo thông tin đơn hàng trên hệ thống và quản lý dựa trên mã đơn hàng.
+ Chức năng lưu trữ và cập nhật thông tin đơn hàng sau khi khởi tạo.
KHO + Tôi muốn phản hồi được tình trạng sẵn sàng NPL nhanh chóng và hiệu quả đến các BP khác
+ Chức năng cập nhật thông tin trực tiếp giữa các bộ phận trong quá trình đơn hàng được quản lý trong hệ thống.
THU MUA + Tôi muốn phản hồi được thời gian đồng bộ NPL khi tiến hành thu mua đến các BP có liên quan.
+ Chức năng cập nhật thông tin trực tiếp giữa các bộ phận trong quá trình đơn hàng được quản lý trong hệ thống.
KẾ TOÁN + Tôi muốn cập nhật thông tin xác nhận khách hàng đã thanh toán chi phí nhanh chóng và chính xác.
+ Chức năng cập nhật thông tin trực tiếp giữa các bộ phận trong quá trình đơn hàng được quản lý trong hệ thống.
THIẾT KẾ + Tôi muốn cập nhật thông tin tài liệu thiết kế mẫu nhanh chóng và tiện lợi sau khi đã hoàn thành thiết kế.
+ Chức năng cập nhật thông tin trực tiếp giữa các bộ phận trong quá trình đơn hàng được quản lý trong hệ thống.
+ Tôi muốn thông tin danh sách đơn hàng chờ để thiết kế
+ Chức năng cập nhật và hiển thị tiến độ hoàn thành đơn hàng và số đơn hàng đợi tại các bước làm việc SẢN XUẤT + Tôi muốn có thể cập nhật tiến độ
hoàn thành của đơn hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả.
+ Chức năng cập nhật và hiển thị tiến độ hoàn thành đơn hàng và số đơn hàng đợi tại các bước làm việc.
+ Tôi muốn quản lý được danh sách đơn hàng chờ tại từng trạm làm việc để có biện pháp xử lý.
+ Chức năng cập nhật thông tin trực tiếp giữa các bộ phận trong quá trình đơn hàng được quản lý trong hệ thống.
GIÁM ĐỐC + Tôi muốn hệ thống thể hiện được tình trạng sản xuất tại từng bộ phận.
+ Tôi hệ thống thể hiện được điểm
+ Chức năng cập nhật tiến độ hoàn thành của đơn hàng và số đơn hàng đợi tại từng bước công việc.
nghẽn của qui trình vận hành để có hướng khắc phục.
+ Tôi muốn phần mềm hỗ trợ có mức độ bảo mật thông tin cao và quản lý được các đối tượng người dùng.
+ Chức năng quản lý tài khoản đăng nhập vào hệ thống.
+ Tôi muốn hệ thống phần mềm dễ dàng sử dụng.
+ Giao diện quản lý thân thiện người dùng, dễ dàng thao tác.
+ Tôi muốn hệ thống phần mềm được xây dựng với chi phí phù hợp.
+ Chi phí thiết kế phần mềm dưới 20 triệu đồng.