CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM NGHỆ THUẬT TRUNG ƯƠNG
3.2. Nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác nguồn lực thông tin
3.2.2. Nâng cao hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin
* Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện
Thư viện trường ĐHSPNTTW cần tiến hành các biện pháp để nâng cao chất lượng các SP&DVTT đang có đồng thời xây dựng mục tiêu đa dạng hóa nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao với nhiều loại hình, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các đối tượng NDT. Đây cũng là một trong những giải pháp tích cực nhằm khai thác triệt để nguồn tài liệu vốn có và đưa thông tin đến đúng đối tượng NDT, cụ thể:
- Ngoài nâng cao chất lượng NLTT từ các khâu bổ sung, chuẩn hóa các hoạt động, quy trình xử lý tài liệu,... hàng năm Thư viện nên tiến hành điều tra, khảo sát về chất lượng của các SP&DVTT để từ đó có những điều chỉnh hợp lý nhằm thỏa mãn NCT của NDT. Đồng thời nên làm các khảo sát đánh giá chất lượng NDT, nhất là đối tượng NDT là cán bộ, giảng viên của trường. Qua đó, Thư viện tìm hiểu được lý do vì sao họ ít sử dụng thư viện để từ đó có những điều chỉnh hợp lý các SP&DVTT.
112
- Trên giao diện của Cổng thông tin Thư viện, các đề mục chính Đề nghị mua tài liệu, Giới thiệu sách, Tài liệu học tập, Thông báo sách mới nhập, Tra cứu sách nên đưa lên thành các đề mục nổi bật, rõ ràng, thu hút sự quan tâm chú ý của NDT.
- Đối với tài liệu đã được số hóa, Thư viện cần nghiên cứu và xây dựng chính sách mở rộng đối tượng khai thác tới nguồn tài liệu này, đáp ứng tối đa NCT của NDT.
- Nghiên cứu và triển khai biên soạn thư mục tóm tắt, tổng luận. Đây là những loại hình SPTT-TV chất lượng cao rất phù hợp với đối tượng NDT văn hóa nghệ thuật.
Các sản phẩm này giúp họ khắc phục được những hạn chế đặc thù trong nghiên cứu như không có nhiều thời gian tìm kiếm thông tin, khả năng tổng hợp thông tin,...
- Triển khai dịch vụ cung cấp tài liệu gốc và dịch vụ mượn trả, gia hạn tài liệu tận nơi làm việc của cán bộ, giảng viên. Nếu cán bộ, giảng viên trong trường không có thời gian để tới thư viện tìm kiếm cũng như làm các thủ tục mượn trả tài liệu, dịch vụ mượn trả, gia hạn tài liệu tận nơi làm việc sẽ thõa mãn các nhu cầu của họ. Dịch vụ này sẽ được tiến hành trong phạm vi của trường và bằng nhiều hình thức yêu cầu như: gọi điện, gửi e- mail, chat,...
- Nghiên cứu và triển khai dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc: sau khi có thỏa thuận với NDT, xác định được diện nhu cầu của họ, Thư viện chủ động tổng hợp, phân tích và phản hồi tới NDT các thông tin mới, phù hợp với họ (về nội dung, hình thức).
Cần bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ thông tin có trình độ cao, có khả năng bao quát được nguồn tin và trình độ xử lý thông tin nhanh chóng, có chất lượng, đồng thời xây dựng một đội ngũ cộng tác viên, chuyên gia trong các lĩnh vực đào tạo của trường, sẵn sàng hợp tác với Thư viện khi cần thiết.
- Tạo ra các kênh thông tin khác nhau để thu nhận nhu cầu cũng như ý kiến phản hồi của các đối tượng NDT như hỏi đáp và tư vấn thông tin theo phương pháp trực tuyến qua Website, Facebook Thư viện,...;
- Ngoài ra cần phối hợp tổ chức các hội nghị bạn đọc, hội nghị cộng tác viên với mục đích trao đổi những vấn đề liên quan đến hoạt động TT – TV và NCT của bạn đọc để từ đó kịp thời bổ sung, điều chỉnh các hoạt động TT – TV, thoả mãn ngày càng cao NCT của NDT trong trường ĐHSPNTTW.
113
* Hoàn thiện công cụ tra cứu truyền thống
Để tạo điều kiện thuận lợi cho NDT tra tìm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng thì Thư viện cần phải chú trọng hoàn thiện hệ thống tra cứu này. Cụ thể:
- Về cơ bản, hệ thống mục lục phân loại do Thư viện xây dựng đã được tổ chức khoa học, hợp lý, tuân thủ theo nguyên tắc chung. Song để nâng cao chất lượng mục lục phiếu, Thư viện cần phải thường xuyên kiểm tra, thay thế những phiếu bị rách, bị mất trong quá trình NDT sử dụng. Sau mỗi đợt thanh lý tài liệu, kiểm kê kho, phải kịp thời loại bỏ những phiếu đối với những tài liệu đã được thanh lý và bị mất trong quá trình cho mượn. Tránh tình trạng có sách mà không có phiếu để tra cứu hoặc có phiếu mà không có sách để cung cấp.
- Chỉnh lý, bổ sung, sắp xếp lại phiếu tốn rất nhiều công sức và thời gian, nhưng công việc này vẫn phải được tiến hành thường xuyên. Việc chỉnh lý, bổ sung phiếu mục lục nên tiến hành kết hợp sau mỗi đợt bổ sung phiếu từ các đợt nhập sách mới. Có như vậy, hệ thống mục lục phiếu mới đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và luôn trong trạng thái sử dụng tốt, đáp ứng nhu cầu tra cứu tin của NDT.
- Thường xuyên cập nhật danh mục luận án, luận văn, khóa luận, đồ án tốt nghiệp hàng năm. Mỗi đợt bổ sung mới cần nhanh chóng lập thư mục thông báo sách và đăng tải lên Cổng thông tin Thư viện để đông đảo bạn đọc quan tâm biết tới.
- Xây dựng thư mục chuyên ngành: hàng quý Thư viện sẽ biên soạn các thư mục chuyên ngành và gửi về hòm thư nội bộ của các cán bộ, giảng viên để họ nắm bắt được Thư viện đang có những tài liệu nào hữu ích đối với họ hay không.
Có thể nói, việc xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu truyền thống không tốn nhiều chi phí mà chủ yếu là công sức của cán bộ thư viện. Công tác này đòi hỏi người cán bộ thư viện phải hết sức tỉ mỉ, cẩn thận, giàu kinh nghiệm, vững vàng chuyên môn nghiệp vụ và hiểu rõ các chuyên ngành đào tạo của Nhà trường.
* Nâng cấp công cụ tra cứu hiện đại
Song song với hoàn thiện các công cụ tra cứu truyền thống, Thư viện cần nâng cấp và phát triển các công cụ tra cứu hiện đại hiện có, đặc biệt là hoàn thiện Cổng Thông tin của Thư viện nhằm:
114
- Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Thư viện, - Các nội qui, qui định của Thư viện,
- Thể hiện toàn bộ NLTT của Thư viện,
- Giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ, những điều bạn đọc cần biết khi sử dụng thư viện (giờ mở cửa, đóng cửa, quy trình sử dụng các sản phẩm, dịch vụ Thư viện).
- Giúp bạn đọc có truy cập nhanh NLTT của Thư viện,
- Tích hợp các công cụ tìm kiếm NLTT của Thư viện cũng như tìm kiếm thông tin trên Internet…
Thư viện cần nhanh chóng sửa chữa, nâng cấp Website Thư viện, bổ sung những nội dung quan trọng cần thiết, bố trí lại hình thức của trang web cho dễ sử dụng, thân thiện với NDT, đảm bảo đúng các yêu cầu trên.
Cần cập nhật thường xuyên danh mục thông báo sách mới, các thư mục chuyên ngành, thư mục tóm tắt,... lên website của thư viện để mọi đối tượng NDT biết tới.
Thời gian tới, Thư viện phải lập kế hoạch, nghiên cứu để xây dựng các CSDL thư mục, tiến tới xây dựng các CSDL toàn văn, tạo điều kiệu thuận lợi tối đa cho NDT tìm kiếm và khai thác NLTT của Thư viện.