CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM NGHỆ THUẬT TRUNG ƯƠNG
2.3. Quản lý và khai thác nguồn lực thông tin
2.3.1. Quản lý nguồn lực thông tin
Quản lý NLTT có ý nghĩa quyết định đến hoạt động của Thư viện. Bởi nếu có được nhiều tài liệu quý hiếm, có giá trị mà tổ chức, bảo quản không tốt thì không phát huy hết hiệu quả và tác dụng của tài liệu, thậm chí tài liệu còn trở thành tài liệu “chết”.
Để tổ chức, quản lý tốt NLTT thì việc đầu tiên là tài liệu phải được xử lí theo các quy
74
chuẩn nghiệp vụ. Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung tới khâu phục vụ, xử lý tài liệu là công đoạn khó khăn nhất và có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất tới chất lượng tìm tin và hiệu quả phục vụ của thư viện. Xử lí tài liệu nhằm mục đích tạo ra các SP&DVTT chất lượng và tổ chức kho tài liệu, bộ máy tra cứu thông tin giúp NDT dễ dàng tìm kiếm thông tin. Hơn nữa công tác xử lí tài liệu còn có ảnh hưởng tới khả năng chia sẻ, trao đổi, khai thác NLTT trên phạm vi khu vực quốc gia và quốc tế.
* Quản lý nguồn tin truyền thống Xử lý nguồn tin
Hiện nay, nguồn tài liệu truyền thống (sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn,…) là nguồn tin chính của Thư viện trường ĐHSPNTTW, được xử lý hoàn toàn bằng phương pháp thủ công.
Sau khi hoàn thiện các thủ tục bổ sung, tài liệu được trực tiếp chuyển về các kho, cán bộ quản lý từng kho tiến hành xử lý thống nhất theo ba công đoạn: xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức và xử lý nội dung. Lập phiếu nhập tin (theo khổ mẫu MARC 21) trên cơ sở tuân thủ các quy tắc nghiệp vụ của công tác thư viện như quy định về nhãn trường, mô tả hình thức, khung phân loại, từ khóa,… trước khi xếp giá.
Tại Thư viện trường ĐHSPNTTW, quy trình xử lý nội dung tài liệu chỉ dừng lại ở các công việc: phân loại, định từ khóa, không làm tóm tắt, chú giải và tổng luận.
Thư viện đã lựa chọn khung phân loại tổng hợp 19 lớp của Thư viên Quốc gia Việt Nam biên soạn cho công tác phân loại tài liệu. Trước đây Thư viện không sử dụng phương pháp định từ khóa nhưng hướng tới chuẩn nghiệp vụ và sự thống nhất trong việc sử dụng các từ khóa nên từ năm 2009 đến nay Thư viện sử dụng Bộ từ khóa có kiểm soát do Thư viện Quốc gia biên soạn.
Từ năm 2009, Thư viện đã tiến hành hồi cố toàn bộ sách trong các kho, biên mục sách theo khổ mẫu biên mục MARC21.
Phương thức tổ chức NLTT truyền thống:
Tài liệu của Thư viện trường ĐHSPNTTW hiện tại được tổ chức thành ba kho chính:
75
- Kho sách giáo trình: Bao gồm tài liệu giáo trình cho mượn về nhà được sắp xếp theo môn loại khoa học và số đăng ký cá biệt.
- Kho tài liệu tham khảo: Phục vụ đọc tại chỗ gồm tất cả các sách chuyên khảo, sách tham khảo. Trong kho này sách được xếp theo môn loại khoa học và số đăng ký cá biệt.
- Kho báo, tạp chí và tài liệu nội sinh: Bao gồm báo, tạp chí và các tài liệu nội sinh gồm luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, đề tài NCKH,... phục vụ đọc tại chỗ.
Trong đó tài liệu nội sinh được phân khu vực giá theo từng loại như khu vực Luận án, luận văn; khu vực khóa luận tốt nghiệp; khu vực đề tài NCKH, báo cáo kết quả NCKH, kỷ yếu,… Trong từng khu vực, tài liệu được xếp giá theo môn loại khoa học, theo năm và theo số đăng ký cá biệt. Đối với báo, tạp chí: tài liệu được sắp xếp theo từng lĩnh vực.
Báo đóng lưu: mỗi loại báo, tạp chí có ký hiệu riêng và xếp theo số, theo năm.
Các tài liệu có trong Thư viện Trường ĐHSPNTTW được tổ chức dưới hai hình thức: kho đóng và kho mở
- Kho đóng: Có kho sách giáo trình, kho tài liệu tham khảo. NDT tìm tài liệu thông qua bộ máy tra cứu và trực tiếp qua cán bộ phục vụ. Hình thức này có thuận lợi cho việc quản lý tài liệu và thích hợp với loại hình tài liệu quý hiếm, tài liệu có số lượng ít, cho đọc hạn chế. Nhưng lại hạn chế NDT ở chỗ: họ không trực tiếp tiếp cận với tài liệu mà chỉ thông qua các tờ phích thư mục nên đôi khi tài liệu tìm được không phù hợp với yêu cầu của mình.
- Kho mở: Có kho Báo, tạp chí và tài liệu nội sinh. Tài liệu có trong kho này được xếp theo ký hiệu phân loại. Tổ chức theo hình thức này sẽ giúp NDT tiếp cận trực tiếp với tài liệu làm giảm một số thủ tục giữa bạn đọc và cán bộ thư viện, đồng thời nâng cao được hiệu quả phục vụ. Trên thực tế kho mở của Thư viện trường ĐHSPNTTW hoạt động khá hiệu quả, đáp được NCT của NDT tuy nhiên diện tích kho vẫn còn chật hẹp, báo, tạp chí xếp trên giá không đẹp và thuận tiện vì có nhiều khổ, cỡ khác nhau.
Trong ba kho đều có trang bị hệ thống điều hòa, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, hệ thống giá, kệ, tủ sách. Tuy nhiên về lâu dài, Thư viện phải tính đến mở rộng diện tích kho vì lượng tài liệu sẽ ngày một nhiều hơn.
76
Phương thức sắp xếp tài liệu: Tài liệu trong kho của Thư viện trường ĐHSPNTTW được sắp xếp theo các môn loại tri thức và sử dụng hệ thống phân loại tổng hợp 19 lớp của Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn để phân loại tài liệu.
* Quản lý nguồn tin điện tử
Hiện nay, quá trình ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện của trường ĐHSPNTTW vẫn đang dừng lại ở những bước khởi đầu, chính vì vậy mà NLTT điện tử tại Thư viện trường ĐHSPNTTW được bổ sung rất ít, phần lớn là các đĩa CD-ROM, VCD, DVD chuyên ngành âm nhạc và đĩa CD-ROM tài liệu nội sinh.
Tại Thư viện hiện nay, nguồn tin điện tử được tổ chức thành 3 nhóm:
- CSDL thư mục
- Sản phẩm điện tử (CD-ROM, VCD, DVD, bài giảng điện tử).
- Nguồn tin điện tử trên mạng CSDL thư mục
Năm 2008, Thư viện trường ĐHSPNTTW bắt đầu triển khai quá trình tin học hóa. Kết quả ban đầu của quá trình này là cổng điện tử - website chính thức của Thư viện với địa chỉ: http://trungtamcntt.spnttw.edu.vn/ được viết bởi ngôn ngữ lập trình Asp.
Trang web được tích hợp tính năng tra cứu tài liệu dựa trên CSDL của hệ thống CSDL MySQL do cán bộ CNTT viết. Với tính năng này độc giả có thể tìm thấy cho mình những tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng mà không phải tìm theo cách thông thường như tìm trên tủ mục lục phân loại. Hệ thống tìm kiếm dựa vào từ tìm kiếm và ở đây hệ thống dùng từ tìm kiếm là từ khóa.
Nhìn chung, CSDL này còn rất nhiều hạn chế, chưa áp dụng được các chuẩn nghiệp vụ thư viện. Thực tế cho thấy, việc tìm kiếm, khai thác tài liệu của bạn đọc thông qua CSDL này không mang lại hiệu quả. Kết quả tìm kiếm thiếu chuẩn xác, chưa thỏa mãn NCT của NDT.
Sản phẩm điện tử (CD-ROM, VCD, DVD, bài giảng điện tử)
Hiện nay Thư viện trường ĐHSPNTTW có 237 đĩa CD, 10 đĩa VCD, 4 đĩa DVD.
Hệ thống đĩa CD, VCD, DVD được xếp theo lĩnh vực và số đăng ký cá biệt, đồng thời quản lý theo từng kho riêng và chỉ phục vụ khi có nhu cầu sử dụng của NDT. Trong đó:
77
- 113 đĩa CD luận án, luận văn được lưu trữ, bảo quản tại kho báo, tạp chí và tài liệu nội sinh.
- 124 đĩa CD chuyên ngành âm nhạc, 02 bộ đĩa gồm 04 đĩa DVD phim tài liệu âm nhạc “Vọng khúc ngàn năm”, 10 đĩa VCD với 10 chuyên đề khác nhau về Tư tưởng Hồ Chí Minh được lưu trữ, bảo quản tại kho tài liệu tham khảo.
Các đĩa CD, VCD, CD - ROM, được bảo quản trong các hộp đĩa và lưu trữ trong các tủ để tiện cho việc tìm kiếm và bảo quản của cán bộ thư viện.
Nguồn tài liệu này ít được Thư viện cập nhật nên lượng bạn đọc sử dụng rất hạn chế.
Bài giảng điện tử là một loại tài liệu điện tử có nhiều giá trị tiện ích đối với người sử dụng, đó là các bài giảng đã được số hóa và cho phép phục vụ NDT trực tuyến. Bạn đọc có thể ngồi ở bất kỳ đâu, vào bất cứ thời điểm nào, chỉ cần một chiếc máy tính nối mạng là họ có thể đọc được loại tài liệu này thậm chí còn lưu giữ được tài liệu đó trên máy tính cá nhân nếu được cấp quyền.
Hiện nay, Thư viện có 32 bài giảng chuyên ngành Âm nhạc, Mỹ thuật, Hội họa do các giảng viên trong trường viết, đã được số hóa và đăng tải lên website của Thư viện.
Nguồn tài liệu này được cán bộ CNTT quản lý và phân quyền sử dụng.
Nguồn tin điện tử trên mạng
Ngày 20/03/2014, Thư viện nhận được công văn của Liên hiệp Thư viện ĐH khu vực phía Bắc về việc tăng cường trao đổi tài nguyên thông tin đặc biệt là nguồn tài liệu nội sinh giữa các thư viện trong Liên hiệp. Theo đó các thành viên trong Liên hiệp được chia sẻ truy cập và khai thác một số tài nguyên của Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà nội. Hiện tại, Thư viện đã giới thiệu và có hướng dẫn cụ thể tới NDT về nguồn tài nguyên truy cập mở này qua địa chỉ: http://lic.vnu.edu.vn / hoặc http://dlib.vnu.edu.vn/. Nội dung bộ sưu tập này bao gồm:
- 1200 bài kết quả nghiên cứu
- 5000 bài kỷ yếu hội nghị, hội thảo của ĐHQGHN và các trường thành viên - 15.000 bài tóm tắt luận án, luận văn
- 12 chuyên san của Tạp chí khoa học ĐHQGHN từ 1995 đến nay
78
Có thể nói đây là lần đầu tiên một nguồn tài nguyên số nội sinh lớn và có giá trị khoa học cao của một đơn vị thuộc Liên hiệp được chia sẻ đến các thành viên. Tuy nhiên, Thư viện trường ĐHSPNTTW mới chỉ dừng lại ở việc thông báo, giới thiệu tới NDT địa chỉ nguồn cũng như giá trị của nguồn tin, thực tế nhu cầu tìm kiếm và khai thác tới nguồn tài liệu này chưa có. Nguyên nhân chủ yếu do các chuyên ngành đào tạo tại trường có đặc thù riêng, khác với các chuyên ngành đào tạo tại Đại học Quốc gia Hà Nội, khả năng hỗ trợ của những tài liệu này tới quá trình đào tạo, NCKH của các cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trường ĐHSPNTTW còn thấp, chính vì vậy khó có thể thuyết phục được Ban lãnh đạo Nhà trường bỏ kinh phí mua quyền truy cập và khai thác tài liệu. Trong quá trình tìm kiếm CSDL thư mục, nếu NDT có nhu cầu sử dụng tài liệu, họ phải liên hệ trực tiếp với Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN để được đáp ứng.
* Công tác bảo quản
Công tác bảo quản NLTT mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nói riêng. NLTT được xây dựng trong suốt quá trình hoạt động, nhưng tài liệu thường được lưu trữ trên những vật mang tin rất dễ bị hủy hoại.
Công tác bảo quản tài liệu góp phần gìn giữ vốn tài liệu thư viện, tăng cường và nâng cao chất lượng NLTT. Bởi vậy thời gian qua Thư viện trường ĐHSPNTTW đã cố gắng thực hiện chức năng bảo quản vốn tài liệu của mình bằng các biện pháp sau:
- Các phòng/kho đều có hệ thống máy điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy.
Thư viện cũng thường xuyên tiến hành quét dọn vệ sinh hàng tuần, tổ chức nhiều đợt phun thuốc chống mối mọt, diệt chuột.
- Tiến hành thanh sát, kiểm kê tài liệu định kỳ và phục chế các tài liệu có dấu hiệu hư hỏng.
- Kho tài liệu được chiếu sáng bằng ánh sáng đèn một cách hợp lý.
- Đề ra một số nội quy phòng đọc mà NDT vi phạm sẽ bị xử lý (có các hình thức và mức phạt cụ thể).
Mặc dù, Thư viện đã thực hiện tương đối tốt công tác bảo quản tài liệu nhưng vốn tài liệu của thư viện hiện nay vẫn còn tồn tại nhiều bất cập: nhiều sách, báo bị nhiễm bụi
79
bẩn, rách, hư hỏng, bị ố vàng, càng ngày càng mất độ bền, rất giòn, dễ mục nát, rách bìa, hỏng gáy. Nguyên nhân do thiết bị phục vụ cho việc bảo dưỡng, sửa chữa tài liệu như máy đóng sách, xén sách, máy hút bụi,... hiện thư viện chưa có, phần nào ảnh hưởng đến công việc bảo quản tài liệu của Thư viện.