3 .Phương pháp nghiên cứu
8. Kết cấu đề tài
1.2 Nội dung hoạt động của cơng tác hành chính văn phòng [14], [25],[28 ]
1.2.7 Đơn giản hóa cơng việc hành chính văn phòng
Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2000 và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước thực chất là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục hành chính ứng với các quy định, quy chế của từng cơ quan. Tiếp theo đó là việc triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp. Đây chính là cách thức giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính, mẫu hóa thống nhất trong cả nước các loại giấy tờ mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có u cầu giải quyết các cơng việc về sản xuất, kinh doanh và đời sống, bảo đảm giải quyết cơng việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cơng dân.
Tìm kiếm một giải pháp quản lý cơng tác văn thư lưu trữ hiện đại bằng cách cài đặt phần mềm quản lý công văn đi, đến. Đào tạo cán bộ, cơng chức nói chung và cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói riêng. Trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức những kiến thức cơ bản về công tác văn thư. Cán bộ văn thư chuyên trách cần được trang bị thêm những kiến thức bổ trợ trong chương trình đào tạo như kiến thức về nhà nước, về hệ thống hành chính, hệ
Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá tŕnh hội nhập.
Ngày nay máy tính được sử dụng một cách rộng rãi khiến nhiều người cho rằng chúng ta sẽ có một nơi làm việc không giấy tờ. Sự kết nối máy in và máy coppy vào máy vi tính khiến cho sự sao chép thông tin trở nên đơn giản hơn bao giờ hết, đồng thời cũng giúp chúng ta tiết kiệm được giấy viết một cách đáng kể. Một trong các cách nhằm đơn giản hóa cơng việc hành chính văn phòng:
- Xếp chúng thành những file văn bản rồi đặt chúng vào một chỗ mà bạn có thể tìm thấy khi cần mà khơng gặp bât cứ khó khăn nào.
- Xử lý chúng bằng cách phản hồi lại cho những ai đã gửi chúng. Giao việc xử lý văn bản cho một ai đó nếu có thể hoặc đơn giản hóa việc xử lý văn bản bằng cách viết hồi âm ngay trên lá thứ đó và fax cho người cần.
- Giữ chúng lại để tham khảo hoặc giải quyết nếu thấy cần. - Vứt bỏ đi những giấy tờ không cần thiết.
-Cải thiện hệ thống phân loại.
- Tạo ký hiệu file bằng một con số, ngày, tháng.
- Tạo file mới cho từng người hoặc từng chủ đề. Sau đó kết hợp chúng lại với nhau.