2.3 Đặc điểm và thực trạng hệ thống KSNB của Tổng công ty Cổ phần bảo
2.3.1.5 Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm
Tổng công ty và các công ty thành viên đều có sơ đồ tổ chức riêng.
Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn giữa các ban và các nhân viên trong cơng ty góp phần quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu chung của công ty. Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban đảm nhiệm một hoặc một số công việc và quyền hạn riêng, nhất định. Mỗi phòng ban, bộ phận cũng có quy trình làm việc cụ thể, được quy định bằng văn bản, điều này giúp cán bộ quản lý có thể vận dụng được khả năng, trình độ chuyên sâu của mình, phát huy tốt nhất năng lực của mình phục vụ cho mục tiêu chung của tồn Tổng cơng ty. Mỗi cán bộ nhân viên được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực, trình độ chun mơn, đạo đức và tuân theo ngun tắc bất kiêm nhiệm, trong đó, ít nhất 3 nhiệm vụ không được kiêm nhiệm là phê chuẩn nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và quản lý tài sản. Điều này giúp cho mỗi nhân viên có thể tự chịu trách nhiệm về cơng việc mà mình được giao, làm việc hết mình, khơng đùn đẩy lẫn nhau, điều khó khăn nhất là người quản lý làm thế nào để phân công công việc một cách công bằng và khoa học nhất.
Tuy nhiên, tại các cơng ty thành viên, vẫn cịn tình trạng các phịng chức năng khơng được tổ chức độc lập với nhau. Cụ thể: PVI Hà Nội, PVI Hải Dương, PVI Bắc Sông Hồng, PVI Quảng Ninh, PVI Hùng Vương, PVI Nam Sông Hồng, PVI Thanh Hóa, PVI Bắc Trung Bộ, PVI Đà Nẵng, PVI Nam Trung Bộ, PVI Khánh Hòa, PVI Tây Nguyên, PVI Đơng Nam Bộ có tổ chức bộ phận kế toán và hành chính tổng hợp vào cùng một phịng ban.
Thực tế, tại các công ty thành viên định kỳ có xem xét đánh giá lại nhiệm vụ của các nhân viên, phòng ban, nhưng việc luân phiên thay đổi nhiệm vụ của các nhân viên với nhau để khơng ngừng nâng cao trình độ của nhân viên và tính hữu
hiệu của hệ thống kiểm soát vẫn chưa được thực hiện đồng bộ. Đa số các nhân viên làm việc ở một vị trí cố định trong 1 thời gian rất lâu.
Tại Tổng cơng ty, khơng có sự chồng chéo về chức năng và quyền hạn giữa các phịng ban. Tuy nhiên, tại một số cơng ty thành viên, trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban bị trùng lắp gây lãng phí nguồn lực cho doanh nghiệp. Do quy mô tại một số công ty thành viên tương đối nhỏ, nên bộ phận kế toán chỉ khoảng 4- 5 người, do đó, xảy ra tình trạng một người đảm nhiệm nhiều công việc nên xảy ra sự chồng chéo, khơng thuận lợi. Do số người ít, nên tại phịng kế tốn các cơng ty thành viên, khi một cán bộ kế tốn nghỉ đột xuất thì khơng có người thay thế. Điều này tạo áp lực cho nhân viên kế tốn, họ khơng dám nghỉ phép vì khơng có người thay thế. Đây là một điều hết sức bất cập tại các công ty thành viên.
Tuy nhiên, một số đơn vị có những trường hợp nhân viên được gửi gắm vào làm việc qua quen biết mà năng lực không phù hợp với nhu cầu công việc kinh doanh bảo hiểm hoặc công việc quản lý, những nhân viên này được phân công những công việc đơn giản, như vậy trong phòng, bộ phận sẽ xảy ra tình trạng người thì q nhiều việc, người thì khơng có việc gì để làm. Điều này gây ra sự bất hợp lý trong sự phân công quyền hạn, trách nhiệm trong bộ phận, phòng ban.