CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM NGHỆ THUẬT TRUNG ƯƠNG
2.3. Quản lý và khai thác nguồn lực thông tin
2.3.2. Khai thác nguồn lực thông tin
Trước sự bùng nổ CNTT, con người bị chìm ngập trong dòng thác thông tin thì việc định hướng giúp NDT cách thức tìm kiếm, khai thác các thông tin có giá trị là hết sức quan trọng. Với ý nghĩa như vậy, Thư viện trường ĐHSPNTTW đã tạo điều kiện cho NDT khai thác NLTT thông qua các phương tiện tra cứu khác nhau.
* Tổ chức hướng dẫn hoạt động khai thác NLTT
NLTT của thư viện chỉ được sử dụng hiệu quả khi độc giả am hiểu về tổ chức của thư viện và các phương pháp khai thác, tìm kiếm thông tin nhưng thực tế cho thấy, không phải bạn đọc nào đến thư viện cũng là những người có đầy đủ kiến thức, kỹ năng sử dụng thư viện. Do đó, người cán bộ thư viện phải chủ động trong quá trình phục vụ, cung cấp thông tin cho NDT, giúp họ nắm được nguồn thông tin của thư viện đồng thời biết cách sử dụng, khai thác nguồn thông tin đó. Ý thức được điều đó, hàng năm cứ vào tuần sinh hoạt công dân đầu năm học, Thư viện trường ĐHSPNTTW đều tổ chức các buổi giới thiệu về Thư viện của Nhà trường đồng thời giảng dạy về các kiến thức, kỹ năng sử dụng Thư viện. Tại các buổi giới thiệu này, 100% sinh viên khóa mới đều được trang bị kiến thức về Thư viện như thư viện là gì, tại sao cần phải đến thư viện, nội quy thư viện, NLTT cũng như cách thức tổ chức và kỹ năng sử dụng thư viện. Tuy nhiên do các buổi giới thiệu này chỉ được giới hạn thời gian trong khoảng 01 tiếng đồng hồ và được tổ chức ghép với các chương trình học tập khác nên hiệu quả chưa đạt được như mong muốn. Hầu hết, khi NDT trực tiếp lên Thư viện, cán bộ thư viện vẫn phải giới thiệu và hướng dẫn lại từ đầu.
* Các phương thức khai thác NLTT
Dịch vụ cung cấp NLTT truyền thống
80
- Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc: là một dịch vụ cơ bản của Thư viện, nhằm giúp NDT sử dụng được tài liệu phù hợp với NCT của mình. Hiện nay, Thư viện cung cấp tài liệu gốc tới NDT dưới hai hình thức là đọc tại chỗ và mượn về nhà.
Dịch vụ đọc tại chỗ: là một trong những dịch vụ khai thác thông tin truyền thống không thể thiếu của Thư viện để đáp ứng NCT của NDT một cách trực tiếp, nhanh chóng ngay tại Thư viện. Phòng sách tham khảo, chuyên khảo; phòng báo, tạp chí và tài liệu nội sinh là hai phòng đang cung cấp dịch vụ này. Thực tế kết quả điều tra cho thấy 53.7% bạn đọc thường xuyên sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ.
Dịch vụ mượn tài liệu về nhà: Để đảm bảo nguồn học liệu, hỗ trợ đắc lực cho quá trình học tập, NCKH của cán bộ, giảng viên, sinh viên Nhà trường, NDT được mượn về nhà sách giáo trình tại kho giáo trình. Các nhóm NDT có quyền mượn tài liệu như nhau. Nội quy của Thư viện quy định mỗi lần mượn tối đa là 02 cuốn/sinh viên trong thời hạn một học kỳ. Hết học kỳ, NDT phải hoàn trả cho Thư viện. Nếu NDT làm hỏng hoặc mất tài liệu thì phải mua sách mới hoặc đền tiền theo quy định nếu không thể mua mới trả lại Thư viện.
- Dịch vụ sao chụp tài liệu: Trong quá trình nghiên cứu tài liệu tại Thư viện, NDT có nhu cầu photo hoặc scan tài liệu nhằm phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của mình thì đăng ký photo, scan tài liệu đó và được nhận bản sao sau đó. Dịch vụ sao chụp bao gồm cung cấp một phần bản sao của tài liệu hoặc cung cấp bản sao tài liệu gốc trong trường hợp NDT muốn có tài liệu đó để sử dụng lâu dài. Dịch vụ này do cán bộ thư viện thực hiện tại phòng đọc, NDT không được cầm tài liệu để sao chụp ngoài phạm vi Thư viện.
Dịch vụ cung cấp NLTT điện tử
- Dịch vụ khai thác CSDL thư mục qua cổng thông tin Thư viện (Portal): là quá trình tìm tin tự động hoá, thông qua máy tính để tìm kiếm thông tin được tổ chức dưới dạng các CSDL thư mục. Để có thể tra cứu và khai thác thông tin trong CSDL thư mục hiện có của Thư viện, NDT có thể kích hoạt vào địa chỉ trang web của Thư viện: http://trungtamcntt.spnttw.edu.vn/.
81
Hình 2.3: Giao diện Cổng thông tin Thư viện trường ĐHSPNTTW
- Dịch vụ khai thác CD-ROM, VCD, DVD, bài giảng điện tử: Hiện tại, Thư viện tổ chức khai thác 237 đĩa CD, 10 đĩa VCD, 4 đĩa DVD kèm theo sách bao gồm luận án, luận văn và tài liệu chuyên ngành âm nhạc. Các đĩa này hiện đang được lưu trữ, bảo quản và phục vụ tại phòng đọc sách tham khảo, phòng báo, tạp chí và tài liệu nội sinh. Thư viện cung cấp 5 máy tính cấu hình mạnh, có đầu đọc CD, VCD, DVD để đáp ứng nhu cầu sử dụng của NDT đối với loại tài liệu này.
Đối với bài giảng điện tử, Thư viện phân quyền truy cập, khai thác cho từng đối tượng NDT. Bạn đọc muốn khai thác nguồn tài liệu này phải truy cập vào giao diện trang web của Thư viện. Hiện tại chỉ có một số cán bộ, giảng viên là được phân quyền sử dụng nguồn tài liệu này.
- Dịch vụ khai thác CSDL trực tuyến: Đây là nguồn tài liệu nội sinh được chia sẻ truy cập và khai thác từ Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà nội.
Hiện tại, Thư viện đã giới thiệu và có hướng dẫn cụ thể tới NDT về nguồn tài nguyên truy cập mở này qua địa chỉ: http://lic.vnu.edu.vn/ hoặc http://dlib.vnu.edu.vn/. Nội dung hướng dẫn chi tiết được dán tại khu vực máy tính tra cứu tài liệu. Tuy nhiên, do nhu cầu về nguồn tài liệu này của NDT rất thấp nên nhu cầu tìm kiếm, khai thác cũng như hiệu quả đáp ứng gần như là không có.
82
Ngoài ra, Thư viện còn cung cấp dịch vụ tra cứu, tìm kiếm và khai thác tài liệu trên mạng Internet. Bạn đọc có thẻ thư viện đều có quyền sử dụng máy tính tra cứu để tìm kiếm, khai thác nguồn tài liệu phổ biến trên mạng Internet ngoại trừ những nội dung xấu, không lành mạnh. Thư viện có nội quy riêng để xử lý những trường hợp vi phạm.
* Các công cụ khai thác NLTT
Công cụ khai thác NLTT truyền thống
- Mục lục truyền thống: Mục lục truyền thống tại Thư viện trường ĐHSPNTTW gồm các mục lục theo phân loại của từng kho tài liệu, được mô tả theo chuẩn quốc tế ISBD. Thư viện mới chỉ sử dụng mục lục phân loại chưa có mục lục chữ cái. Hiện nay, đây vẫn là một công cụ tra cứu rất quan trọng, và hữu hiệu với NDT tại Thư viện.
- Danh mục giới thiệu tài liệu mới: Danh mục giới thiệu sách mới tại Thư viện trường ĐHSPNTTW được đóng thành quyển, NDT có thể tự tìm được tài liệu mà mình cần. Thư mục này được phát hành mỗi khi có đợt bổ sung tài liệu mới. Công cụ tra cứu này có ở các phòng phục vụ tại Thư viện: phòng Đọc sách tham khảo, phòng báo, tạp chí và tài liệu nội sinh, phòng Mượn giáo trình và được NDT sử dụng thường xuyên. Danh mục này cũng được đăng tải trên website của Thư viện để giới thiệu tới toàn thể cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trong trường.
- Thư mục chuyên ngành, chuyên đề: Thư mục chuyên ngành, chuyên đề của Thư viện trường ĐHSPNTTW bao gồm các thư mục chuyên ngành Mỹ thuật, Âm nhạc, Thiết kế thời trang, Thiết kế đồ họa. Các ấn phẩm thư mục này có ở các phòng phục vụ tại Thư viện: phòng Đọc sách tham khảo, phòng báo, tạp chí và tài liệu nội sinh, phòng Mượn giáo trình và được NDT sử dụng thường xuyên.
Công cụ khai thác NLTT điện tử
- Khai thác CSDL thư mục thông qua cổng thông tin Thư viện:
Để có thể tra cứu và khai thác thông tin trong CSDL hiện có của Thư viện, NDT có thể vào trang Web của Trường ĐNSPNTTW theo địa chỉ: http://www.spnttw.edu.vn/
sau đó click vào biểu tượng Trung tâm Công nghệ Thông tin góc dưới bên phải giao diện hoặc kích hoạt vào Cổng Thông tin của Thư viện theo địa chỉ:
83
http://www.trungtamcntt.spnttw.edu.vn/. Tại giao diện chính của website, trong số các đề mục chính bên tay trái giao diện, NDT bấm chọn đề mục Tra cứu sách.
Hình 2.4: Giao diện tra cứu CSDL thƣ mục
CSDL thư mục cho phép tìm tin ở mức độ đơn giản theo các từ khóa liên quan đến tài liệu. Các từ khóa này có thể là lĩnh vực, chuyên ngành của tài liệu, có thể là từ/cụm từ xuất hiện trong nhan đề, tên tác giả, có thể là năm xuất bản của tài liệu. Khi có nhu cầu tìm kiếm, bạn đọc viết từ/cụm từ cần tìm vào ô Từ khóa liên quan và nhấn nút Tìm.
Ví dụ: Yêu cầu tin là tìm các tài liệu nói về Mỹ thuật Việt Nam. Với yêu cầu này, NDT muốn tìm tất cả các tài liệu của Thư viện đề cập đến mỹ thuật Việt Nam. Tại giao diện tra cứu, NDT sẽ nhập cụm từ “Mỹ thuật Việt Nam” vào ô Từ khóa liên quan, sau đó nhấn chuột vào nút Tìm , trên màn hình sẽ hiển thị danh sách các ấn phẩm tìm được.
84
Hình 2.5: Kết quả tìm kiếm tài liệu đề cập tới Mỹ thuật Việt Nam
NDT cũng có thể tìm kiếm tài liệu bằng cách sử dụng luôn các từ/cụm từ chỉ lĩnh vực, chuyên ngành mà nội dung tài liệu phản ánh, được liệt kê ở phần dưới cùng của giao diện tra cứu sách. Các thuật ngữ này do các cán bộ thư viện xử lý trong quá trình xây dựng CSDL. Khi muốn tìm kiếm thông tin, tài liệu thuộc lĩnh vực nào, NDT chỉ cần nhấn chuột vào thuật ngữ thể hiện lĩnh vực đó, các ấn phẩm liên quan sẽ được liệt kê trên giao diện của trang web.
Ví dụ: NDT muốn tìm tất cả các tài liệu của Thư viện đề cập đến Nghệ thuật hội họa ở Việt Nam. Tại phần dưới cùng của giao diện tra cứu, NDT sẽ nhấn chuột vào cụm từ “Nghệ thuật hội họa ở Việt Nam” nằm trong danh mục các cụm từ/thuật ngữ được liệt kê sẵn, trên màn hình sẽ hiển thị danh sách các ấn phẩm tìm được.
85
Hình 2.6: Giao diện tìm kiếm dựa vào cụm từ/thuật ngữ mặc định
Hình 2.7: Kết quả tìm
86
- Cổng thông tin thư viện trường ĐHSPNTTW: Để vào được website của Thư viện, NDT có thể gõ trực tiếp địa chỉ http://www.trungtamcntt.spnttw.edu.vn/ hoặc gián tiếp qua địa chỉ website của ĐHSPNTTW http://www.spnttw.edu.vn/. Trên giao diện của cổng thông tin Thư viện bao gồm các đề mục: Thông báo, Tin tức – Sự kiện, Đề nghị mua tài liệu, Dịch vụ, Những điều cần biết, Kho tài nguyên, Giới thiệu sách, Văn bản ngành thư viện, Tài liệu học tập, Tra cứu sách, Thông báo sách mới nhập, Liên kết website. Trong đó, các đề mục Giới thiệu sách, Tài liệu học tập, Tra cứu sách, Thông báo sách mới nhập là những đề mục hỗ trợ bạn đọc trong quá trình tra cứu, tìm kiếm và khai thác thông tin.
Hình 2.8: Giao diện Giới thiệu sách trên Cổng thông tin Thƣ viện
Cổng thông tin Thư viện được xây dựng với mục tiêu hỗ trợ đắc lực cho quá trình học tập, nghiên cứu, tìm kiếm thông tin của NDT trong và ngoài Thư viện. Tuy nhiên cho đến nay, website của Thư viện chưa mang lại nhiều lợi ích cho cộng đồng NDT, hiệu quả tìm kiếm và khai thác thông tin còn thấp.
Nếu như tìm tin trực tuyến (Online Information Retrieal), NDT phải sử dụng mạng máy tính, mạng viễn thông và những phần mềm chuyên dụng để truy cập đến các nguồn tin thì việc tìm tin trên CD-ROM, VCD, DVD lại được coi là tìm tin tại chỗ
87
(Onsite Information Retrieval). Chỉ cần một máy tính cá nhân đủ mạnh và có đầu đọc đĩa CD, VCD, DVD bạn đọc có thể tìm và đọc những thông tin cần thiết trong kho dữ liệu khổng lồ trên đĩa CD-ROM, VCD, DVD. Hiện nay, Thư viện trường ĐHSPNTTW được trang bị 05 máy tính cấu mạnh phục vụ cho việc tra cứu tìm tin cũng như khai thác thông tin trên CD-ROM, VCD, DVD. Hầu hết nguồn tài liệu này đều là nguồn thông tin thiết thực với quá trình học tập và nghiên cứu của bạn đọc tại Thư viện, đặc biệt là chuyên ngành Âm nhạc. Tuy nhiên hiệu quả khai thác chưa cao. Hiện nay, các đĩa CD-ROM nội dung tài liệu nội sinh được lưu trữ, bảo quản để phục vụ quá trình số hóa tài liệu sau này chứ không phục vụ NDT.