2.3 Đặc điểm và thực trạng hệ thống KSNB của Tổng công ty Cổ phần bảo
2.3.7 Thực trạng về thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện khơng thể thiếu để hình thành các báo cáo tài chính, giúp đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Để đưa ra các quyết định phù hợp trong quản trị, cũng như các hoạt động kiểm soát phụ thuộc rất lớn vào tính hiệu quả của hệ thống thơng tin, đặc biệt là thơng tin kế tốn. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trị của mình trong hệ thống KSNB cũng như hoạt động của cá nhân có tác động đến công việc của người khác như thế nào.
Các nhân viên trao đổi thông tin với nhau bằng hệ thống thư điện tử và hệ thống văn bản có đính kèm file cần thiết.
Tổng công ty và các công ty thành viên định kỳ tổ chức họp giao ban vào thứ 2 hàng tuần. Cuộc họp này nhằm thông tin đến Ban lãnh đạo những thông tin cần thiết về hoạt động kinh doanh, quản lý của cơng ty. Ngồi ra, Ban giám đốc rất thường xuyên tổ chức những cuộc họp đột xuất nhằm nắm được tình hình chung của cơng ty một cách sâu sắc hơn, qua đó, ban lãnh đạo đưa ra những chiến lược, phương hướng hoạt động phù hợp.
Chứng từ kế toán, sổ sách kế tốn, sơ đồ mơ tả là những bộ phận rất quan trọng của hệ thống thơng tin kế tốn. Chứng từ và sổ sách ở PVI nhìn chung được đảm bảo thực hiện tốt, thuận lợi cho chức năng kiểm tra và giám sát, thực hiện mục tiêu của kiểm sốt nội bộ. Tất cả các cơng ty thành viên đều có sơ đồ kế tốn, đây chính là phương tiện truyền thơng hiệu quả để các nhân viên biết rõ vai trị và trách nhiệm của họ có liên quan như thế nào trong quá trình lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ kế tốn của cơng ty thành viên được mơ tả trong sơ đồ 2.3
Phòng kế toán tại Các đơn vị thành viên vẫn ghi nhận doanh thu bình thường khi hố đơn được xuất ra. Đơn vị thành viên theo dõi phí thực thu (khoản tiền thực sự được chuyển vào tài khoản của công ty thành viên) trên một báo cáo riêng. Dựa vào phí thực thu này, các cán bộ kinh doanh được nhận một khoản chi phí nhất định để giao dịch khách hàng. Khoản chi phí này dựa vào quy định của Tổng công ty và của Các công ty thành viên. Cán bộ kinh doanh sẽ trả lại cho phịng kế tốn những chứng từ tiếp khách hoặc những chứng từ tặng quà cho khách hàng thực tế. Sau khi
những chứng từ này được phê duyệt, kế toán tiền mặt sẽ hoạch tốn vào chi phí giao dịch khách hàng. Các khoản tiền bồi thường cho khách hàng cũng được đưa vào chi phí trực tiếp của cơng ty thành viên. Hàng tháng, kế tốn trưởng các cơng ty thành viên lập báo cáo Tổng hợp tình hình kinh doanh gửi về cho Ban kế tốn Tổng cơng ty. Báo cáo này bao gồm: Doanh thu, phí thực thu, chi phí bồi thường, Bồi thường thực trả. Những khoản mục này được phân theo từng loại hình sản phẩm, hình thức khai thác kinh doanh (trong ngành, ngồi ngành, qua mơi giới, qua đại lý). Ngoài ra, kế toán Trưởng cũng phải lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo công nợ gửi về Ban kế tốn. Các cơng ty thành viên không kết chuyển lợi nhuận riêng, tài khoản lợi nhuận khơng xuất hiện trên bảng cân đối kế tốn tại các công ty thành viên. Cuối năm, các công ty thành viên kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí về Tổng công ty qua tài khoản phải thu, phải trả nội bộ. Sau khi tổng hợp doanh thu, chi phí từ tất cả các đơn vị thành viên, Tổng cơng ty mới bắt đầu tính tốn các khoản dự phịng và lợi nhuận.
Ngồi những báo cáo trên, hàng tháng, các đơn vị thành viên đều phải gửi về Tổng công ty các báo cáo: Bảng cân đối kế toán, báo cáo doanh thu, báo cáo bồi thường, báo cáo chi tiết công nợ, báo cáo chi hoa hồng, báo cáo chi phí, biên bản kiểm quỹ. Đầu mỗi tháng, kế tốn trưởng các cơng ty thành viên phải lập báo cáo cấp vốn dựa vào kế hoạch chi tiêu trong tháng và gửi về Ban kế toán.
Tuy nhiên, PVI chưa tổ chức đầy đủ các kênh thông tin và chỉ thực hiện tốt việc thông báo thông tin trong nội bộ Tổng công ty, chứ chưa quan tâm nhiều đến việc nhận thơng tin phản hồi thơng qua các cuộc thăm dị chính thức, cũng như việc truyền đạt thông tin và nhận phản hồi từ bên ngồi cịn hạn chế. Chẳng hạn, PVI vẫn chưa tổ chức một cuộc điều tra sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của PVI. Vì vậy, Tổng cơng ty cần tập trung hơn trong việc xây dựng và hồn thiện các kênh truyền thơng nhằm phục vụ tốt hơn cho việc quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ trong công ty bảo hiểm, đặc biệt là kênh truyền thông với bên ngoài. Ngồi ra, cơng ty cũng cần xác định rõ những thông tin cần phải thu thập để phục
vụ cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro hướng đến việc thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.