3 .Phương pháp nghiên cứu
8. Kết cấu đề tài
1.2 Nội dung hoạt động của cơng tác hành chính văn phòng [14], [25],[28 ]
1.2.5 Tổ chức hội hội họp, hội nghị, các chuyến đi công tác
a. Tổ chức hội họp
* Khái niệm: Cuộc họp là sự gặp gỡ trực tiếp giữa những người có trách nhiệm nhằm thực hiên việc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Cuộc họp là phương tiện của các nhà quản trị nhằm thực hiện chức năng quản lý của mình.
* Tổ chức cuộc họp
+ Chuẩn bị cuộc họp:
-Mục đích và u cầu cuộc họp là gì?
- Thành phần tham dự cuộc họp là những ai? - Thời gian, địa điểm thích hợp cho cuộc họp?
-Cần gửi thơng tin và chương trình cho các thành viên khơng? - Các phương tiện cần sử dụng trong cuộc họp là gì?
- Có cần thảo luận trước các nội dung không? -Cần chữ ký cuộc họp khơng?
-Cần các thức uống hay đồ ăn gì khơng? + Điều hành cuộc họp:
- Hãy chăm chú lắng nghe. - Giữ cho cuộc họp đi đúng giờ.
- Nêu những vấn đề quan trọng cần thiết. - Ln có những số liệu chính xác, rõ ràng. - Giữ cho cuộc họp liên tục khơng bị ngắt qng. - Bình tĩnh và chủ động, biết kiềm chế cảm xúc. - Giảm tối đa việc trao đổi trong cuộc họp. - Tôn trọng và hợp tác giữa các thành viên.
b. Tổ chức hội nghị
- Hoàn thành những văn bản cần thiết của hội nghị.
- Triển khai các quyết định, nghị quyết đã thông quan trong đại hội. - Thực hiện những cơng văn hành chính gửi cho các lãnh đạo đã chỉ đạo hội nghị.
- Lập bảng thanh tốn các chi phí trong đại hội.
c. Tổ chức các chuyến đi công tác
* Khái niệm: Là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản lý hành chính phải di chuyển ra ngồi bằng những chuyến công tác với những chương trình nghị sự và những thời gian làm việc tỉ mỉ: các chuyến công tác dài ngày và các chuyến công tác ngắn ngày.
* Các bước tổ chức chuyến công tác
+ Lên kế hoạch chuyến công tác:
-Mục tiêu và nội dung chuyến công tác. - Thời gian thực hiện chuyến công tác.
-Phương tiện di chuyển.
- Các tài liệu giấy tờ, thủ tục cần thiết. - Kinh phí cho chuyến cơng tác.
+ Chuẩn bị các chuyến công tác: - Liên hệ nơi công tác.
- Thực hiện các giấy tờ thủ tục hành chính cho đồn cơng tác. -Chuẩn bị nội dung công việc cho đồn cơng tác.
-Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, thông tin chuyên môn cần thiết. -Chuẩn bị các phương tiện di chuyển.
-Chuẩn bị kinh phí và điều kiện cho các hoạt động khác. + Các công việc khi lãnh đạo đi công tác:
- Các công việc cần làm trước khi lãnh đạo rời công ty. - Những công việc khi lãnh đạo đi vắng.
- Những công việc khi lãnh đạo về.