Vị trí ở trên các trang báo luôn luôn là " vũ đài đấu tranh " giữa các bộ phận biên tập chuẩn bị tài liệu về các đề tài khác nhau, và thậm chí giữa các thành viên
của mỗi bộ phận nhằm đòi ưu tiên cho tin này hay tin khác. Bên cạnh đó thì quảng cáo mà người ta có đầy đủ cơ sở để gọi Là " bà vú em " của mọi tờ báo, cũng có kỳ vọng giành một chỗ " hợp pháp " cho mình.
Cuộc đấu tranh vì " không gian sinh tồn " bắt đầu từ trên bàn làm việc của những người biên tập, nhưng kết cục nó chỉ được quyết định vào phút cuối cùng, ngay trước khi khoá sổ một số báo thuờng kỳ và gửi nó vào nhà in. Ở đó, chỉ có một số các trường hợp ngoại lệ người ta mới dùng máy để đưa vào chỗ dự trữ một cái gì đó cực kỳ quan trọng - mỗi tờ báo luôn nhớ đến người cạnh tranh với mình là kẻ cũng chẳng hề ngủ gật trước những việc như thế.
Trên chặng đường từ tác giả đến độc giả, với bất cứ tài liệu nào cũng có thể xảy ra những biến đổi đa dạng nhất. Trong một số báo đã gần như hoàn thành, người ta có thể chuyển dịch nó từ trang đầu tới một chỗ đã không quan trọng bằng, lại còn chật chội nữa. Thế là tài liệu bắt đầu bị lược bỏ hết dòng này đến dòng khác, hết đoạn này đến đoạn khác, và đôi lúc nó chỉ còn lại mỗi đoạn Lead. Có nghĩa là thông tin của một hãng nào đó chẳng hạn, có thể tuỳ theo hoàn cảnh mà được đăng tải trên các báo ở những kiểu khác nhau về kích thước - từ mấy dòng cho đến mấy cột.
Việc dưa tài liệu đến kích thước cần thiết phù hợp với tầm quan trọng của nó hay với vị trí được giành cho nó là một công việc không đơn giản. Trong các bài báo khác nhau đã hình thành những thuật ngữ khác nhau nhằm định nghĩa loại công việc này.
Chẳng hạn, ở tờ " New York Time " người ta đã chấp thuận những thuật ngữ như sau. " Trimming " - dịch từ nguyên bản tiếng Anh là " cắt, xén, lược bớt " - có nghĩa là sự rút ngắn tài liệu mà không làm tổn hại đến ý nghĩa của nó, được thực hiện chủ yếu bằng cách lược bỏ những từ không cần thiết và đơn giản hoá những câu dài dòng. " Ninh nhừ " hay " đun sôi kỹ " diễn tả sự sửa đổi triệt để hơn của người biên tập, thể hiện ở việc rút ngắn một cách đáng kể tài liệu bằng cách bỏ hết các chi tiết cụ thể. " Cắt ngắn " hay " chặt bớt " có nghĩa là cắt bỏ hẳn cả những đoạn văn mà nếu thiếu chúng thì cốt lõi của tài liệu cũng không bị ảnh hưởng gì nghiêm trọng.
Việc rút ngắn tài liệu kiểu như vậy đương nhiên không phải là mục đích cuối cùng. Nó cần thiết hoặc là cho việc cải tiến phong cách diễn đạt như chúng tôi đã nói khá cụ thể ở trên, hoặc là cho việc tiết kiệm diện tích trên tờ báo. Vì vậy nên người biên tập phải hết sức thận trọng đối với bất cứ kiểu rút ngắn nào, đẻ không làm mất cái ý nghĩa mà vì nó người ta đăng tải một thông tin này hay một thông tin khác.
Các yêu cầu đối với những sinh viên năm cuối và sinh viên đã tốt nghiệp cũng giống như là các yêu cầu đối với những sinh viên còn lại, chỉ trừ một điều là họ phải không lớn hơn 27 tuổi tính đến mùng một tháng bảy năm nay.
Việc đọc thông báo trên một cách kỹ càng sẽ cho thấy là ở đó không thể nào lại
" thu nhỏ " được một câu nào đó hay lược bỏ nó hoàn toàn, và người biên tập rõ ràng đang đứng trước ba khả năng như sau:
- Không đưa tài liệu này ra nữa nếu trong tờ báo không còn chỗ cho nó, và đành đợi đến số sau vậy.
- Trong trường hợp bất đắc dĩ, chỉ đưa ra hai câu đầu và bỏ tất cả phần còn lại, mặc dù ở các phần này có nhiều chi tiết quan trọng đối với độc giả.
- Tốt hơn hết là công bố toàn bộ tài liệu - tìm cho nó một chỗ thích hợp bằng cách bớt đi một thông tin " vặt vãnh " không quan trọng nào đó.
Trong thông báo đó tất cả các câu đều bình đẳng về mặt ý nghĩa. Nhưng cũng có những trường hợp mà tác giả đưa ra một sự liệt kê nào đó rồi đặt số thứ tự cho các đoạn văn, song anh ta làm việc này chỉ đơn thuần là để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của mình vì đã tập hợp lại được tất cả các chi tiết phụ. Dưới đây là một bài phóng sự điển hình về một cuộc họp của Uỷ ban Trường học ở một thị trấn nhở ở Mỹ.
Uỷ ban Trường học liên hiệp của hai trường chúng tôi đã thông qua những nghị quyết quan trọng đối với các giáo viên làm việc ở đó - đã biểu quyết ủng hộ việc tăng 5% lương cho các giáo viên trường Eston nhưng lại trì hoãn nghị quyết về việc tăng lương cho các giáo viên trường Francun. Còn các vấn đề đang được thảo luận khác, Uỷ ban đã có quyết định như sau:
- Cử thư ký Uỷ ban với tư cách là người đại diện của mình làm đại biểu tới dự hội nghị của các trường học trong địa hạt, là nơi sẽ xem xét các nhu cầu của tất cả mọi trường, và sẽ đài thọ cho anh ta toàn bộ chi phí về chuyến đi này.
- Các giám đốc của các trường phải có bổn phận bảo đảm an toàn cho học sinh khi họ đi qua ngã tư.
- Thông qua bản thanh toán về các chi phí hiện thời của Uỷ ban trong mức ( nêu số lượng ) Đôla.
Trong tờ báo của thành phố, mỗi điểm trên có lẽ xứng đáng không chỉ được nhắc tới một cách vắn tắt mà còn được bàn luận một cách nghiêm túc và cụ thể, vì những vấn đề mà chúng tôi nêu lên rất thú vị đối với các độc giả là thầy, cô giáo và phụ huynh các em học sinh. Nhưng nếu người biên tập vì sụ tiết kiệm chỗ mà phải rút ngắn bài thì việc chia nó thành các câu đực đánh số thứ tự sẽ chẳg khiến cho anh ta phải phiền lòng. Vì không có câu nào trong số chúng lại là sự phát triển hay bổ sung của câu khác. Vậy nên người biên tập hoàn toàn thoải mái trong việc tiến hành bất cứ cuộc " giải phẫu " nào đối với bản thông báo.
Các kiểu rút ngắn cần thiết không chỉ để cho bài viết có kích thước như ý, mà chúng được thực hiện còn vì độc giả nữa: Khi mở tờ báo ra, anh ta sẽ chọn những thông báo ngắn gọ đầu tiên, còn các bài báo dài thì anh ta chỉ đọc lúc có nhiều thời gian rỗi. Việc sử dụng kiểu rút ngắn nào lại phụ thuộc vào tính chất của bài viết.
Nếu nó được viết theo các quy tắc của " hìnhtháp quay ngược " thì người biên tập chẳng gặp phải khó khăn nào đặc biệt: có thể " cắt bỏ " hẳn cả những đoạn văn.
Thế nhưng thường hơn cả là người biên tập phải lưu ý tới từng câu văn, thậm chí tới từng từ, có nghĩa là anh ta cần " cắt xén " hay " ninh nhừ " một tác phẩm báo chí quá dài, nhất là nếu sự dài dòng hoàn toàn không cần thiết cho việc diễn giải thực chất của vấn đề. Về điều này, " Cuốn sách về phong cách " của tờ báo Ấn Độ có tên là " Patriot " đưa ra một lời khuyên khá hay - đừng bỏ qua những câu kiểu như:
Còn đối với cuộc thảo luận diễn ra trong cuộc họp chiều hôm qua về tình huống được hình thành trong tình hình hiện tại, thì tạm thời xét từ góc độ thực tế, nó chỉ có tính chất tiêu cực.
Chỉ cần viết một cách hết sức đơn giản như sau cũng đã là hoàn toàn đầy đủ: "
Cuộc thảo luận ngày hôm qua là vô kết quả ". Chỉ có mấy từ thay thế cho mấy chục từ, thế mà cốt lõi vẫn được giữ nguyên vẹn. Độc giả đỡ phải đau đầu, còn tờ báo thì tiết kiệm được mấy dòng quý giá. Những kiểu khoa trương như vậy thường xuất hiện dưới ngòi bút của những tác giả " chạy theo dòng ", với hy vọng là bài viết càng dài thì nhuận bút càng lớn.
Nói đúng ra thì theo ý kiến chung là người ta đang chờ đợi việc xây dựng chuồng bò mới sẽ hoàn thành vào khi mà hội chợ sẽ mỗi lúc một tiến gần hơn đến ngày khai trương của mình vào đầu thu.
Dưới đây là một trong những cách có thể mà người biên tập đã dùng để chữa câu trên. Trong đó anh ta không chỉ rút ngắn nó mà còn làm sáng tỏ hơn ý nghĩa của nó:
Chuồng bò mới, như người ta chờ đợi, sẽ phải được xây dựng xong trước ngày khai trương hội chợ vào đầu thu.
Nếu tập hợp tất cả các chỗ tiết kiệm được nhờ lược bỏ những từ thừa, thì nhiều khi trong một số báo có thể tìm được đủ số dòng để đưa ra thêm một thông báo nào đó - dù cho đó chỉ là một mẩu tin nho nhỏ.
Kho chứa đã cháy trụi trong vụ Cả kho đã cháy trụi.
hoả hoạn và bị huỷ hoại hoàn toàn bởi ngọn lửa bạo tàn.
Cuộc họp được tổ chức Cuộc họp đã thảo luận vấn đề về...
với mục đích thảo luận vấn đề về...
Anh ta đã tỏ ra ít lời và nói với ý rằng... Anh ta nói rằng...
Đó là người mà tất cả mọi người Tên anh ta là... ( Người ta gọi anh đều biết đến tên. ta là...)
Có đáng nói tới những hiệu đính sơ đẳng như vậy không? Tất nhiên là đáng.
Chỉ như thế người biên tập mới rèn luyện được thái độ phê phán chín đối với những tài liệu, mà ở đó, thông tin cụ thể cần thiết cho độc giả phải chật vật mới chọc thủng được " sương mù " của các lý luận chung chung hay cái lối nói dài dòng. Nhưng trong mỗi trường hợp như vậy, người biên tập cần phải hết sức thận trọng. Nói một cách hình ảnh là trong tay anh ta phải có con dao mổ chứ không phải là chiếc rìu.
Người biên tập thường nhận được các tài liệu về tin tức mà tờ báo của anh ta rất muốn đăng nhưng chúng lại không hợp về phong cách diễn đạt hay về cách thức - chẳng hạn như một tài liệu chính thức quan trọng hay một bài báo đáng được lưu ý từ một tạp chí lớn. Không thể áp dụng đối với chúng sự rút ngắn một cách đơn giản hay những cách thức biên tập khác. Vì vậy nên buộc phải tìm đến sự tu sửa một cách triệt để hơn là Digest hay Rewrite.
Digest - đó một là thuật ngữ báo chí lấy tên gọi từ một từ tiếng Anh có nghĩa khá rộng. Một trong các ý nghĩa của từ nàycó thể dịch gần sát như sau: " Ninh nhừ để tiêu hoá dễ và tốt ". Việc digest hoá có nghĩa là trình bày một cách cô đọng nội dung của tài liệu với sự nhấn mạnh các ý tưởng, sự kiện và luận chứng chủ đạo, lược bỏ tất cả những cái gì là thứ yếu, cắt bỏ những sự dài dòng vô bổ và rút ngắn đến kích cỡ cần thiết, mô phỏng lại phong cách của nó cả về cấu trúc, cả về ngôn ngữ để nó phù hợp với hoàn cảnh mà mình mong muốn.
Việc digest hoá cần phải có một quan điểm nhất định mà theo nó, người ta trình bày tài liệu nhận được. Thế nhưng chỉ được phép đưa ra những lời bình luận hết sức cân nhắc, mà cũng chỉ được nhằm mục đích là nhấn mạnh những thành tố quan trọng và và thú vị nhất của nội dung. Nói cách khác, digest có thể định nghĩa như là sự kể lại tài liệu đáng lưu ý một cách sinh động và ngắn gọn.
Rewrite - đó là một thuật ngữ báo chí tương đồng với digest về mặt ý nghĩa.
Trong bản dịch chính xác từ nguyên bản tiếng Anh nó có nghĩa là " viết lại, làm lại, tu sửa lại ". Khác với digest, rewrite còn có ngụ ý là nguyên bản quá dàn trải hoặc chỉ đơn giản là kém và cần phải tu chỉnh lại nó bằng cách đưa nó tới một trạng thái cần thiết cả về nội dung, cả về phong cách và cả về kích thước.
Thế nhưng bằng phương pháp rewrite người ta còn tạo nên cả những tài liệu có tính khái quát khác nhau - chẳng hạn như trong trường hợp mà Ban biên tập nhận được từ các nguồn khác nhau nhiều bản thông báo về cùng một đề tài. Những tài liệu đó thường hay có kèm theo những ý kiến bình luận ngắn trong quá trình trình bày. Những thành tố làm nhiệm vụ phân tích này ở trong rewrite thường nhiều hơn là ở trong digest, song lúc nào chúng cũng cần phảiđược cân nhắc kỹ. Và sự thật thì cũng có những bài tổng kết được định hướng một cách không giấu giếm vào một "đề tài cho sẵn " nào đó.
Trong thực tế hàng ngày của báo chí phương Tây, digest và rewrite được sử dụng trong các tình huống đa dạng nhất, nhưng về những cái điển hình nhất, chúng tôi sẽ bàn tới sau. Còn trong phần kết của chương này là những lời khuyên thực dụng được lấy từ một cuốn giáo trình thực hành về biên tập:
1, Không được vội vã rút ngắn tài liệu, hãy đọc kỹ toàn bộ văn bản trước khi cầm kéo và hồ dán.
2, Hãy rút ngắn thế nào để vẫn giữ được tất cả những sự kiện quan trọng nhất và số lượng tối thiểu các chi tiết cần thiết mà có khả năng giải đáp cho các câu hỏi quan trọng hay thú vị hơn cả đối với độc giả.
3, Cố gắng giữ âm điệu chung của tài liệu, màu sắc của nó cũng như các đặc điểm khác của phong cách diễn đạt: Chớ cắt tóc cho các tác giả chỉ bằng một cái lược.
4, Đọc lại cẩn thận bài viết ở dạng đã hoàn tất. Hãy xem lại những gì đã bị loại bỏ, vì sự rút ngắn nhiều khi sản sinh ra những vấn đề mới, đôi lúc không lường trước được.
5, Hãy quan tâm tới đoạn văn hay ở cuối cùng. Nếu không có nó thì hãy tự viết.
Cần luôn theo dõi chặt chẽ để nó không bị cắt đi vì những lý do nào đó.