Chương 5 THIẾT KẾ HỆ THỐNG
5.2.3. Xem xét thiết kế ý niệm
Trong phần nội dung này, tác giả xử dụng sơ đồ khối chức năng để mô tả lại trình tự thực hiện các bước công việc, thông qua đó làm rõ sự tương quan của các chức năng trong hệ thống, hỗ trợ phối hợp làm việc giữa các bộ phận trong công ty.
Ở phần cuối, tác giả thực hiện phân tích đánh đổi để lựa chọn phương án tối ưu nhất cho phương hướng xây dựng hệ thống trong các bước tiếp theo.
Khởi đầu, tác giả trình bày quy trình vận hành mô tả cụ thể các bước công việc và đường di chuyển của thông tin để thực hiện quy trình quản lý đơn hàng, từ lúc BP Sale tiếp nhận và xử lý nhu cầu của khách hàng đến khi hoàn thành sản xuất và giao đến tay khách hàng, nội dung được mô tả chi tiết trong Hình 5.2 bên dưới:
Hình 5.2: Sơ đồ khối chức năng thể hiện quy trình vận hành của hệ thống.
Quy trình vận hành của hệ thống được mô tả chi tiết như sau:
BP Sale khởi tạo thông tin đơn hàng trên hệ thống phần mềm. Thông tin đơn hàng được BP Sale gán đến người dùng làm việc ở BP Kho, yêu cầu kiểm tra NPL có đồng bộ hay không. Thông tin được gán thể hiện rõ người liên quan, chịu trách nhiệm xử lý đơn hàng vừa khởi tạo. Hệ thống sẽ tự động hiển thị thông báo trên giao diện phần mềm của người dùng được gán công việc.
Người dùng ở BP Kho nhận được thông tin đơn hàng trên hệ thống, tiến hành kiểm tra NPL theo yêu cầu. Khi đã hoàn tất bước kiểm tra đồng bộ NPL, người dùng ở BP Kho cập nhật thông tin đơn hàng lên hệ thống và phản hồi thông tin bằng cách gán việc ngược lại đến cho BP Sale để tiếp tục quy trình.
Trường hợp khác, nếu NPL không đồng bộ, người dùng ở BP Kho sẽ gán việc đến người dùng ở BP Thu mua về thông tin đơn hàng và yêu cầu thu mua NPL để phục vụ sản xuất. BP Thu mua tiến hành liên hệ nhà cung cấp để xác nhận thời gian đồng bộ NPL. Kết thúc công việc, BP Thu mua cập nhật thông tin lên hệ thống và gán công việc đến người dùng ở BP Sale để tiếp tục quy trình xử lý.
BP Sale tổng hợp thông tin đơn hàng của bước xử lý, kết hợp với thông tin trình trạng làm việc hiện tại ở từng bước công việc mà đưa ra các quyết định tiến hành báo giá và xác nhận thời gian giao hàng với khách hàng.
o Trường hợp khách hàng không đồng ý, sẽ tiếp tục thỏa thuận để đi tới kết quả có lợi cho cả 2 phía.
o Trường hợp khách hàng đồng ý sẽ kí hợp đồng và thực hiện thanh toán lần đầu (50% giá trị hợp đồng) với BP Kế toán.
Khi khách hàng hoàn thành thanh toán lần đầu, BP Kế toán cập nhật thông tin đã xác nhận thanh toán của khách hàng, đồng thời xuất lệnh sản suất bằng cách gán việc đến BP Thiết kế và may mẫu, cho phép bắt đầu quy trình sản xuất.
BP Thiết kế nhận thông tin đơn hàng, kết hợp tương tác với BP Sale hoặc Khách hàng để hoàn tất thiết kế mẫu gửi đến khách hàng xác nhận (áo mẫu hoặc Hình thiết kế mẫu). Quy trình này lặp lại cho đến khi Khách hàng thực sự thỏa mãn, sau đó xác nhận động ý.
BP Thiết kế xác nhận kết thúc thiết kế-may mẫu, thông tin được gán cho BP Sale khi yêu khách hàng có gì thay đổi, đồng thời gửi thông tin về các
tài liệu thiết kế và gán công việc đến BP sản xuất tiến hành chuẩn bị sản xuất.
BP Sản xuất xác nhận thời gian bắt đầu sản xuất và gán việc đến BP Kho, yêu cầu cấp NPL (trường hợp nếu NPL không đồng bộ đã tiến hành thu mua theo kế hoạch, thời gian tiến hành cách thời gian bắt đầu sản xuất đúng bằng thời gian xác nhận đồng bộ NPL).
BP Kho nhận thông tin tiến hành cấp NPL trực tiếp và gán việc đến BP Sản xuất.
BP Sản xuất do đã nhận thông tin lịch sản xuất dự kiến nên đã chuẩn bị trước về nguồn lực để đảm bảo tiến độ giao hàng. Đến đây, BP sản xuất xuất cập nhật thông tin thường xuyên về tiến độ hoàn thành của đơn hàng tại từng trạm làm việc, đồng thời cũng cập nhật tình trạng đơn hàng đợi thể hiện năng lực của các trạm làm việc. Khi đơn hàng hoàn thành công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất. BP sản xuất xác nhận hoàn tất sản xuất gán tới BP Kho
BP Kho liên lạc khách hàng để thông báo giao hàng, xuất hàng và giao đến Khách hàng. Khách hàng nhận được và hoàn thành thanh toán.
BP Kế toán xác nhận thanh toán lần cuối từ khách hàng. Đến đây đơn hàng chính thức ra khỏi hệ thống, tuy nhiên thông tin của đơn hàng vẫn còn tồn tài trên hệ thống với thời gian ít nhất là 24 tháng.
Nhìn chung quy trình vận hành mới với sự trợ giúp của hệ thống phần mềm có một số thay đổi và khắc phục được những điểm yếu mà quy trình vận hành cũ mắc phải (đã phân tích ở chương IV).
1. Dựa vào quy trình, ta có thể kiểm soát dòng di chuyển thông tin hiệu quả hơn, từ đó tương tác sử dụng các mô hình, và các công việc xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định liên tục, cũng như kiểm soát tiến độ hoàn thành của đơn hàng trong hệ thống.
2. Nếu như ở quy trình chưa triển khai hệ thống quản lý đơn hàng, BP Sale hầu như trực tiếp làm việc với khách hàng, thông tin không đầy đủ thì
giờ đây sự tương tác thông tin là đủ để Sale chủ động trong mọi trường hợp:
Thông tin thanh toán của khách hàng để xác nhận bắt đầu triển khai thiết kế và chuẩn bị NPL cho sản xuất.
Thông tin xác nhận đồng bộ NPL.
Thông tin xác nhận thời gian đồng bộ NPL khi phát sinh nhu cầu thu mua.
Thông tin tiến độ sản xuất hiện tại cập nhật thời gian thực.
3. Chủ động giải quyết tương tự như vậy, các BP Kho, Thu mua, Sản xuất, Thiết kế cũng được cung cấp đầy đủ thông tin và quan trọng là thời gian nhận được thông tin trước khi bắt đầu sản xuất thực tế, có đủ thời gian để chuẩn bị và tương tác làm việc dễ dàng với nhau nếu có vấn đề phát sinh từ bất cứ giai đoạn nào trong quy trình sản xuất.
Thông qua nội dung trên, tác giả đã trình bày được một số thông tin cơ bản của việc đặc tả hệ thống. Một số các thông tin đó như là:
Mô tả tổng quan hệ thống và các chức năng của nó.
Mô tả được sơ đồ chức năng và quy trình vận hành của hệ thống.
Từ nội dung cây mục tiêu của hệ thống được trình bày ở phần 5.2.2 bên trên, kết hợp với quy trình vận hành vừa phân tích, tác giả mô tả sự tương tác giữa hệ thống và chức năng phần mềm để hỗ trợ vận hành hệ thống. Nội dung chi tiết được thể hiện trong Hình 5.3 bên dưới.
Hình 5.3: DFD cấp 0 của hệ thống quản lý đơn hàng
Tác giả dùng sơ đồ dòng thông tin cấp 0 của hệ thống để thể hiện rõ sự tương quan về vai trò của các chức năng trong hệ thống. Biểu đồ quan hệ mô tả các dữ liệu đầu vào: thông tin đơn hàng mới, các yêu cầu xử lý, người dùng, quy trình vận hành. Hệ thống hỗ trợ người dùng quản lý thông tin liên quan đến quá trình sản xuất trong công ty bằng cách tương tác với phần mềm hỗ trợ. Kết quả thông tin đầu ra:
đơn hàng được quản lý chặt chẽ trên hệ thống thông qua giao diện phần mềm, người dùng cập nhật được thông tin trạng thái làm việc tại từng trạm làm việc, đồng thời cũng cập nhật được tiến độ hoàn thành của đơn hàng trong quy trình sản xuất.
Trên Hình 5.3 bên trên thể hiện những chức năng mà hệ thống phần mềm thực hiện để giúp người dùng sử dụng và vận hành hệ thống quản lý đơn hàng.
Người dùng tương tác với hệ thống bằng cách bắt đầu đăng nhập và hệ thống bằng tài khoản đã được khởi tạo từ trước. Chức năng quản lý tài khoản (1) sẽ cho phép người dùng đăng nhập và phân quyền truy cập để người dùng có thể sử dụng hệ thống tùy thuộc vào tính chất công việc. Người dùng thao tác trên hệ thống để thực hiện các chức năng quản lý thông tin đơn hàng (2) để khởi tạo và cập nhật thông tin đơn hàng trên hệ thống; đồn thời cập nhật thông tin tiến độ (3) hoàn thành của đơn hàng trong thực tế. Thông tin được chuyển đến đối tượng người dùng qua chức năng gán công việc (4) cho người dùng, qua đó các đối tượng người dung có thể tương tác và hỗ trợ cùng nhau hoàn thành các bước công việc trong quy trình quản lý đơn hàng trên thực tế.
Ở phần tiếp theo, tác giả tiến hành kiểm tra các nội dung thiết kế ý niệm hệ thống với đối tượng người dùng có liên quan. Bằng cách so sánh các nội dung thiết kế của thống với các yêu cầu đặt ra đối với hệ thống, tác giả và các đối tượng có liên quan đánh giá được tính khả thi của các phương án xây dựng hệ thống đã trình bày ở phần thiết kế ý niệm. Nội dung chi tiết được tác giả trình bày trong Bảng 5.6 bên dưới:
Bảng 5.6: Bảng so sánh yêu cầu chức năng và phương án thiết kế của hệ thống STT Yêu cầu chức năng Phương án thiết kế Kết quả so sánh 1 Cập nhật thông tin
trực tiếp giữa các bộ phận trong quá trình đơn hàng được quản lý trong hệ thống.
Phần mềm của hệ thống cung cấp các mô hình giao tiếp hiệu quả để các đối tượng người dùng có thể cùng nhau làm việc trên hệ thống. Các cách thức giao tiếp như gửi email, chat, đính kèm tập tin,… Người dùng xử lý thông tin tiếp tục gán công việc đến đối tượng người dùng có liên quan.
Thỏa mãn được nhu cầu của người dùng trong việc phối hợp làm việc giữa các phòng ban. Đảm bảo được tính nhanh chóng, dễ dàng, hiệu quả.
2 Cập nhật và hiển thị tiến độ hoàn thành đơn hàng và số đơn hàng đợi tại các bước làm việc.
Hệ thống hiển thị từng bước công việc dựa vào quy trình vận hành và dòng chảy công việc trong thực tế. Mỗi khi đơn hàng hoàn thành từng bước, người dùng cập nhật thông tin lên hệ thống và gán tới người dùng phụ trách ở bước công việc kế tiếp.
Mỗi bước công việc hiển thị số đơn hàng đợi và thông tin đơn
Thỏa mãn nhu cầu người dùng trong việc theo dõi và quản lý tiến độ làm việc của cả quy trinh vận hành.
hàng đợi để hỗ trợ cho công việc quản lý và truy cập thông tin của người dùng.
3 Khởi tạo thông tin đơn hàng trên hệ thống và quản lý dựa trên mã đơn hàng.
Bắt đầu quy trình quản lý, mỗi đơn hàng được khởi tạo một tập thông tin để quản lý trên hệ thống, với một mã đơn hàng tương ứng với đơn hàng thực tế.
Thông tin đơn hàng di chuyển đến bước công việc nào thì tương ứng trong thực tế, đơn hàng sẽ di chuyển đến trạm làm việc đó.
Thỏa mãn nhu cầu người dùng trong việc quản lý và theo dõi thông tin đơn hàng và các thông tin có liên quan trong quá trình sản xuất.
4 Lưu trữ và cập nhật thông tin đơn hàng sau khi khởi tạo.
Sao khi được khởi tạo trên hệ thống, tệp thông tin đơn hàng được lưu trữ lại trên cơ sở dữ liệu của phần mềm hỗ trợ. Trãi qua từng bước công việc, thông tin này được người dùng cập nhật và tiếp tục được lưu trữ trên hệ thống. Cơ chế đồng nhất của thông tin đơn hàng hạn chế sự sai sót khi có sự thay đổi nhu cầu của khách hàng hoặc các yếu tố tác động trong quy trình sản xuất.
Thỏa mãn nhu cầu người dùng, đảm bảo độ thống nhất và chính xác của thông tin đơn hàng cần quản lý. Dễ dàng cập nhật thông tin đơn hàng ở các bước công việc trong quy trình.
5 Quản lý tài khoản Mỗi đối tượng người dùng sẽ Thỏa mãn nhu cầu
đăng nhập được hệ thống cung cấp và quản lý tài khoản đăng nhập khác nhau. Đối với mỗi người dùng khác nhau sẽ có một địa chỉ định danh khác nhau. Căn cứ vào địa chỉ định danh, người dùng có thể thực hiện thao tác gán công việc trên hệ thống phần mềm. Chỉ có người dùng được gán thông tin đến mới có thể nhận và xử lý thông tin.
Ngoài ra cơ chế phân quyền truy cập còn giúp hạn chế một phần các chức năng làm việc trên hệ thống của người dùng.
người dùng trong viêc quản lý và hiển thị thông tin cần thiết.
6 Giao diện thân thiện người dùng, dễ dàng thao tác.
Hệ thống xác định được trình tự và nội dung các bước công việc trong quy trình quản lý đơn hàng. Giúp người dùng hiểu rõ cơ chế vận hành.
Phần mềm hỗ trợ với thao tác chủ yếu là khai báo thông tin đơn hàng theo mẫu có sẵn và cập nhật tiến độ qua việc chọn bước công việc trong danh sách được tạo sẵn.
Người dùng có khả năng thay đổi tùy chỉnh các thông tin để phù hợp với thực tế.
Thỏa mãn nhu cầu người dùng, đảm bảo người dùng cuối có thể sử dụng được hệ thống với yêu cầu kĩ năng tin học ở mức cơ bản.
7 Gán việc cho người dùng.
Khi có nhu cầu gán việc cho đối tượng người dùng khác, người dùng khai báo vào thông tin muốn gán và nhập thông tin địa chỉ định danh của người được gán, phần mềm sẽ hỗ trợ cách thức để thông tin di chuyển trong hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Người được gán việc sẽ được thông báo và hiển thị thông tin cần xử lý trong tài khoản của họ trên phần mềm.
Thỏa mãn nhu cầu người dùng trong việc tương tác giữa các bộ phận trong quy trình làm việc.
Sau khi phân tích tính khả thi của các phương án thiết kế hệ thống, tác giả tiến hành phân tích lựa chọn hướng thiết kế hệ thống và xây dựng phần mềm hỗ trợ vận hành hệ thống. Như nội dung đã phân tích bên trên, đề tài sẽ thiết kế hệ thống quản lý đơn hàng và xây dựng phần mềm để hỗ trợ quá trình vận hành của hê thống.
Có 3 phương án lựa chọn các hướng tiến hành xây dựng phần mềm như sau:
1. Tìm kiếm nhà cung cấp để sử dụng phần mềm có sẵn. Dựa trên chức năng phần mềm có sẵn, xây dựng lại hệ thống vận hành và quy trình làm việc cho phù hợp để có thể kết hợp sử dụng phần mềm hỗ trợ vận hành hệ thống.
2. Dựa trên quy trình vận hành và thiết kế của hệ thống hiện tại, liên hệ nhà cung cấp đưa ra giải pháp xây dựng phần mềm phù hợp với hệ thống quản lý đơn hàng đã xây dựng. Giải pháp xây dựng không thể hoặc khó thay đổi khi quy trình vận hành thay đổi hoặc phát sinh nhu cầu mới.
3. Liên hệ nhà cung cấp để có thể sử dụng phần mềm được thiết kế có khả năng tùy chỉnh, cấu hình lại theo nhu cầu người dùng để vận hành hệ thống, phù hợp với quy trình làm việc hiện tại.
Dựa trên các phương án đưa ra bên trên, tác giả cùng các đối tượng có lên quan cùng nhau thống nhất để đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá cũng như kỹ thuật dùng để đánh giá các phương án.
Các mục tiêu đặt ra cho người thiết kế và xây dựng hệ thống;
Hệ thống và phần mềm phải đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo có hiệu quả kinh tế cao hơn, tốt hơn so với khi sử dụng hệ thống cũ, đồng thời phải có tính mở, đáp ứng sự phát triển trong tương lai. Đầu ra của hệ thống phải mềm dẻo, linh hoạt, đáp ứng cao và nhanh nhất yêu cầu về thông tin của nhà quản lý.
Hệ thống phải có khả năng lưu trữ, truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản, dễ bảo trì, có thể điều chỉnh, có tính mở, có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và xử lý lỗi.
Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện, đẹp, gọn và có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày.
Hệ thống có khả năng trợ giúp, giải đáp thắc mắc của người dùng khi sử dụng. Như vậy hệ thống không chỉ đáp ứng cho người dùng thông thạo về tin học mà còn đáp ứng được với những người dùng ít hiểu biết về tin học.
Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở mức độ nào đó nhằm cung cấp nhanh và chuẩn xác các yêu cầu tương tác giữa các đối tượng người dùng với nhau, đảm bảo cho người dùng khai thác tối đa các chức năng mà hệ thống cung cấp.
Dựa trên những mục tiêu trên, bên cạnh việc tham khảo ý kiến từ các đối tượng có liên quan đến việc xây dựng và vận hành hệ thống này, tác giả cũng xem xét đến các nhu cầu đã được dự báo trong bước phân tích yêu cầu ở phần nội dung 5.1.4, tác giả trao đổi với các đối tượng người dùng và ban quản lý của công ty, qua đó đưa ra các tiêu chí đánh giá và sử dụng phương pháp cho điểm để lựa chọn phương án tối ưu. Nội dung các tiêu chí đánh giá cùng trọng số được trình bày trong Bảng bên dưới