Liệu tác giả có trình bày được những điều mình muốn nói một cách rành mạch, rõ ràng? Hầu như lần này cũng vậy, mỗi khi biên tập viên nhận được một tài liệu mới là câu hỏi đó lại xuất hiện trước anh ta. Rồi một lần khác, sau khi kết thúc sự làm quen đầu tiên với bài viết, anh ta nghĩ ngợi: có vẻ như tất cả đều ổn, nhưng có một cái gì đó còn gây nghi hoặc.
Người biên tập, nhất là người mới vào nghề, hiếm khi là chuyên gia về đề tài của tất cả mọi tài liệu mà anh ta phải xử lý. Vì vậy, trong trường hợp nghi ngờ, anh ta không phải lúc nào cũng có thể khẳng định một cách chắc chắn là tác giả đã nhầm lẫn hay sai sót ở đâu và như thế nào. Thế nhưng, kể cả nếu tác giả là người khá thông thạo mọi thứ, một thoáng nghi ngờ thường vẫn cứ là dấu hiệu rằng " ở đây có một cái gì đó không ổn ". Còn nếu chính người biên tập lại không suy xét nổi là có chuyện gì thì các độc giả đã phải đặt ra đủ thứ câu hỏi từ lâu.
Trong thực tế, chẳng cần phải là chuyên gia về một vấn đề nào cũng có thể nhận thấy được tác giả đã trình bày nó có đạt hay không. Chẳng hạn như người biên tập có thể tìm thấy những mâu thuân giữa các phần của nó, sự hơn trội của những chỗ nói chung chung đối với những sự việc cụ thể, sự thiếu rành mạch về diễn đạt hay thậm chí chỉ đơn giản là sự nhầm lẫn về từ ngữ. Đây đã đủ là những dấu hiệu đáng lo ngại và anh ta cần phải bàn luận cùng tác giả về tất cả những chỗ đáng ngờ.
Cuộc nói chuyện có khả năng hơn cả sẽ dẫn đến kết cục là bài viết được trả lại cho tác giả để anh ta hoàn tất nó. Chính người biên tập cần phải tránh việc sửa chữa những chỗ còn nghi ngờ. Chỉ trong trường hợp tuyệt đối tin tưởng vào sự đúng đắn của mình và có chỗ dựa là những nguồn đáng tin cậy, anh ta mới có quyền cho phép mình đưa vào văn bản những thay đổi nào đó. Nhưng ngay cả trong trường hợp này cũng phải báo cho tác giả biết về những sửa đổi, bổ sung.
Đó là những nguyên tắc vỡ lòng mà trong các cuốn sách giáo khoa về báo chí ở dạng này hay dạng khác người ta vẫn giới thiệu cho các biên tập viên mới vào nghề. Nhưng những lời giới thiệu chỉ có giá trị nếu các tác giả viết " theo luật ", tức là họ đã được làm quen với các yêu cầu của " sáu câu hỏi và hình tháp quay ngược
"
và các bài " vỡ lòng " khác trong việc phát tin. Song cũng không phải là do tình cờ mà người ta nói " phi ngoại lệ bất thành qui tắc ". Và với ý nghĩa như vậy thì hầu như trong bất cứ một tài liệu nào cũng có những ngoại lệ của mình. Vẫn những "
bài học vỡ lòng " đó nói rằng, sự tuân thủ các qui tắc một cách mù quáng có thể dẫn đến sự hạn chế hay triệt tiêu tính chất muôn màu muôn vẻ trong việc đăng tải tin, bài của các tác giả khác nhau. Việc biên tập như vậy sẽ bóp chết những nét nổi
bật nhất trong phong cách cá nhân của mỗi tác giả ( nếu như chúng có ) và dễ làm cho các trang báo thật đơn điệu buồn tẻ.
Như thế có nghĩa là sự phục tùng các qui tắc một cách thiếu cân nhắc, dẫu cho các qui tắc đó có hợp lý nhất đi chăng nữa, không được phép trở thành mục đích cuối cùng của công việc biên tập. Nhiệm vụ của người biên tập là giúp tác giả đưa bài viết của mình đến một trạng thái " cần thiết ", nếu như nó có " một cái gì đó chưa ổn ". Trong đa số các trường hợp, để làm điều này cần phải hết sức chú ý tới các sự kiện trong tác phẩm: lôgic của việc chuyển tiếp là phải phát triển làm sao để cho độc giả không có những câu hỏi thắc mắc, để trong quá trình đọc, anh ta không phải gặp hàng đống những cách nói phức tạp hay những từ ngữ khó hiểu, mà chỉ thấy một con đường thông suốt dẫn đến việc cảm thụ được ý nghĩa của cái mà tác giả muốn nói.
Một bài viết rõ ràng về ý nghĩa và được viết đúng văn phạm là rất dễ đọc, nếu trong một câu, chẳng hạn như là thời động từ bị viết sai, mà sau khi người biên tập chữa nó đã trở nên đúng về mặt ngữ pháp, nhưng đồng thời cũng thành khó hiểu hơn, thì rõ ràng là chưa được. Anh ta phải tìm ra cách nào đó để câu ấy vừa thể hiện đúng ý tác giả, vừa đúng ngữ pháp, vừa dễ đọc. Có nghĩa là người biên tập phải bảo đảm làm sao để cả ý nghĩa chung của tài liệu, cả các chi tiết của nó, được trình bày một cách rõ ràng và được độc giả hiểu đúng.
Để cho việc diễn đạt trở nên rõ ràng hơn, và có ý nghĩa là để cho độc giả thuận lợi hơn khi đọc, người ta hay dùng phụ đề. Chúng tựa như những cái mốc mà dựa vào đó, người ta có thể đọc các văn bản dài dễ dàng hơn. Ở trong những cái mốc này, người ta thường đánh dấu những phương hướng chính về ý nghĩa hay đề tài trong nội dung thông tin.
Trong nhiều chỗ khác nhau của cuốn sách này, chúng tôi đã nói rằng tính chất rõ ràng của việc trình bày phụ thuộc khá nhiều vào sự phân đoạn văn bản. Cái này quan trọng hơn đối với tất cả các loại bài, nhưng đặc biệt lá đối với thông báo tin tức, vì ở đó các đoạn văn dài rất bị kiêng kị. Các đoạn văn dài sẽ là hợp lý nếu nằm trong các cuốn sách hay là tạp chí, là những thứ thường được người ta đọc trong hoàn cảnh điềm tĩnh hơn. Nhưng ở trên trang báo, trông chúng thật cồng
kềnh, độc giả có thể bị nhầm lẫn trong một dãy câu dày đặc và thậm chí bị lạc mất cái chỗ là nơi anh ta dừng lại và bị xao nhãng bởi một điều gì dó.
Ở đây chúng ta có thể đưa ra sự so sánh với dòng điện: cường độ dòng điện tỷ lệ thuận với hiệu điện thế và tỷ lệ nghịch với điện trở mà nó gặp trên đường.
Trong bất kỳ tài liệu nào mà nhà báo chuẩn bị cho đăng, cần phải dọn sạch mọi thứ “ điện trở “ gây khó khăn cho việc đọc. Một trong những điện trở như vậy chính là những đoạn văn quá dài.
Người biên tập gặp không ít vấn đề cả với những thuật ngữ chuyên ngành - chúng cũng có thể trở thành “ điện trở “. Nếu tác giả là người viết cho các báo đại chúng thì anh ta phải hết sức thận trọng đối với chúng -phải nghĩ xem là một độc giả “ tầm tầm bậc trung “ có thể hiểu nổi chúng hay không. Nếu như tác giả đã bỏ qua khía cạnh này thì người biên tập cần phải lo để tìm ra những từ phù hợp mà có thể thay thế cho thuật ngữ này hay thuật ngữ khác. Nếu việc thay thế không thể làm nổi thì nhất thiết phải đưa ra lời giải thích ngắn gọn, dễ hiểu về ý nghĩa của nó.
Các quan niệm của con người về sự " hư ảo " trong thế giới xung quanh họ phụ thuộc không chỉ vào các dịnh hướng về cuộc sống, mà còn vào thông tin thực tế mà họ nhận được. Mà thông tin đó đôi lúc lại hết sức mâu thuẫn vì nó đến từ các nguồn khác nhau.
Chính vì vậy mà vai trò của những khả năng bao quát toàn diện là rất lớn - thông tin như được " trải ra trên mặt bằng ", các sự việc cụ thể được tổng hợp lại thành các khái niệm trừu tượng. Không có những sự khái quát như thế, con người đơn giản là không thể nhận được bức tranh đầy đủ về cuộc sống của thế giới xung quanh. Nhiệm vụ của người biên tập ở chỗ là làm sao để bảo đảm cho các bài báo có sự cân bằng khả quan nhất giữa cái cụ thể và cái trừu tượng.
Néu tác giả không có khái niệm rõ ràng về cái mà anh ta muốn nói với độc giả, anh ta thường cố nguỵ trang cho sự thiếu rõ ràng đó bằng một loạt những suy luận chung chung theo khuôn mẫu có sẵn. Nhưng ngay cả trong trường hợp mà tác giả hiểu thấu đáo cái anh ta định viết thì các ý tưởng của anh ta vẫn cứ được diễn đạt dưới hình thức trừu tượng và bị phức tạp hoá tới mức độc giả không thể nào
chuyển được ý nghĩa của chúng vào phạm vi kinh nghiệm sống của chính bản thân mình.
Việc xác định ý nghĩa của sự trừu tượng trong diễn đạt thông tin với những nội dung đa dạng nhất đã được không ít các công trình nghiên cứu về lý thuyết và ứng dụng đề cập tới. Nếu áp dụng vào báo chí, các kết quả của những công trình đó có thể được trình bày một cách tóm tắt như sau:
Bất cứ một ý tưởng nào, không phụ thuộc vào việc chúng đơn giản hay phức tạp, cũng sẽ được độc giả hiểu dễ dàng hơn nhiều nếu nó được đưa ra không phải là qua các suy luận chung chung trừu tượng, mà là được chuyển vào bề mặt của các kiến thức thực tế được đông đảo người biết hay các tình huống cụ thể của cuộc sống: từ câu chuyện về những bận rộn hàng ngày của các thị trấn và những người dân ở đó cho đến việc giải thích các sự kiện và vấn đề của đời sống quốc tế.
Ngôn ngữ trong tờ báo, nhất là trong thông báo tin tức, về mặt phong cách, rõ ràng là phải gần với ngôn ngữ đàm thoại hơn là với ngôn ngữ viết. Nó có thể so sánh với một cuộc đàm thoại thú vị của một người kể chuyện tài ba. Một nhà báo có kinh nghiệm có thể kể về những sự việc phức tạp nhất bằng ngôn ngữ rất giản đơn.
Dưới đây là một ví dụ về thông tin đề cập tới các vấn đề kinh tế của Ấn Độ ở một thời không xa lắm, được trình bày khá thành công. Bài viết về đề tài này, phóng viên của báo " New York Time " thường trú tại New Delhi bắt đầu như sau:
" Trên bàn làm việc của Bộ trưởng Tài chính Ấn Độ có một chiếc cặp giấy mỏng màu vàng. Đó là bản báo cáo đã được chuẩn bị kỹ càng mà như ông nói trong cuộc đàm thoại với chúng tôi, Chính phủ không muốn sử dụng, nhưng vẫn lo ngại là rồi sẽ phải làm điều đó. Ông T. T. Krisnamakhari, nhà hoạt động chính trị và nhà doanh nghiệp nổi danh trong giới thương gia của đất nước, khi ngồi trước chiếc bàn làm việc ấy, đã cầm chiếc cặp giấy lên tay như áng thử mức nặng nhẹ của nó.
" Tôi đã chuẩn bị bản báo cáo đó suốt 3 tháng, ông nói tiếp. Đây là lần cuối tôi nói với các đồng nghiệp của mình về những cái mà đất nước chúng tôi có thể làm
được cũng như không thể làm được, nếu như sắp tới nó không nhận được viện trợ nước ngoài ".
Sau cái Lead này, cả bài báo được đưa ra cũng hết sức sống động, mặc dù nếu rơi vào tay tác giả khác nó rất có thể đã trở thành một văn bản tẻ nhạt. Khi nhà báo tìm thấy nhưng chi tiết nổi bật nhất của cái đang xảy ra, anh ta sẽ giúp cho độc giả có được cảm giác là mình đang ở chỗ diễn ra sự kiện và hiểu rõ hơn ý nghĩa của nó. Nói cách khác, trong thông báo tin tức luôn cần ưu cái cụ thể hơn là cái trừu tượng.