3 .Phương pháp nghiên cứu
8. Kết cấu đề tài
1.2 Nội dung hoạt động của cơng tác hành chính văn phòng [14], [25],[28 ]
1.2.8 Phân loại, phân cấp và kỹ thuật soạn thảo văn bản
a. Khái niệm vê văn bản
Văn bản là các tài liệu, giấy tờ… được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đề án công tác, báo cáo, đơn từ…do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và
cơng dân. Văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp hay các tổ chức nhằm trao đổi, truyền đạt các thông tin từ tổ chức này sang tổ chức khác hay trong nội bộ, đề ra các yêu cầu, phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, phối hợp với nhau cùng nhau giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.
b. Phân loại văn bản
Văn bản quản lý được phân loại theo hiệu lực pháp lý, theo hình thức và thẩm quyền ban hành và một số dấu hiệu khác.
* Phân loại theo hiệu lực pháp lý
+ Văn bản quy phạm pháp luật + Văn bản cá biệt
+ Văn bản hành chính
+ Văn bản chun mơn, nghiệp vụ
* Phân loại theo hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành
+ Các văn bản quy phạm pháp luật. + Các văn bản hành chính
c. Phân cấp văn bản
* Các loại văn bản do Quốc hội thông qua: Hiến pháp, Luật * Các văn bản do Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua * Các văn bản của thủ tướng Chính phủ
* Các văn bản của Thủ tướng Chính Phủ
* Các văn bản của Bộ Trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ * Các văn bản của Thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ * Các văn bản của Ủy ban ND Tỉnh, TP trực thuộc Trung ương. * Các loại văn bản khác.
d. Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân được hướng dấn theo Thông tư số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP
* Khổ giấy: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm.297mm).
- Các loại văn bản như: Giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gởi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm.210mm) hoặc trên mẫu giấy in sẵn.
* Kiểu trình bày
- Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của khổ trang khổ giấy A4.
- Trường hợp nội dung của văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy.
* Định lề trang văn bản (khổ A4)
- Mặt trước: Lề trên (top) cách mép trên từ 20-25mm, lề dưới (Bottom) cách mép dưới từ 20-25mm, lề trái (insize) cách mép trái từ 30- 35mm, lề phải (outsize) cách mép phải từ 15-20mm.
* Đánh số trang văn bản
- Nếu văn bản có một trang thì khơng cần đánh số.
- Nếu văn bản có từ hai trang trở lên phải đánh số trang văn bản. Cách trình bày như sau:
+ Kiểu số: Sử dụng số Ả Rập (1, 2, 3…)
+ Vị trí đánh số trang: ngay chính giữa lề trên của văn bản (phần header) hoặc tại góc phải ở cuối trang giấy bằng với cỡ chữ trình bày nội dung, kiểu chữ đứng.
* Font chữ trình bày văn bản
- Font chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là font chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, đảm bảo tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản.
- Đối với những văn bản dùng để trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức phải sử dụng font chữ của bộ mã ký tự tiếng Việt - Unicode - Times New Roman.