Xác định – duyệt nhu cầu: các đơn vị bán lẻ trong siêu thị sẽ xác định nhu cầu và Ban giám đốc siêu thị phê duyệt.
(1) Đặt hàng: Co.opMart Cống Quỳnh gửi đơn đặt hàng đến trung tâm phân phối. Thứ hai là gửi đến các nhà cung cấp những mặt hàng mà siêu thị tự doanh.
(2) Tạo phiếu xuất và in phiếu soạn hàng: bộ phận Purchasing Orders tại trung tâm phân phối nhận đơn đặt hàng và kiểm tra thông tin hàng hóa thông qua hệ thống
WMS: tình trạng tồn trữ, tình trạng hàng hóa v.v. Sau khi xác nhận thông tin bộ phận này sẽ tạo phiếu xuất và phiếu soạn hàng.
(3) Phiếu soạn hàng đƣợc in ra và đƣợc chuyển đến bộ phận kho. Tổ trƣởng kho sẽ giao các phiếu soạn hàng cho nhân viên kho. Phiếu xuất hàng sẽ đƣợc giao cho bộ phận xuất hàng tại kho lƣu giữ.
(4) Các nhân viên kho đi soạn hàng ra khu vực shipping zone. Tại đây, nhân viên soạn hàng ghi chú đơn vị nhận hàng lên từng kiện hàng. Sau khi kết thúc công việc soạn hàng, nhân viên sẽ nộp lại phiếu soạn hàng để bộ phận kế toán xác nhận vào hệ thống WMS là hàng hóa đã approve.
(5) Trong quá trình soạn hàng, khi hết hàng sẵn sàng chờ soạn (tầng 1, 2), nhân viên soạn sẽ thông báo với tổ trƣởng để nhờ xe nâng thực hiện thao tác hạ (letdown) hàng tồn trữ (reserve) từ các tầng bên trên xuống.
(6) Nhân viên phụ trách xuất hàng sẽ kiểm tra lại hàng hóa trƣớc khi xuất cùng với nhân viên vận chuyển: về chủng loại, số lƣợng và tình trạng.
(7) Hàng đã đƣợc kiểm tra sẽ đƣợc cho vào roll cage. Sau đó roll cage sẽ đƣợc đóng seal.
(8) Các phiếu xuất đã hoàn thành sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận kế toán để tạo hóa đơn xuất hàng.
(9) Các xe xuất hàng nhận hóa đơn xuất và đƣợc đóng seal thùng xe bởi bộ phận bảo vệ. Khi seal bị mất tính nguyên vẹn, nhân viên vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm đối với trị giá hàng hóa bị thất thoát trên xe.
(10) Hoàn tất quá trình xử lý đơn hàng, các xe sẽ vận chuyển hàng đến siêu thị Co.opMart Cống Quỳnh.
(11) Quá trình giao nhận hàng đƣợc tiến hành vào khoảng bốn giờ sáng hàng ngày. (12) Hàng sẽ đƣợc kiểm kê ngay tại chỗ trƣớc khi nhập vào kho, nếu kiện hàng bị lỗi
sẽ lập biên bản và bị gửi trả lại kèm đơn yêu cầu thay thế hàng mới.
(13) Sau khi hoàn tất thủ tục giấy tờ, hàng hóa đƣợc chuyển vào trong kho theo thứ tự mã hàng.
BP Nhận PO siêu thị Hóa đơn xuất Xác nhận thông tin
(6) Kiểm tra hàng hóa soạn ra (5) Soạn hàng và đƣa ra khu
vực kiểm tra hàng (7) Đóng gói Chứng từ BP Điều vận BP Kế Toán Xuất Hàng BP Kho
(4) Chuyển phiếu soạn hàng đến BP Kho BP Nhận PO siêu thị Ban Giám Đốc siêu thị Ngành hàng (1) Đặt – Duyệt PO
(3) Tạo phiếu xuất và in phiếu soạn hàng
Hình 3.4: Quy trình xử lý đơn hàng và xuất hàng 3.3.3 Quy trình xử lý thông tin đơn hàng
Siêu thị Cống Quỳnh đặt hàng theo từng Purchasing Oder (P/O), mỗi P/O đƣợc gán một mã số (theo thứ tự). Hàng hóa đƣợc đặt theo nhà cung cấp, tức là trong mỗi số P/O chỉ có hàng hóa của một nhà cung cấp. Mỗi lần đặt, siêu thị Cống Quỳnh đặt nhiều P/O tƣơng ứng với hàng hóa của nhiều nhà cung cấp mà siêu thị cần.
Trong mỗi P/O sẽ có các mặt hàng cần đặt với số lƣợng và mã số SKU tƣơng ứng. Những P/O này sẽ đƣợc tổng hợp lại trong bảng tổng hợp đơn đặt hàng theo từng siêu thị với đầy đủ các thông tin về số lƣợng SKU, tính thành tiền cho từng P/O.
Từ bảng tổng hợp đơn đặt hàng với các P/O cụ thể. Các SKU trong từng P/O sẽ đƣợc xác nhận bằng tay vào hệ thống bởi các nhân viên VP và xuất ra phiếu xuất SODA (sell order document) với vị trí đƣợc định vị cụ thể, số lƣợng đƣợc đặt theo từng SKU. Từ phiếu xuất SODA, từng mặt hàng sẽ đƣợc picking document theo từng P/O. Các mặt hàng trong một P/O sẽ đƣợc chọn chung vào một phiểu soạn với số lƣợng SKU 15. Với số lƣợng SKU 16, P/O này sẽ đƣợc chia ra 2, 3 phiếu soạn hàng tùy số lƣợng. Với số lƣợng SKU ít thì 3, 4 P/O sẽ đƣợc chọn chung vào một phiếu soạn hàng sao cho không vƣợt quá 15 SKU. Nguyên nhân đơn giản là do một phiếu soạn cỡ giấy A4 chỉ đủ cho 15 dòng.
3.3.4 Phƣơng pháp đánh giá nhà cung cấp của Saigon Co.op
Công tác đánh giá nhà cung cấp của Saigon Co.op chủ yếu là định tính, mang tính thủ công, làm theo kinh nghiệm là chính cho nên nhƣợc điểm lớn nhất có thể có là mang nặng yếu tố chủ quan, cảm tính, có thể gây thiên lệch. Các tiêu chí đƣợc sử dụng bao gồm:
1.Năng lực nhà cung cấp gồm các yếu tố nhƣ năng lực cốt lõi, tài chính, công nghệ sản xuất, vận chuyển hàng hóa, đánh giá xem nhà cung cấp có bao nhiêu xe và gồm các loại xe nào.
2.Thời gian giao hàng gồm các tiêu chí phụ việc vận hành ra sao, giao hàng trong bao lâu, thông tin truyền nhận nhƣ thế nào.
3.Kinh nghiệm bao gồm các mục nhƣ danh sách các khách hàng mà nhà cung cấp đã, đang và sắp hợp tác, độ lớn mạnh của các khách hàng này cho thấy uy tín của nhà cung ứng, và cuối cùng là thời gian thành lập doanh nghiệp.
4.Giá cả Saigon Co.op sẽ tham khảo nhiều nhà cung cấp để xem xét giá cạnh tranh từ đó đƣa ra quyết định chọn lựa.
5.Thời gian thanh toán thƣờng Saigon Co.op yêu cầu đƣợc thanh toán tiền hàng vào cuối mỗi tháng, tiêu chí này biểu hiện năng lực tài chính của nhà cung cấp và tính thanh khoản của họ.
6.Rủi ro Saigon Co.op sẽ tìm hiểu xem nhà cung cấp đã từng gặp những sự cố nào, họ có các khó khăn gì. Tiếp đến là xem xét nhà cung cấp có mua bảo hiểm hay không,
nếu họ có mua thì chi phí sẽ cao hơn nhƣng bù lại độ an toàn đƣợc bảo đảm, còn nếu họ không mua bảo hiểm thì chi phí sẽ tháp hơn nhƣng nhà cung cấp phải đủ độ tin cậy rằng họ có thể ngăn ngừa và kiểm soát các rủi ro không mong đợi có thể xảy ra.
7.Khả năng tăng chuyến vận tải hàng điển hình là việc tăng từ 1 chuyến/1 ngày lên 2 đến 3 chuyến trên 1 ngày để bảo đảm nguồn cung hàng đủ đáp ứng nhu cầu trong mùa Tết và các dịp đặc biệt.
8.Văn hóa cụ thể nhƣ các tài xế phải lịch sự văn minh, trung thực, hàng dƣ trả về, hàng thiếu thì báo cáo để bổ sung hàng đầy đủ kịp thời.
9.Tính trung thành của nhà cung cấp, tiêu chí này rất đƣợc đề cao.
10.Các nhà cung cấp nếu biết chia sẻ khó khăn với khách hàng sẽ đƣợc đánh giá cao. Hàng tháng Saigon Co.op đều đặn đánh giá lại các nhà cung cấp bằng thống kê: số lƣợng lỗi xáy ra, số lần giao hàng trễ và thời gian bị trễ, số sản phẩm lỗi. Từ đó xử lý việc bồi thƣờng, đánh giá lại uy tín, xem xét các giá trị gia tăng ví dụ nhƣ nếu siêu thị trả hàng với số lƣợng ít không đáng kể thì miễn phí vận chuyển nhƣng nếu số lƣợng hàng bị trả lại lên đến từ một đến hai xe trở lên thì phải tính tiền vận chuyển hàng trả về cho nhà cung cấp. Mặt khác còn rà soát các sai sót nếu có nhƣ hàng bị bể vỡ, bị mất hàng, hàng kém chất lƣợng… tiến hành các biện pháp kỷ luật nhƣ: cấm chạy (ngƣng nhận hàng), yêu cầu các chủ cơ sở đền bù số hàng bị hƣ hao thiếu hụt.
3.3.5 Nhận diện vấn đề
Các vấn đề hiện tại của Saigon Co.op mà luận văn đề cập sẽ bao gồm quy trình purchasing và công tác đánh giá chọn lựa nhà cung cấp đƣợc nêu ra ở hai mục bên dƣới.
3.3.5.1 Về quy trình purchasing
Quy trình purchasing của Saigon Co.op còn nhiều bất cập. Việc thực hiện theo nhận xét của chính các chuyên gia của doanh nghiệp là còn thủ công, đơn giản. Công tác thu mua chƣa chuyên nghiệp, gặp nhiều sai sót.
3.3.5.2 Về công tác đánh giá nhà cung cấp
Quá trình đánh giá các nhà cung cấp thiên lệch nhiều về mặt định tính. Mức độ áp dụng các công cụ và phƣơng pháp định lƣợng chƣa cao. Do đó, Saigon Co.op chƣa ứng dụng nhiều các phần mềm hỗ trợ công tác đánh giá, so sánh các nhà cung ứng. Các hệ hỗ trợ ra quyết định chƣa đƣợc đẩy mạnh sử dụng. Vì vậy, việc phân tích trong quá trình ra quyết định chƣa sâu. Các nhà quản lý quyết định chủ yếu dựa vào kinh nghiệm bản thân.
Chƣơng ba đã cho chúng ta cái nhìn tổng quan về Saigon Co.op và Co.opMart Cống Quỳnh. Bên cạnh đó chƣơng này còn trình bày quy trình purchasing cùng với hiện trạng hiện nay. Việc giải quyết các vấn đề trên sẽ đƣợc thể hiện trong chƣơng tiếp theo.
CHƢƠNG 4: ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP BẰNG AHP
Trong chƣơng này tác giả sẽ trình bày quá trình áp dụng phƣơng pháp AHP để giải quyết các vấn đề của Saigon Co.op. Các kết quả sau khi chạy mô hình đánh giá bằng phần mềm Expert Choice cũng sẽ đƣợc thể hiện trong nội dung của chƣơng.
4.1 CHỌN NHÓM SẢN PHẨM
Saigon Co.op chia thực phẩm thành hai ngành hàng là thực phẩm tƣơi sống và thực phẩm công nghệ. Luận văn sẽ tìm hiểu về ngành hàng thực phẩm công nghệ và đi sâu chi tiết vào mặt hàng NGK với việc khảo sát và đánh giá năm nhà cung ứng tiêu biểu đã đƣợc chọn lựa cho sản phẩm này. Vì năm doanh nghiệp này sản xuất nhiều loại sản phẩm giải khát nên cần chọn tỷ lệ đặt hàng phù hợp để cực đại hóa lợi nhuận. Thứ hai họ đều là doanh nghiệp Việt Nam nên sự so sánh đánh giá sẽ khá tƣơng xứng và không quá thiên lệch. Danh sách năm nhà cung cấp này sẽ đƣợc trình bày ở mục sau.
4.2 MÔ HÌNH ĐÁNH GIÁ
Với phần cơ sở lý thuyết đƣợc trình bày ở chƣơng hai, tác giả kết hợp các mô hình đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp. Đồng thời theo sự so sánh các phƣơng pháp phân tích đánh giá, tác giả chọn AHP để phối hợp xây dựng mô hình đánh giá cho luận văn. Và quá trình thiết lập mô hình đƣợc trình bày ở các phần tiếp dƣới đây.
4.2.1 Xác định mục tiêu cho AHP
Chọn nhà cung ứng chính cấp lƣợng hàng lớn nhất cho ngành hàng nƣớc giải khát. Mục tiêu của nghiên cứu đƣợc thực hiện bởi quá trình phân tích hệ thống phân cấp là để nghiên cứu cách thức Co.opMart Cống Quỳnh so sánh giữa các nhà cung cấp khác nhau. Mục tiêu cho quá trình tính toán hệ thống phân cấp phân tích là để xác định nhà cung cấp có hiệu suất tổng thể tốt nhất so với những nhà cung cấp khác. Sau đó chúng ta sẽ sử dụng kết quả đạt đƣợc để phân tích các dữ liệu để hiểu lý do tại sao các nhà cung cấp này có điểm số thấp hơn những nhà cung cấp khác và những loại cải tiến có thể đƣợc thực hiện để cải thiện những điểm yếu của các nhà cung cấp.
4.2.2 Xác định các tiêu chuẩn cho AHP
Nhƣ đã đề cập trong phần cơ sở lý thuyết có khá nhiều cách để phân tích các nhà cung cấp sử dụng quá trình phân tích hệ thống phân cấp. Luận văn này đúc kết đƣợc sáu tiêu chí chính đƣợc phân rã thành một số các tiêu chí phụ và tất cả đƣợc hiển thị trong hình bên dƣới chính là mô hình đánh giá nhà cung cấp theo lý thuyết các mô hình ở chƣơng hai cho ngành hàng NGK của Saigon Co.op.
SỨC KHỎE TÀI CHÍNH NĂNG LỰC VẬN HÀNH NĂNG LỰC CỐT LÕI PHƯƠNG THỨC KINH DOANH YẾU TỐ HÀNH VI VÀ VĂN HÓA YẾU TỐ RỦI RO Doanh thu Lợi nhuận ROI Áp dụng và vận hành các hệ thống ISO, HACCP, vân vân Thời gian giao hàng Trách nhiệm khi bán hàng Năng lực xây dựng mạng lưới Công nghệ sản xuất Tạo ra những giá trị tốt nhất cho khách hàng Chia sẻ chân thật thông tin về sản phẩm (ưu nhược điểm, phù hợp), thông tin dự báo
Văn hóa kinh doanh: Định
hướng-Sứ mệnh
Văn hóa trung thực: Điều lệ- Nội qui Sự ổn định của doanh nghiệp Độ tin cậy: Bảo hiểm- Độ an toàn Tỷ lệ nợ Minh bạch về tài chính Hình 4.1: Mô hình đánh giá
Trong đó tác giả ký hiệu nhƣ sau: (việc này nhằm phục vụ cho các phần tiếp theo của luận văn)
1) Các tiêu chí chính:
FH Sức khỏe tài chính (Financial Health)
OP Năng lực vận hành (Operational Performance) E Năng lực cốt lõi (Expertise)
BPP Phƣơng thức kinh doanh (Business process & Practices) BCF Yếu tố hành vi và văn hóa (Behavior & Cutural Factor) RF Yếu tố rủi ro (Risks factor)
2) Các nhà cung cấp
VNM Vinamilk VH Vĩnh Hảo CD Chƣơng Dƣơng
SAB Sabeco TRI Tribeco 4.2.3 Sức khỏe tài chính
Rất quan trọng vì tiêu chí chính này thể hiện tính ổn định trong kinh doanh của các nhà cung cấp thông qua các chỉ số và báo cáo tài chính đã đƣợc kiểm toán đầy đủ. Mặt khác trên phƣơng diện rộng tiêu chí chính này còn cho thấy sự ổn định sản xuất của doanh nghiệp cung ứng. Ngoài ra sức khỏe tài chính mạnh còn giúp khách hàng có khả năng đƣợc trả chậm với thời gian lâu hơn và với khoản phải trả lớn hơn, đem lại cảm giác an toàn cho khách hàng vì tính thanh khoản kéo dãn. Tiêu chí này còn cho thấy nhà cung cấp có tính thanh khoản công nợ rộng, thêm nữa là họ có kế hoạch tồn kho rất tốt.
Doanh thu
Rất quan trọng vì tính ổn định cho tài chính. Đây là một trong những thông số quan trọng trong tài chính. Khi nói về sức mạnh tài chính của một doanh nghiệp, các báo cáo thƣờng chú trọng nhấn mạnh về doanh thu.
Lợi nhuận
Quan trọng vì nó thể hiện sự ổn định tài chính, kinh doanh và khả năng tăng cƣờng tài chính. Đây là thông tin nằm ở tầng sâu hơn so với doanh thu. Nó cho thấy mức thu lợi thực tế của nhà cung ứng.
ROI
Quan trọng vì nếu quản lý chọn hƣớng kinh doanh không tốt sẽ ảnh hƣởng xấu đến tài chính. ROI là một trong những chỉ số quan trọng khi phân tích tài chính. Nó thể hiện khả năng sinh lãi trên mức đầu tƣ của doanh nghiệp
Tỷ lệ nợ
KPI này là cần thiết vì nếu nhà cung ứng quay đồng vốn tốt sẽ giúp giảm rủi ro về tài chính và doanh nghiệp sẽ hoạt động ổn định. Còn nếu họ quay đồng vốn không tốt sẽ dẫn đến nguy cơ cao, gây mất cân bằng về tỷ lệ nợ và vốn khiến doanh nghiệp gặp khó khăn về dòng tiền chảy trong hệ thống, ảnh hƣởng mạnh đến sự vận hành của từng bộ phận làm cho quá trình sản xuất mất ổn định dẫn đến việc không cung ứng hàng kịp cho các đối tác gây khó khăn tổng thể toàn doanh nghiệp.
Minh bạch về tài chính
Cần thiết vì thể hiện sự quản lý tốt tài chính. Tiêu chí phụ này là yếu tố định tính mang nhiều ý nghĩa thể hiện sự ổn định tài chính, hoạt động, tính minh bạch, uy tín, trung thực, văn hóa doanh nghiệp.
4.2.4 Năng lực vận hành
Tiêu chí này ảnh hƣởng tính ổn định của kinh doanh và mức tồn kho. Yếu tố này đem đến tính ổn định cho việc kinh doanh của khách hàng. Bảo đảm nguồn cung hàng luôn đáp ứng nhu cầu Saigon Co.op.
Thời gian giao hàng
Tiêu chí này rất quan trọng vì nó cũng bảo đảm tính ổn định cho việc kinh doanh của khách hàng. Đồng thời giúp Saigon Co.op dễ lên kế hoạch, giảm tồn kho hàng hóa. Đảm bảo việc thực hiện yêu cầu đặt hàng luôn đƣợc ổn định.
Trách nhiệm khi bán hàng
Yếu tố này quan trọng vì giúp tạo niềm tin nơi khách hàng. Nó giúp bảo đảm ổn định an toàn cho việc mua hàng của Saigon Co.op. Ngoài ra nó còn thể hiện rằng chất lƣợng hàng hóa ổn định.
Áp dụng và vận hành các hệ thống ISO, HACCP, vân vân
Tiêu chí này cần thiết để bảo đảm chất lƣợng đầu ra, tính ổn định cho hoạt động doanh