CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM NGHỆ THUẬT TRUNG ƯƠNG
3.2. Nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác nguồn lực thông tin
3.2.1. Nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực thông tin
* Nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu
Xử lý tài liệu là công đoạn khó khăn, phức tạp và có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất tới chất lượng tìm tin của NDT và hiệu quả phục vụ của mỗi thư viện.
Để nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPNTTW, tác giả xin đưa ra một số giải pháp sau:
- Để đảm bảo công tác xử lý tài liệu được thống nhất, thời gian tới Thư viện cần thành lập bộ phận xử lý tài liệu riêng. Các cán bộ thuộc bộ phận này phải được tập huấn nghiệp vụ thư viện về các kỹ năng xử lý tài liệu cũng như về khổ mẫu biên mục MARC 21;
- Cán bộ làm công tác xử lý tài liệu cần có ý thức nâng cao chất lượng xử lý tài liệu đặc biệt là công tác phân loại, định từ khóa. Cần phải có sự thống nhất giữa các cán bộ trong việc xây dựng các ký hiệu phân loại và định từ khóa cho tài liệu. Các bước phân loại cần được thực hiện tỉ mỉ, cận trọng, chính xác;
- Là thư viện trường ĐH chuyên ngành văn hóa nghệ thuật với NLTT mang tính đặc thù, Thư viện nên xây dựng mục lục công vụ nhằm cung cấp những thông tin về các
109
yếu tố dữ liệu của một tài liệu cụ thể. Mục lục này có vai trò hết sức quan trọng trong việc kiểm soát tính thống nhất trong quá trình xử lý tài liệu nói chung và hoạt động xử lý nội dung tài liệu nói riêng;
- Thư viện mới chỉ dừng lại ở các công việc phân loại, định từ khóa nên cần tiến hành làm thêm tóm tắt, chú giải, tổng luận và định chủ đề làm phong phú thêm sản phẩm và dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của NDT;
- Trước mắt, khi chưa có bộ phận xử lý tài liệu riêng, Thư viện cần cử một cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng phụ trách kiểm tra, đối chiếu, chỉnh sửa so với tài liệu gốc các phiếu nhập tin của tất cả các kho để đảm bảo sự chính xác, thống nhất phục vụ cho quá trình xây dựng CSDL sau này;
- Nhanh chóng đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào xử lý tài liệu, nhằm đảm bảo việc xử lý tài liệu được nhanh chóng, chính xác.
* Phương thức tổ chức nguồn lực thông tin
Hiện tại, Thư viện trường ĐHSPNTTW được tổ chức thành ba kho phục vụ với hai hình thức: kho đóng và kho mở. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế của bạn đọc, Thư viện đã tổ chức kho báo, tạp chí và tài liệu nội sinh là kho mở tạo thuận lợi cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thủ tục mượn trả tài liệu đơn giản đồng thời tiết kiệm nguồn nhân lực cho Thư viện. Tuy nhiên để đáp ứng được chính xác nhu cầu của NDT cũng như nâng cao hiệu quả khai thác NLTT trong giai đoạn hiện nay, theo tác giả Thư viện nên tổ chức thêm một số giá sách dưới hình thức kho mở. Căn cứ vào nhu cầu thực tế của bạn đọc trong quá trình phục vụ, cán bộ thư viện sẽ chọn những đầu sách chuyên khảo, tham khảo được nhiều NDT có nhu cầu sử dụng nhất để xếp giá, điều này sẽ giúp kích thích hứng thú, nhu cầu của NDT văn hóa nghệ thuật cũng như giảm bớt được thời gian tìm kiếm, tra cứu tài liệu của họ.
Tổ chức các giá sách văn học theo hình thức kho mở và cho phép bạn đọc mượn về nhà trong thời gian quy định để kích thích nhu cầu sử dụng loại sách này, tránh tình trạng “sách chết” như hiện nay.
110
Mặt khác các thủ thư nhất là các cán bộ phục vụ tại kho mở cần thường xuyên theo dõi, nhắc nhở NDT sắp xếp lại tài liệu đã xem theo đúng quy định, nhằm hạn chế tài liệu để lung tung gây khó khăn cho NDT khác.
Trong tương lai, với phương châm hướng đến và thân thiện với NDT, phục vụ tốt hơn việc đào tạo theo học chế tín chỉ của Nhà trường và bắt kịp xu thế phát triển chung của các thư viện các trường ĐH khác, Thư viện cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện hình thức tổ chức kho tài liệu theo kho mở, một cửa cụ thể: Thư viện cần được đầu tư phần mềm quản trị thư viện tích hợp và các trang thiết bị an ninh như: camera, chíp điện tử,…Cần mở rộng diện tích kho để việc tổ chức, sắp xếp kho tài liệu được tiến theo đúng quy chuẩn, trên nguyên tắc thống nhất chung và phù hợp với thực tiễn tại Thư viện.
* Chú trọng công tác tổ chức bảo quản và thanh lí tài liệu
Công tác bảo quản tài liệu: Song song với việc tổ chức khai thác phục vụ NDT, việc bảo quản tư liệu trong thư viện cũng là một vấn đề cần được quan tâm.
Để nâng cao hiệu quả trong bảo quản tài liệu, Thư viện cần phải nhìn nhận và xem xét công tác này như một trong các hoạt động thường xuyên của Thư viện chứ không thể coi như một kế hoạch đầu tư nhất thời. Mặt khác, không chỉ có các tài liệu quý hiếm mới cần bảo quản mà công tác bảo quản phải được triển khai đối với toàn bộ nguồn tài liệu có trong thư viện, trong đó bao gồm cả tài liệu nghe nhìn. Trong thời gian tới, thư viện nên quan tâm tới công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ bảo quản đồng thời trang bị thêm các phương tiện hiện đại như máy hút bụi, máy xén, đóng sách...
Để thực hiện tốt công tác bảo quản các kho tài liệu trong thư viện, phải tiến hành đánh giá nguồn tài liệu mà Thư viện đang quản lý để có được chi tiết về hiện trạng thực tế của chúng, tầm quan trọng, quý hiếm của từng mảng tài liệu, khả năng kinh phí và nguồn nhân lực nhằm xây dựng một chính sách bảo quản phù hợp.
Bên cạnh những kế hoạch dài hạn, ngắn hạn được xây dựng cho bảo quản dự phòng thì những giải pháp tăng cường bằng các phương pháp bảo quản hiện đại như chuyển dạng tài liệu, sao chụp nhân bản, số hóa tài liệu cần được áp dụng rộng rãi.
Đồng thời, Thư viện cần thường xuyên tuyên truyền vấn đề bảo quản tư liệu cho NDT để họ có ý thức giữ gìn và bảo vệ tài liệu trong quá trình sử dụng.
111
Công tác thanh lý tài liệu: Thanh lọc tài liệu là một trong những hoạt động nghiệp vụ thư viện được thực hiện định kỳ nhằm nâng cao chất lượng vốn tài liệu, giảm bớt thời gian lấy tài liệu, tiết kiệm chi phí tổ chức kho, bảo quản tài liệu thư viện.
Từ năm 2006 đến nay, Thư viện trường ĐHSPNTTW đã thực hiện khá tốt công tác thanh lý tài liệu. Nhiều tài liệu không còn giá trị sử dụng, nội dung không phù hợp đã được thanh lọc khỏi thư viện, đảm bảo chất lượng NLTT của Thư viện. Tuy nhiên, 02 đợt thanh lý vừa qua đều là hoạt động đột xuất của Thư viện mà không nằm trong kế hoạch năm học. Cho đến nay, Thư viện vẫn chưa xây dựng được kế hoạch thanh lý định kỳ chi tiết để loại bỏ những tài liệu cũ, nát, lỗi thời về mặt nội dung thông tin. Để có NLTT chất lượng phục vụ nhanh chóng NCT của NDT và tạo môi trường thư viện sạch đẹp thì Thư viện cần xây dựng kế hoạch cụ thể đánh giá NLTT cũng như thanh lý định kỳ những tài liệu đã hết giá trị.
Để thực hiện tốt công tác thanh lọc tài liệu, cán bộ thư viện cần phải thường xuyên nắm bắt thực trạng nguồn tài liệu, đồng thời tiến hành thanh lọc theo kế hoạch dựa trên các bước cơ bản và các quy định cụ thể về công tác thanh lọc tài liệu của Thư viện.