g, Hệ thống thanh toán séc điện tử
2.1.2 Cơ cấu tổ chức
Hình 2.3. Sơ đồ tổ chức của cơng ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Công nghệ Xây dựng Trường Sơn
(Nguồn: Phịng hành chính – nhân sự cơng ty)
Cơ cấu tổ chức của cơng ty được phân theo từng chức năng, từng phịng ban riêng biệt. Mỗi phòng ban sẽ đảm nhiệm những vai trị khác nhau nhưng có mỗi liên quan mật thiết với nhau. Các phịng ban có vai trị liên kết với nhau để tạo ra lợi ích tối đa cho mỗi khách hàng, góp phần tạo nên sự phát triển của tồn cơng ty.
Bộ máy quản lý của công ty đứng đầu là giám đốc. Dưới giám đốc là các phó giám đốc có vai trị quản lý trực tiếp các phịng ban, xí nghiệp, phân xưởng thành viên, tạo điều kiện thuận lợi cho giám đốc thực hiện các công việc lãnh đạo, đại diện cho cơng ty.
Dưới phó giám đốc là các phịng ban có các nhiệm vụ, chức năng tương đương. Có vai trị quan trọng trong việc nghiên cứu, tạo nên những ý tưởng sáng tạo mới, đưa ra các giải pháp tối ưu cho giám đốc và phó giám đốc. Bên cạnh đó, các phịng ban cịn có vai trị tạo nên sự phát triển của cơng ty và mơi trường văn hóa cơng ty.
Để phục vụ tốt cho cơng tác sản xuất kinh doanh của công ty và các hoạt động quản lý có hiệu quả, cơng ty đã xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ nhưng hiệu quả, được minh họa cụ thể qua sơ đồ 1.2
Giám đốc Phó giám đốc tài chính Phó giám đốc điều hành Phịng tài chính – kế tốn Phân xưởng sản xuất Phịng kinh doanh Phịng hành chính - nhân sự Phịng quản lý chất lượng
Nhiệm vụ của Ban giám đốc và các phòng ban:
Giám đốc: Lãnh đạo, quản lý tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh của
cơng ty, tổ chức điều hành, quyết định chính sách, mục tiêu chất lượng và cung cấp các nguồn lực cần thiết để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng, xây dựng các chiến lược phát triển, quyết định kế hoạch kinh doanh công ty, kiểm tra, giám sát các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong Công ty, đại diện cho công ty.
Phó giám đốc điều hành: Cùng với Giám đốc xem xét kế hoạch sản xuất, kinh
doanh hàng năm của Công ty. Tổ chức điều hành, kiểm tra các hoạt động, lập kế hoạch đào tạo, tổ chức đào tạo theo kế hoạch. Đồng thời, tổ chức kiểm tra chương trình Cơng tác hàng tháng, q, năm trong khu vực mình phụ trách. Tổ chức điều hành thực hiện Công tác kế hoạch, xử lý các thơng tin kịp thời cho hoạt động kinh doanh.
Phó giám đốc tài chính: Đảm nhiệm vai trị tổ chức chỉ đạo mọi mặt về cơng
tác tài chính, thống kê thơng tin kinh tế hàng năm. Đề xuất với ban lãnh đạo về những quyết định phù hợp với hoạt động kinh doanh của cơng ty. Bên cạnh đó, triển khai các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình độ cho cơng tác tài chính của cơng ty.
Phịng hành chính - nhân sự : Đảm nhiệm vai trò xử lý các vấn đề về nhân sự,
hành chính, lưu trữ hồ sơ của cán bộ công nhân viên. Tổ chức tuyển dụng cán bộ công nhân viên vào công ty. Đồng thời, đào tạo hướng dẫn nội quy ban đầu cho nhân viên mới. Đào tạo cán bộ công nhân viên theo kế hoạch. Liên hệ với các cơ quan chính phủ để giải quyết, hồn thành các công việc được giao. Giám sát việc thực hiện nội quy trong cơng ty của nhân viên.
Phịng kinh doanh: Là phịng ban có vai trị giúp Ban giám đốc thực hiện các
kế hoạch kinh doanh đề ra và chịu trách nhiệm trước các quyết định. Quản lý việc mua, bán hàng của công ty theo từng kỳ. Chịu trách nhiệm về số lượng, chủng loại, chất lượng của sản phẩm mua và bán ra của công ty. Quản lý, giám sát và đánh giá năng lực của nhà cung cấp đầu vào, kiểm tra chất lượng sản phẩm và thống kê số liệu về hàng tồn đầu ra. Quản lý các hoạt động bán hàng của công ty từ: Đặt hàng, phát hành đơn hàng và gửi tới khách hàng. Tổ chức, xây dựng, thực hiện công tác kinh doanh của Công ty. Xác định các hợp đồng mua bán hàng, đại lý ký gửi hàng hóa, dịch vụ trong phạm vi Cơng ty.
Phịng quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng của tất cả các mặt hàng, sản phẩm mua về và bán ra của công ty. Thiết lập các chuẩn mực về chất lượng và chịu
trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm. Kiểm tra chất lượng theo đúng tiêu chí của thị trường.
Phịng kế tốn: Quản lý sổ sách kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trong tháng tổng hợp thành quyết toán theo từng kỳ. Đảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt động kinh doanh của cơng ty. Giám sát vốn hiện có, tạm ứng vốn cho các cơ sở. Theo dõi quản lý TSCĐ, thực hiện đầy đủ các chế độ kế tốn tài chính hiện hành. Lập các báo cáo tài chính theo quy định. Bên cạnh đó, phịng kế tốn cịn có vai trị tính tốn lương cho cơng nhân viên và thực hiện phân phát lương theo quy định của tổng công ty đề ra.
Phân xưởng sản xuất: Có nhiệm vụ tiến hành sản xuất, cắt và định mức
nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất. Tuân thủ theo các kế hoạch của ban giám đốc và các phó giám đốc điều hành sản xuất và phân phối sản phẩm các loại.