3 .Phương pháp nghiên cứu
8. Kết cấu đề tài
1.4 Phương thức thực hiện hiệu quả của cơng tác hành chính văn phòng
[4],[17],[26]
Để cơng tác quản lý hành chính văn phịng có hiệu quả gồm các bước tiến hành như sau:
a. Đầu tư vào nguồn nhân lực
Các đơn vị cần chú trọng quản lý, chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục cơng tác nhằm kiểm sốt, nâng cao chất lượng, năng suất công tác. Với các cơ quan, đơn vị vẫn còn áp dụng văn phòng truyền thống để làm việc và quản lý thì bên cạnh việc quản lý theo các cách thủ công, các nhà lãnh đạo cần quan tâm quản lý qua hình thức “vi hành”. Quan trọng hơn là bản thân những nhà lãnh đạo cần nhận thấy điểm hạn chế của công tác quản lý theo mơ hình văn phịng truyền thống: các nhân viên phải quản lý khối công việc ngày càng lớn, tổ chức, sắp xếp tài liệu….mất nhiều thời gian và lãng phí. Để nâng cao hiệu suất công việc, ban lãnh đạo cơ quan nên chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu của văn phòng truyền thống và phải thay đổi tư duy làm việc truyền thống của nhân viên bằng cách đào tạo họ, đưa họ làm quen với cách làm việc hiện đại, làm quen với công nghệ thông tin…
b. Đầu tư đồng bộ trang thiết bị hiện đại
Để nâng cao hiệu suất làm việc, bên cạnh việc đầu tư phát triển đội ngũ nhân sự các đơn vị cần chú trọng trang bị đồng bộ cơ sở vật chất hiện đại: các phịng làm việc của cán bộ, cơng chức trong cơ quan, doanh nghiệp đều được
trang bị máy tính có kết nối Interner, bộ phận văn thư được trang bị thêm máy scan để quét tài liệu…
c. Sử dụng phầm mềm quản lý văn phòng điện tử
Các cơ quan, tổ chức các đơn vị cần chú trọng áp dụng cơng nghệ thơng tin và tìm kiếm những giải pháp mới thay thế văn phịng truyền thơng bằng cách ứng dụng một phần mềm quản lý văn phòng điện tử để hỗ trợ hiệu quả việc lưu trữ xử lý văn bản, công văn, tài liệu, điều hành công việc…
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các cơ quan ban ngành, các doang nghiệp trong việc quản lý cơng viêc, có một số phần mềm điện tử quản lý văn bản như: CloudOffice…
Tiểu kết chương 1
Trong chương 1, tác giả đã hệ thống hóa được các vấn đề thuộc về cơ sở lý luận của cơng tác hành chính văn phòng như khái niệm, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, sự cần thiết cũng như các yếu tổ ảnh hưởng đến cơng tác hành chính văn phòng. Các nội dung hoạt động của cơng tác hành chính văn phịng như phân cơng, điều hành cơng việc, tổ chức hội nghị, hội họp, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, tiếp khách, công tác hậu cần, quản lý nguồn nhân lực… Thơng qua nghiên cứu lý luận tác giả cũng tìm hiểu được nguyên tắc của công tác quản lý hành chính văn phịng… Các vấn đề lý luận này là cơ sở và tiền đề cho việc nghiên cứu thực trạng về cơng tác hành chính văn phịng của công ty Vosco tại chương 2.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY VOSCO GIAI ĐOẠN 2012 – 2017