Việc bố trớ, cơ cấu lại nhõn lực giữa cỏc phũng ban trong cụng ty là một quỏ trỡnh mang tớnh hệ thống gồm nhiều bước được thể hiện trong hỡnh 3.1
Hỡnh 3.1: Quỏ trỡnh bố trớ, cơ ấ c u lại nhõn lực
• Bước 1: Phõn tớch lại cỏc cụng việc
Phõn tớch lại cụng việc sẽ giỳp cụng ty núi rừ cỏc yờu cầu, kỳ ọ v ng của mỡnh với cỏn bộ, nhõn viờn đồng thời giỳp họ hiểu được nhiệm vụ, nghĩa vụ của h là gỡ. ọ Phõn tớch lại cụng việc sẽ giỳp doanh nghiệp cú căn cứ rừ ràng trong việc bố trớ nhõn sự, tuyển dụng, ỏnh giỏ thực hiện cụng việc, xỏc định thự lao… cho người lao đ động.
Để phõn tớch thỡ trước hết Phũng t ch c cỏn b ph i thi t k mẫổ ứ ộ ả ế ế u "B n t mụ t ả ự ả cụng việc" và giao cho cỏc bộ phận, đư đếa n từng cỏn bộ nhõn viờn. Bả ự mụ tả n t cụng việc sẽ xỏc định cỏc nhiệm vụ, trỏch nhiệm, điều ki n làm vi c và nh ng v n ệ ệ ữ ấ đề cú liờn quan khỏc i vớđố i m t cụng vi c c th mà m t người m nhiệm. Cụng ộ ệ ụ ể ộ đả ty cú thể tham kh o B n t mụ t cụng vi c cú th tham khảả ả ự ả ệ ể o m u trong b ng 3.2. ẫ ả
Trong bản tự mụ tả cụng việc, cú thể núi hai nội dung quan trọng nhất mà càng được mụ tả chi ti t càng tố đế t, ú là mục III - Nhi m v cụệ ụ th và m c V- Cỏc tiờu ể ụ chuẩn thực hiện cụng việc. Nội dung m c III giỳp cho cụng tỏc bố trớ, phõn cụng lao ụ động hợp lý. N i dung m c V là c sởộ ụ ơ để ỏnh giỏ th c hi n cụng vi c, để tổđ ự ệ ệ ch c ứ thi đua, để ào t o nhõn viờn,… đ ạ
Phõn tớch lại cỏc cụng việc Hệ thống húa cỏc cụng việc của cỏc bộ phận Bố trớ, phõn cụng lao động
Phũng Tổ chức hành chớnh cú th dựể a vào m u B n t mụ t cụng vi c trong ẫ ả ự ả ệ bảng 3.1 và căn cứ vào kinh nghiệm quản trị nhõn sự của mỡnh để ch nh s a, thờm ỉ ử bớt những nội dung cần thiết cho phự hợp với tỡnh hỡnh cụng ty.
Khi cú mẫu Bản tự mụ tả cụng việc chớnh thức, cụng ty yờu cầu m i cỏn bộ nhõn ọ viờn của cụng ty phải tự mụ tả cụng việc của mỡnh một cỏch chi tiết r i nồ ộ ạp l i cho trưởng bộ phận (trưởng phũng). Trưởng bộ phận rà soỏt cỏc Bả ự mụ tả cụng việc, n t đ ềi u ch nh t t c cỏc n i dung m t cỏch chi ti t, c th sao cho cõn đối gi a kh i ỉ ấ ả ộ ộ ế ụ ể ữ ố lượng nhiệm vụ với đ ều kiện làm việc và với cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. i
• Bước 2: Hệ thống húa cỏc cụng việc của cỏc bộ phận
Sau khi cỏc trưởng bộ phậ đ ền i u chỉnh nội dung cỏc Bản tự mụ tả cụng việc, trưởng bộ phận sẽ phối hợp với phũng Tổ chức hành chớnh để thiết lập cỏc "Bản mụ tả cụng việc" chớnh thức c a phũng mỡnh qu n lý. So v i "B n t mụ t cụng vi c" ủ ả ớ ả ự ả ệ thỡ bản "Mụ tả cụng việc" do cụng ty chớnh th c ban hành ph i b sung thờm m t số ứ ả ổ ộ nội dung ở mục I và thờm mục VI - tiờu chu n nhõn viờn th c hi n, cú th thi t k ẩ ự ệ ể ế ế theo mẫu ở bảng 3.2. Trong b n mụ t cụng vi c chớnh thứả ả ệ c c a cụng ty, nội dung ủ cỏc mục sẽ được cụ thể húa một cỏch đầ đủy hơn, logic h n. H n n a, trong m u ơ ơ ữ ẫ đú, nhõn viờn s nắẽ m được nh ng yờu c u v kỹ năữ ầ ề ng, kinh nghi m, ệ đặc i m cỏ đ ể nhõn cần cú là gỡ. Đ ềi u này giỳp họ hoàn thiện cỏc đ ềi u kiện của bản thõn để đỏp ứng được cụng vi c. Mộ đ ểệ t i m khỏc biệt nữa là trong bản mụ tả cụng việc chớnh thức, cụng ty cũng sẽ quy định luụn hệ số lương khoỏn để nhõn viờn cú thể bi t ế được quyề ợ ủn l i c a mỡnh khi đảm nh n cụng vi c. Để đảm b o tớnh phỏp lý, b n mụ ậ ệ ả ả tả cụng việc chớnh thức cần cú sự phờ duyệt của Giỏm đốc cụng ty.
Sau khi xõy dựng cho tất cả cỏc cụng việc, cụng ty sẽ cú một bộ hồ sơ cỏc B n ả mụ tả cụng việc chia theo từng phũng ban.
Bảng 3.1: Mẫu bản tự mụ tả cụng việc
BẢN TỰ Mễ TẢ CễNG VIỆC
I/ Thụng tin chung:
Vị trớ (Chức danh cụng việc): Bộ phận:
Người quản lý trực tiếp:
Thời gian làm việc
II/ Mụ đc ớch cụng việc
………………………………………………
III/ Nhiệm vụ ụ c thể (diễ ản t nhi m v b t đầu b ng m t động t ): ệ ụ ắ ằ ộ ừ
1. ................................
2. ................................... .............................................
IV/ Đ ềi u kiện làm việc
1. Mỏy múc và cụng cụ ụ d ng dụng cụ - ………
- ……….
2. Yếu tố khỏc phục vụ cho cụng việc - ………
- ……….
V/ Cỏc tiờu chuẩn cần đạt khi thực hiện cụng việc.
1. ............................... 2................................. ...................................
Người mụ tả (ký, họ tờn)
Công ty cổ phần xây lắp & dịch vụ sông đà
Địa chỉ: A86 - TT9 - KĐT Văn Quán - Hà Đông - Hà Nội Tel: +84.66 602 550 - Fax: +84.33 545 648
Bảng 3.2: Mẫu "Bản mụ tả cụng việc"chớnh thức BẢN Mễ TẢ CễNG VIỆC BẢN Mễ TẢ CễNG VIỆC I/ Thụng tin chung: Vị trớ (Chức danh cụng việc): Bộ phận: Người đảm nhiệm: Mó nhõn viờn: Hệ số lương khoỏn Mức 1: Mức 2: Mức 3:
Người quản lý trực tiếp: Thời gian làm việc
II/ Mụ đc ớch cụng việc ……………………………………………… III/ Nhiệm vụ ụ c thể 1. ................................ 2. ................................... .............................................
IV/ Đ ềi u kiện làm việc
1. Mỏy múc và cụng cụ ụ d ng dụng cụ - ………
- ……….
2. Yếu tố khỏc phục vụ cho cụng việc - ………
- ……….
V/ Cỏc tiờu chuẩn cần đạt khi thực hiện cụng việc.
1. ............................... 2................................. ...................................
VI/ Tiờu chuẩn nhõn viờn thực hiện.
1. Trỡnh độ: 2. Chuyờn ngành: 3. Chứng chỉ: 4. Kinh nghiệm: 5. Kiến thức 6. Kỹ ă n ng
7. Tiờu chuẩn khỏc (tuổi, giới tớnh...)
Người phờ duyệt (ký, họ tờn)
Công ty cổ phần xây lắp & dịch vụ sông đà
Địa chỉ: A86 - TT9 - KĐT Văn Quán - Hà Đông - Hà Nội Tel: +84.66 602 550 - Fax: +84.33 545 648
• Bước 3: Bố trớ, phõn cụng lao động
Cỏc trưởng phũng ban sẽ sử dụng b hồ sơ Bảộ n mụ t cụng vi c c a b ph n ả ệ ủ ộ ậ mỡnh để cơ cấ ạu l i nhõn sự, bố trớ cụng việc phự hợp với nhõn viờn. Mỗi nhõn viờn s ẽ được giao một "Bản mụ tả cụng việc" và họ biết chắc mỡnh phải làm gỡ và làm như thế nào. Đ ềi u này cũn đặc biệt quan trọng đối với những nhõn viờn mới của cụng ty, bản mụ tả cụng việc giỳp họ nhanh chúng tiếp cận với cụng việc, tự tin hũa nhập vào cỗ mỏy vận hành của cụng ty.
Cần chỳ ý rằng cỏc nhiệm vụ trong bản mụ tả cụng việc cú thể thay đổi khi cú sự thay đổi của cỏc yếu tố như cơ cấ ổu t ch c, mục tiờu hoạt động sản xuất kinh doanh ứ của cụng ty, mục tiờu quản trị nguồn nhõn lực, chức năng, nhiệm vụ của phũng ban.
Với quỏ trỡnh bố trớ, cơ cấ ạu l i nhõn sự nh nờu trờn, cụng ty cú thể ựư th c hi n v i ệ ớ từng bộ phận, trỏnh gõy xỏo trộn nhõn sự toàn cụng ty cựng một lỳc.
Đối với cỏc t ổ đội tr c ti p thi cụng, xõy l p cỏc cụng trỡnh, vi c ỏp d ng phõn ự ế ắ ệ ụ tớch cụng việc là rất khú hoặc nếu thực hiện thỡ hiệu quả rất th p. Vỡ v y, vi c b trớ ấ ậ ệ ố cụng nhõn vẫn phải dựa vào kinh nghiệm của cỏc độ trưởng, tổ ưởng. Biện phỏp tr phự hợp là cụng ty đào tạo thờm cho đội ngũ quản lý tổ, đội những kỹ ă n ng về quản lý nhõn sự để họ cú th tổể ch c lao động cho cụng nhõn s n xu t theo cỏch h p lý ứ ả ấ ợ hơn. Hiện nay, đội ngũ quản lý tổ, đội sản xuất mới chỉ được ào t o chuyờn mụn đ ạ về kỹ thu t, thi u n n t ng ki n th c c bản vềậ ế ề ả ế ứ ơ qu n lý nhõn l c, h qu n lý cụng ả ự ọ ả nhõn chủ yếu b ng kinh nghi m mà kinh nghi m ú c ng ch a nhi u. N u t ch c ằ ệ ệ đ ũ ư ề ế ổ ứ đào t o ki n th c c bảạ ế ứ ơ n v qu n lý nhõn l c, h sẽ nắề ả ự ọ m được cỏc nguyờn t c c ắ ơ bản trong phõn cụng và hiệp tỏc lao động, trong tổ chức nơi làm việc…, linh hoạt xử lý được cỏc thay đổi của mụi trường tỏc động đến sự phõn cụng lao động.