2.2.1.1 Giai đoạn tiền kế hoạch
Giai đoạn tiền kế hoạch là quá trình KTV tiếp cận với khách hàng để thu thập những thơng tin cần thiết nhằm giúp KTV tìm hiểu về các nhu cầu của khách hàng, đánh giá về khả năng phục vụ và các vấn đề khác như thời gian thực hiện, phí kiểm tốn ….Ở giai đoạn này, KTV phải đảm bảo:
Thủ tục chấp nhận khách hàng và tiếp tục cung cấp dịch vụ đã được thực hiện: Trưởng phịng nghiệp vụ (KTV điều hành) hoặc KTV chính được chỉ định cĩ trách nhiệm thực hiện các cơng việc sau:
Trả lời vào biểu các câu hỏi liên quan đến việc chấp nhận khách hàng
Tìm hiểu lý do mời Kiểm tốn và các yêu cầu đặc biệt khác (nếu cĩ)
Thu thập các thơng tin và hoạt động kinh doanh năm nay của doanh nghiêp khách hàng.Xem biểu các vấn đề cần xem xét ở cuộc Kiểm tốn năm sau đã được lập ở cuộc Kiểm tốn năm trước.
Tìm hiểu tính trung thực của người quản lý của khách hàng,rủi ro của hợp đồng,mức độ phức tạp của cơng việc.
Đánh giá tính độc lập và khả năng đáp ứng của KTV. Giai đoạn chuẩn bị Kiểm tốn
Giai đoạn tiền kế hoạch Lập kế hoạch Kiểm tốn Giai đoạn thực hiện Kiểm tốn
Các vấn đề nảy sinh sau khi cơng bố BCKT
Lập BCKT Giai đoạn hoàn thành Kiểm
tốn
Trước khi ký hợp đồng Kiểm tốn, cơng ty gửi thư đến KTV tiền nhiệm trong trường hợp khách hàng mới, cĩ KTV tiền nhiệm.
Kết quả khảo sát được ghi nhận theo mẫu thống nhất của cơng ty và được chuyển cho Phĩ Tổng Giám đốc phụ trách (hoặc Giám đốc chi nhánh) xem xét và chỉ đạo thực hiện. Trong trường hợp xét thấy cuộc Kiểm tốn cĩ thể gặp rủi ro cao, người trực tiếp thực hiện khảo sát cĩ thể đề nghị khơng ký hợp đồng với khách hàng nhưng phải trình bày rõ lý do.
Căn cứ vào Báo cáo khảo sát, Phĩ Tổng Giám đốc phụ trách (hoặc Giám đốc chi nhánh) sẽ xem xét và quyết định phí Kiểm tốn. Ý kiến của Phĩ Tổng giám đốc phụ trách (hoặc Giám đốc chi nhánh) được ghi trực tiếp vào Báo cáo khảo sát và chuyển cho bộ phận hành chính -quản trị. Căn cứ vào Báo cáo khảo sát đã cĩ ý kiến của Phĩ Tổng giám đốc phụ trách (hoặc Giám đốc chi nhánh), bộ phận hành chính – quản trị tiến hành soạn Thư báo phí theo mẫu chung thống nhất của cơng ty với các nội dung sau:
Tĩm tắt yêu cầu của khách hàng.
Phạm vi cơng việc và phương pháp làm việc của cơng ty TNHH Kiểm tốn và Tư vấn A&C đối với yêu cầu của khách hàng,những giới hạn trong cơng việc kiểm tốn.
Các loại báo cáo sẽ gửi đến khách hàng.
Phí Kiểm tốn đề nghị.
Các yêu cầu cụ thể khác theo yêu cầu của khách hàng cần đưa vào thư báo phí như thời hạn hoàn tất báo cáo.
Thư báo phí được lập thành 2 bộ (mỗi bộ gồm 2 bản Tiếng Việt, nếu khách hàng yêu cầu bản Tiếng Anh thì sẽ lập thêm 2 bản Tiếng Anh.) Một bộ gửi đến cho khách hàng và một bộ lưu tại phịng hành chính – quản trị.
Hợp đồng kiểm tốn được ký:
Hợp đồng Kiểm tốn được lập theo mẫu thống nhất của cơng ty.
Hợp đồng Kiểm tốn được lập thành 2 bộ: Một bộ gửi đến cho khách hàng và một bộ lưu tại phịng hành chính – quản trị.
Các vấn đề liên quan đến chất lượng của cuộc Kiểm tốn đã được xem xét: Ví dụ: Khả năng của các KTV trong nhĩm Kiểm tốn,việc tuân thủ các yêu cầu về chuẩn mực Nhà Nước…
2.2.1.2 Lập kế hoạch kiểm tốn
Sau khi hợp đồng kiểm tốn được ký kết giữa hai bên, lúc này Trưởng nhĩm KTV được phân cơng sẽ lập kế hoạch Kiểm tốn. Đây là một giai đoạn hết sức quan trọng địi hỏi KTV phải tìm hiểu tất cả thơng tin bên trong và bên ngồi đơn vị để đưa ra chương trình Kiểm tốn phù hợp với đặc thù của từng khách hàng.
Mục tiêu:
Phát triển một kế hoạch kiểm tốn phù hợp theo yêu cầu của các chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam để đưa ra một phương pháp thu thập bằng chứng kiểm tốn đầy đủ và đáng tin cậy giúp cho việc hình thành ý kiến kiểm tốn.Cung cấp dịch vụ cĩ chất lượng và giảm thiểu rủi ro kiểm tốn.
Thực hiện kiểm tốn tiết kiệm chi phí nhất. Giai đoạn lập kế hoạch Kiểm tốn phải đảm bảo:
Nhận biết phạm vi của cuộc Kiểm tốn: liên quan đến Kiểm tốn năm nào, khoản mục nào trên BCTC ….
Phát triển chiến lược Kiểm tốn: “Là định hướng cơ bản, nội dung trọng tâm và phương pháp tiếp cận chung của cuộc kiểm tốn do cấp chỉ đạo vạch ra dựa trên hiểu biết về tình hình hoạt động và mơi trường kinh doanh của đơn vị được kiểm tốn”.Đoạn 04 VSA 300, trong đĩ xem xét các yếu tố:
Phạm vi của cuộc Kiểm tốn: các điều khoản của hợp đồng Kiểm tốn, các yêu cầu pháp lý cụ thể và ảnh hưởng của nĩ đến hợp đồng Kiểm tốn.
Mơi trường pháp lý đơn vị đang hoạt động: các thơng tư, văn bản pháp luật chi phối tới hoạt động của doanh nghiệp.
Mục đích sử dụng BCTC. Thời điểm kiểm tốn.
Các vấn đề liên quan ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc Kiểm tốn (thiết lập mức trọng yếu sơ bộ, xem xét sơ bộ rủi ro,…).
Tất cả các thơng tin được tĩm lược và ghi vào workpaper.
Thiết lập kế hoạch Kiểm tốn tổng thể: “ Là việc cụ thể hĩa kế hoạch chiến lược và phương pháp tiếp cận chi tiết về nội dung, lịch trình và phạm vi dự kiến của các thủ tục kiểm tốn. Mục tiêu của việc lập kế hoạch kiểm tốn tổng thể là để cĩ thể thực hiện cơng việc kiểm tốn một cách cĩ hiệu quả và theo đúng thời gian dự kiến.” _ Đoạn 05 VSA 300, trong đĩ chi tiết:
Bản chất, thời điểm và phạm vi của các thủ tục Kiểm tốn. Các kiểm tra sẽ được thực hiện.
Thiết lập chương trình Kiểm tốn phù hợp.
Xác định nhĩm Kiểm tốn cần thiết để thực hiện cuộc Kiểm tốn. Kế hoạch Kiểm tốn tổng thể sẽ được gửi cho khách hàng trong đĩ nêu rõ. Mục tiêu Kiểm tốn.
Nội dung và trình tự tiến hành kiểm tốn.
Trách nhiệm của các bên:cơng ty A&C và khách hàng. KTV thực hiện các bước cơng việc sau:
Hồn tất các biểu về lập kế hoạch kiểm tốn: Bước 1:
Sốt xét hồ sơ làm việc của KTV khác.Nêu các phát hiện trong sốt xét hồ sơ làm việc của KTV khác.
Xác nhận về tính độc lập.
Ghi chú nộidung các vấn đề trao đổi với khách hàng trước cuộc kiểm tốn Thủ tục phân tích BCTC.
Xác định mức trọng yếu.
Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của đơn vị: Những hiểu biết về tình hình kinh doanh là cơ sở quan trọng để KTV đưa ra các xét đốn chuyên mơn. Tìm hiểu về mơi trường kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của đơn vị được kiểm tốn.
Hiểu biết về những yếu tố nội tại của doanh nghiệp được kiểm tốn bao gồm những đặc điểm về sở hữu và quản lý, tình hình kinh doanh, khả năng tài chính của đơn vị …Việc tìm hiểu thơng qua thu thập và nghiên cứu tài liệu về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, phân tích đánh giá sơ bộ.Qua tìm hiểu khách hàng xác định rủi ro tiềm tàng (IR) cho tồn bộ BCTC.
Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ:Việc nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm sốt là rất quan trọng đối với KTV.Nội dung cần tìm hiểu:
Tìm hiểu về đơn vị và hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Tìm hiểu các vấn đề mang sang từ cuộc kiểm tốn năm trước.
Trên cơ sở hiểu biết về hệ thống kiểm sốt nội bộ, KTV hình dung về khối lượng và độ phức tạp của cơng việc, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm sốt.Từ đĩ, KTV sẽ xác định phương hướng và phạm vi kiểm tra, thiết kế các thủ tục kiểm tốn, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiết trong kế hoạch và chương trình kiểm tốn.
Qua tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ xác định rủi ro kiểm sốt.Hệ thống kiểm sốt nội bộ càng tốt thì rủi ro kiểm sốt (CR) càng thấp.
Bước 2:
Đánh giá rủi ro kiểm tốn và xác định mức trọng yếu: Đánh giá rủi ro kiểm tốn (AR)
Sơ đồ 5: Sơ đồ minh họa các rủi ro: Hoạt động sản xuất kinh doanh→Rủi ro tiềm tàng(IR)
Rủi ro kiểm sốt (CR)
Rủi ro phát hiện(DR)
Đưa ra ý kiến sai→ Rủi ro kiểm tốn (AR)
Hệ thống kiểm sốt nội bộ
o Rủi ro kiểm tốn (AR):là rủi ro mà KTV đưa ra nhận xét khơng đúng về BCTC
o Các rủi ro ảnh hưởng đến rủi ro kiểm tốn:
Rủi ro tiềm tàng (IR):là khả năng xảy ra sai phạm trọng yếu tiềm ẩn trong hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc trong bản chất của khoản mục với giả đinh khơng cĩ hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Rủi ro kiểm sốt(CR): là khả năng xảy ra sai phạm trọng yếu mà hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng phát hiện hoặc ngăn chặn được.
Rủi ro phát hiện (DR): là rủi ro mà các thử nghiệm cơ bản của KTV khơng phát hiện các sai phạm trọng yếu trên số dư tài khoản, nghiệp vụ, khoản mục trên BCTC.
AR=IR*CR*DR
Tuy được biểu hiện bằng cơng thức nhưng ta cần nhận thức rằng đây khơng phải là một cơng thức tốn học thuần túy mà nĩ được dùng để trợ giúp cho KTV khi phán đốn.Đồng thời, qua đĩ cho thấy rằng rủi ro kiểm tốn là điều khơng thể tránh khỏi.Mong muốn của KTV khi thực hiện là một mức rủi ro chấp nhận được, từ đĩ hạn chế được các rắc rối về trách nhiệm pháp lý, kiện cáo cũng như giữ được uy tín nghề nghiệp.
Xác định mức trọng yếu:
Mức trọng yếu là số tiền sai lệch tối đa cĩ thể chấp nhận của thơng tin, nghĩa là nếu sai lệch vượt khỏi số tiền đĩ sẽ làm người đọc hiểu sai về thơng tin. Mức trọng yếu thiết lập trong giai đoạn lập kế hoạch là mức trọng yếu sơ bộ được sử dụng để xác định cỡ mẫu và tại giai đoạn đưa ra ý kiến để quyết định sự cần thiết của các điều chỉnh. Để xây dựng mức trọng yếu khơng phải là điều dễ dàng vì mang tính xét đốn nghề nghiêp và địi hỏi KTV phải cĩ trình độ và kinh nghiệm.
Sơ đồ 6: Quy trình xác định mức trọng yếu:
Trước tiên, KTV phải ước tính mức trọng yếu tổng thể: tồn bộ sai sĩt cĩ thể chấp nhận được để đảm bảo rằng BCTC khơng cĩ sai lệch trọng yếu. Mức trọng yếu tổng thể thường được tính bằng một tỷ lệ phần trăm trên tài sản, doanh thu hoặc lợi nhuận.
Sau đĩ KTV phân bổ mức trọng yếu tổng thể cho từng khoản mục. Khi xác lập mức trọng yếu cho từng khoản mục, KTV thường dựa trên kinh nghiệm của mình về đơn vị, cũng như đánh giá về khả năng xảy ra sai sĩt và chi phí thực hiện kiểm tra đối với từng khoản mục. Trong thực tế, các KTV sử dụng nhiều kỹ thuât khác nhau để xác lập mức trọng yếu ở khoản mục, ví dụ nhân mức trọng yếu tổng thể với một hệ số ( thường là 1,5 – 2) trước khi phân bổ hoặc cĩ thể tính mức trọng yếu ở khoản mục bằng một tỷ lệ phần trăm của mức trọng yếu tổng thể ( khoảng 50%-70%).
Khi thực hiện kiểm tốn, KTV sẽ tiến hành lấy mẫu và kiểm tra chi tiết với mẫu đã chọn. Nếu như mức sai sĩt phát hiện của khoản mục lớn hơn mức trọng yếu xác định ban đầu thì KTV cĩ thể yêu cầu khách hàng thực hiện các bút tốn điều chỉnh và chỉnh lý lại BCTC trước khi đem ra cơng bố.Nếu khơng sẽ đưa vào phần nhận xét trong Báo cao kiểm tốn.
Bước 3:
Xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm tốn:
Ước tính ban đầu về mức trọng yếu trên tồn bộ BCTC
So sánh ước tính sai phạm với ước tính ban đầu về mức trọng yếu trên tồn bộ BCTC và trên từng khoản mục
Phân bổ ước tính ban đầu về mức trọng yếu cho từng khoản mục trên BCTC Ước tính sai phạm cho từng khoản mục trên BCTC
Kế hoạch kiểm tốn là cần thiết giúp cho KTV đảm bảo cuộc kiểm tốn được tiến hành một cách cĩ hiệu quả, cĩ thể thu thập được bằng chứng cĩ giá trị và đầy đủ các tình huống mà vẫn giữ chi phí ở mức hợp lý nhất đồng thời tránh được những bất đồng với khách hàng trong quá trình thực hiện Kiểm tốn.
Kế hoạch kiểm tốn là những định hướng cơ bản, nội dung, phương pháp tiếp cận, phạm vi dự kiến của các thủ tục kiểm tốn, cụ thể là:
o Dự kiến thời gian
o Phân tích xem xét sơ bộ rủi ro kiểm tốn
o Phương pháp kiểm tốn đối với rủi ro đã được đánh giá o Kiểm tra về việc tuân thủ và kiểm tra chi tiết
o Kỹ thuật chọn mẫu kiểm tốn o Các vùng kiểm tốn chính.…
Chương trình kiểm tốn là tồn bộ các chỉ dẫn cho KTV và trợ lý kiểm tốn tham gia vào cơng việc kiểm tốn, và là cơng cụ ghi chép theo dõi kiểm tra tình hình thực hiện kiểm tốn.
Chương trình kiểm tốn phải độc lập và thực hiện cho mọi cuộc kiểm tốn, trong đĩ xácđịnh nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm tốn cần thiết để thực hiện kế hoạch kiểm tốn tổng thể.
Việc thiết lập chương trình kiểm tốn dựa trên các thơng tin thu thập được thơng qua việc thực hiện các nội dung trong các biểu mẫu và các thủ tục trong chương trình kiểm tốn mẫu.
Sơ đồ 7: Trình tự lập chương trình kiểm tốn
2.2.2 Giai đoạn thực hiện kiểm tốn
Đây là giai đoạn quan trọng nhất của cuộc kiểm tốn. Giai đoạn này cơng ty thường chia ra làm hai đợt kiểm tốn: kiểm tốn sơ bộ 9 tháng đầu năm thường bắt đầu từ tháng 10 và kiểm tốn kết thúc năm thường bắt đầu từ tháng 1 của năm tài chính tiếp theo.
Giai đoạn này phải đảm bảo:
Thực hiện kiểm tra hệ thống kiểm sốt nội bộ và kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và số dư các tài khoản
Đánh giá các giả định quan trọng được sử dụng.
Nhận biết các bên liên quan và thu thập bằng chứng kiểm tốn liên quan đến các nghiệp vụ với bên liên quan.
Lưu giữ bằng chứng về các thủ tục kiểm tốn đã được thực hiện cũng như kết quả và kết luận từ những bằng chứng kiểm tốn thu thập được.
Khi thực hiện kiểm tốn, nhĩm trưởng cĩ trách nhiệm phân cơng cơng việc và kiểm sốt cơng việc của các thành viên trong nhĩm để đảm bảo hoàn tất cơng việc phù hợp kế hoạch, tuân thủ đúng Chuẩn mực va và qui định của cơng ty. Qua cơng việc nhĩm trưởng sẽ hướng dẫn đào tạo trợ lý KTV. Các KTV và các trợ lý kiểm tốn thực hiện cơng việc được giao và nhanh chĩng báo cáo với nhĩm
Thu thập thơng tin về các bộ phận và phác thảo về chương trình kiểm tốn Đối chiếu lại với kế hoạch kiểm tốn xem
cĩ thích hợp hay khơng? Lựa chọn phương hướng kiểm tốn Đánh giá xem lựa chọn cĩ thích đáng hay
khơng? Lập chương trình kiểm tốn Khơng Tham khảo ý kiến đơn vị và cấp trên Khơng
trưởng nếu cĩ vấn đề xảy ra hoặc cĩ sự khơng nhất quán.Khi cĩ bất kỳ vấn đề phát sinh nào về kỹ thuật, quản lý, nhân sự…, nhĩm trưởng sẽ báo cáo với các Manager và sẽ thực hiện các thay đổi về kế hoạch và chương trình kiểm tốn phù hợp. Nhĩm trưởng phải đảm bảo tất cả các kết luận đưa ra phù hợp với cơng việc thực hiện và