- Công ty cần xây dựng một chƣơng trình quản lý các hoạt động PR dài hạn. Hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý cho phòng Marketing để đáp ứng nhu cầu phát triển dài hạn. Các chiến lƣợc phát triển thƣơng hiệu dài hạn dựa trên các hoạt động PR cần phải lên kế hoạch chi tiết cho từng mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Đối với các mục tiêu ngắn hạn, lên kế hoạch chi tiết: Mục đích, thời gian, địa điểm, đối tƣợng, phƣơng pháp thực hiện, các đối tác có liên quan, các kết quả cần đạt đƣợc…Đối với các mục tiêu dài hạn, lên kế hoạch về thời gian, dự trù chi phí, các đối tác cần liên lạc (nếu có)…khi thực hiện chƣơng trình.
- Bồi dƣỡng để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia đóng góp vào sự phát triển chung của công ty. Mời chuyên gia marketing, chuyên viên PR để đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và nhân viên marketing, nghiên cứu thị trƣờng. Tăng cƣờng hình thức bồi dƣỡng đào tạo cán bộ nhận thức tầm quan trọng của PR qua đó mới nhận thức đƣợc tầm quan trọng của các hoạt động này trong kinh doanh. Qua đó mới có đƣợc chiến lƣợc marketing tốt và đƣợc triển khai thực hiện đạt hiệu quả.
- Thu hút nhân tài từ bên ngoài thông qua các chế độ chính sách và môi trƣờng làm việc tốt. Một kế hoạch tốt cần phải có đội ngũ nhân viên có kiến thức và kỹ năng, kinh nghiệm mới có thể thực hiện đạt hiệu quả. Tạo môi trƣờng làm việc năng động với các chế độ làm việc tốt vừa thu hút đƣợc nhân tài và giữ đƣợc nhân tài cho công ty nói chung, cho các hoạt động PR của công ty nói riêng.
Trên đây là một số kiến nghị chung cho công ty trong thời gian tới, mang tính bao quát toàn diện cho tất cả các hoạt động PR truyền thông thƣơng hiệu cho công ty. Sau đây, tôi xin kiến nghị một số chƣơng trình PR cần thực hiện trong thời gian tới nhằm đạt hiệu quả chung của công ty.
SVTH: Nguyễn Cao Quyền 75 4.3.1 Tổ chức họp báo: “Meko Travel - Đồng hành phát triển cùng du lịch miền Tây”.
Chƣơng trình họp báo với tên: “Meko Travel - Đồng hành phát triển cùng du lịch miền Tây” đƣợc tổ chức vào khoảng thời gian 15 – 30/04/2011, trƣớc mùa cao điểm du lịch miền Tây. Thứ nhất, nhằm tạo thiện cảm hơn đối với chính quyền địa phƣơng, công chúng ở miền Tây. Thứ hai, giới thiệu khẩu hiệu của công ty:” Meet Your Expectations”, là phƣơng châm phục vụ khách hàng của công ty. Thứ ba, chính thức thỏa thuận hợp tác với Công ty Cổ phần Cái Mép, là một công ty có thƣơng hiệu và ảnh hƣởng ở miền Tây. Cuối cùng, thể hiện thiện chí hợp tác phát triển du lịch miền Tây và chính quyền địa phƣơng trong quá trình phát triển công ty và du lịch miền Tây.
Về khách mời: Đây là buổi họp báo mà khách mời là báo chí, công ty nên mời các báo điện tử sau: báo điện tử Cần Thơ, báo ong An, báo Tiền Giang, báo Bến Tre. Về phần khách mời là phát thanh truyền hình: Công ty cũng nên mời các đài truyền hình Cần Thơ, ong An, Tiền Giang, Bến Tre đƣa tin về buổi họp báo của công ty trong mục điểm tin trong tỉnh và Tạp chí du lịch Tp.Hồ Chí Minh, Tạp chí du lịch Việt Nam, báo Du lịch đăng bài. Các nhà báo và đài đăng bài và phát sóng thông tin về công ty do họ có thể tiếp xúc, lắng nghe và đặt câu hỏi trực tiếp với ngƣời đại diện của công ty là Bà Tô Nguyễn Hồng Kiên, Tổng Giám đốc công ty là ngƣời trực tiếp phát biểu tại buổi hợp báo công ty. Công ty lập danh sách chi tiết đại diện các phóng viên tờ báo, tạp chí, đài trên và có kế hoạch đón tiếp cụ thể vào chƣơng trình họp báo. Đây là những cơ quan báo đài có nguồn tin cậy cao, rộng rãi và phù hợp với mục tiêu PR của công ty. Các tờ báo, tạp chí, báo điện tử và đài truyền hình đƣợc liệt kê ở trên là những đơn vị có uy tín cao, lƣợng công chúng mục tiêu rất cao, và mang tính truyền thông đại chúng rất cao, đặc biệt là đối với thị trƣờng miền Tây. Hơn nữa, kết quả khảo sát cũng cho thấy 23.33% công chúng đang quan tâm đến các hoạt động PR do chính công ty tổ chức, hơn là công ty đầu tƣ vào các hoạt động PR khác nhƣ tài trợ các chƣơng trình phim, ca nhạc, trò chơi truyền hình.
SVTH: Nguyễn Cao Quyền 76 Trƣớc khi tổ chức họp báo, công ty phải chuẩn bị trƣớc các thông tin sau: Thứ nhất, thông cáo báo chí. Thứ hai, bài phát biểu của đại diện công ty là Bà Tô Nguyễn Hồng Kiên. Thứ ba, thông tin hỗ trợ thêm để thuận tiện cho việc nắm bắt đƣợc thông tin, đăng bài trả lời các câu hỏi từ phía các cơ quan báo đài. Các thông tin này đƣợc chuẩn bị trong một tập tài liệu dành riêng cho báo chí.
Đây là hoạt động rất nhạy cảm và rất quan trọng. Vì nó rất linh hoạt và kịp thời, bao quát hết thị trƣờng địa phƣơng, có độ tin cậy cao, những ngƣời có nhu cầu sẽ quan tâm và tìm hiểu kỹ đến công ty. Bên cạnh đó còn mang lại cho công ty cơ hội hợp tác với các công ty đối tác, sự ủng hộ và giúp đỡ rất lớn từ phía chính quyền các địa phƣơng ở thị trƣờng miền Tây.
4.3.2 Tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là các hoạt động quan trọng vì nó giúp cho các cơ quan truyền thông có cái nhìn thực tế và tiếp cận thông tin trực tiếp từ đó dễ dàng đăng tin hay làm phóng sự hơn cho công ty. Trong năm 2010, công ty đã thành công trong các sự kiện lớn nhƣ: Mừng sinh nhật otte Mart, Tài trợ khai trƣơng Trung tâm Tiệc cƣới Grand Palace…khi đã mời đƣợc các giới truyền thông đến tham dự các sự kiện trên.
Năm 2011, công ty nên tổ chức các chƣơng trình vào những dịp đặc biệt nhƣ: Chƣơng trình “Riêng dành cho em” dịp 08/03; Hành trình di sản vào dịp 30/04 và 01/05; Các cuộc thi thanh lịch, chƣơng trình văn nghệ dành cho các trƣờng đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp…Bên cạnh đó Meko Travel nên tham gia vào các chƣơng trình lớn nhƣ Tuần lễ Văn hóa Du lịch Bà Rịa – Vũng Tàu, Ngày hội Du lịch Tp.Hồ Chí Minh…Các chƣơng trình này sẽ đƣợc trình bày rõ hơn ở mục 4.3.6. Đây là các cơ hội rất lớn để công ty đƣa thƣơng hiệu của mình đến với công chúng.
Ngoài ra, năm 2011 sẽ là năm đầu tiên Meko Travel triển khai chƣơng trình “Hội nghị khách hàng” dành cho các khách hàng thân thiết của công ty, đối với chƣơng trình này, công ty nên cần có sự hiện diện của giới truyền thông để đƣa tin.
SVTH: Nguyễn Cao Quyền 77 Sự kiện này nên đƣợc tổ chức tại Tp.Hồ Chí Minh với sự đƣa tin của các cơ quan báo đài sau: Tạp chí du lịch, báo du lịch…Với lƣợng khách hàng hiện nay, công ty cần chọn ra 300 khách hàng thân thiết để tổ chức hội nghị khách hàng. Về phía đối tác tổ chức, công ty nên liên lạc với đối tác cũ là An Tiêm Advertising để có thể có mức giá hợp lý. Đây là hoạt động công ty phải thuê ngoài Agency vì với nguồn nhân lực hiện tại của Phòng Marketing chƣa thể thực hiện các chƣơng trình lớn và chuyên nghiệp, tránh trƣờng hợp thất bại tƣơng tự của Gala Valentine 2011.
4.3.3 Thông cáo báo chí
Đây là tài liệu mà công ty viết dành riêng cho báo chí, khi làm việc một cách chính thức với báo chí. Trƣớc đây Meko Travel thật sự quan tâm đến đề này mà chỉ quan tâm tới việc phát biểu tại các chƣơng trình, tặng quà cho khách hàng… Tuy nhiên, đối với những sự kiện đƣợc quan tâm của đông đảo công chúng nhƣ: Tài trợ và hỗ trợ quà tặng, khám chữa bệnh cho ngƣời nghèo vào ngày 17/10; Tài trợ và hỗ trợ quà tặng, khám chữa bệnh cho các gia đình có công với cách mạng, các Bà mẹ Việt Nam Anh hùng vào ngày 27/10 tài trợ và tham gia Ngày hội Du lịch Tp.Hồ Chí Minh, Tuần lễ Văn hóa Du lịch Bà Rịa – Vũng Tàu... công ty nên chuẩn bị thông cáo báo chí gửi kịp thời đến tòa soạn hoặc trực tiếp cho các tòa soạn để đƣợc đăng tin kịp thời.
Để có một thông cáo báo chí chuẩn và chuyên nghiệp, Meko Travel cần bố trí riêng một chuyên viên PR phụ trách các thông cáo cáo chí khi có chƣơng trình diễn ra để đảm bảo tất cả mọi việc diễn ra và đạt kết quả nhƣ kế hoạch.
4.3.4 Bản tin của công ty
Đây là hình thức PR chƣa đƣợc công ty quan tâm và thực hiện. Lựa chọn kênh thông tin này bởi vì bản tin đƣợc lƣu hành nội bộ trong công ty nhằm tạo ra một kênh thông tin chính thức từ Ban giám đốc đến nhân viên, giúp mọi ngƣời biết đến hƣớng phát triển, những hoạt động hay sự kiện sắp đến của công ty, tạo sự hiểu biết đối với các thành viên trong công ty và vận động các thành viên này tham gia.
SVTH: Nguyễn Cao Quyền 78 Bản tin công ty cần đƣợc thực hiện nhƣ một công cụ hỗ trợ cho hoạt động PR của Meko Travel, đƣợc dùng để truyền đạt các thông tin đến công chúng bên ngoài bao gồm: các khách hàng hiện tại và tiềm năng của công ty, các đối tác hiện tại và tiềm năng của công ty. Bản tin của Meko Travel nên thiết kế với các nội dung sau: quá trình tham gia Hiệp hội Du lịch Việt Nam, các chƣơng trình tài trợ khai trƣơng Trung tâm Tiệc cƣới Grand Palace, chƣơng trình Mừng sinh nhật Lotte Mart, chiến dịch mùa cƣới “Riêng chỉ đôi ta” 2010, các giải thƣởng công ty vừa đạt đƣợc trong năm 2010…
Việc thiết kế bản tin cần chú trọng màu sắc, kích thƣớc chữ, màu chữ, kiểu chữ, bố trí, cách phối màu giữa hình ảnh, chữ viết và định dạng sao cho thu hút. Quan trọng hơn hết là sự quan tâm của ngƣời đọc, do vậy bản tin không đƣợc quá dài và phát hành đúng thời gian theo kế hoạch. Để làm đƣợc tất cả các điều này, Phòng Marketing cần phân bổ các chuyên viết thiết kế riêng cho bản tin công ty.
Để thống nhất Meko Travel nên treo, dán, dựng các bảng thông tin của công ty trên tất cả các địa điểm công ty có trụ sở: Văn phòng chính ở Tp.Hồ Chí Minh, chi nhánh ở Tp.Cần Thơ và ở Hoa Kỳ. Riêng đối với chi nhánh ở Hoa Kỳ, bản tin công ty cần dịch sang ngôn ngữ thứ hai là tiếng Anh. Tất cả các bản tin phải đƣợc bố trí ở tất cả các phòng làm việc, quầy tiếp tân, bảng thông báo, phòng họp, phòng khách…Meko Travel nên liên lạc với Tạp chí du lịch Tp.Hồ Chí Minh, báo du lịch để đƣợc đính kèm bản tin công ty. Đây là các trang tạp chí, báo điện tử có mức độ truyền thông đại chúng cao trong ngành. Mức phí cho mỗi lần đính kèm bản tin hiện nay là 3 triệu đồng cho một bản tin công ty.
4.3.5 Phim tự giới thiệu
Hiện nay công ty chƣa có bất cứ đoạn phim tự giới thiệu nào khi tham gia các chƣơng trình họp báo, tài trợ, hội chợ, hội nghị khách hàng, họp mặt cuối năm…Công ty nên thực hiện phim tự giới thiệu về tính thuyết phục cao của nó đối với đối tƣợng công chúng của công ty khi mà lời nói, hay các thông tin bằng chữ
SVTH: Nguyễn Cao Quyền 79 viết khó có thể diễn tả một cách trung thực và sinh động nhƣ hình ảnh và âm thanh, đặc biệt là khi các yếu tố này đƣợc kết hợp một cách nghệ thuật, tạo nên một công cụ PR hữu hiệu trong những sự kiện kể trên. Hơn nữa, kết quả khảo sát định tính cho thấy, các khách hàng này phàn nàn vì sao công ty không hề có bất cứ đoạn phim giới thiệu hay bài viết giới thiệu về công ty trên website chính thức của công ty www.mekotravel.com, điều này sẽ ảnh hƣởng đến hiệu quả các hoạt động PR rất nhiều khi công ty tổ chức các chƣơng trình lớn nhƣ vừa kể trên, hình ảnh của công ty rất có thể bị mờ nhạt so với các công ty khác hay thậm chí bị quên lãng trong các chƣơng trình.
Nội dung của phim tự giới thiệu bao gồm: Giới thiệu sơ lƣợc về quá trình hình thành và phát triển của công ty; Các dịch vụ du lịch, visa, nhà hàng, khách sạn của công ty; Những thành tựu về hoạt động kinh doanh và những hoạt động nổi bật đã đƣợc thực hiện trƣớc đây. Công ty nên tập trung vào các hoạt động ấn tƣợng và thuyết phục cao đối với công chúng nhƣ: Tài trợ, hỗ trợ ngƣời nghèo, Chiến dịch mùa cƣới “Riêng chỉ đôi ta 2010”, Tài trợ khai trƣơng Trung tâm Tiệc cƣới Grand Palace, Mừng sinh nhật otte Mart… Độ dài của phim nên ở khoảng 5 phút để tạo sự tập trung nhất định cho công chúng khi theo dõi thông tin.
Hiện nay, có rất nhiều Agency cung cấp dịch vụ thiết kế và thực hiện phim tự giới thiệu cho các công ty. Công ty có thể chọn Moonlight Productions, đây là một Agency rất chuyên nghiệp trong việc thiết kế và thực hiện phim tự giới thiệu với rất nhiều đối tác lớn. Meko Travel nên chọn Moonlight Productions làm đối tác trong việc thiết kế và thực hiện phim tự giới thiệu cho công ty với hợp đồng trị giá 25 triệu đồng/phim tự giới thiệu 5 phút. Đây là hợp đồng trọn gói đƣợc cung cấp bởi Moonlight Productions.
4.3.6 Các hoạt động tài trợ
Cho đến nay, Meko Travel đã tạo nên một “hình ảnh doanh nghiệp đẹp” trong cộng đồng thông qua các chƣơng trình tài trợ, hỗ trợ cho ngƣời nghèo từ năm
SVTH: Nguyễn Cao Quyền 80 2008 vào các dịp lễ, tết trong năm. Kêt quả khảo sát bằng bảng câu hỏi định lƣợng cho thấy, hơn 40 % ủng hộ các chƣơng trình liên quan đến cộng đồng. Do vậy, trong thời gian tới, công ty cần đầu tƣ thêm cho hoạt động này bằng việc tham gia tài trợ quà tặng cho các gia đình có công với cách mạng, các Bà mẹ Việt Nam Anh hung vào Ngày Thƣơng binh iệt sĩ năm nay (27/07). Bên cạnh đó, công ty nên tham gia tài trợ tặng quà và khám chữa bệnh miễn phí cho ngƣời nghèo vào ngày 17/10 (Ngày vì ngƣời nghèo), với hoạt động này, công ty có thể hợp tác với các công ty khác trong việc tổ chức để có một chƣơng trình lớn, tạo tiếng vang thƣơng hiệu lớn cho công ty.
Bên cạnh đó, đối với thị trƣờng miền Tây, công ty nên tham gia tài trợ cho Chƣơng trình phát triển du lịch miền Tây do Tp.Cần Thơ là đơn vị chủ quản. Đây là một chƣơng trình rất lớn, với tiềm lực tài chính của công ty, công ty nên tham gia tài trợ cho chƣơng trình với vai trò là nhà tài trợ phụ. Chƣơng trình này nhận đƣợc sự quan tâm đặc biệt của chính quyền các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long và công chúng địa phƣơng.
Đối với khu vực Bà Rịa – Vũng Tàu, công ty nên tham gia Tài trợ Lễ hội Văn hoá và Du lịch tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, lễ hội này còn có tên gọi khác là "Lễ hội Hoa", Lễ hội Văn hoá và Du lịch tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, là một trong những lễ hội lớn nhất Tết Âm lịch tại Việt Nam. Với tiềm lực tài chính của công ty, công ty cũng nên tham gia với vai trò là nhà tài trợ phụ, thực hiện tốt công tác phối hợp chặt chẽ với chính quyền tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, đơn vị tổ chức nhà tài trợ chính và các đơn vị trài trợ phụ, tài trợ khác để lễ hội diễn ra thành công tốt đẹp. Lễ hội Văn hoá và Du lịch tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu hàng năm với sự tham dự của hơn 40.000 ngƣời và đƣợc hàng triệu khán giả cả nƣớc theo dõi qua các phƣơng tiện truyền thông đại