CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM NGHỆ THUẬT TRUNG ƯƠNG
2.2. Xây dựng nguồn lực thông tin
2.2.1. Bổ sung nguồn tin
Nhìn chung, công tác phát triển NLTT tại Thư viện Trường ĐHSPNTTW đã được lãnh đạo Nhà trường quan tâm, tạo điều kiện. Từ năm 2006, Thư viện đã chú trọng bổ sung NLTT và coi đây là nhiệm vụ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới việc đáp ứng nhu cầu thông tin, tài liệu, ảnh hưởng tới chất lượng phục vụ NDT và công tác đào tạo, NCKH của Nhà trường. Song cho tới nay, việc xây dựng một chính sách phát triển NLTT theo đúng nghĩa chưa được Thư viện thực hiện, nguyên nhân chủ yếu là do Ban Giám đốc Thư viện chưa thực sự đặt đúng tầm quan trọng của công tác này như công việc lao động khoa học thực sự, hơn nữa việc xây dựng chính sách bổ sung tài liệu có tính khả thi cao đòi hỏi nhiều công sức, trí tuệ của tất cả các cán bộ làm việc trong Thư viện. Công tác lựa chọn, bổ sung tài liệu chủ yếu vẫn dựa vào sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu, Ban Giám đốc Thư viện. Sự lựa chọn này thường mang tính chủ quan, dễ dẫn đến hiện tượng chênh lệch số lượng vốn tài liệu giữa các chuyên ngành, giữa các ngôn ngữ và các loại hình tài liệu.
Hiện nay, mục tiêu phát triển NLTT của Thư viện trường ĐHSPNTTW là nhằm kiểm soát được nguồn tài liệu, trên cơ sở đảm bảo nguồn bổ sung thường xuyên vào tạo lập NLTT lớn mạnh về số lượng, chất lượng, phong phú về loại hình hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu của Nhà trường.
* Về kinh phí bổ sung
Trong những năm gần đây, hoạt động TT – TV được Ban Giám hiệu trường ĐHSPNTTW hết sức chú trọng và quan tâm về nhiều mặt. Nhà trường đã dành một phần ngân sách để ưu tiên cho việc bổ sung NLTT nhằm làm phong phú, đa dạng vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đối tượng bạn đọc của một thư viện ĐH chuyên ngành. Tuy nhiên hiện nay, kinh phí bổ sung vốn tài liệu của Thư viện còn hạn hẹp, dao động những năm gần đây khoảng 60 - 80 triệu/năm (Bảng 2.5)
60
Bảng 2.5: Tổng hợp kinh phí bổ sung Đơn vị tính: VNĐ
Năm Báo, tạp chí Sách Kinh phí cả năm
2006 6.110.560 8.528.400 14.638.960
2007 9.364.127 14.376.000 23.740.127
2008 11.821.340 21.287.600 33.108.940
2009 16.853.764 30.631.500 47.485.264
2010 21.492.361 44.705.000 66.197.361
2011 27.458.732 48.665.500 76.124.232
2012 33.514.310 51.182.805 84.697.115
2013 33.581.620 45.618.500 79.200.120
2014 33.479.840 52.546.800 86.026.640
6/2015 16.757.160 22.485.105 39.242.265
Nguồn: Thư viện trường ĐHSPNTTW
* Diện bổ sung
Những năm gần đây, Thư viện đã xây dựng những hướng ưu tiên sau trong công tác bổ sung tài liệu:
- Các tài liệu phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập là: Sách giáo trình, các tài liệu chuyên khảo, tham khảo, tài liệu nội sinh bao gồm luận án, luận văn, đề tài NCKH...
- Diện đề tài về Mỹ thuật, Âm nhạc, Hội họa, Văn hóa nghệ thuật đặc biệt là những chuyên ngành mới mở: Thiết kế thời trang, Thiết kế đồ họa, Sư phạm mầm non;
các loại nâng cao kiến thức xã hội, giải trí như tài liệu tra cứu, sách tham khảo, báo tạp chí thuộc các lĩnh vực văn hóa xã hội, sách văn học.
- Ngoài dạng tài liệu là sách, thư viện còn bổ sung các tài liệu dạng khác như: đĩa CD-ROM, VCD, DVD chuyên ngành âm nhạc; đĩa CD-ROM nội dung luận án, luận văn; các file mềm bài giảng của các cán bộ, giảng viên trong trường.
Đầu mỗi năm học, Thư viện gửi thông báo tới các khoa, bộ môn đề nghị đề xuất,
61
gợi ý những tài liệu cần bổ sung trong năm học đó bởi cán bộ, giảng viên của các khoa chính là người biết rõ nhất những tài liệu cần thiết cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu của khoa mình. Khi tiến hành bổ sung tài liệu, cán bộ thư viện căn cứ vào lĩnh vực đào tạo của nhà trường, nhu cầu của NDT, danh mục tài liệu do cán bộ, giảng viên đề nghị, gợi ý và trên cơ sở các danh mục tài liệu xuất bản, sắp xuất bản của các NXB, các công ty phát hành sách gửi đến. Cán bộ bổ sung có nhiệm vụ nghiên cứu, lựa chọn cụ thể, tổng hợp và gửi danh sách tài liệu trình Ban Giám đốc Thư viện sau đó trình Ban Giám hiệu trường. Trên cơ sở danh mục tài liệu được phê duyệt, Thư viện sẽ tiến hành các bước bổ sung nguồn tài liệu đó vào Thư viện. Một năm học, Thư viện định kỳ bổ sung hai đến ba đợt tài liệu sách, định kỳ bổ sung báo, tạp chí 4 quý/năm.
* Nguồn bổ sung
Việc bổ sung tài liệu tại Thư viện Trường ĐHSPNTTW được thực hiện theo hai phương thức, đó là bổ sung phải trả tiền (hay còn gọi là mua trực tiếp từ các NXB, các công ty phát hành sách hoặc Nhà trường đầu tư kinh phí in giáo trình, sách tham khảo do giảng viên trong trường viết) và bổ sung không mất tiền (nguồn lưu chiểu, tài trợ, biếu, tặng,…)
Nguồn mua: Đây là nguồn bổ sung chính của Thư viện trường ĐHSPNTTW.
Thư viện được chủ động mua tài liệu mà không bị ràng buộc về thời gian, không gian và được lựa chọn tài liệu phù hợp với diện bổ sung.
- Mua từ các NXB trong nước:
Tài liệu tiếng Việt được Thư viện mua qua các NXB trong nước như: NXB Đại học Sư phạm, NXB Đại học Quốc gia, NXB Giáo dục, NXB Chính trị Quốc gia, NXB Mỹ thuật, Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam (trước đây là Nhạc viện Hà Nội),…
Ngoài ra, do đặc thù là trường khối chuyên ngành văn hóa nghệ thuật, Thư viện còn đặt mua tài liệu qua một số Công ty phát hành sách như Nhà sách Huy Hoàng, Nhà sách Tân Việt, Nhà sách Ngân Nga,... để có thêm những đầu sách làm phong phú NLTT. Đối với xuất bản phẩm định kỳ, Thư viện đặt mua theo từng quý qua Công ty Phát hành Báo chí Tiên Phong với nguồn kinh phí ổn định từ 30 triệu đồng/năm trở lên.
- Mua từ các NXB nước ngoài:
62
Đối với sách ngoại văn thì Thư viện mua của các NXB lớn trên thế giới như:
NXB Benedikt Taschen, NXB Thames& Hudson, NXB ParkStone Press, NXB The Publishing House, NXB McGraw-Hill,… Tuy nhiên số lượng đặt mua sách ngoại văn rất hạn chế. Việc đặt mua tài liệu ngoại văn với số lượng ít nên Thư viện không thể đàm phán trực tiếp với các NXB mà phải thông qua Công ty xuất nhập khẩu sách báo Xunhasaba (thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch). Tài liệu ngoại văn được bổ sung chủ yếu là các tài liệu chuyên ngành về Mỹ thuật, Hội họa, Âm nhạc trong đó các tài liệu viết bằng tiếng Anh là chủ yếu, một số ít tài liệu tiếng Pháp. Tài liệu viết bằng tiếng Nga và tiếng Trung Quốc được bổ sung trước năm 2006, chủ yếu do các thế hệ lãnh đạo Nhà trường mua trong các đợt công tác nước ngoài mang về.
Ngoài ra, do đặc thù là một trường ĐH chuyên ngành có chất lượng cao nên ngoài việc giảng dạy, các cán bộ, giảng viên trường ĐHSPNTTW còn tham gia biên soạn giáo trình. Cũng có những đầu sách do tác giả in với tư cách cá nhân, cũng có đầu sách Nhà trường cấp kinh phí phát hành rồi bổ sung vào Thư viện làm tài liệu giảng dạy và tham khảo cho học viên, sinh viên trong trường.
Hàng năm, Thư viện bổ sung được khoảng hơn 1.000 đầu sách. Đối với sách giáo trình, thường được bổ sung từ 10 – 100 cuốn/ đầu. Ngoài ra, do kinh phí có hạn nên mỗi đầu sách chuyên khảo, tham khảo Thư viện chỉ mua từ 1 - 5 cuốn, tùy theo giá trị sử dụng nhiều hay ít và đảm bảo không bị trùng lặp với những đầu sách đã có trong Thư viện, nếu có trùng lặp thì đó là tái bản mới hơn.
Nhìn chung, tài liệu được bổ sung bằng nguồn mua thường được đảm bảo về cả mặt chất lượng nội dung cũng như số lượng. Thống kê số lượng tài liệu được bổ sung qua các năm như sau:
63
Bảng 2.6: Thống kê tài liệu bổ sung bằng nguồn mua từ năm 2006-6/2015
Năm
Tài liệu tiếng Việt Tài liệu tiếng nước ngoài Đầu báo, tạp chí Đầu tài
liệu
Bản tài
liệu Đầu tài liệu Bản tài liệu Đầu tài liệu
Bản tài liệu
2006 21 192 3 9 27 905
2007 68 736 8 13 36 1.038
2008 105 928 19 26 41 1.819
2009 92 1.255 36 67 48 2.184
2010 174 1.629 31 46 53 2.558
2011 203 1.741 42 55 57 2.711
2012 312 2.047 23 34 64 3.027
2013 296 1.083 11 14 65 3.069
2014 337 1.635 7 12 65 3.062
6/2015 105 1.078 2 3 65 1.532
Nguồn: Thư viện trường ĐHSPNTTW Qua số liệu ở bảng 2.6, có thể thấy số lượng tài liệu bổ sung trong những năm gần đây tăng lên đáng kể, tài liệu tiếng Việt được bổ sung với khối lượng tương đối lớn nhưng không đồng đều trong các năm. Đối với tài liệu tiếng Anh, việc bổ sung là rất ít.
Báo, tạp chí được mua theo quý với số lượng tài liệu khá phong phú và ổn định trong những năm gần đây.
Đối với loại hình tài liệu điện tử, Thư viện đã mua thí điểm một số lượng rất nhỏ CD-ROM, DVD chuyên ngành âm nhạc, nhưng thực tế hiệu quả khai thác nguồn tài liệu này là rất thấp. Nguyên nhân do Thư viện chưa có phần mềm quản trị thư viện và tài nguyên số, chưa chú trọng marketing và NDT chưa có thói quen sử dụng NLTT điện tử mặc dù loại hình tài liệu này rất hữu ích cho NDT vì chúng có khả năng tác động trực tiếp bằng hình ảnh, âm thanh tới tư duy của người nghệ sĩ.
Bổ sung không phải trả tiền: NLTT của Thư viện trường ĐHSPNTTW còn được bổ sung thông qua việc thu nhận tài liệu lưu chiểu và nhận tài liệu biếu tặng, tài trợ
64
từ các cơ quan, tổ chức. Tài liệu thu nhận được từ nguồn này thường thụ động, không thường xuyên và nội dung tài liệu chưa sát với diện bổ sung của Thư viện. Mặc dù vậy, số lượng tài liệu thu được hàng năm đã làm phong phú thêm NLTT, đáp ứng tốt hơn NCT đa dạng của NDT.
Nguồn lưu chiểu: Theo Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động Thư viện trường ĐH ngày 10 tháng 3 năm 2008 được Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch phê duyệt tại mục b, điều 3, chương I về trách nhiệm và quyền hạn của thư viện có ghi rõ: “...
thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện”. Thực tế cho thấy, dạng tài liệu nội sinh mang tính chất nghiên cứu hệ thống và chuyên sâu được NDT sử dụng rất nhiều. Hiện nay, Thư viện trường ĐHSPNTTW đã thực hiện thu nhận các đề tài NCKH cấp khoa, cấp trường; luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ của các cán bộ, giảng viên cơ hữu của Nhà trường; luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của học viên, sinh viên; kỷ yếu; tài liệu hội nghị, tài liệu hội thảo. Nguồn tài liệu này chiếm vị trí rất quan trọng, những thông tin trong các tài liệu này mang tính đặc thù chuyên ngành và đôi khi là duy nhất, không có ở nơi khác. Gần 10 năm qua Thư viện đã thu thập được 6.530 tài liệu (Bảng 2.7 ) và đã tổ chức, khai thác có hiệu quả, thu hút đông đảo bạn đọc, phục vụ đắc lực cho nhu cầu học tập, nghiên cứu của các đối tượng NDT.
Tuy nhiên với hình thức bổ sung này vẫn còn một số hạn chế như: Biện pháp thu thập tài liệu còn chưa thống nhất, đồng bộ, chưa có quy định rõ ràng. Trước năm 2006, phần lớn nguồn tài liệu này đều do cán bộ thư viện đi xin ở các đơn vị về. Từ năm 2006, Nhà trường đã có văn bản quy định cụ thể việc giao nộp luận án, luận văn, đề tài NCKH,... đối với các cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường. Tuy vậy, vẫn có rất nhiều đề tài NCKH, các tài liệu do giảng viên biên soạn, viết ra có giá trị, các đề tài NCKH của sinh viên,… cũng chưa được thu nhận tại Thư viện vì chưa có quy chế rõ ràng.
65
Bảng 2.7: Thống kê tài liệu nộp lưu chiểu từ năm 2006 – 6/2015 Đơn vị tính: Cuốn
Năm
Tài liệu
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 6/2015
Đề tài
NCKH
27 29 45 63 67 35 28 31 29 0
Luận án tiến sĩ
0 0 0 1 2 4 3 5 9 3
Luận văn thạc sỹ
1 2 1 2 15 29 37 34 58 41
Khóa luận tốt nghiệp
128 11 3 8 13 81 107 113 195 186
Kỷ yếu, báo cáo NCKH, TLHN, HT
0 2 7 5 2 1 12 6 19 2
Nguồn: Thư viện ĐHSPNTTW
Nguồn biếu, tặng, tài trợ: Đây là kênh bổ sung tiềm năng góp phần làm tăng số lượng tài liệu của Thư viện, đặc biệt là sách ngoại văn bằng tiếng Anh. Thư viện đã bổ sung các nguồn tài liệu nhận được từ các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước như Quỹ Châu Á (Asia Foundation) do Thư viện Quốc gia làm cầu nối, Hội Văn nghệ dân gian Việt Nam, Hội Nhà văn Việt Nam... Tuy nhiên, chất lượng tài liệu nhận được thông qua nguồn này không phải lúc nào cũng như ý muốn.
66
Bảng 2.8: Số lƣợng tài liệu nhận từ các Nhà tài trợ Đơn vị: Cuốn
Năm
Sách tiếng Việt Sách tiếng Anh
Nhà tài trợ S.lượng
đầu
S. lượng cuốn
S.lượng đầu
S.lượng cuốn
2007 1 10 Cá nhân
2008 3 15 Cá nhân
2009
2 20 Cá nhân
79 80
Học viện nghệ thuật Nanyang, Tập đoàn CPS - Nhật Bản
2010 23 25 Quỹ Châu Á
2011 21 22 Quỹ Châu Á
5 5 Nhà sách Ngân Nga
2012 47 48 Quỹ Châu Á
3 5 Cá nhân
2013
33 40 Quỹ Châu Á
65 68 Hội Văn nghệ dân gian
Việt Nam
12 13 Cá nhân
2014
17 19 Quỹ Châu Á
68 69 Hội Văn nghệ dân gian
Việt Nam
6/2015 29 30 Quỹ Châu Á
2 2 Nhà sách Alphabook
87 175 Hội Nhà văn Việt Nam
35 72 Cá nhân
Nguồn: Thư viện trường ĐHSPNTTW
67
Từ năm 2010, Thư viện đã nhận được 170 đầu tài liệu nước ngoài có giá trị do Quỹ Châu Á tặng thông qua Thư viện Quốc gia Việt Nam. Nguồn tài liệu do Quỹ Châu Á tài trợ có nội dung rất đa dạng, trên cơ sở cán bộ Thư viện chọn lọc bổ sung, một số đầu sách chuyên ngành Mỹ thuật, Âm nhạc,... đã trở thành nguồn tài liệu hữu ích đối với cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường.
Trên cơ sở hợp tác giữa trường ĐHSPNTTW với Học viện Nghệ thuật Nanyang, Tập đoàn CPS - Nhật Bản, Thư viện đã nhận được 79 đầu tài liệu bằng tiếng nước ngoài chủ yếu thuộc lĩnh vực Âm nhạc, Mỹ thuật,... Ngoài ra nguồn tài liệu thu được từ các dự án nước ngoài, tài liệu do giáo viên, cán bộ quản lý của các khoa, phòng ban đi công tác tại nước ngoài về biếu tặng Thư viện làm phong phú thêm bộ sưu tập vốn tài liệu của thư viện.
Từ năm 2012 đến nay, Thư viện thường xuyên nhận được sách biếu, tặng từ Dự án “Công bố và phổ biến tài sản văn hóa – văn nghệ dân gian các dân tộc Việt Nam” của Hội Văn nghệ Dân gian Việt Nam. Hầu hết, nguồn tài liệu từ dự án này đều phù hợp với chuyên ngành Văn hóa Nghệ thuật và Âm nhạc của Nhà trường.
Nhìn chung, công tác bổ sung tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPNTTW trong những năm gần đây đã được chú trọng và đầu tư, mặc dù vậy vẫn còn gặp không ít khó khăn: không chủ động được nguồn kinh phí, việc bổ sung thường mang tính bị động vì phải tuân thủ các quy định hành chính rườm rà, đôi khi gây cản trở cho việc bổ sung.
* Quy trình bổ sung tài liệu
Ở Thư viện trường ĐHSPNTTW, do chưa có phần mềm tích hợp quản trị thư viện cũng như chưa có một văn bản chính thức về chính sách bổ sung tài liệu nên quy trình bổ sung tài liệu vẫn còn mang tính thủ công, cảm tính và còn bất cập.
Có thể tóm tắt quy trình bổ sung tài liệu tại Thư viện trường theo sơ đồ sau:
68
Sơ đồ: 2.1: Quy trình bổ sung tài liệu
Qua sơ đồ có thể thấy, quy trình bổ sung từ nguồn mua tại Thư viện trường ĐHSPNTTW đã có phần chủ động. Trong đó khâu quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bổ sung tài liệu đó là thu thập và lập danh mục tài liệu cần bổ sung. Tài liệu bổ sung về có đảm bảo tính mới, nội dung có phù hợp với NDT hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc thu thập tài liệu bổ sung mà khâu này chỉ có thể thực hiện đạt hiệu quả cao khi có sự phối, kết hợp chặt chẽ giữa Thư viện với các Khoa, Bộ môn, Phòng ban. Các bước trong quy trình bổ sung từ nguồn mua được tiến hành cụ thể như
Đặt mua tài liệu
Hoàn thiện thủ tục bổ sung, nhập TL vào kho Ban GĐ Thư viện,
Ban Giám hiệu phê duyệt
Hoàn thiện thủ tục bổ sung, nhập tài liệu vào kho
Lập danh mục tài liệu cần bổ sung
Tổng hợp yêu cầu của NDT Khoa/bộ
môn/phòng ban yêu cầu tài liệu
QUY TRÌNH BỔ SUNG TÀI LIỆU
Bổ sung trả tiền Bổ sung không trả tiền
Thu tài liệu đã nghiệm thu
Cấp giấy xác nhận lưu chiểu Gửi danh mục
đã chọn
Nhận tài liệu Chấm chọn
tài liệu
Nguồn biếu, tặng Nguồn lưu chiểu
Nhận trực tiếp
Hoàn thiện thủ tục bổ sung, nhập tài liệu vào kho
Hoàn thiện thủ tục bổ sung, nhập TL vào kho Các NXB, công ty
phát hành sách gửi danh mục tài liệu