3 .Phương pháp nghiên cứu
8. Kết cấu đề tài
1.2 Nội dung hoạt động của cơng tác hành chính văn phòng [14], [25],[28 ]
1.2.3 Điều hành công việc
*Khái niệm: là quá trình động viên, đôn đốc và thúc đẩy nhân viên thực hiện đúng và có hiệu quả mục tiêu công việc được giao.
Điều hành cơng việc hành chính: là việc áp dụng những phương pháp, những cách thức chỉ huy, duy trì tính kỷ luật nhằm đảm bảo thực hiện đúng những mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống hành chính doanh nghiệp.
Điều hành cơng việc hành chính địi hỏi phải duy trì một khơng khí làm việc tích cực và có trách nhiệm.
* Các phương thức điều hành cơng việc hành chính
- Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: là quá trình thiết lập những nguyên tắc và qui trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc. Khi giải quyết các công việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục ban hành. Đây là phương thức đặc trưng của hành chính.
+ Nguyên tắc: là điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải quyết công việc.
+ Thủ tục: là trình tự về khơng gian và thời gian giải quyết những nhóm cơng việc nhất định, mang tính ổn định và bắt buộc.
+ Qui trình: là những luồng cơng việc được thiết kế theo tính đặc thù của những cơng việc đó, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
+ Ưu điểm: Tạo tính nề nếp; tạo khả năng tự vận hành; thay đổi hoạt động nhanh chóng.
+ Khuyết điểm: khả năng giải quyết sự cố kém; dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ.
- Điều hành bằng hệ thống văn bản: Quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải quyết công việc thơng qua những văn bản chính thức và cụ thể. Là phương thức mang tính đặc trưng của hành chính.
+ Chính thức: có thẩm quyền.
+ Cụ thể: gắn liền với những công việc nhất định.
+ Ưu điểm: Phạm vi rộng; cơ sở pháp lý; giải quyết sự cố tốt. + Nhược điểm: tâm lý chờ đợi văn bản; vấn đề giấy tờ gia tăng.
- Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền: dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc.Đây là phương thức tạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống.
+ Mức độ phân quyền. + Trách nhiệm.
+ Kiểm soát phân quyền