1.3. So sánh lợi ích của hệ thống sản xuất Lean với hệ thống sản xuất thông thường
1.4.2 Tiêu chuẩn hóa công việc ( Standardized Work)
Tiêu chuẩn hóa công việc có nghĩa là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được qui định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc. Mục tiêu của việc chuẩn hoá là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất, ổn định chất lượng, ngừa hư hỏng máy móc thiết bị, nền tảng cho cải tiến, giảm giá thành, giúp cho người trực tiếp sản xuất xác định được công việc của họ là gì và tạo ra sự ổn định giữa những người trực tiếp sản xuất và giữa các ca sản xuất. Ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất được điều chỉnh một cách có chủ ý. Khi các thủ tục quy trình không được chuẩn hoá ở mức độ cao, các công nhân có thể có những ý nghĩ khác nhau về cách làm đúng cho một thủ tục quy trình và dễ đưa đến các giả định sai. Mức độ chuẩn hoá cao về quy trình cũng giúp các Công ty mở rộng sản xuất dễ dàng hơn nhờ tránh được những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các quy trình được chuẩn hoá.
Các hướng dẫn công việc chuẩn trong sản xuất tinh gọn thường được định nghĩa và viết ra ở mức chi tiết hơn nhiều so với yêu cầu tối thiểu đáp ứng điều khoản 7.5.1. của phiên bản ISO9001:2000 về “Kiểm Soát Sản Xuất và Cung Cấp Dịch Vụ” (Control of Production and Service Provision), cụ thể dưới hình thức chuẩn hóa các thao tác và trình tự công việc cho từng công nhân. Yêu cầu 7.5.1 nói rằng ‘‘một tổ chức cần có các tài liệu sau’’:
a) Thông tin về các đặc tính của sản phẩm.
b) Hướng dẫn công việc phù hợp.
c) Thiết bị sản xuất thích hợp.
d) Đo lường và giám sát thiết bị và hệ thống.
e) Các quy trình bao phủ từ các hoạt động hoàn tất sản phẩm, phân phối và sau phân phối."
Tiêu chuẩn hóa công việc gồm một số thành phần chính:
- Trình tự công việc chuẩn: Đây là trình tự một người công nhân phải tuân thủ khi thực hiện công việc, bao gồm các thao tác và các bước thực hiện công việc.
Việc mô tả rõ ràng giúp đảm bảo rằng tất cả các công nhân đều thực hiện công việc theo cách thức tương tự nhau và hạn chế các sai biệt vốn có khả năng gây ra phế phẩm. Trong điều kiện lý tưởng, việc chi tiết hoá công việc chỉ rõ từng bước thao tác cho mỗi công nhân. Ví dụ với công đoạn cắt gỗ, trình tự công việc chuẩn sẽ mô tả từ chi tiết cắt và các bước thao tác như chuẩn bị máy, chỉnh dao cắt, cách nâng giữ và đưa vật liệu qua máy và thời gian xử lý công việc. Đối với công đoạn lắp ráp, bảng mô tả cần liệt kê chi tiết từng bước thao tác thực hiện việc lắp ráp cho mỗi loại sản phẩm.
- Thời gian chuẩn: Nhịp độ (Takt time) là tần xuất một sản phẩm được làm ra.
Nhịp độ Takt time được sử dụng để mô tả rõ ràng và theo dõi tốc độ một quy trình cần được duy trì ở các công đoạn khác nhau. Đối với các nhà sản xuất lean, nhịp độ takt time của mỗi quy trình sản xuất được chủ động điều phối và giám sát để duy trì một luồng sản xuất liên tục. nhịp độ takt time khác với thời gian chu kỳ sản xuất (Cycle time) là thời gian cần để quy trình hoàn tất một sản phẩm. Ví dụ, một nhà sản xuất đồ gỗ có thể cách 10 phút cho xuất xưởng một ghế sofa (Takt time) nhưng thực sự họ phải mất 3 ngày làm việc để hoàn tất một ghế sofa (Cycle time).
- Mức tồn kho chuẩn trong quy trình: Đây là lượng nguyên liệu tối thiểu, bao gồm lượng nguyên liệu đang được xử lý trên chuyền, cần có để giữ một cell hay quy trình hoạt động ở cường độ mong muốn. Mức tồn kho chuẩn nên được xác định rõ ràng vì cần thiết phải duy trì lượng nguyên liệu tối thiểu này trong chuyền để không gây sự đình trệ cho quy trình do thiếu nguyên liệu. Đây là yếu tố dùng để tính toán khối lượng và tần số của lệnh sản xuất (hay Kanban) cho các nguồn cung cấp từ công đoạn trước.
Áp dụng tiêu chuẩn hóa vào thực tế sản xuất:
Bước 1: Quyết định được thời gian yêu cầu để sản xuất ra một sản phẩm tại công đoạn muốn lập bảng tiêu chuẩn hóa.
Bước 2: Phân tích các bước và thời gian từng công việc bằng sử dụng bảng phân tích công việc (xem bảng 1.2).
Bảng 1.2: Bảng phân tích công việc Mô tả công việc:
Tên công nhân:
Yếu tố công việc 1:
Thêi gian lập lại tèt nhÊt
1 2 3 4 5
0 30 53
32 113
32 170
30 226 30 2:
3:
Tổng thời gian cho một vòng
30 11 15 56
30 8 85
11 145
10 200
11 256 11 38 15 96
17 155
15 211
15 267 14
(Nguồn: Tài liệu huấn luyện Lean của Nike Việt Nam, 2008)
Qua bảng 1.2, ta thấy cần phân tách được các bước công việc của một công đoạn, rồi sử dụng đồng hồ bấm giờ để thu thập thời gian lập lại tốt nhất.
Tổng thời gian cho một chu kỳ thao tác gọi là Cycle Time, cycle time được hiểu là thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành một công đoạn,bao gồm thời gian làm việc của máy/công nhân và thời gian đi lại/chờ đợi và có được bằng cách cộng thời gian lặp lại tốt nhất của một công đoạn muốn tính.
Nếu Takt Time lớn hơn Cycle Time công đoạn đó xảy ra sản xuất thừa lượng hàng làm ra nhiều hơn yêu cầu của khách hàng.
Nếu Takt Time nhỏ hơn Cycle Time lúc này tồn tại công đoạn nút chai
‘‘bottleneck’’ nghĩa là cần phải có nhiều thêm người phụ làm công việc này hay phải giảm bớt công việc của người này cho người khác. Do vậy Takt Time và Cycle Time không tương đương nhau, không thể cân đối được sản xuất.
Mục tiêu của doanh nghiệp là làm cho Cycle Time tiến tới gần và bằng Takt Time thì triệt tiêu sản xuất thừa.
Bước 3: Điền vào mẫu bảng tiêu chuẩn hóa công việc (xem bảng 1.3).
Bảng 1.3: Bảng mẫu tiêu chuẩn hóa công việc
Takt time: Giây Công
nhân Tổ trưởng
Kỹ thuật
Quản đốc
Công đoạn
Cycle time: Giây
Mô tả công việc:
Thời gian làm việc STT
Mã hàng:
Thao tác
Máy chạy
Di chuyển
Đề nghị cách
cho công việc an
toàn
1
2
3
Tổng số 0 0 0
Trình tự công việc được vẽ
ra
(Nguồn: Tài liệu huấn luyện Lean của Nike Việt Nam, 2008)
Từ bảng 1.3, ta lấy thời gian lập tốt nhất trong bảng phân tích công việc điền vào thời gian làm việc ở bảng tiêu chuẩn hóa công việc có phân loại thời gian thao tác, máy chạy và di chuyển. Đồng thời điền các thông tin gồm Cycle Time, Takt Time, mã hàng, mô tả công việc giống như ở bảng phân tích công việc, các đề nghị an toàn và vẽ trình tự công đoạn giống như thực tế đang diễn ra.
Bước 4: Treo bảng tiêu chuẩn hóa tại công đoạn, nếu thay đổi mã hàng tổ trưởng cất giữ để sử dụng lại khi sản xuất lại mã hàng này.
Bước 5: Tổ trưởng và người công nhân cập nhật bảng tiêu chuẩn hóa khi có thay đổi, đồng thời thường xuyên tìm cách cải thiện bảng tiêu chuẩn hóa chính là cải thiện công việc.