3 .Phương pháp nghiên cứu
8. Kết cấu đề tài
3.2 Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn
3.2.1. Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp
a. Cơ sở của giải pháp về công tác tham mưu
Văn phòng là bộ phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị, hành chính trong một cơ quan đơn vị. Nhưng hiểu như vậy là chưa đủ, vì trong thực tế, văn phịng có rất nhiều mơ hình và có những văn phịng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được giao nhiều chức trách quan trọng khác. Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan đơn vị, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác, hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị.
b. Nội dung của giải pháp
Chương trình cơng tác là kế hoạch tác chiến giúp cho ban lãnh đạo cơ quan chỉ đạo điều hành cơng việc được tồn diện, vừa đảm bảo công việc thực hiện trước mắt, đồng thời quán xuyến được mọi công việc trọng tâm, lâu dài tạo ra được sự thích ứng hợp lý về mục tiêu và biện pháp thực hiện.
Việc xây dựng chương trình cơng tác có ý nghĩa rất quan trọng, nhất là đảm bảo cho các hoạt động của Sở và các bộ phận trong Sở được tiến hành liên tục, hiệu quả.Ngoài ra, việc xây dựng chương trình cơng tác cịn có chức năng điều chỉnh xử lý các tình huống khác nhau trong thực tế, ðảm bảo hiệu quả trọng ðộng của cõ quan.
Để hạn chế những khó khăn trong cơng tác tham mưu, tổng hợp cần có một số biện pháp sau:
- Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể giữa các cán bộ trong văn phòng, từ đó mỗi cán bộ sẽ chun sâu vào cơng việc của mình hơn và có thể đề xuất tham mưu cho lãnh những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ của mình tốt hơn.
bộ Phịng Hành chính có sự cố gắng, có tinh thần sáng tạo trong công việc. Điều này thể hiện sự dân chủ, tình cảm mật thiết giữa ban lãnh đạo với các cán bộ phòng.
- Cán bộ phòng sẽ căn cứ vào những bản kế hoạch chi tiết của các cán bộ trong cơ quan để soạn thảo báo cáo tổng hợp, do đó cần nắm vững 3 nguyên tắc:
+ Thứ nhất là nguyên tắc hệ thống. Nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không được để cho hoạt động bị trùng lặp, thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kê hoạch, giữa cấp trên với cấp dưới.
+ Thứ hai là nguyên tắc ưu tiên. Sự ưu tiên thể hiện ở chỗ cán bộ văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải quyết.
+ Cuối cùng là nguyên tắc dự phòng. Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi cán bộ văn phòng phải chủ ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp .
Trong quá trình xây dựng chương trình cơng tác, nếu tuân thủ theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ giúp cán bộ văn phịng có những bản kế hoạch tổng hợp được các yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của các cán bộ trong công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động của công ty, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo tính khả thi.