+ Nếu khách hàng vay vốn để mua sắm nhà cửa, xe cộ thì cần có hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng mua bán xe, giấy đặt cộc nhà, thông báo nộp tiền, dùng để xây nhà thì cần cung cấp cho phía ngân hàng các giấy tờ cần thiết như dự toán xây nhà, bản vẽ nhà… + Nếu khách hàng muốn dùng vốn vay để kinh doanh thì phải cung cấp hay trình bày cho CBTD các phương án kinh doanh hợp lý, BCTC, báo cáo thu chi năm trước…
+ Nếu khách hàng vay vốn để tiêu dùng thì cần liệt kê cho bên phía ngân hàng thấy được những phương án tiêu dùng cụ thể.
- Hồ sơ tài sản đảm bảo: tùy vào khoản vay lớn nhỏ của khách hàng để MSB Huế
sẽ yêu cầu cung cấp những bằng chứng về quyền sở hữu tài sản của khách hàng như giấy đăng ký quyền sử dụng đất, giấy đăng ký quyền sử dụng xe,…
Bước 3: Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ tín dụng
Cán bộ tín dụng sau khi hướng dẫn và tư vấn cho khách hàng lập hồ sơ xin cấp tín dụng sẽ tiến hành xem xét lại tồn bộ hồ sơ mà khách hàng cung cấp, tiến hành xác minh thực tế lại những thông tin mà khách hàng cung cấp và thực hiện thẩm định sơ bộ hồ sơ xin cấp tín dụng đó thơng qua bộ câu hỏi thẩm định dành cho CVBH [Phụ lục 2]. Sau khi CBTD tiến hành thẩm định sơ bộ nhận thấy khách hàng thỏa mãn những yêu cầu theo quy định của ngân hàng và đồng thời sau khi thực hiện xếp hạng tín dụng qua bộ câu hỏi SCORE, khách hàng phải đạt từ 92 điểm trở lên tức là xếp loại từ R2 thì CBTD tiếp tục lập tờ trình đề xuất cấp tín dụng [Phụ lục 3]. Sau đó, CBTD sẽ lập báo cáo tái thẩm định kiêm biên bản phê duyệt [Phụ lục 4] cùng với tờ trình đề xuất cấp tín dụng hồ sơ đến cho những người có thẩm quyền (trưởng phịng, bộ phận thẩm định và phê duyệt của hội sở…) để thẩm định lại một lần nữa trong đó CBTD ghi rõ ý kiến đề xuất là cho vay hay
khơng cho vay, các điều kiện kèm theo và trình lên cho trưởng bộ phận, giám đốc chi nhánh. Đồng thời, giám đốc chi nhánh kiểm tra lại các thơng tin của tờ trình (có chữ ký của CBTD, của trưởng bộ phận tín dụng), định giá TSĐB, căn cứ vào phạm vi quyền hạn được phán quyết, ra quyết định, ghi rõ nội dung, điều kiện cho vay trên tờ trình thẩm định. Đây được xem là một khâu vô cùng quan trọng quyết định đến việc cho vay hay từ chối cho vay đối với khách hàng.
Có 2 phương pháp thẩm định tại Maritime Bank:
- Thẩm định tại đơn vị: hội sở sẽ phân quyền cho giám đốc chi nhánh một hạn
mức tín dụng phù hợp để có thể quyết định cho vay hay khơng mà không cần thông qua hội sở. Riêng đối MSB Huế thì giám đốc chi nhánh có thể phê duyệt hạn mức tín dụng là nhỏ hơn 200 triệu đồng, thời gian phê duyệt là 8h làm việc. Giám đốc ngân hàng sẽ phân quyền cho từng trưởng bộ phận từng hạn mức cho vay cụ thể để phê duyệt cho khoản vay. Ngân hàng đã đưa ra hệ thống các tiêu chuẩn thẩm định tín dụng để phân tích, thẩm định về dự án vay vốn nhằm xác định nhu cầu vốn thực sự, tính khả thi, hiệu quả của phương án vay vốn, khả năng trả nợ, định giá TSĐB và những rủi ro có thể xảy ra để sàng lọc hồ sơ cấp tín dụng một cách hiệu quả.
- Thẩm định tập trung: trường hợp vượt thẩm quyền phán quyết thì CBTD sẽ lập
tờ trình vượt mức phán quyết (có chữ ký của giám đốc chi nhánh) cùng với tiến hành scan hồ sơ gửi qua hệ thống CPCservicedesk hoặc gửi mail đầy đủ bộ hồ sơ xin cấp tín dụng của khách hàng đến bộ phận thẩm định và phê duyệt của hội sở để tiến hành thẩm định và phê duyệt. Bộ phận này sẽ rà sốt lại những thơng tin, kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của nó trong vịng một ngày làm việc. Sau khi thẩm định tín dụng bộ phận phê duyệt tại hội sở sẽ gửi lại tờ trình đã thẩm định kèm thêm với những đề xuất biện pháp ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro đối với khoản vay này. Thời hạn phê duyệt của phương pháp này là 24h làm việc.
Về việc định giá TSĐB: MSB Huế sẽ tiến hành định giá cho vay 70% trên TSĐB
để có thể hạn chế bớt những rủi ro khơng mong muốn cũng như việc định giá không trung thực của khách hàng. Có 2 hình thức định giá TSĐB:
+ Chi nhánh NH sẽ tự định giá: Cán bộ định giá trong ngân hàng sẽ tiến hành định giá để đảm bảo việc thu hồi đầy đủ khoản vay.
+ Thuê bên thứ 3 định giá nhằm giúp cho việc định giá lại tài sản một cách chính xác hơn. Thơng thường những tài sản đảm bảo có giá trị lớn thường sẽ dùng đến hình thức định giá này như nhà, đất, xe ô tô,…
Bước 4: Phê duyệt khoản vay
- CBTD sẽ gọi điện thơng báo và giải thích rõ cho khách hàng hiểu về quyết định của đơn vi. Nếu đồng ý cho vay thì CBTD sẽ liên hệ và sắp xếp với khách hàng thực hiện ký kết Hợp đồng cho vay và các văn bản khác theo quy định.
+ Quyết định cho vay: nếu hồ sơ tín dụng của khách hàng đáp ứng đầy đủ những tiêu chí mà ngân hàng đưa ra cùng với việc kiểm tra trên hệ thống CIC nhận thấy khách hàng chưa tồn tại nợ xấu, hay luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trả nợ. Ngân hàng sẽ đáp ứng hồ sơ xin cấp tín dụng của khách hàng.
+ Từ chối cho vay: nếu hồ sơ tín dụng của khách hàng không thỏa mãn được những yêu cầu mà ngân hàng đặt ra cùng với khả năng trả nợ không được ổn định.
Bước 5: Giải ngân và các thủ tục sau giải ngân
- CBTD sẽ hướng dẫn cho khách hàng ký các giấy tờ cần thiết (hợp đồng tín dụng, khế ước nhận nợ, hợp đồng thế chấp TSĐB,…) và giải thích rõ cho khách hàng hiểu rõ đến các yếu tố liên quan đến khoản vay: lãi suất, thời hạn cho vay, phương thức cho vay, những ràng buộc trách nhiệm và nghĩa vụ của cả 2 bên, các cam kết trong hồ sơ tín dụng.
- Trưởng bộ phận tín dụng kiểm tra lại một lần nữa hồ sơ giải ngân, điều kiện giải ngân. Nếu đủ điều kiện giải ngân trong hợp đồng tín dụng và các quy định hiện hành của ngân hàng thì ký giấy nhận nợ và chuyển cho giám đốc chi nhánh. Giám đốc sẽ tiến hành kiểm tra lại giấy nhận nợ và hồ sơ khoản vay, nếu đủ điều kiện giải ngân thì ký duyệt giải ngân. Trường hơp khơng đồng ý phê duyệt giải ngân thì nêu rõ lý do và thơng báo rõ cho khách hàng hoặc hướng dẫn cho khách hàng tiếp tục bổ sung, hoàn thiện chứng từ cho đến khi đủ điều kiện để giải ngân.
- CBTD thực hiện quản lý, lưu trữ hồ sơ tín dụng của khách hàng theo quy định.
Bước 6: Quản lý, giám sát và thu hồi nợ
- Sau khi giải ngân thì CBTD sẽ theo dõi khách hàng qua nghĩa vụ trả nợ hàng tháng, hàng quý, kiểm tra mục đích sử dụng vốn của khách hàng có đúng như mục đích cam kết ban đầu hay khơng.
- CBTD nhắc nhở, đơn đốc khách hàng trả nợ và đề xuất ý kiến xử lý khi nhận thấy khách hàng có dấu hiệu bất ổn trong thanh tốn hoặc những thay đổi có thể làm ảnh hưởng đến khoản vay.
- Định kỳ 6 tháng, CBTD sẽ gọi điện thoại hay đến trực tiếp để kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay, TSĐB khoản vay, sự biến động về giá trị của TSĐB
Bước 7: Thanh lý hợp đồng tín dụng, giải chấp tài sản
- Khách hàng thanh toán đầy đủ các khoản nợ cho ngân hàng, CBTD sẽ tiến hành kiểm tra thông tin dư nợ của khách hàng trên hệ thống trước khi lập đề nghị giải chấp tài sản và trình cấp có thẩm quyền ký duyệt, chuyển đến nhân viên quản lý tài sản để xuất giải chấp tài sản cho khách hàng.
- Sau khi được phê duyệt tiến hành giải chấp TSĐB cho khách hàng.
2.2.2.2 Các bước và nội dung thực hiện kiểm soát rủi ro tại Chi nhánh Ngân hàng TMCP Hàng Hải Thừa Thiên Huế.
Bước kiểm sốt
Rủi ro có thể gặp phải Thủ tục kiểm soát
1. Kiểm soát trước (bao gồm bước 1 đến bước 4 trong quy trình Khách hàng làm giả hoặc cung cấp thiếu bộ hồ sơ xin cấp tín dụng để chiếm đoạt tiền của ngân hàng.
Khách hàng có hành vi gian lận trong việc khai báo các
Trong quy định của MSB đã nêu rõ các loại hồ sơ mà khách hàng cần cung cấp. CBTD phải kiểm tra tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ mà khách hàng cung cấp.
CBTD phải tiến hành đi thực tế tìm hiểu về khách hàng và báo cáo kết quả với trưởng bộ
cấp tín dụng)
thơng tin liên quan. phận hoặc những người có thẩm quyền đưa ra
những quyết định hợp lý.
CBTD đánh giá chưa đầy đủ, thiếu chính xác đối với bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng, hoặc có dấu hiệu liên kết với khách hàng để bỏ qua bước xác minh thực tế. CBTD thẩm định thiếu xót dẫn đến đưa ra những quyết định sai lầm gây tổn thất lớn cho ngân hàng.
CBTD chỉ được thẩm định hồ sơ ở bước tiền thẩm định, các bộ phận có thẩm quyền sẽ thực hiện tái thẩm định.
Bộ phận định giá còn hạn chế về năng lực dẫn đến định giá sai TSĐB điều này làm xác định sai hạn mức cho vay.
MSB đã quy định chỉ cho vay tối đa 70% trên giá trị TSĐB. Nếu những TSĐB có giá trị lớn ngân hàng sẽ tiến hành thuê công ty định giá (bên thứ 3 thông thường là cơng ty TNHH thẩm định giá Hồng Qn).
Phê duyệt vượt thẩm quyền quy định.
Giám đốc chi nhánh chủ quan, quá tin tưởng vào các báo cáo mà CBTD đệ trình lên do đó thiếu sự kiểm soát lại một cách cụ thể, kỹ lưỡng dẫn đến việc phê duyệt không đúng.
Giám đốc chỉ được phê duyệt hạn mức tín dụng dưới 200 triệu.
Trường hợp hạn mức cho vay vượt thẩm quyền của giám đốc chi nhánh, bộ hồ sơ sẽ được chuyển đến hội sở chính trong vịng một ngày để được xử lý.
Đồng thời giám đốc chi nhánh kiểm tra lại các thông tin của tờ trình (đã có chữ ký của
CBTD, trưởng bộ phận tín dụng), định giá TSĐB, căn cứ vào phạm vi quyền hạn được phán quyết, ra quyết định, ghi rõ nội dung, điều kiện cho vay trên tờ trình thẩm định.
Sau khi xem xét kỹ càng lại toàn bộ hồ sơ một lần nữa thì giám đốc sẽ đưa ra quyết định cho vay hay không cho vay.
Trước khi phê duyệt các văn bản, những đề xuất của CBTD giám đốc kiểm tra lại các nội dung một cách kỹ lưỡng để tránh xảy ra các sai sót.
Thời gian thẩm định chậm trễ làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện công việc khác.
Quy định thời gian tối đa để thực hiện thẩm định đối với từng khoản vay.
TSĐB khơng đảm bảo an tồn cho khoản vốn vay.
Quy trình thẩm định TSĐB rõ ràng, quy định một số nội dung chủ yếu cần nêu trong biên bản thẩm định và định giá TSĐB. 2. Kiểm soát trong (bao gồm bước 5 trong quy trình cấp tín dụng)
Giải ngân khi chưa được cấp thẩm quyền phê duyệt.
Các chứng từ làm căn cứ giải ngân không đầy đủ, không đảm bảo cơ sơ pháp lý, giải ngân khơng đúng số tiền.
Trưởng bộ phận tín dụng kiểm tra lại một lần nữa hồ sơ giải ngân, điều kiện giải ngân. Nếu đủ điều kiện giải ngân trong hợp đồng tín dụng và các quy định hiện hành của ngân hàng thì ký giấy nhận nợ và chuyển cho giám đốc chi nhánh.
Giám đốc chi nhánh kiểm tra lại giấy nhận nợ và hồ sơ khoản vay, nếu đủ điều kiện giải
ngân thì ký duyệt giải ngân. Trường hợp không đồng ý duyệt giải ngân thì nêu rõ lý do và ra thơng báo cho khách hàng hoặc hướng dẫn khách hàng tiếp tục bổ sung, hoàn thiện chứng từ cho đến khi đủ điều kiện để giải ngân.
CBTD tiến hành các thủ tục giải ngân cho khách hàng nhưng không chuyển tiền cho khách hàng hoặc giải ngân không đúng đối tượng, đúng số tiền, đúng thời hạn, đúng hình thức trong quy định của HĐTD.
CBTD giả mạo chữ ký của khách hàng lợi dụng sự tín nhiệm của khách hàng để chiếm dụng tài sản.
Bộ phận kiểm soát sẽ tiến hành kiểm tra nếu phát hiện dấu hiệu gian lận của CBTD và chuyển hồ sơ sang bộ phận phịng chống gian lận để đối sốt lại.
3. Kiểm sốt sau (bao gồm bước 6, bước 7 trong quy trình cấp tín dụng) Khách hàng sử dụng vốn vay không đúng mục đich đã cam kết trong hợp đồng vay vốn.
Tạm dừng cho vay trong các trường hợp sử dụng vốn vay sai mục đích, cung cấp thơng tin sai sự thật.
CBTD giải chấp TSĐB của khách hàng khi không được sự phê duyệt của cấp trên.
CBTD phải kiểm tra số dư nợ của khách hàng trên hệ thống đã thanh toán hết cho ngân hàng hay chưa. Nếu đã thanh tốn đầy đủ thì tiến hành làm thủ tục trình lên trưởng bộ phận
tín dụng, giám đốc ký duyệt giải chấp để trả lại tài sản đã thế chấp cho khách hàng. Khách hàng trả nợ gốc và
lãi không đúng hạn.
CBTD thường xuyên quản lý, theo dõi khoản vay của khách hàng trên hệ thống để cập nhật thông tin và đôn đốc khách hàng trả nợ.
TSĐB giảm giá trị. Định kỳ 6 tháng phải đánh giá lại TSĐB
một lần.
Khả năng thanh toán của khách hàng bị sụt giảm.
Khách hàng mất khả năng thanh toán.
Định kỳ 6 tháng, CBTD sẽ gọi điện thoại hay đến trực tiếp để kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay, TSĐB khoản vay, sự biến động về giá trị của TSĐB và kịp thời có biện pháp xử lý khi khách hàng mất khả năng thanh toán.
2.2.2.3. Kiểm soát các yếu tố về mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt tại Chi nhánh Ngân hàng Hàng Hải TT Huế bao gồm các yếu tố bên trong (triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự…) và nhân tố bên ngồi. Hoạt động kiểm sốt trong ngân hàng chịu sự tác động rất lớn của các nhà quản lý đó là ban giám đốc, các trưởng phịng, phó phịng và đặc biệt là ý thức tự giác từ chính các nhân viên cấp dưới đang làm việc tại ngân hàng. Việc kiếm soát được ban giám đốc rất coi trọng, bên cạnh đó Hội sở cũng đề ra một số quy định, yêu cầu đòi hỏi chi nhánh phải thực hiện tốt cơng tác kiểm sốt.
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì Maritime Bank nói chung và Maritime Bank Huế nói riêng ln đặc tính chính trực và các giá trị đạo đức lên hàng đầu. Chính vì vây mà các nhà quản lý trong ngân hàng đã xây dựng các chuẩn mực về
đạo đức để mỗi thành viên có thể thực hiện hiệu quả. Theo những gì quan sát thực tế cho thấy, giám đốc, phó giám đốc, trưởng bộ phận tín dụng khách hàng cá nhân trong Maritime Bank Huế ln tạo khơng khí làm việc thoải mái, thân thiện đối với các nhân viên. Đặc biệt hơn là trưởng bộ phận tín dụng ln rất nhiệt tình trong việc giải đáp những thắc mắc, đưa ra những lời khuyên, những trao đổi để nhân viên trong phịng tín dụng có thể có thêm nhiều kinh nghiệm trong việc lựa chọn khách hàng để có thể hồn thành những mục tiêu mà đơn vị đặt ra.
Ban lãnh đạo chi nhánh luôn tuân thủ thực hiện các quy định của NHNN và các chính sách của Ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải, cũng như việc đảm bảo việc tuân thủ cho toàn bộ chi nhánh. Ban lãnh đạo chi nhánh xác định việc kiểm soát, quản lý