Chương 5 THIẾT KẾ HỆ THỐNG
5.3. Thiết kế sơ khởi
5.3.1. Phân tích chức năng
5.3.1.2. Chức năng quản lý thông tin đơn hàng
Trong thực tế, vì là cầu nối giữa khách hàng và cty nên BP Sale có nhiệm vụ chuyển nhu cầu của khách hàng thành yêu cầu sản xuất cho đơn hàng. Việc lưu lại thông tin đơn hàng và tương tác thông tin với các bộ phận còn lại để có thể cập nhật và quản lý thông tin thông suốt trong hệ thống và một công việc rất quan trọng. Nội dung của chức năng quản lý thông tin đơn hàng sau khi phân bổ sẽ hỗ trợ người dùng thực hiện công việc một cách dễ dàng và hiệu quả. Cụ thể người dùng thông qua chức năng quản lý thông tin đơn hàng có thể thực hiện các công việc như:
Quản lý quy trình: nội dung quy trình, danh sách bước công việc, form khởi tạo các thông tin đơn hàng được quản lý trong quy trình.
Quản lý thông tin đơn hàng: khai báo dữ liệu đơn hàng theo yêu cầu có sẵn từ hệ thống, cập nhật thông tin đơn hàng.
Lưu trữ và hiển thị thông tin trên hệ thống.
Nội dung các thông tin cơ bản của đơn hàng:
Yêu cầu kỹ thuật liên quan đến sản xuất
Yêu cầu NPL của đơn hàng cho sản xuất.
Thông tin ngày bắt đầu sản xuất, ngày giao hàng dự kiến
Tiến độ hoàn thành trong suốt quá trình sản xuất: vị trí của đơn hàng đang dừng tại bước công việc nào trong quy trình vậy hành sản xuất.
Số lượng sản phẩm của đơn hàng.
Các ghi chú yêu cầu đặc biệt của đơn hàng.
Thông tin đối tượng phụ trách giải quyết đơn hàng.
Thông tin đối tượng có liên quan đến quản lý đơn hàng.
Nội dung thông tin để quản lý quy trình:
Thông tin cơ bản của quy trình: tên quy trình, mô tả quy trình.
Thông tin bước công việc có trong quy trình quản lý: thứ tự, tên gọi, mô tả bước công việc.
Thông tin về các trạng thái bước công việc trong quy trình: chờ sản xuất, đang sản xuất, đã hoàn thành sản xuất, dừng sản xuất.
Thông tin về nội dung form khởi tạo thông tin đơn hàng: các nội dung được khởi tạo hoặc cập nhật trong quá trình đơn hàng được quản lý trong quy trình.
Nội dung chức năng lưu trữ và hiển thị:
Lưu trữ thông tin trên hệ thống.
Giao diện và cơ chế hiển thị trên hệ thống.
Tiến độ của đơn hàng
Trạng thái của bước công việc
Hình 5.6: Chức năng quản lý thông tin đơn hàng
Hệ thống phải có chức năng cho phép khởi tạo và quản lý thông tin quy trình làm việc (2.1), gồm các bước công việc tương ứng với điều kiện sản xuất thực tế tại công ty. Mỗi thông tin đơn hàng được người dùng khởi tạo và quản lý bởi quy trình được xem như một công việc. Bằng cách cập nhật thông tin và trạng thái bước công việc (sẽ được trình bày ở chức năng cập nhật tiến đô), người dùng ở các bộ phận khác nhau, phụ trách các bước công việc khác nhau sẽ bắt đầu tương tác và làm việc cùng nhau. Lúc này, thông tin người dùng được người dùng xử lý và cập nhật lên hệ thống, sẽ là dữ liệu đầu vào để đối tượng người dùng khác tiếp tục xử lý và hoàn thành các bước công việc tiếp theo.
Hình 5.7 : FFBD chức năng quản lý thông tin đơn hàng
Để tạo ra sự thống nhất của thông tin đơn hàng khi quản lý trên hệ thống, hệ thống cần có chức năng tạo form có sẵn, thông tin đơn hàng được lưu trữ và cập nhật liên tục trong suốt quá trình quản lý trên hệ thống. Chức năng này cho phép người các đối khác nhau muốn cập nhật thêm thông tin, chỉ cần đính kèm file và cập nhật trực tiếp vào hệ thống.
Như đã phân tích ở phần nội dung 5.3.1.1, tài khoản trong hệ thống được phần thành hai loại cơ bản, đó là tài khoản quản lý, và tài khoản người dùng. Hình bên dưới là sơ đồ dòng chức năng của tài khoản quản lý hệ thống
Hình 5.8: Sơ đồ FFBD chức năng quản lý thông tin đơn hàng của tài khoản quản lý Tài khoản quản lý tương tác với hệ thống bằng cách tạo mẫu quy trình dùng để quản lý thông tin đơn hàng cũng như kiểm soát tiến độ hoàn thành của đơn hàng đó trong dây chuyền sản xuất thực tế.
Tài khoản người dùng khởi tạo thông tin đơn hàng dựa trên form quy trình đã khởi tạo sẵn. Trong quá trình thông tin đơn hàng di chuyển qua các bước công việc, tài khoản người dùng có thể cập nhật thêm thông tin của đơn hàng lên hệ thống.
Hình 5.9: Sơ đồ FFBD chức năng quản lý thông tin đơn hàng của người dùng Bằng chức năng lưu trữ và hiển thị, hệ thống giúp người dùng quản lý được thông tin đơn hàng với các ràng buộc: các bước trong quy trình vận hành sản xuất mà đơn hàng phải đi qua, trạng thái đang được sản xuất hoặc nằm trong hàng đợi tại vị trí bước công việc mà đơn hàng đang được xử lý.