Chương 5 THIẾT KẾ HỆ THỐNG
5.4. Thiết kế chi tiết
5.4.2. Chức năng quản lý quy trình
Ở bước này dữ liệu đầu vào sẽ là thông tin cơ bản của quy trình làm việc.
Kết quả đầu ra là dòng chảy công việc gồm danh sách các bước công việc trong quy trình làm việc thực thế được lưu trữ và hiển thị trên hệ thống. Quy trình được khởi tạo là cơ sở và ràng buộc để quản lý danh sách đơn hàng được khởi tạo.
1. Mô tả chức năng: Chức năng hổ trợ người dùng khởi tạo dòng công việc và các thanh hiển thị bước công việc trên hệ thống. Thông tin này được lưu trữ và có thể thay đổi, cập nhật các bước công việc, tăng tính linh hoạt và dễ dàng để thiết kế quy trình dòng công việc mới. Tác giả dùng sơ đồ user case 5.34 để mô tả lại sự tương tác của người dùng với hệ thống
Hình 5.34: Sơ đồ User case của chức năng khởi tạo quy trình.
a. Đối tượng người dùng: tài khoản quản lý sử dùng chức năng này để tái hiện lại dòng công việc hoặc xây dựng dòng công việc mới theo nhu cầu thực tế.
b. Yêu cầu: để có thể cập nhật được tiến độ đơn hàng người dùng cần:
o Đăng nhập thành công vào hệ thộng.
o Tài khoản đăng nhập phải được phân quyền ở cấp quản lý mới có thể thực hiện được chức năng cập nhật hoặc khởi tạo quy trình làm việc mới.
o Thông tin các bước làm việc trong quy trình.
c. Mô tả các bước vận hành:
i. Người dùng chọn vào “Quy trình” trên thanh công cụ quản lý của giao diện.
ii. Người dùng đăng nhập vào giao diện quản lý quy trình.
iii. Hệ thống hiển thị giao diện quản lý quy trình, người dùng tạo mẫu quy trình mới với thông tin:
o Tên mẫu quy trình o Chọn màu sắc hiển thị
o Nhập nội dung mô tả quy trình
o Nhập tên gọi cho trường quản lý sản lượng của quy trình.
o Nhấp chọn vào thanh chức năng để xác nhận hoàn thành khởi tạo và trở về giao diện chỉnh sửa để tiếp tục quy trình.
o Trong giao diện thông tin quy trình, người dùng chọn chức năng tạo để khởi tạo các thông tin bước công việc trong quy trình, lúc này hệ thống hiển thị giao diện tạo bước công việc mới.
o Trong giao tạo bước công việc mới, người dùng khai báo các thông tin của bước công việc, cuối cùng chọn xác nhận để lưu trữ thông tin trên hệ thống và trở về giao diện chỉnh sửa thông tin quy trình.
o Sau khi đã hoàn thành bước khởi tạo thông tin các bước làm việc, người dùng tiến hành thiết kế “form khởi tạo”. Ứng với nhưng form thông tin khai báo cần thiết, người dùng điền thêm vào “form khởi tạo”, các nội dung người dùng khởi tạo sẽ là nơi để lưu trữ các thông tin có liên quan đến việc cập nhật thông tin cho đơn hàng như: nơi đính kèm tập tin, các ghi chú có liên quan…
o Sau khi người dùng tạo xong, chọn xác nhận để lưu thông tin và trở lại giao diện khởi tạo quy trình.
d. Dòng thông tin phản hồi.
i. Trong trường hợp người dùng khai báo thiếu thông mô tả cập nhật: hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo: “Bạn chưa nhập …..”. Người
dùng phải nhập thông tin ở khu vực tương ứng mới có thể hoàn thành khởi tạo.
ii. Trường hợp người dùng khởi tạo thành công, hệ thống phản hồi nội dung: “Mẫu đã được khởi tạo, tiếp tục tạo bước công việc và form khởi tạo”
Tác giả dùng sơ đồ trình tự như Hình 5.35 để thể hiện lại các nội dung được phân tích trong phần mô tả các bước vận hành và dòng thông tin phản hồi.
Hình 5.35: Sơ đồ trình tự chức năng khởi tạo quy trình
e. Mô tả giao diện:
Dựa vào các thông tin trong phần thiết kế trên, tác giả phác họa lại giao diện của chức năng khởi tạo đơn hàng của hệ thống. Trong giao diện có 3 nội dung chính được mô tả chi tiết trong Hình 5.36 bên dưới. Các nội dung được thể hiện là
o Thanh chức năng điều hướng: hỗ trợ người dùng trở về giao diện trước, chọn tới giao diện bên trong.
o Ô khai báo thông tin cơ bản của quy trình o Ô khởi tạo “Form khởi tạo quy trình”
o Danh sách các bước công việc của quy trình và các thông tin liên quan đến các bước công việc được quản lý trong quy trình.
Hình 5.36 : Giao diện quản lý quy trình
Để người dùng có thể cập nhật được trạng thái công việc, cần có dữ liệu về trạng thái bước công việc được quy ước trên hệ thống. Người dùng có thể khởi tạo và quản lý thông tin này trên hệ thống bằng chức năng con có của chức năng cập nhật tiến độ, đó là quản lý nhãn công việc
1. Mô tả chức năng quản lý nhãn công việc:
Mục tiêu chính của chức năng tạo nhãn công việc là cập nhật trạng thái sản xuất của đơn hàng tại từng bước làm việc, tạo điều kiện để Hình thành cơ cấu hiển thị thông tin có liên quan đến đơn hàng trong hệ thống.
Tác giả dùng sơ đồ user case Hình 5.37 để mô tả lại sự tương tác của người dùng với hệ thống
Hình 5.37: Sơ đồ User case của chức năng quản lý nhãn công việc
2. Đối tượng người dùng: Nhà quản lý dùng chức năng này để tái hiện lại trạng thái sản xuất hoặc tạo nội dung để mô tả trạng thái sản xuất mới theo nhu cầu thực tế.
3. Yêu cầu: để có thể cập nhật được tiến độ đơn hàng người dùng cần:
o Đăng nhập thành công vào hệ thộng.
o Tài khoản đăng nhập phải được phân quyền ở cấp quản lý mới có thể thực hiện được chức năng cập nhật hoặc khởi tạo nhãn trang thái công việc mới.
o Thông tin các trạng thái công việc được tạo từ kỹ thuật viên lập trình.
4. Mô tả các bước vận hành:
i. Người dùng chọn vào “Quy trình” trên thanh công cụ quản lý của giao diện.
ii. Người dùng đăng nhập vào giao diện quản lý nhãn
iii. Hệ thống hiển thị giao diện quản lý nhãn trạng thái công việc, người dùng tạo nhãn công việc mới với thông tin:
o Tên nhãn công việc.
o Chọn màu sắc hiển thị cho nhãn công việc.
o Nhập nội dung mô tả nhãn công việc.
o Chọn loại nhãn công việc. (**)
o Xác nhận hoàn thành việc thêm nhãn công việc mới.
Hình 5.38: Sơ đồ trình tự của chức năng quản lý nhãn công việc
Tác giả trình bày sơ đồ trình tự để diễn tả bước công việc, dòng thông tin và xử lý giữa người dùng và hệ thống trong chức năng cập nhật tiến độ đơn hàng như
Hình 5.38. Khi muốn cập nhật, thay đổi thông tin nhãn công việc, người dùng chọn chức năng chỉnh sửa cho từng nhãn trạng thái tương ứng. Người dùng cập nhật thông tin đã trình bày ở bước khởi tạo nhãn công việc và chọn chức năng cập nhật để xác nhận hoàn thành bước thay đổi. Thông tin mới sẽ được lưu trữ và hiển thị lên hệ thống.
5. Dòng thông tin phản hồi: trong trường hợp người dùng khai báo thiếu thông mô tả cập nhật: hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo: “Bạn chưa nhập …..”. Người dùng phải nhập thông tin ở khu vực tương ứng mới có thể hoàn thành khởi tạo.
6. Mô tả giao diện:
Dựa vào các thông tin trong phần thiết kế trên, tác giả đưa ra thiết kế giao diện của chức năng khởi tạo đơn hàng của hệ thống. Trong giao diện có 3 nội dung chính được mô tả chi tiết trong Hình bên dưới:
o Thanh chức năng điều hướng: hỗ trợ người dùng trở về giao diện trước, chọn tới giao diện bên trong.
o Thanh chức năng tạo nhãn công việc mới.
o Danh sách các bước công việc của quy trình và các thông tin liên quan đến các bước
Hình 5.39: Giao diện của chức năng quản lý nhãn công việc
Khi người dùng hoàn thành cập nhật tiến độ và trạng thái làm việc của từng đơn hàng trên hệ thống, thông tin được lưu trữ và hiển thị ngay sau đó. Muốn thông tin có thể hiển thị, cần cơ chế hiển thị riêng biệt của từng biến yêu cầu.
Như thể hiện ở Hình Hình 5.28 (Giao diện cập nhật tiến độ đơn hàng), có nội dung cập nhật liên quan đến cơ chế hiển thị của đơn hàng lên hệ thống. Tác giả lần lượt phân tích từng nội dung một cách chi tiết. Nội dung có liên quan là:
Bước công việc (trình bày ở phần 5.4.2. khởi tạo quy trình)
Nhãn trạng thái công việc. (trình bày ở phần 5.4.5. quản lý nhãn công việc) Thông tin bước công việc: bước công việc được tạo ra khi khởi tạo quy trình từ đầu (sẽ trình bày ở bước thiết kế quy trình). Thông tin bước công việc gồm một tập hợp, trong đó chứa tất cả bước công việc trong trình kiểm soát tiến độ. Mỗi khi người dùng chọn bước công việc, hệ thống sẽ cập nhật thông tin vào ô chứa bước công việc được hiển thị trên thanh quy trình. Nổi dung của ô hiện thị bước công việc gồm có các thông tin:
Phần chữ: thể hiện tên bước công việc: do người dùng đạt trong lúc khởi tạo quy trình
Phần số: thể hiện số đơn hàng trong hàng chờ tại bước công việc đó. Số đơn hàng được hiển thị căn cứ vào thông tin về trạng thái công việc. Có 4 loại trạng thái bước công việc chính. Với mỗi trạng thái, hệ thống tự động thay đổi số đơn hàng chờ tương ứng là tăng thêm, giảm đi và giữ nguyên khi hiển thị.
Thông tin nhãn trạng thái công việc: nhãn trạng thái được người dùng khởi tạo và khai báo với hệ thống (được trình bày) ở phần tạo nhãn công việc. Phân loại thành 4 trạng thái nhãn công việc khác nhau. Mô tả chi tiết và thông tin mà các nhãn trạng thái cung cấp sẽ được trình bày như bên dưới:
Nhãn “Pending”: đơn hàng nằm ở hàng đợi, chờ được xử lý
Nhãn “Working”: đơn hàng rời hàng đợi, đang được xử lý tại trạm làm việc
Với mỗi 1 bước tồn tại một trong 2 loại trạng thái “pending” và “working”
này khi cập nhật, hệ thống sẽ tự động thêm 1 đơn hàng tương ứng vào thanh hiển thị, tại bước công việc tương ứng người dùng đã chọn. Khi thao tác lọc theo bước sẽ có tồn tại đơn hàng tương ứng trong danh sách.
Nhãn “Completed”: đơn hàng đã hoàn thành, không nằm trong hàng chờ cũng không được xử lý ở bất cứ trạm làm việc nào.
Với mỗi 1 bước tồn tại trạng thái này thì hệ thống sẽ tự động cập nhật bớt đi 1 đơn hàng tương ứng ra khỏi thanh hiển thị, tại bướ công việc tương ứng người dùng đã chọn. Khi thực hiện thao tác lọc theo bước công việc sẽ không tồn tài đơn hàng tương ứng trong danh sách.
Nhãn “Faled”: đơn hàng đã dừng sản xuất vì gặp sự cố do lỗi, đơn hàng không được nhận….hoặc một số nguyên nhân khác.
Với mỗi 1 bước tồn tại trạng thái này thì hệ thống vẫn giữ lại 1 đơn hàng tương ứng tại thanh hiển thị, tại bước công việc người dùng đã chọn. Khi thực hiện thao tác lọc theo bước công việc sẽ vẫn tồn tại đơn hàng tương ứng trong danh sách. Khi người dùng tìm kiếm đơn hàng trên hệ thống theo mã đơn hàng, sẽ không tìm được đơn hàng vì hê thống đã tự động cập nhật loại đơn hàng tương ứng ra khỏi danh đơn hàng được quản lý.
Để thuận tiện cho việc tìm kiếm cũng như hiển thị danh sách các đơn hàng mà người dùng đang quản lý, cần thiết có thêm chức năng con là lọc danh sách đơn hàng. Chức năng này hỗ trợ người dùng khá hiệu quả, chi tiết được trình bày bên dưới
1. Mô tả chức năng lọc đơn hàng :
Chức năng lọc danh sách đơn hàng giúp người dùng tìm kiếm và tra cứu thông tin danh sách các đơn hàng theo yêu cầu đặt ra.
2. Đối tượng người dùng: Tất cả người dùng khi có nhu cầu đều có thể sử dụng 3. Chọn bước công việc cần cập nhật:
Để có thể cập nhật được tiến độ đơn hàng người dùng cần:
o Đăng nhập thành công vào hệ thộng
o Truy cập vào giao diện “Quy trình kiểm soát tiến độ”
o Đơn hàng đã được khởi tạo trên hệ thống 4. Các chức năng lọc đơn hàng:
a. Lọc theo vai trò người dùng:
i. Người phụ trách ii. Người liên quan
b. Lọc theo: nhãn công việc:
i. Pending ii. Working iii. Completed
iv. Failed
c. Bước công việc bất kỳ trong quy trình làm việc d. Mã đơn hàng (nhập mã đơn hàng vào ô tìm kiếm) e. Tất cả.
5. Dòng thông tin phản hồi.
a. Trong trường hợp người dùng chọn một trong bất kỳ Hình thức lọc đơn hàng nào bằng cách nhấp vào để lựa chọn, hệ thống sẽ chỉ hiển thị đúng các đơn hàng theo yêu cầu lọc.
b. Trường hợp người dùng muốn bỏ trạng thái lọc, người dùng chọn lọc theo: “tất cả”, hệ thống sẽ hiển thị thông tin đơn hàng như ban đầu.
Dựa vào các thông tin trong phần thiết kế trên, tác giả phác họa lại các yêu cầu để lọc thông tin đơn hàng trong hệ thống