Chương 5 THIẾT KẾ HỆ THỐNG
5.1. Phân tích yêu cầu hệ thống
5.1.2. Phân tích yêu cầu vận hành và nội dung công việc của từng đối tượng có liên quan
Trong nội dung này, tác giả sử dụng mô hình xác định nhu cầu đối tượng có liên quan đối với hệ thống đã trình bày ở mục 3.3, chương III để trình bày nội dung liên quan đến dữ liệu đầu vào cần xử lý, yêu cầu công việc, nội dung công việc và thông tin đầu ra tương ứng đối với từng đối tương người dùng. Nội dung chi tiết được tác giả trình bày ở các nội dung bên dưới.
Đối với đối tượng là BP Kinh doanh (sale), trong quy trình này, sử dụng quy trình xác định, các thông tin tác giả xác định được như sau:
a. Dữ liệu đầu vào:
Yêu cầu đơn hàng từ khách hàng
Thông tin khách hàng: liên lạc, thanh toán, địa chỉ giao hàng…..
b. Thông tin đầu ra:
Yêu cầu kỹ thuật cảu sản phẩm trê thông tin đơn hàng.
Yêu cầu nguyên phụ liệu của đơn hàng.
Chi phí báo giá.
Thời gian giao hàng.
c. Yêu cầu công việc:
Xác định các yêu cầu đơn hàng.
Chuyển yêu cầu đơn hàng thành yêu cầu sản xuất.
Tổng hợp thông tin thực hiện báo giá và xác nhận thời gian hoàn thành để chốt được đơn hàng.
d. Nội dung công việc:
Tư vấn khách hàng: thiết kế mẫu, quy cách sản xuất, nguyên phụ liệu sản phẩm.
Kiểm tra sự sẵn sàng NPL
Tư vấn báo giá đơn hàng.
Xác nhận thời gian hoàn thành từ BP sản xuất.
Phân tích tương tự như đối với đối tượng BP Kinh doanh (sale), tác giả tiến hành phân tích và tổng hợp các thông tin có được từ các đối tượng khác và trình bày trong Bảng 5.2
Bảng 5.2: Mô tả yêu cầu vận hành và nội dung công việc của các đối tượng.
BỘ PHẬN PHÂN TÍCH
KINH DOANH (SALE)
Dữ Liệu Đầu Vào . Yêu cầu đơn hàng . Thông tin khách hàng
Thông Tin Đầu Ra
. Yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm trên thông tin đơn hàng
. Yêu cầu nguyên phụ liệu của đơn hàng.
. Chi phí báo giá . Thời gian giao hàng
Yêu cầu công việc
. Xác định các yêu cầu đơn hàng
. Chuyển yêu cầu đơn hàng thành yêu cầu sản xuất . Tổng hợp thông tin thực hiện báo giá và xác nhận thời gian hoàn thành để chốt được đơn hàng.
Nội dung công việc
. Tư vấn khách hàng: thiết kế mẫu, quy cách sản xuất, nguyên phụ liệu sản phẩm.
. Kiểm tra sự sẵn sàng NPL . Tư vấn báo giá đơn hàng.
. Xác nhận thời gian hoàn thành từ BP sản xuất.
KHO
Dữ Liệu Đầu Vào . Yêu cầu NPL.
Thông Tin Đầu Ra . Sự sẵn sàng của NPL.
. Bảng nhu cầu thu mua
Yêu cầu công việc . Phân tích nhu cầu NPL.
. Cấp phối NPL theo lịch sản xuất.
Nội dung công việc
. Kiểm tra vải . Kiểm tra NPL
. Phản hồi thông tin cho BP.Sale
. Lập Bảng nhu cầu thu mua nếu NPL không đáp ứng.
. Chuẩn bị NPL cho đơn hàng sản xuất.
THU MUA
Dữ Liệu Đầu Vào . Bảng nhu cầu thu mua
. Lịch thu mua dựa trên lịch sản xuất
Thông Tin Đầu Ra . Thời gian đồng bộ NPL kể từ ngày tiến hành thu mua
Yêu cầu công việc . Đảm bảo NPL được đồng bộ trong thời gian nhanh nhất với chi phí hợp lý
Nội dung công việc
. Liên lạc nhà cung cấp
. Cập nhật thông tin thời gian đồng bộ NPL từ nhà cung cấp
. Thu mua theo lịch thu mua đã có.
KẾ TOÁN
Dữ Liệu Đầu Vào
. Thông tin và cách thức thanh toán của khách hàng . Thời gian thanh toán của khách hàng
. Thông tin báo giá ứng với thông tin đơn hàng
Thông Tin Đầu Ra
. Xác nhận thanh toán từ khách hàng.
. Ký duyệt bắt đầu triển khai đơn hàng.
Yêu cầu công việc
. Xác nhận báo giá đơn hàng
. Xác nhận ngay khi hoàn thành thanh toán
Nội dung công việc
. Xác nhận thông tin thanh toán khách hàng . Xác nhận mức báo giá ứng với từng đơn hàng . Xác nhận để triển khai sản xuất đơn hàng.
THIẾT KẾ
Dữ Liệu Đầu Vào . Yêu cầu đơn hàng Thông Tin Đầu Ra . Mẫu thiết kế phù hợp
Yêu cầu công việc . Hoàn thành mẫu thiết kế đúng tiến độ và thỏa mãn nhu cầu khách hàng
Nội dung công việc
. Thiết kế mẫu in
. Thiết kế tài liệu cho sản xuất: film chụp bản in lụa, QC thiết kế.
SẢN XUẤT
Dữ Liệu Đầu Vào
. Tài liệu thiết kế mẫu . Yêu cầu sản xuất . Thông tin đơn hàng . Lịch sản xuất
Thông Tin Đầu Ra
. Hoàn thành sản phẩm mẫu
. Hoàn thành đơn hàng đúng thời gian
. Tiến độ sản xuất từng đơn hàng theo bộ phận.
Yêu cầu công việc
. Hoàn thành sản phẩm mẫu . Triển khai sản xuất theo lịch . Cập nhật tiến độ sản xuất
Nội dung công việc
. Xác định thời gian định mức sản xuất sản phẩm.
. Hoàn thành các công đoạn gia công, hoàn thiện sản phẩm theo yêu cầu của đơn hàng trong thời gian cho phép.
. Cập nhật tiến độ hoàn thành của từng đơn hàng ở từng trạm làm việc.
GIÁM ĐỐC
Dữ Liệu Đầu Vào . Tình Hình vận hành chung của công ty.
Thông Tin Đầu Ra . Các quyết định quản lý chung.
Yêu cầu công việc . Kiểm soát, quản lý và đưa ra các quyết định cuối cùng.
Nội dung công việc . Theo dõi tiến độ làm việc của các bộ phận.
. Ra quyết định giải quyết vấn đề.
Ở Bảng 5.2, “Dữ liệu đầu vào” thể hiện dữ liệu mà từng bộ phận tiếp nhận và xử lý, “nội dung công việc” thể hiện các bước công việc phải xử lý sao cho thỏa mãn được các “yêu cầu làm việc” của theo trách nhiệm và vai trò trong quá trình vận hành của tổ chức đặt ra. Đầu ra “Thông tin đầu ra” là các thông tin phản hồi và là “Dữ liệu đầu vào” của các bộ phận khác.