Công ty TNHH TM&DV Đồng Tân được thành lập vào năm2009, là Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trởlên, được cấp phép hoạt động theo giấy phép số 4102068853 của Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư
thành phố Hồ Chí Minh. Công ty chuyên kinh doanh phân phối các mặc hàng thuốc thành phẩm.
Tên thương mại: Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐỒNG TÂN
Tên viết bằng tiếng nước ngoài: DONG TAN TRADING AND SERVICES COMPANY LIMITED
Tên Công ty viết tắt: DONG TAN CO.,LTD
Địa chỉ trụ sở chính: 29 Đường ĐHT30, Khu phố4, Phường Đông Hưng Thuận, Quận 12, Tp.Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 08 62565418
Fax: 08 862565419
Mã số thuế: 0306864134
Website: http://dongtan.com.vn/
Giấy phép kinh doanh số:4102068853 ngày 21/01/2009 Giám đốc:Trịnh Tuấn Thanh
Logo Công ty:
Hình 2.1: Logo Công ty
*Quá trình phát triển:
Được thành lập vào tháng 01 năm 2009, là một công ty mới thành lập chưa
lâu, Công ty TNHH TM&DV Đồng Tân gặp không ít những khó khăn trong quá
trình phát triển đểngày càng đứng vững trong chơ chế thịtrường mở cửa như hiện nay.
Năm 2009, Công ty đi vào hoạt động với quy mô nhỏ, với số vốn còn khiêm tốn và chủ yếu là phân phối các mặt hàng thuốc thành phẩm được sản xuất bởi những nhà máy trong nước. Khó khăn trong việc tiếp cận thị trường, nhưng với sự
nổ lực của lãnh đạo Công ty và toàn bộ nhân viên, Công ty đã đứng vững và đi dần vào hoạt động trong năm đầu.
Năm 2010, Công ty bắt đầu mở rộng quy mô hoạt động với số vốn tăng lên. Sau khi được chứng nhận tiêu chuẩn kho đạt tiêu chuẩn của Sở y tế thành phố Hồ
Chí Minh, Công ty đã tiến hành kinh doanh các mặt hàng thuốc nhập ngoại và mở
rộng quy mô kinh doanh. Số lượng nhân viên Công ty tăng lên và đời sống nhân
viên được ổn định.
Năm 2011, tuy các mặt hàng của Công ty có mặt trên thị trường chưa lâu nhưng đã tạo được lòng tin trên thị trường bởi chất lượng sản phẩm, giá cả hợp lý và sự nhạy bén trong việc cung ứng hàng hóa. Mặc dù còn gặp không ít những khó
khăn về bài toán nhân sự, tài chính cũng như tuổi của Công ty trên thị trường nhưng
với sự nổ lực thì Công ty ngày càng phát triển và mở rộng thị trường trên toàn quốc.Công ty cũng đã hợp tác phát triển chi nhánh tại Lào. Giữa năm 2011, ngoài
mảng phân phối cho bệnh viện, Công ty đã phát triển mảng phân phối phòng mạch nhằm mở rộng thị trường và đưa hệ thống phòng mạch vào danh sách khách hàng mục tiêu đầy tiềm năng của mình.
Chính những khó khăn đó là thách thức cho nhà lãnh đạo và nhân viên của Công ty, nó cũng là tiền đề cho những nổ lực vượt bật trong năm 2012 này.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, tính chất và hoạt động của Công ty 2.1.2.1.Chức năng 2.1.2.1.Chức năng
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Đồng Tân có chức năng chủ yếu là phân phối các mặt hàng thuốc thành phẩm, phục vụ cho nhu cầu xã hội. Công ty là
một đơn vị phân phối có đầy đủtư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp vốn và mở tài khoản tại ngân hàng, hoạch toán độc lập nhưng chưa có khả năng tích lập các quỹ. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã từng bước khắc phục khó khăn để khẳng định mình trên thịtrường. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1.2.2.Nhiệm vụ
- Căn cứ vào khả năng nhu cầu của xã hội, Công ty xây dựng kế hoạch phân phối, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính trình giám đốc xét duyệt và sau đó tiến hành tổ chức thực hiện.
- Liên minh, liên kết với các doanh nghiệp để tạo được hệ thống phân phối rộng khắp, phục vụ nhu cầu người tiêu dùng.
- Chăm lo đời sống và cải thiện từng bước đời sống vật chất cũng như tinh
thần của nhân viên trong Công ty.
- Song song với việc xây dựng hệ thống phân phối ngày càng hoàn chỉnh thì Công ty còn chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên ngày càng có trình độ, năng lực, kinh nghiệm để phù hợp với cơ chế thị trường.
- Nghiên cứu khảnăng phân phối và độ bao phủ cũng như tiềm năng của từng mặt hàng trên thị trường để có kế hoạch về thị trường, lưu chuyển hàng hóa và các kế hoạch khác.
2.1.2.3.Tính chất hoạt động
- Mua bán, nhập khẩu thuốc thành phẩm, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong
nước, đảm bảo chất lượng, sốlượng đúng hạn.
- Thực hiện kinh doanh theo chủtrương của pháp luật nhà nước, hoạch toán kinh tế, báo cáo thường xuyên theo đúng quy định của nhà nước vê quản lý hành chính.
- Thực hiện nguyên tắc phối hợp theo đúng công sức lao động, đóng góp và điều phối giữa các cá nhân và doanh nghiệp sao cho công bằng và hợp lý.
- Kinh doanh có hiệu quả, bù đắp các chi phí và có lãi, thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Thực hiện tốt các vấn đề về các chuẩn về thuốc của Bộ y tế, an toàn lao động
- Nguyên tắc hoạt động của Công ty là hoạt động có lãi để mở rộng quy mô Công ty, giải quyết thỏa đáng hài hòa giữa lợi ích cá nhân và lợi ích Công ty trong quản lý điều hành kinh doanh, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh theo
định hướng xã hội chủ nghĩa.
2.1.3. Tổ chức quản lý của Công ty
Công ty TNHH TM&DV Đồng Tân là Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên. Khi mới thành lập Công ty thì gồm có 4 thành viên góp vốn.
Người góp vốn cao nhất cũng là người giữ chức danh giám đốc Công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
GIÁM ĐỐC THỦ QUỸ PHÒNG KD P. KẾ TOÁN OTC CN LÀO MARKETING ETC GIAO HÀNG CỘNG TÁC VIÊN KHO HÀNG
2.1.4. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban 2.1.4 .1. Giám đốc: 2.1.4 .1. Giám đốc:
Trịnh Tuấn Thanh
Giám đốc là người trực tiếp điều hành Công ty, toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi quyền quyết định của mình.
Quản lý giám sát hoạt động và điều hành hoạt động chung của các phòng ban trong Công ty theo đúng quy định của pháp luật, điều lệ, quy chế của Công ty và các quyết định của cơ quan quản lý cấp trên.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, quyết định lương của lao động trong Công ty.
Đềra các phương án tổ chức, cơ cấu nội bộ trong Công ty.
Quyết định các hợp đồng nhập khẩu, vay vốn, sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ
trong Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1.4 .2. Chi nhánh Lào
Phát triển thị trường bên Lào với các mặt hàng dược phẩm của Công ty. Nắm bắt nhu cầu thị trường Lào để từ đó phản ảnh về Công ty để có những điều chỉnh mặt hàng sản phẩm kinh doanh phù hợp nhằm đem lại lợi nhuận và lòng tin từ
khách hàng của Công ty.
Nghiên cứu thị trường Lào để có chiến lược phát triển kinh doanh lâu dài và
đề ra các chính sách giá cả hợp lý. Đầu tư đúng ngành, đúng hướng, đúng thời điểm.
2.1.4 .3. Thủ quỹ
Quản lý tài chính của Công ty. Bao gồm cả tiền mặt và tiền trong tài khoản ngân hàng.
Phát lương, thưởng cho nhân viên, chi tạm ứng và cả thu tiền hàng từ bộ
phận giao hàng của Công ty.
Đặt dưới sự quản lý trực tiếp của giám đốc, thừa lệnh giám đốc để chi các khoản trong tất cả các giao dịch có liên quan.
2.1.4 .4. Phòng kinh doanh
Tham mưu cho giám đốc trong việc nghiên cứu xây dựng định hướng, chiến
Phòng kinh doanh bao gồm các bộ phận: Bộ phận kinh doanh OTC:
Trưởng bộ phận này có nhiệm vụ quản lý mảng OTC và đánh giá tình hình thực tế, đôn đốc nhân viên để đạt được chỉ tiêu đã đề ra, tham vấn các vấn đề và trình cho giám đốc để giải quyết.
Nhiệm vụ của bộ phận này là phát triển các mặt hàng thuốc ở các nhà thuốc
trên địa bàn và vào hàng các phòng mạch bác sỹ.
Bộ phận này có đội sale bao gồm khoảng 12 trình dược viên với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề sẽđi chào các sảm phẩm mới của Công ty cho các dược sỹở
các nhà thuốc tư nhân và cho các bác sỹ mở phòng mạch nhằm đưa thông tin sản phẩm thuốc mới cho họđể có được những đơn đặt hàng.
Trưởng nhóm sale sẽ có nhiệm vụ quản lý nhóm và đôn đốc, đề ra các chiến
lược dài hạn cũng như ngắn hạn để phát triển đơn hàng và mở rộng thịtrường.
Đây cũng là bộ phận thành lập không lâu, nhưng các khách hàng mục tiêu
được xác định rõ ràng thì tiềm năng của bộ phận này là lớn. Bộ phận kinh doanh ETC:
Đây là bộ phận đã được thành lập ngay từ khi Công ty ra đời. Là một mảng chính trong chiến lược kinh doanh của Công ty.
Bộ phận ETC có nhiệm vụ phân phối thuốc cho các bệnh viện bằng cách đấu thầu tại các bệnh viện đểđược vào hàng.
Đây là mặt hàng thuốc, là một mặt hàng đặc biệt nên không phải Công ty
dược phẩm nào cũng được đấu thầu. Nó đòi hỏi một quy trình khắc khe về các tiêu chuẩn của Sở y tế về Công ty, về tiêu chuẩn mặt hàng muốn dự thầu và cả về số năm tuổi của Công ty. Về việc số tuổi của Công ty đang là một vấn đềkhó khăn cho
Công ty, vì phải được 3 tuổi trong ngành mới được đấu thầu trực tiếp, vì vậy một
năm Công ty phải mất khoảng gần 2 tỷ cho việc gửi thầu cho các Công ty khác có
đủ tuổi ngành và uy tín trong ngành. Bộ phận Marketing:
Trưởng bộ phận có nhiệm vụ giải quyết các công việc có liên quan đến kinh doanh, phân phối và xúc tiến thương hiệu cho sản phẩm của Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chức năng chính của bộ phận marketing:
Lên kế hoạch bán hàng và chiến lược phát triển sản phẩm hiện tại cũng như sản phẩm mới của Công ty.
Nghiên cứu, phân tích và đánh giá thịtrường, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, quảng bá thương hiệu, nghiên cứu các phương pháp tiếp cận khách hàng tốt
hơn so với đối thủ cạnh tranh của mình.
Thiết kế các mẫu tờ hướng dẫn sử dụng hoặc các gimic làm quà tặng cho khách hàng dựa trên đánh giá và phân loại khách hàng mục tiêu và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Đề ra các chiến lược, các chương trình ưu đãi khách hàng, khuyến mãi
hay các chương trình giảm giá củaCông ty.
Bám sát thị trường bằng cách đi phòng mạch với các nhân viên sale cũng như tạo mối quan hệ với các bệnh viện, nhà thuốc, dược sỹ, bác sỹ để tạo ra được mối quan hệ bền vững.
Bộ phận marketing kim luôn nhiệm vụ giao dịch và tìm nguồn hàng mới từ các nhà sản xuất trong và ngoài nước để giao dịch và tiến hành nhập khẩu hoặc mua của các nhà sản xuất trong nước để đa dạng nguồn hàng và đảm bảo chất lượng sản phẩm cho khách hàng.
Cộng tác viên kinh doanh:
Đây là bộ phận cộng tác với Công ty để phát triển thịtrường và bán hàng cho Công ty. Tùy theo nhu cầu và mục tiêu mà Công ty sẽ có các chiến lược tuyển cộng
tác viên khác nhau đểđáp ứng nhu cầu kinh doanh.
2.1.4 .5. Kho hàng
Là một bộ phận làm việc độc lập, nhận đơn hàng từ kế toán bán hàng xuất sang. Kiểm tra sự hợp lệ của phiếu xuất hàng đó và tiến hành xuất hàng theo phiếu, giao cho bộ phận giao hàng khi đã có đầy đủ ký nhận.
Có trách nhiệm quản lý kho và bảo quản các mặt hàng thuốc theo đúng tiêu
Nhập kho hàng hóa khi hàng về tới kho và kiểm kê tên hàng, đọc các thông số về bảo quản của thuốc và lập thẻ kho theo dõi hàng ngày.
Tiến hành kiểm kê hàng trong kho theo định kỳ dưới sự giám sát của phòng kinh doanh và chịu mọi trách nhiệm trước giám đốc trước sự tốn thất có nguyên nhân khách quan.
2.1.4 .6. Bộ phận giao hàng
Đây là một trong những bộ phận quan trọng của Công ty. Trưởng bộ phận giao hàng có nhiệm vụđiều phối các nhân viên giao hàng của Công ty về khu vực,
địa điểm và phương tiện giao hàng.
Nhiệm vụ của bộ phận là giao hàng và gửi hóa đơn thanh toán tới khách hàng. Nhận tiền và nộp tiền cho thủ quỹ khi đã nhận được tiền. Phản ánh kịp thời với bộ phận kinh doanh nếu hàng bị trả lại hoặc khách hàng không nhận hàng với bết kỳ lý do gì.
2.1.4 .7. Phòng kế toán
Tham mưa cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành hoạt động tài chính, kế toán thống kê. Đề xuất các biện pháp tháo gỡ những khó khăn cũng như vạch ra
các phương án tổ chức trong lĩnh vực kế toán.
Kếtoán trưởng được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc và chịu mọi trách nhiệm pháp lý trước cơ quan thuế.
Kế toán bán hàng nhận đơn đặt hàng và quản lý các mục liên quan đến hàng hóa bán ra. Theo dõi và cung cấp cho phòng kinh doanh doanh số để có thể điều chỉnh các chính sách kịp thời.
Kế toán tổng hợp phụ trách các nghiệp vụ thu chi phát sinh hàng ngày dưới sự quản lý của kếtoán trưởng.
2.1.5. Cơ cấu nhân sự
Để có được Công ty phát triển thì phải có được chiến lược về nhân sự một cách bền vững. Bài toán nhân sựđang là một bài toán khó của Công ty bởi vì Công ty vẫn là một Công ty trẻ. Để việc kinh doanh được hiệu quả thì cần có một cơ cấu
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, mối quan hệ của các bộ phận, các cá nhân với (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nhau. Đảm bảo lao động ở mọi khâu đều được phân định trách nhiệm rõ ràng. Hiện tại, Công ty có 38 nhân viên. Trong đó có 2 dược sỹđại học, 8 dược sỹ
trung học, 3 cử nhân kinh tế, 10 nhân viên tốt nghiệp hệcao đẳng.
Công ty hiện đang có chính sách tuyển dụng các vị trí cho tất cả các bộ phận trong Công ty.
Công ty hỗ trợ đào tạo nhân lực, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân viên có thể nâng cao trình độ chuyên môn của mình nếu có điều kiện.
Hỗ trợ cho nhân viên phòng kếtoán liên thông đại học và học các nghiệp vụ
kế toán cần thiết.
Tạo điều kiện thuận lợi cho phòng thủ quỹ học nghiệp vụ về quản lý tài chính. Hỗ trợ phòng kinh doanh học cao học dược, liên thông và bổ sung kiến thức bằng các lớp kinh tế ngắn hạn.
2.2.THỰC TRẠNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
2.2.1. Tình hình tài chính và đánh giá hiệu quả kinh doanh của Công ty 2.2.1.1.Phân tích sự biến động của tài sản và nguồn vốn 2.2.1.1.Phân tích sự biến động của tài sản và nguồn vốn
Công ty TNHH TM&DV Đồng Tân là Công ty NTHH hai thành viên trở
lên nên Công ty được góp vốn từ các thành viên, vì vậy nguồn vốn dễ dàng xoay sở hơn. Với số vốn điều lệ từ khi mới thành lập là 2 tỷđồng, tình hình nguồn vốn và tài sản đã có sự biến động qua các năm.
Đối với tài sản:
Tổng tài sản: đến cuối năm 2010 tăng 6.242.042.932 đồng, tương đương
với tăng 175,95% và con số này tiếp tục tăng 10.534.252.157 đồng so với năm 2010 tương đương với 107,61%. Điều này chứng tỏ quy mô của tổng tài sản được tăng
lên, nguyên nhân chủ yếu là do:
Tài sản ngắn hạn: tăng 6.184.848.235 đồng so với năm 2009 và tiếp tục tăng 9.793.980.400 đồng vào năm 1011. Nếu như đầu năm 2009, con số này là