Chương 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƯỚC TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP QUỐC TẾ QUA NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TẠI TẬP ĐOÀN
3.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TẬP ĐOÀN
3.2.3. Hình thức kiểm soát nội bộ
3.2.3.1. Kiểm soát thông qua hình thức kiểm tra
Việc kiểm tra đã được HTKSNB thực hiện thường xuyên tại các TĐKTNN theo yêu cầu. Tại các TĐKTNN, mọi khâu trong hoạt động SXKD của Tập đoàn đều được HTKSNB kiểm tra theo quy trình: các đơn vị sau khi hoàn thành công việc sẽ lập các báo cáo kết quả thực hiện. Bắt đầu từ các cá nhân lập kế hoạch thực hiện công việc của mình, nộp lên các nhà quản lý trực tiếp và được kiểm tra về tính trung thực cũng như xác định mức độ hoàn thành.
Các nhà quản lý cấp thấp lại tiếp tục lập báo cáo hoàn thành công việc của đơn vị mình và được kiểm tra bởi các nhà quản lý cấp cao hơn. BKS sẽ thực hiện kiểm tra độc lập các báo cáo đã phê duyệt. Các nội dung kiểm tra bao gồm: kiểm tra lập kế hoạch hoạt động, kiểm tra kết quả thực hiện, so sánh với kế hoạch.
Trước hết, HTKSNB kiểm tra các kế hoạch được lập. Hệ thống kế hoạch năm ở VNPT bao gồm: Kế hoạch sản lượng và các chỉ tiêu KT - kỹ thuật; kế hoạch kinh doanh; kế hoạch sửa chữa lớn; kế hoạch tài chính- chi phí giá thành;
kế hoạch lao động tiền lương; môi trường; kế hoạch mua sắm sử dụng vốn đầu tư xây dựng... Phần lớn các kế hoạch được lập dựa trên căn cứ là Quy hoạch phát triển viễn thông Quốc gia từng giai đoạn được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và quy hoạch phát triển viễn thông các địa phương, quy hoạch vùng được Thủ tướng Chính phủ hoặc Bộ Thông tin và truyền thông phê duyệt; Chiến lược phát triển của VNPT và các đơn vị thành viên hay các chỉ thị, hướng dẫn của Chính phủ và Bộ/ngành.
Thông thường, trước ngày 31/7 hàng năm, các đơn vị gửi về VNPT báo cáo nhanh các chỉ tiêu chính về SXKD, trong báo cáo nhanh này có 2 nội dung chính: thứ nhất là ước thực hiện năm của các chỉ tiêu chính và thứ hai là dự kiến các chỉ tiêu kế hoạch năm tiếp theo. Sau đó các đơn vị sẽ hoàn chỉnh báo cáo kế hoạch năm và gửi 06 bộ về VNPT trước 31/10 hàng năm. Việc duyệt, thẩm tra kế hoạch diễn ra trong vòng 1 tháng. Trên cơ sở Báo cáo kế
81
hoạch năm của các đơn vị, VNPT tổ chức thẩm tra, tổng hợp, cân đối và dự kiến các chỉ tiêu kế hoạch chính của VNPT và các đơn vị trước ngày 30/11 hàng năm. Sau đó HĐTV sẽ duyệt kế hoạch và ra quyết định. Thời gian ban hành quyết định giao kế hoạch năm là trước ngày 31/12 hàng năm.
Các đơn vị tiến hành thực hiện nhiệm vụ theo phân công, cuối mỗi năm, các báo cáo là nguyên liệu để HTKSNB thực hiện kiểm tra, đánh giá.
Ngoài các sổ kế toán theo quy định của Nhà nước, VNPT còn thiết kế riêng các mẫu sổ phục vụ cho công tác lập BCTC hợp nhất Tập đoàn. Tuy nhiên, các sổ thiết kế riêng phục vụ hợp nhất này lại chưa được thiết kế sẵn trên phần mềm mà kế toán công ty mẹ và các đơn vị thành viên vẫn phải lập trên Exel, làm giảm hiệu quả của công tác kế toán.
Về hệ thống BCTC: BCTC được lập tại công ty mẹ và các đơn vị thành viên là BCTC giữa niên độ và BCTC năm. Mẫu biểu BCTC được thực hiện theo chế độ kế toán thống nhất áp dụng toàn VNPT bao gồm các báo cáo:
Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh BCTC.
Đối với các TCT/công ty có hoạt động đầu tư vào công ty con hoặc công ty liên doanh, liên kết thì phải lập BCTC hợp nhất. Ngoài ra, VNPT còn phải lập BCTC hợp nhất toàn Tập đoàn theo yêu cầu của các tổ chức tín dụng quốc tế. Mẫu BCTC hợp nhất cũng được quy định rất rõ trong CĐKT mới của VNPT.
Hiện nay, VNPT đã có phần mềm kế toán để nhập dữ liệu chi tiết và trích xuất các báo cáo về tài chính. Ngoài ra, VNPT còn xây dựng được hệ thống thông tin nội bộ cũng khá đầy đủ với hình thức phổ biến, dễ tiếp cận góp phần nâng cao chất lượng xử lý công việc của cán bộ, viên chức. Đây đồng thời là một cổng thông tin tích hợp các thành tố khác nhau trong hệ thống thông tin của công ty mẹ Tập đoàn (như Quản lý công văn; Lịch làm việc; Quản lý nhân sự, Tài chính kế toán, Quản lý kinh doanh, Quản lý văn bản pháp quy, Thông tin vận hành, sự cố...), giúp đơn giản hoá các thao tác, giảm thời gian tìm kiếm và tra cứu thông tin. Do VNPT vốn là tập đoàn về công nghệ thông tin nên việc ứng dụng hệ thống này vào công ty mẹ Tập đoàn là điều đơn giản để phục vụ đắc lực và có hiệu quả sự nghiệp phát triển ngành. Trong những năm qua, VNPT đã tập trung các nguồn lực triển khai thành công hệ thống FMIS/MMIS hay còn gọi là
82
ERP, được cung cấp bởi hãng Oracle của Mỹ. Hệ thống ERP mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, quản lý quan hệ với khách hàng... Với định hướng của VNPT, ngay từ đầu năm 2011, hệ thống ERP đã được VNPT chính thức triển khai tại Văn phòng VNPT và các công ty thành viên. Đây là một hệ thống dữ liệu tập trung, được vận hành trên các qui trình nghiệp vụ theo chuẩn quốc tế và do đó, đòi hỏi VNPT phải có quy trình được chuẩn hóa, thống nhất. Việc triển khai ERP đảm bảo hệ thống thông tin mang tính thống nhất, phục vụ việc khai thác thông tin, truy vấn dữ liệu của các đơn vị cấp trên được nhanh chóng tiện lợi và tức thời.
Nhờ đó, các KSV dễ dàng truy cập để lấy thông tin cần thiết cho công việc của mình khi được cấp quyền.
Số lượng các cuộc kiểm tra, kiểm soát được tiến hành ở VNPT không có sự thay đổi lớn trong suốt thời gian 2018 – 2022 (Bảng 3.6). Năm 2020 và 2021, số lượng các cuộc kiểm tra của BKS giảm là do ảnh hưởng của dịch Covid nhưng VNPT vẫn đảm bảo thực hiện kiểm tra thường xuyên, liên tục. Năm 2012, số cuộc kiểm tra của BKS lại tăng lên là 12 (bằng 2019). Kiểm soát viên thực hiện kiểm tra ở các công ty thành viên có sự tăng lên trong giai đoạn 2020- 2022 dù các cuộc dãn cách xã hội liên tục xảy ra. Nhìn chung, VNPT đảm bảo thực hiện đầy đủ các cuộc kiểm tra theo quy định của pháp luật về tài chính, vốn, hoạt động SXKD.
Bảng 3.6: Số lượng các cuộc kiểm tra kiểm soát được tiến hành tại VNPT
STT Đơn vị 2017 2018 2019 2020 2021 2022
1 BKS của VNPT 14 14 12 10 9 12
2 KSV của công ty thành viên 20 20 19 25 23 25
3 BKS tại các công ty thành viên Kiểm tra BCTC định kỳ theo quy định
Nguồn: Ban KSNB Tập đoàn 3.2.3.2. Kiểm soát thông qua hình thức giám sát
Bên cạnh hình thức kiểm tra, HTKSNB của các TĐKTNN còn thực hiện kiểm soát thông qua hình thức giám sát. Nhà quản lý các cấp có nhiệm vụ giám sát chặt chẽ hoạt động của các cá nhân cũng như toàn đơn vị. Việc giám sát được tiến hành thường xuyên, liên tục để làm giảm sai sót hoặc nhanh chóng giải
83
quyết nếu có sai sót xảy ra. Như vậy, hình thức giám sát được HTKSNB thực hiện chủ yếu là ở nhiệm vụ của các nhà quản lý còn Ban KSNB thì thường ít tham gia và chủ yếu kiểm soát thông qua hình thức kiểm tra.