2.4 Tổng hợp các đánh giá chung về thực trạng áp dụng KSNB tại Tổng công
2.4.6.3 Kiểm sốt quy trình bồi thường
2.4.6.3 Ưu điểm
- Tiếp nhận thơng tin tổn thất nhanh chóng
- Các biểu mẫu bồi thường như: tờ trình bồi thường, biên bản/báo cáo giám định, thông báo tổn thất…được sử dụng thống nhất theo quy trình ISO chuẩn của cơng ty.
- Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa người tiếp nhận thông tin, giám định viên và bộ phận xác nhận phí bảo hiểm.
2.4.6.3 Hạn chế
- Việc tiếp nhận thơng tin tổn thất khơng có quy định rõ ràng bằng văn bản hay mẫu phiếu yêu cầu tiếp nhận thông tin tổn thất nên việc ghi nhận thông tin tổn thất của khách hàng nhiều khi bị thiếu sót gây khó khăn cho việc giải quyết bồi thường.
- Quá trình giám định do nhân viên phòng giám định bồi thường thực hiện khơng có sự kiểm sốt của thành viên khác, thiếu sự kiểm tra độc lập có thể dẫn đến việc thơng đồng với khách hàng khai man tình hình tổn thất để chiếm dụng tiền bồi thường của công ty.
- Việc giao nhận hồ sơ bồi thường giữa phòng bồi thường và phòng kế tốn khơng có sự ký nhận, vì vậy, nhiều khi chứng từ bị thất lạc gây ra tranh cãi giữa 2 phịng mà khơng biết quy trách nhiệm cho ai, điều này ảnh hưởng đến công tác kế tốn.
- Đối với các garage ơ tơ, khơng quy định rõ ràng thời gian giải quyết hồ sơ bồi thường gây ra tình trạng hồ sơ bồi thường chuyển cho phịng kế tốn đã q thời hạn chuyển tiền cho khách hàng, theo TT86/BTC, những hóa đơn, chứng từ chi quá thời hạn thanh toán được ký kết trên hợp đồng không được khấu trừ thuế, gây ảnh hưởng cho cơng tác kế tốn.
- Tại các công ty thành viên, thường xảy ra các trường hợp khách hàng đã nộp phí cho cán bộ kinh doanh nhưng cán bộ kinh doanh nộp về cơng ty chậm hoặc chiếm dụng phí, khơng nộp về cho công ty, công ty thành viên giải quyết bồi thường cho khách hàng trong trường hợp này rất chậm trễ, ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty trên thị trường.
2.4.7 Thông tin và truyền thông
Hệ thống thơng tin kế tốn đảm bảo cung cấp các báo cáo tài chính và quản trị một cách đáng tin cậy.
Tổng công ty rất chú ý đến thông tin và truyền thơng trong hệ thống kiểm sốt nội bộ. Ban lãnh đạo có quan tâm đến độ trung thực và tính đáng tin cậy của thơng tin, có thực hiện truyền thơng để cung cấp thơng tin một cách chính xác. Tại Tổng cơng ty, thường xuyên nhận được phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư. Tại các công ty thành viên do đặc tính kinh doanh bảo hiểm nhỏ, lẻ, mức trách nhiệm thấp nên ít khi nhận được phản hồi từ khách hàng. Điều này gây khó khăn cho việc xác thực lại những thông tin cần thiết. Cụ thể: tại PVI HCM, các khoản nợ q hạn đã được phịng kế tốn thông báo nhiều lần đến cán bộ kinh doanh, nhưng trong đó, cán bộ A khẳng định và cam kết rằng chưa thu phí của những khách hàng này, theo quy định của tổng công ty, bản đối chiếu công nợ với khách hàng do cán bộ kinh doanh gửi đi. Tuy nhiên, phịng kế tốn chưa khi nào nhận được bản đối chiếu công nợ của khách hàng B . Q 2/2011, phịng kế tốn muốn đánh giá lại các khoản nợ quá hạn này nên đã tự chuyển bản đối chiếu công nợ tới khách hàng B và mới biết rằng những khoản nợ này đã thu được từ lâu. Đây là một sự yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị.
Tại các đơn vị thành viên, đa số nhân viên chuyên về IT, quản lý mạng máy tính và phần cứng là kiêm nhiệm. Điều này ảnh hưởng đến việc xử lý các sự cố do hệ thống mạng, phần mềm, máy tính bị hư hỏng gây ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong toàn hệ thống PVI.
Việc giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện rất tốt tại văn phịng Tổng cơng ty, tuy nhiên, tại các công ty thành viên, việc giám sát này chỉ được thực hiện ở mức tương đối và chưa mang lại hiệu quả cao. Các nhà quản lý chưa thực hiện đánh giá thường xuyên và định kỳ hệ thống kiểm sốt nội bộ (trung bình khoảng 1 lần/năm). Các cơng ty thành viên khơng có hệ thống kiểm sốt nội bộ mà việc kiểm soát của Ban Kiểm soát ở văn phịng Tổng cơng ty thực hiện thưa thớt như vậy tạo điều kiện cho một số cá nhân cố tình làm sai. Cụ thể: tại PVI Bến Thành, bộ phận kiểm sốt của Tổng cơng ty chỉ kiểm tra đơn vị này 1 lần/năm và việc kiểm tra này không đi vào vấn đề trọng yếu nên khơng phát hiện sai sót. Năm 2010, khi có những nghi ngờ về hệ thống kế toán và quản lý của đơn vị này, Ban kiểm soát nội bộ tổ chức một cuộc kiểm tra bài bản trong 1 tuần và phát hiện ra đơn vị này nộp thiếu tiền phí gần 5 tỷ đồng trong vịng hơn một năm. Vì vậy, có thể nói rằng việc giám sát trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại PVI vẫn cịn nhiều thiếu sót. Điều đó cũng có nghĩa là việc điều chỉnh và duy trì sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ qua nhiều thời kỳ khác nhau chưa được đảm bảo.