Chương 5 THIẾT KẾ HỆ THỐNG
6.2. Đánh giá hệ thống
Trong thực tế, Hiệu quả của hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là mức độ kết quả của HTTTQL này mang lại, được thể hiện bằng tiền và được xác định bằng cách so sánh các kết quả thu được từ HTTTQL với những chi phí đã bỏ ra để thực hiện nó. Nhưng trong điều kiện hạn chế, tác giả chỉ đánh giá hiệu quả của hệ thống bằng mức độ và kết quả đạt được về mặt thiết kế và vận hành hệ thống, bỏ qua các
yêu tố liên quan đến lợi nhuận về mặt chi phí và dòng tiền đầu tư xây dựng hệ thống.
Về mặt tiêu chí xây dựng và thiết kế, tác giả thực hiện đánh giá bằng việc sử dụng một hệ thống các chỉ tiêu để đánh giá phần cứng, phần mềm và chất lượng dịch vụ của hệ thống thông tin quản lý. Ở nội dung này, tác giả đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá ở từng phần, sau đó sử dụng tiêu chí đã đưa ra để đánh giá hệ thống.
Kết quả được ghi nhận lại trong Bảng đánh giá 6.4 các tiêu chí bên dưới:
Bảng 6.4: Kết quả đánh giá hệ thống dựa trên các tiêu chí đưa ra.
STT Các tiêu chí đánh giá
Nội dung yêu cầu của tiêu
chí
Nội dung đáp ứng của hệ thống Kết quả đánh
giá Các tiêu chuẩn đánh giá phần cứng
1 Công suất Tốc độ xử lý, dung lượng bộ nhớ
Hệ thống thiết bị phần cứng có sẵn ở công ty đảm bảo được các tiêu chuẩn đánh giá được đưa ra. Cụ thể:
hệ thống máy tính ở văn phòng phục vụ tốt cho các hoạt động công việc tin học văn phòng thường ngày, hiệu năng tương đối ổn định, tương thích về mặt kết nối mạng Internet, ngoài ra cũng được bảo trì và nâng cấp thường xuyên với chi phí hợp lý.
Hệ thống thiết bị ngoại vi sẽ được đầu tư với mức chi phí hợp lý, phục vụ tốt cho quá trình cập nhật thông tin tại các trạm làm việc trong quy trình sản xuất.
Từ 2 nội dung trên, hệ thống đạt yêu
ĐẠT
2 Giá cả Chi phí mua sắm, bảo dưỡng hợp lý.
3 Hiệu năng Hiệu năng 4 Tương thích Khả năng
tương thích cao với các thiết bị ngoại vi khác
5 Công nghệ Sử dụng công nghệ phù hợp với mục đích
sử dụng. cầu khi thực hiện đánh giá phần cứng.
6 Khả năng kết nối
Dễ dàng kế nối mạng LAN,
INTERNET.
7 Bảo trì Bảo trì dễ dàng.
Các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm 1 Hiệu năng Có tính năng
cao, ít tốn bộ nhớ
Được xây dựng trên nề tảng web ứng dụng, hệ thống có hiệu năng cao, không cần cài đặt, chỉ cần thiết bị có kết nối Internet là có thể sử dụng bình thường.
ĐẠT
2 Tính linh hoạt
Có khả năng tùy biến theo yêu cầu của người dùng khi quy trình thay đổi.
Cho phép người dùng thay đổi một số tùy chỉnh để hệ thống quán lý và cập nhật thông tin cũng như tiến độ sản xuất phù hợp khi quy trình sản xuất mở rộng hoăc thay đổi.
ĐẠT
3 Độ tin cậy Có thông tin dữ liệu về độ tin cậy.
Độ tinh cậy được chứng minh trong quá trình vận hành thử nghiệm với các kịch bản như trên vận hành thực tế.
ĐẠT
4 Ngôn ngữ Sử dụng
ngôn ngữ lập trình thế hệ mới nhất.
Ngôn ngữ lập trình mới nhất, thích hợp trên mọi nền tảng hệ điều hành, mọi thiết bị cố định hoặc di động.
ĐẠT
5 Tài liệu hướng dẫn
Có tài liệu hướng dẫn sử
Tài liệu hướng dẫn các chức năng chung và riêng cho từng đối tượng
ĐẠT
dụng đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu
có liên quan.
6 Giá cả Hợp lý Việc sử dụng phần mềm được thiết kế với nội dung tương đối cơ bản, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu người dùng, không mất chi phí đầu tư ban đầu, chỉ mất tiền di trì hằng tháng.
CHƯA ĐẠT
Các tiêu chỉ đánh giá dịch vụ thông tin 1 Năng xuất Xử lý được
khối lượng lớn thông tin một cách nhanh chóng.
Đảm bảo hệ thống có khả năng đáp ứng ít nhất 100 yêu cầu truy cập đồng thời.
ĐẠT
2 Đầy đủ Cung cấp đầy đủ thông tin cho tất cả đối tượng có liên quan.
Tích hợp sự tham gia của tất cả các đối tượng người dùng có trong tổ chức.
ĐẠT
3 Kịp thời Thông tin cung cấp đến người dùng nhanh chóng, kịp thời.
Thời gian phản hời trung bình dưới 2.5 giây , thời gian phản hồi chậm nhất dưới 30 giây.(tính từ khi người dùng gửi 1 yêu cầu đáp ứng đến hệ thống cho đến khi nhận được dữ liệu phản hồi từ hệ thống, 1000 lần thử)
ĐẠT
4 Chính xác Đảm bảo mức độ chính xác tuyệt đối của thông tin
Đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, ổn định, dữ liệu thể hiện được lưu trữ, cập nhật và hiển thị thời gian thật. Các chức năng liên quan
ĐẠT
đến xử lý, trao đổi, nhập liệu, cập nhật hoạt động chính xác, không gây ra kết quả sai.
5 Bảo mật Đảm bảo tính bí mật, an toàn của dòng thông tin trên hệ thống
Tài khoản người dùng được tạo mới và kiểm soát bởi hệ thống, hạn chế được những truy cập từ các địa chỉ IP lạ, tăng tính bảo mật và an toàn của dòng thông tin trên hệ thống.
Cam kết của nhà cung cấp về độ bảo mật thông tin của hệ thống.
Khả năng sau lưu, đồng bộ dữ liệu va back up trên hệ thống điều đã được đưa ra và kiểm tra đạt yêu cầu.
ĐẠT
Qua nội dung được thể hiện trong Bảng 6.4 bên trên, hệ thống quản lý đơn hàng đạt được hầu hết các tiêu chuẩn đánh giá đã đưa ra. Kết quả này cũng chức minh hệ thống đạt yêu cầu về mặt thiết kế.
Để phân tích hiệu quả về mặt vận hành người ta thường tiến hành so sánh các tình huống có và không có việc sử dụng hệ thống. Trong trường hợp này, hoàn cảnh được đưa ra so sánh là tình hình sản xuất chưa ổn định, số lượng đơn hàng tăng cao, cách thức quản lý cũ không còn hợp lý. Nhờ có hệ thống thông tin quản lý đã góp phần giải quyết vấn đề, nâng cao hiệu quả trong khâu quản lý, tăng tính ổn định trong vận hành sản xuất. Nội dung đánh giá và so sánh được tác giả trình bày trong Bảng 6.5 bên dưới.
Bảng 6.5: So sánh và đánh giá kết quả đạt được dựa trên mục tiên đánh giá Trước khi xây dựng
hệ thống
Mục tiêu đánh giá
Kết quả đạt được khi vận hành hệ thống
Kết quả đánh
giá Thời gian cập nhật
thông tin giữa các bộ phận bị kéo dài . Thời gian xử lý thông tin đơn hàng mất thời gian 4 dến 5 giờ làm việc. Trung bình mỗi bước xử lý thông tin mất từ 30 – 60 phút.
Tăng tốc độ lưu chuyển của dòng thông tin.
Giảm thiểu thời gian và công sức lao động cho các công đoạn xử lý và truyền tải thông tin.
Thời gian cập nhật thông tin được rút ngắn hơn 50% do thực hiện trực tiếp trên hệ thống. Thời gian xử lý thông tin trung bình còn 10 đến 20 phút cho mỗi bước xử lý.
Cách thức trao đổi cập nhật thông tin linh động, tạo cơ hội cho người dùng chủ động trong công việc.
Đạt
Thông tin không thống nhất, do trường hợp khách hàng thay đổi thông tin đột xuất không thể cập nhật lại thông tin, thông tin đơn hàng khởi tạo bị sai sót.
Đảm bảo tính chính xác của thông tin khi cung cấp cho các bộ phận trong tổ chức.
Khi có sự thay đổi của thông tin đơn hàng, bằng thao tác tập nhật, thông tin đơn hàng được thay đổi và lưu trữ trực tiếp trên hệ thống và thông báo tới người dùng ngay sau đó.
Kết quả: thông tin thay đổi kịp thời và chính xác, đảm bảo tính duy nhất của thông tin trên hệ thống.
Đạt
Tồn tại nhiều vấn đề trong việc phối hợp làm việc cũng như trao đổi thông tin
Tăng mức độ hợp tác làm việc và tính tương tác dòng
Xóa bỏ khoảng cách vô hình, hữu hình trong giao tiếp giũa các bộ phận, khiến dòng chảy công việc vận hành trơn tru hơn. Kết quả:
Đạt
giữa các bộ phận trong tổ chức do có khoảng cách về giao tiếp giữa các bộ phận.
thông tin giữa các hê thống.
Hạn chế việc đỗ lỗi khi xảy ra sự cố giữa các bộ phận.
Hạn chế thất thoát thông tin trong quy trình quản lý của doanh nghiệp.
Tăng tính tự giác trách nhiệm trong khi làm việc của các bộ phận
Không đủ thông tin về tình trạng sản xuất thực tế, danh sách đơn hàng chờ và các thông tin của đơn hàng tại từng trạm làm việc.
Hệ thống thông tin cung cấp thông tin làm cơ sở đưa ra các quyết định quản lý, đảm bảo hiệu quả cao.
Hệ thống cung cấp thông tin về:
Tiến độ hoàn thành của đơn hàng.
Trạng thái làm việc tại từng trạm làm việc.
Danh sách đơn hàng đợi tại từng trạm làm việc.
Kết quả: giúp người dùng có đủ thông tin đưa ra các biện pháp can thiệp trong nhiều trường hợp cụ thể:
Lên lịch làm ngoài giờ.
Thuê mướn gia công ngoài.
Tăng nguồn lực CN tại chỗ.
Đạt
Người quản lý phải theo, dõi sát quá trình sản xuất và mất nhiều thời gian để nắm bắt được thông tin về dòng chảy công việc ở mức độ khái quát nhất.
Hệ thống thông tin cung cấp thông tin kịp thời đến người quản lý, giúp giải phóng họ khỏi các cộng việc quản lý hàng ngày để tập trung vào các vấn đề mang tính chiến lược và chiến thuật của tổ chức.
Tạo cho người quản lý công cụ thể các thông tin dòng chảy công việc, trong quy trình vận hành thực tế đang xảy ra, một cách trực quan, bao quát và đầy đủ thông tin. Kết quả: có nhiều thời gian để tập trung hơn về các vấn đề để tăng năng lực và hướng phát triển của công ty.
Đạt
Qua nội dung của Bảng đánh giá và so sánh kết quả đạt được khi vận hành hệ thống, hệ thống đã đạt các mục tiêu được đưa ra đánh giá. Nội dung trên cũng đưa ra được kết quả mà hệ thống đạt được về mặt yêu cầu vận hành. Tóm lại, thông qua quá trình đánh giá hệ thống, tác giả đưa ra được phương hướng đánh giá, mục tiêu đánh giá cụ thể cũng như kết quả đánh giá của hệ thống với từng mục tiêu tương ứng.