Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ KINH NGHIỆM QUỐC TẾ VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƯỚC TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP QUỐC TẾ
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƯỚC TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP QUỐC TẾ
2.1.4. Nội dung hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tập đoàn kinh tế nhà nước trong thời kỳ hội nhập quốc tế
2.1.4.1. Bộ máy thực hiện kiểm soát nội bộ
Từ kết quả tổng quan các công trình nghiên cứu và ý kiến tham vấn 10 chuyên gia cho thấy, trong thời kỳ hội nhập quốc tế để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tập đoàn kinh tế nhà nước, nội dung đầu tiên cần phải hoàn thiện đó là bộ máy thực hiện kiểm soát.
43
Bộ máy thực hiện kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tập đoàn kinh tế nhà nước có cấu trúc khá phức tạp, nó gồm hội đồng thanh viên (Ban lãnh đạo) tập đoàn; Ban kiểm soát nội bộ tập đoàn; các bộ phận chức năng trong tập đoàn; và các đơn vị thành viên thuộc tập đoàn. Bộ máy này có chức năng quyết định nội dung kiểm soát và lựa chọn hình thức kiểm soát, đồng thời phản ảnh kết quả kiểm soát cho lãnh đạo tập đoàn để lãnh đạo tập đoàn có cơ sở ra quyết định. Sau một thời gian hoạt động, nhất là trong bối cảnh hội nhập quốc tế với nhiều sự thay đổi nhanh chóng, khó lường làm cho cấu trúc bộ máy và chức năng của các bộ phận cấu thành bộ máy phát sinh những bất cập, hạn chế. Vì thế, hoàn thiện bộ máy thực hiện kiểm soát nội bộ tại các TĐKTNN trong thời kỳ hội nhập quốc tế là sự điều chỉnh cấu trúc, chức năng của bộ máy thực hiện kiểm soát nội bộ tại các TĐKTNN để phù hợp với những thay đổi về vai trò, chức năng của các TĐKTNN trước các yêu cầu của hội nhập quốc tế. Cụ thể:
1) Đối với hội đồng thành viên (Ban lãnh đạo) Tập đoàn. Lãnh đạo Tập
đoàn phải có nhận thức rằng kiểm tra, kiểm soát là quan trọng thì sẽ hướng các nhân viên cũng nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát của DN và tuân thủ mọi qui định đề ra. Các quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng đến chính sách, chế độ và việc duy trì thực hiện chính sách đó, bởi chính họ là người thiết lập ra các chính sách, thủ tục và phê chuẩn để áp dụng tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện được chiến lược chung của Tập đoàn và phục vụ cao nhất lợi ích của Tập đoàn.
2) Đối với ban kiểm soát nội bộ: Ban KSNB là bộ phận chuyên trách thực hiện nhiệm vụ KSNB (kiểm tra và đánh giá toàn bộ hoạt động của một đơn vị như hệ thống kế toán, HTKSNB...). trong tập đoàn. BKSNB thường được thành lập bởi quyết định của người đại diện vốn chủ sở hữu và hoạt động theo quy định của Nhà nước, quy chế hoạt động của Tập đoàn. Nhân viên trong bộ phận này phải được tuyển chọn có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức, được giao quyền tương đối rộng, hoạt động độc lập với phòng kế toán và các bộ phận được kiểm tra, các báo cáo được trực tiếp gửi lên TGĐ và HĐQT, khi đó họ mới phát huy được hết vai trò trong một tổ chức.
3) Đối với các bộ phận chức năng trong tập đoàn. Các bộ phận chức
năng được phân chia theo mục tiêu hoạt động và mục tiêu kiểm soát. Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận chức năng cũng là
44
yếu tố quan trọng trong hoạt động kiểm soát. Vì nó xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề trách nhiệm báo cáo đối với các cấp liên quan. Tuy nhiên, mức độ tự chủ cần phải được giám sát vì có thể dẫn đến “lơ là, chểnh mảng” không tuân thủ các hoạt động kiểm soát.
4) Đối với các đơn vị thành viên: Nếu các đơn vị thành viên là các đơn
vị kinh doanh độc lập, không có ảnh hưởng lẫn nhau thì việc các đơn vị thành viên tối đa hoá lợi nhuận sẽ đóng góp nhiều nhất vào kết quả của toàn Tập đoàn. Khi đó, nhà quản lý Tập đoàn chỉ cần kiểm tra xem kết quả báo cáo của các đơn vị thành viên có đáng tin cậy, có đúng với chiến lược của Tập đoàn không.
2.1.4.2. Nội dung kiểm soát nội bộ
Cũng từ kết quả tổng quan các công trình nghiên cứu và ý kiến tham vấn 10 chuyên gia cho thấy, trong thời kỳ hội nhập quốc tế, nội dung quan trọng thứ hai cần phải hoàn thiện đó là nội dung kiểm soát nội bộ cho phù hợp với điều kiện mới, phù hợp với các yêu cầu của hội nhập quốc tế.
Nội dung kiểm soát là những vấn đề mà bộ máy kiểm soát sẽ theo dõi, sẽ quan sát để giúp cho Lãnh đạo các tập đoạn có những điều chỉnh hợp lý trong quá trình bảo đảm tài sản, bảo đảm thông tin, bảo đảm sự tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của tập đoàn. Trong bối cảnh và các yêu cầu của hội nhập quốc tế, có những nội dung kiểm soát không còn phù hợp, có những nội dung không cần phải kiểm soát, nhưng có những nội dung phải tăng cường kiểm soát. Vì thế, hoàn thiện nội dung kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại các TĐKTNN là điều chỉnh các nội dung kiểm soát sao cho các nội dung kiểm soát được đầy đủ, đúng mức, từ đó nâng cao hiệu quả kiểm soát của hệ thống; cụ thể như sau:
1) Đối với kiểm soát vốn, tài chính: Với nguồn vốn chủ sở hữu ở các TĐKTNN là Nhà nước TĐKTNN nên công tác kiểm soát vốn, tài chính vô cùng quan trọng, thiết yếu trong quá trình hoạt động của các Tập đoàn.Việc thực hiện kiểm soát vốn, tài chính không chỉ có vai trò khiến cho việc sử dụng vốn hiệu quả hơn, mà còn giúp “bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các chủ thể sở hữu vốn tham gia đầu tư vào tập đoàn”, “bảo đảm quyền lợi của các cổ đông, hạn chế rủi ro cho các khoản đầu tư”; “Kiểm soát tài chính là công cụ đánh
45
giá mức độ phù hợp của các mục tiêu, quyết định và chính sách của HĐQT trong điều hành TĐKT”; Kiểm soát tài chính giúp công ty mẹ của tập đoàn nắm bắt được chính xác, toàn diện về tình hình tài chính để điều hành và giám sát các mặt hoạt động SXKD của tập đoàn, đảm bảo sự hoạt động của các thành viên trong tập đoàn đúng theo định hướng, chiến lược phát triển chung và thực hiện được các mục tiêu của tập đoàn (Hoàng Xuân Hoà, Nguyễn Lê Hoa, 2012). Như vậy, kiểm soát vốn, tài chính sẽ bao gồm: đánh giá hiệu quả vốn đầu tư của công ty mẹ và công ty con, kiểm soát vốn đầu tư thông qua các quy định quản lý, điều hành chung của Tập đoàn, giám sát và thực thi các quyền của chủ sở hữu theo quy định của pháp luật.
2) Đối với kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh: Việc kiểm soát hoạt
động SXKD nhằm đánh giá hoạt động trong đơn vị được kiểm tra trên các khía cạnh KT, hiệu quả, hiệu lực nhằm đưa ra các kết luận, kiến nghị phù hợp, kịp thời, giúp cải thiện hoạt động và gia tăng giá trị cho Tập đoàn.
Kiểm soát hoạt động SXKD luôn đặt các đơn vị chức năng trong một quy trình có sự phối hợp với nhau để cùng sử dụng nguồn lực đầu vào một cách tiết kiệm và hiệu quả và nâng cao hiệu quả quản lý. Trong đó, BKS phải luôn đánh giá khách quan và phải có bộ tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, có độ tin cậy cao.
3) Đối với kiểm soát nhân sự: Kiểm soát nhân sự là hoạt động nghiên cứu, so sánh các tiêu chí có liên quan đến đánh giá số lượng và chất lượng đội ngũ lao động cũng như các hoạt động quản trị nguồn nhân lực cụ thể để thực hiện các điều chỉnh cần thiết nhằm hướng vào đảm bảo nhân sự của Tập đoàn có chất lượng, đáp ứng yêu cầu phát triển DN trong hiện tại và tương lai lâu dài. Kiểm soát nhân sự bao gồm kiểm soát người đại diện (người quản lý) và kiểm soát nhân viên. Với mỗi nhóm lao động khác nhau, BKS sẽ phải thực hiện những công việc khác nhau trên cơ sở quy định, phân công, phân nhiệm của đơn vị và của Tập đoàn.
4) Đối với kiểm soát rủi ro: Rủi ro có thể đến từ bất cứ nguồn nào cũng
như bất cứ thời điểm nào trong quá trình kinh doanh của một TĐKT. “Khi rủi ro xảy ra, người ta có thể đưa ra các quyết định khác nhau tùy thuộc vào loại rủi ro và khả năng của con người. Cụ thể, họ có thể chấp nhận rủi ro, từ chối rủi ro, dung hòa với rủi ro, chuyển giao, san sẻ rủi ro hoặc cũng có thể phòng
46
tránh, ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro. Theo thói quen trước đây khi nói đến rủi ro, người ta thường đề cập đến vấn đề phòng chống và khắc phục hậu quả. Đây là hành động mang tính thụ động và không phải là cách ứng xử tích cực của con người trước các biến cố, rủi ro xảy ra” (Nguyễn Thanh Thuỷ, 2017).
KSNB giúp cho các nhà quản lý có thể dễ dàng nhận dạng và đánh giá mức độ rủi ro thông qua việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động, các vấn đề phát sinh trong quá trình SXKD của TĐKT. Đánh giá rủi ro là một nội dung cơ bản của HTKSNB.
2.1.4.3. Hình thức kiểm soát nội bộ
Cũng từ kết quả tổng quan các công trình nghiên cứu và ý kiến tham vấn 10 chuyên gia cho thấy, nội dung quan trọng thứ ba cần phải hoàn thiện đó là hình thức kiểm soát nội bộ.
Hình thức kiểm soát nội bộ là công cụ, là cách thức mà "người kiểm soát" sử dụng để kiểm soát các nội dung cần kiểm soát. Việc hoàn thiện về hình thức kiểm soát nội bộ sử dụng trong hệ thống kiểm soát tại các TĐKTNN trong thời kỳ hội nhập quốc tế là sự điều chỉnh lại các công cụ, cách thức sử dụng sao cho hiệu nhất, phù hợp nhất với các yêu cầu cần phải thay đổi trước áp lực của hội nhập quốc tế; cụ thể:
1) Hình thức kiểm tra: được thực hiện sau khi các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của TĐKTNN thực hiện để đánh giá về tính pháp lý, tính đúng đắn cũng như tính hiệu quả, tính kinh tế của các hoạt động này. Hình thức kiểm tra thường được thực hiện thông qua tổ chức các đợt kiểm tra, thông qua các báo cáo định kỳ, thông qua hệ thống thông tin. Vì thế, trong bối cảnh hội nhập quốc tế, các hình thức kiểm tra này có sự điều chỉnh theo hướng kiểm tra thông qua các báo cáo, thông qua hệ thống thông tin thay vì phải tổ chức nhiều các đợt kiểm tra.
2) Hình thức giám sát: Giám sát là toàn bộ các hoạt động KSNB ngay trong mọi hoạt động của Tập đoàn. Giám sát giúp nhà quản lý phát hiện và ngăn ngừa rủi ro, có biện pháp xử lý vấn đề nhanh chóng, kịp thời để đạt được mục tiêu của đơn vị. Mục đích của giám sát này để người quản lý trực tiếp cũng như nhân viên kiểm soát lẫn nhau, phát hiện nhanh chóng các sai sót.
Trước các yêu cầu của hội nhập, xu hướng sẽ tăng hình thức giám sát thay vì quá chú trọng đến hình thức kiểm tra như truyền thống.
47