Chuyên đề cuối khóa GVHD: TS Nguyễn Minh Hoàng
1.3.5.3. Kỹ năng xử lý và quản lý thông tin:
Sau khi thu thập được một lượng thông tin dồi dào, vấn đề tiếp theo của chúng ta là chắt lọc và xử lí những thơng tin đó. Đây là một việc đòi hỏi kinh nghiệm, kiến thức chuyên nghiệp của nhà mơi giới. Thực tế là nhà mơi giới BĐS có được sự kiểm sốt tương đối tốt những thơng tin giao dịch thị trường. Những thông tin này rất quý giá. Chúng chính là "vũ khí" của nhà mơi giới.
Dữ liệu chưa được xử lý về một loại BĐS là tổng hợp rất nhiều dữ kiện về BĐS đó, nó được coi là “nền tảng của những sự suy luận và loại trừ” hay nói cách khác nó chính là “gốc” của thơng tin. Và ngược lại, thông tin được định nghĩa như là “ kiến thức có được bắt nguồn từ nhận thức”. Những dữ liệu mà ta thu thập được thường dưới dạng thơng tin “thơ” hay nói cách khác đó là thơng tin chưa qua xử lý. Các dữ liệu này cũng có thể đúng và cũng có thể sai do nhiều yếu tố khác nhau. Chính vì vậy, để có được một thơng tin với chất lượng cao, các dữ liệu phải được trải qua một q trình phân tích, kiểm tra, đánh giá mà ta gọi là “chu kỳ xử lý dữ liệu”:
Thơng tin có chất lượng cao là thông tin luôn được cập nhật và làm mới. Đặc biệt trong thị trường BĐS thì có những thơng tin ngày hơm nay cịn “mới” nhưng đến ngày hôm sau đã trở nên “lỗi thời”. Việc sàng lọc những dữ kiện mà ta thu được về một BĐS để đưa vào xử lý nhiều khi đòi hỏi rất nhiều thời gian cơng sức và thậm chí là cả tiền bạc.
Dữ liệu Phân tích Xử lý Suy luận
Chuyên đề cuối khóa GVHD: TS. Nguyễn Minh Hồng
Ví dụ như có một thơng tin về một ngơi nhà cần bán trên báo chí với những dữ kiện về diện tích, số tầng, số phịng, năm xây dựng, giá….những dữ kiện này đơi khi khơng chuẩn xác do nhiều lý do khác nhau địi hỏi người làm môi giới phải bỏ công sức và thời gian để kiểm chứng độ chính xác. Đây có thể coi là q trình chuyển hố từ thơng tin “thơ” sang thơng tin có chất lượng.
Có rất nhiều dạng thơng tin khác nhau về BĐS, về khách hàng hay về thị trường BĐS. Đối với BĐS có thể phân loại chúng theo các dự án, theo vùng, theo dạng BĐS, theo công năng sử dụng, theo mức giá hay giá trị. Ngồi ra cũng có thể sắp xếp thơng tin theo đơn vị thời gian như: các giao dịch đã thực hiện trong quá khứ, giao dịch hiện tại và những dự án trong tương lai.
Các thơng tin về khách hàng cũng có thể sắp xếp theo thời gian gồm khách hàng trong quá khứ, hiện tại và khách hàng tiềm năng. Trong đó cần chia nhỏ ra theo năng lực tài chính của khách hàng. Đối với những nhà môi giới chuyên phục vụ cho thị trường người nước ngồi thì cần phân loại khách hàng theo quốc tịch. Trong đó cần ghi rõ những đặc điểm, sở thích mang tính dân tộc. Dữ liệu “thơ” Phân tích Dữ liệu đã đc xử lý Sự lý giải, suy luận Thơng tin) 26 Thơng tin thu thập được chính là cơng sức, là tiền bạc nên việc quản lí, bảo vệ chúng là một nhiệm vụ quan trọng của nhà môi giới. Nhà môi giới nên sử dụng triệt để lợi thế tuyệt đối về thơng tin. Chính vì vậy thơng tin giao dịch khơng phải là một “hàng hố miễn phí” trên thương trường.
Tại các nước phát triển, một cơng ty có tư cách pháp lý có thể truy cập trực tiếp tới một khối lượng lớn những thông tin trên các trang web. Có những thơng tin miễn phí nhưng phần lớn là mất phí. Tuy vậy việc trả tiền để có thơng tin này vẫn hiệu quả hơn khi giá cả để tập hợp chúng là rất lớn. Tại các nước này, cách chắp nối thông tin BĐS tối ưu và có chi phí thấp nhất là M.L.S (Multiple Listing Services) Dịch vụ niêm yết đa hạng mục.
Chun đề cuối khóa GVHD: TS. Nguyễn Minh Hồng
và các giao dịch có liên quan tiếp theo với số liệu bán kèm theo. Vì vậy, trải một thời gian, việc sở hữu số liệu thị trường mới nhất đã làm tăng thêm cho các dịch vụ của người môi giới thêm một khía cạnh có giá trị.
Tuy nhiên trong những năm gần đây, nhiều thứ đã bắt đầu thay đổi. Công nghệ của những năm 1990 cho phép truy cập tới các số liệu liên quan tới BĐS. Nhờ đó thơng tin được truyền tới bất kỳ ai và tất cả các nơi trong và ngồi lĩnh vực BĐS. Nói ngắn gọn, ngành BĐS chính thống đã khơng cịn được hưởng đặc quyền của “sự gần như độc quyền” về thơng tin giao dịch BĐS. Lợi thế đó của các nhà mơi giới đang dần bị mất đi. Thông tin về khách hàng là những thông tin riêng tư. Các nhà mơi giới phải có trách nhiệm bảo quản các thông tin do khách hàng cung cấp sau khi chấm dứt các mối quan hệ.
Nhà môi giới không được phép vi phạm những điều sau: • Tiết lộ các thơng tin của khách hàng
• Sử dụng các thơng tin của khách hàng để gây nên những bất lợi cho khách hàng
• Sử dụng thông tin của khách hàng để thu lợi cho mình hoặc thu lợi cho bên thứ ba trừ khi: Khách hàng đồng ý sau khi đã công khai đầy đủ, hoặc theo yêu cầu của luật pháp; hoặc đó là ý định của khách hàng trong việc chống lại tội phạm hoặc các thơng tin đó là cần thiết để chống tội phạm, hoặc các thơng tin đó là cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho các nhà môi giới.
Thông thường trong các văn phịng mơi giới, ngồi nhà mơi giới thì khơng ai được phép copy thơng tin, tài liệu từ văn phịng. Chỉ có máy chủ của nhà mơi giới mới có cổng USB, ổ ghi đĩa mềm và CD. Các máy tính của nhân viên được nối mạng nội bộ với nhau và chỉ có chức năng ghi nhập số liệu. Có một máy dùng để truy cập internet riêng. Máy chủ của nhà môi giới cũng như máy xách tay đều được đặt password. Tủ làm việc có khóa riêng.
Trong các văn phòng cũng thường trang bị máy hủy tài liệu để đảm bảo bảo mật. Các nhân viên trong văn phịng mơi giới thường được giao những mảng cơng việc riêng, ít liên quan đến nhau. Cơng việc được phân cơng theo hình dẻ quạt, tất
Chun đề cuối khóa GVHD: TS. Nguyễn Minh Hoàng
cả các đầu mỗi tập trung về nhà môi giới. Nhân viên được khuyến cáo và thường xuyên nhận được sự nhắc nhở của nhà môi giới về tính bảo mật của cơng việc. 27 Ngay từ khi bắt đầu có ý định hành nghề mơi giới, chúng ta đã bắt đầu phải xây dựng cho mình một cơ sở dữ liệu đa dạng về BĐS và thị trường BĐS. Những thơng tin dữ liệu này sẽ rất có ích cho nhà mơi giới trong suốt quá trình hoạt động sau này. Có thể ví kiến thức như bộ khung xương, cịn thơng tin là tất cả những gì cịn lại để đắp thành một con người hồn thiện - nhà mơi giới. Trước tiên, để xây dựng cơ sở dữ liệu cho mình, nhà mơi giới từ rất sớm đã phải có ý thức thu thập thơng tin qua báo chí, internet. Có thể cắt những bài báo, mẩu tin hữu ích trên báo, tạp chí… rồi sắp xếp theo từng danh mục như: đất - dự án - biệt thự - chung cư - thị trường trong nước - thị trường nước ngồi …
Nếu có thể thì nên đánh máy lại những bài báo này vào computer, tuy nhiên điều này khó thực hiện do hạn chế về thời gian. Đối với những thông tin trên internet thì cũng sắp xếp theo những danh mục tương tự như với bài báo. Cuối ngày, nhà mơi giới cũng cần ghi chép bất kì thơng tin nào mà họ cho là có ích trong các cuộc tiếp xúc hay tình cờ nghe thấy trên đài, ti vi… Khi bắt đầu khởi nghiệp, nhiều nhà mơi giới tự xây dựng cho mình cơ sở dữ liệu bằng những biện pháp nghiệp vụ khác nhau.
Họ tự đi điều tra thực địa, tổ chức các cuộc nghiên cứu… Các cuộc điều tra nhu cầu khách hàng thường được làm theo vùng hay theo đối tượng. Đối tượng ở đây có thể là BĐS nhà vườn, chung cư hay nhà nghỉ, hoặc đối tượng là sinh viên, các đôi vợ chồng trẻ, khách nước ngoài (khách Nhật, Hàn Quốc … thường có những nhu cầu, sở thích khách nhau). Những thơng tin tự điều tra này có bản quyền và sẽ trở thành thế mạnh cho nhà môi giới trong thị trường cạnh tranh. Nhà mơi giới cũng có thể mua số liệu của các tổ chức khác nhau. Tuy nhiên tại các nước phát triển, số liệu này là khá đắt.
Chuyên đề cuối khóa GVHD: TS. Nguyễn Minh Hồng
mua những số liệu nào thực sự có ích, phục vụ cụ thể cho thương vụ. Việc tham gia các Hội thảo về BĐS, về thị trường BĐS cũng giúp cho nhà mơi giới xây dựng hồn chỉnh hơn cơ sở dữ liệu của mình. Các Hội thảo thường đề cập về những vấn đề chuyên sâu, và qua đó nhà mơi giới có cơ Hội tự đào tạo, học hỏi thêm rất nhiều kiến thức, thơng tin. Ngồi ra đây cũng là cơ hội gặp gỡ các nhà chuyên môn.