Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TỔ CHUYÊN MÔN CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG
1.2.2. Chức năng quản lý
Chức năng quản lý gắn liền với sự xuất hiện và sự tiến bộ của phân công hợp tác lao động trong quá trình phát triển sản xuất xã hội. Trong nền sản xuất thủ công riêng lẻ, một người thợ khi muốn làm ra một sản phẩm phải thực hiện cả một chuỗi những hành động liên tiếp theo quy trình sản xuất từ nguyên liệu
đến sản phẩm. Chuyển sang nền sản xuất công nghiệp, do áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, sự phân công lao động diễn ra theo lối chia quá trình sản xuất thành nhiều công đoạn, mỗi công đoạn có nhiệm vụ thực hiện một dạng hoạt động sản xuất nhất định, đƣợc chuyên môn hoá nhằm tạo ra sản phẩm. Phối hợp và liên kết cả chuỗi dây chuyền sản xuất đó lại thành một hệ thống nhất định theo một quy trình công nghệ liên tục tạo thành chức năng của hệ thống quản lý. Từ đó xuất hiện ra sản phẩm và chức năng quản lý ra đời.
Nhƣ vậy có thể hiểu chức năng quản lý là một dạng lao động chỉ huy, điều phối, kết hợp của chủ thể quản lý, sinh ra một cách khách quan từ đặc trƣng lao động của khách thể quản lý. Chức năng quản lý là một dạng lao động quản lý, thông qua đó chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định.
Chức năng quản lý có 2 loại là chức năng chung và chức năng đặc thù.
Chức năng chung là chức năng mà bất cứ một chủ thể quản lý nào cũng có, còn chức năng đặc thù chỉ có với mỗi một hệ thống, đơn vị, tổ chức riêng biệt.
Do có nhiều quan điểm khác nhau về quản lý nên chức năng chung của quản lý cũng có nhiều quan điểm khác nhau. Qua quá trình học tập, nghiên cứu chúng tôi thấy rằng chức năng chung của quản lý đƣợc hội tụ và thống nhất ở bốn điểm sau đây
Chức năng lập kế hoạch: Là chức năng hạt nhân quan trọng nhất của quán trình quản lý. KH đƣợc hiểu là tập hợp những mục tiêu cơ bản đƣợc sắp xếp theo một trình tự nhất định, logíc với một chương trình hành động cụ thể để đã được hoạch định. Trước khi tiến hành thực hiện những nội dung mà chủ thể quản lý đề ra. Kế hoạch đặt ra xuất phát từ đặc điểm tình hình cụ thể của tổ chức và những mục tiêu định sẵn mà tổ chức có thể hướng tới và đạt được theo mong muốn dưới sự tác động có định hướng của chủ thể quản lý.
Chức năng tổ chức: Là sắp xếp, bố trí một cách khoa học và phù hợp những nguồn lực (nhân lực, vật lực và tài lực) của hệ thống thành một hệ toàn vẹn nhằm đảm bảo cho chúng tương tác với nhau để đạt được mục tiêu của hệ thống một cách tối ƣu nhất, hiệu quả nhất. Tổ chức là một chức năng quan trọng, đảm bảo tạo thành sức mạnh để thực hiện thành công kế hoạch.
Chức năng chỉ đạo: Chức năng này có tính chất tác nghiệp, điều chỉnh, điều hành hoạt động của hệ thống nhằm thực hiện đúng kế hoạch đã định để biến mục tiêu trong dự kiến, chỉ đạo bám sát các hoạt động, các trạng thái vận hành của hệ thống đúng tiến trình, đúng kế hoạch đã định. Đồng thời phát hiện ra những sai sót để kịp thời sửa chữa, uốn nắn không làm thay đổi mục tiêu. Hướng vận hành của hệ thống nhằm giữ vững mục tiêu chiến lược mà kế hoạch đã đề ra.
Chức năng kiểm tra đánh giá: Thu thập những thông tin ngƣợc từ đối tƣợng quản lý trong quá trình vận hành của hệ thống để đánh giá xem trạng thái của hệ thống đã đến đâu, xem mục tiêu dự kiến ban đầu và toàn bộ kế hoạch đã đạt đến mức độ nào? Trong quá trình kiểm tra kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình hoạt động để kịp thời điều chỉnh, sửa chữa mục tiêu, đồng thời tìm ra nguyên nhân thành công, thất bại giúp cho chủ thể quản lý rút ra đƣợc bài học kinh nghiệm để thực hiện cho quá trình quản lý tiếp theo.
Tổng hợp tất cả các chức năng quản lý tạo nên nội dung của quá trình quản lý. Điều đáng chú ý là trong quá trình quản lý, nhà quản lý phải thực hiện một dãy chức năng kế tiếp nhau một cách logic, bắt buộc. Bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và nhiệm vụ quản lý cho đến khi kiểm tra kế quả đạt đƣợc và tổng kết quá trình quản lý. Mỗi quá trình quản lý xảy ra trong một thời gian cụ thể của một chu trình quản lý nhất định. Trong một chu kỳ quản lý, các chức năng có thể diễn ra đồng thời hoặc kết hợp với việc thực hiện các chức năng khác.
Kế hoạch
Chỉ đạo
Tổ chức
Kiểm tra, đánh giá Thông tin
Ngoài 4 chức năng nêu trên trong chu trình quản lý, chủ thể quản lý phải sử dụng thông tin nhƣ là một công cụ hay chức năng đặc biệt để thực hiện các chức năng trên. Chúng ta có thể biểu diễn chu trình quản lý theo sơ đồ sau: