3 .Phương pháp nghiên cứu
8. Kết cấu đề tài
1.1 Khái niệm về công tác quản lý hành chính văn phòng
1.1.5 Nhiệm vụ của công tác quản lý hành chính văn phòng [2],[22],[25]
a. Cơng tác hành chính
- Tiếp nhận, bảo mật và chuyển giao công văn, giấy tờ gửi đến và đi; quản lý văn bản, lưu trữ cơng văn đi và đến của tồn bộ cơng ty; thực hiện và hướng dẫn các đơn vị bảo đảm qui trình, thể thức văn bản trước khi trình Tổng giám đốc ký;
- Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu của Công ty đúng quy định của pháp luật; cấp các loại giấy giới thiệu, công lệnh, công chứng cho cán bộ, giảng viên, sao y các loại văn bản do Công ty ban hành;
- Tiếp và hướng dẫn khách đến công ty liên hệ công việc; quản lý các phịng họp của cơng ty; giao nhận chìa khóa các phịng họp đó.
- Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo công ty.
b. Quản lý cơ sở vật chất
- Thoi dõi, kiểm tra, giám sát, nghiệm thu công tác bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất, giao khốn dịch vụ theo Hợp đồng do Công ty ký với đối tác.
- Quản lý xe ô tô, điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Đề xuất mua sắm, sửa chữa trang thiết bị văn phòng làm việc cho các phịng ban cơng ty; theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo
trì với máy móc cố định theo tháng, quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên; lên bảng kê về những văn phịng phẩm cần thiết cho cơng ty theo từng quý và có kế hoạch mua.
- Phối hợp với phịng tài chính và các đơn vị tổ chức kiểm kê tài sản của công ty hàng năm;
c. Công tác phục vụ
- Phối hợp với trạm y tế, nhà ăn thực hiện công tác y tế của công ty theo đúng quy định. Kiểm tra vệ sinh môi trường, đảm bảo an tồn thực phẩm, vệ sinh ăn uống, phịng chống dịch bệnh.
- Phối hợp với các phòng ban in ấn tài liệu phục vụ cho công việc và công tác giảng dạy (trung tâm huấn luyện thuyền viên).
-Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công ty; tổ chức các sự kiện vui chơi, họp, đại hội…. của công ty với khách hàng và nội bộ.