3.2 Những giải pháp để nâng cao tính hiệu quả của hệ thống KSNB tại Tổng
3.2.2.1.2 Tính chính trực và giá trị đạo đức
Tổng công ty cần tập trung xây dựng và phát triển mơi trường văn hóa với các giá trị: sự trung thực, liêm chính, chính trực, đạo đức nghề nghiệp trong công ty. Đây là giá trị cốt lõi trong mơi trường kiểm sốt của cơng ty. Nhân viên làm việc trung thực, đạo đức, chính trực và vì lợi ích của khách hàng, tất cả những điều này tạo nên một PVI rất riêng, đặc trưng, hay nói cách khác: điều này tạo nên thương hiệu PVI.
Tổng công ty nên nêu rõ những quy định cụ thể về các yêu cầu đạo đức và hình thức xử lý khi nhân viên vi phạm. Tổng công ty nên xây dựng và áp dụng những quy tắc đạo đức nghề nghiệp thống nhất. Bộ quy tắc này quy định rõ những hành vi nào được chấp nhận, những hành vi nào không được chấp nhận, không phù hợp với đạo đức nghề nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm. Các nhân viên trong công ty dựa vào quy tắc đạo đức này như một chuẩn mực để thực hiện công việc của mình. Những hành vi trái với quy tắc đạo đức nghề nghiệp sẽ bị lên án và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo của Tổng công ty và Pháp luật.
3.2.2.1.3 Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Các nhà quản lý có vai trị rất quan trọng đối với cơng ty, vì vậy, các nhà quản lý cần cập nhập thường xuyên các thông tin kinh tế, xã hội, các văn bản pháp quy mới của Nhà nước có liên quan đến mơi trường hoạt động của cơng ty, hoặc tham dự các khóa đào tạo về kiểm sốt nội bộ để khơng ngừng hồn thiện năng lực quản trị của mình. Điều này nhằm ngày càng nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ, phục vụ cho q trình phát triển kinh doanh của Tổng công ty.
Hiện tại, Tổng công ty và các công ty thành viên tổ chức họp giao ban một tuần một lần với thành phần tham dự là các lãnh đạo từ cấp phòng trở lên. Các nhân viên chỉ có thể biết được tình hình hoạt động thơng qua trưởng phịng, qua các văn bản của cơng ty. Vì vậy, Tổng cơng ty và các công ty thành viên cần thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo trao đổi nghiệp vụ và kinh nghiệm kinh doanh, quản lý, tài chính kế tốn cho toàn thể nhân viên.
Do luật pháp Việt Nam luôn luôn thay đổi, để cập nhập kịp thời và chính xác những thay đổi của luật pháp đến các chính sách, quy định trong hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính kế tốn, thuế,…, ngồi việc thực hiện hợp đồng kiểm tốn, tổng cơng ty cần th một cơng ty kiểm tốn phụ trách tư vấn về chính sách tài chính, kế tốn, thuế,…. Cơng ty kiểm tốn này có nhiệm vụ cập nhập những văn bản pháp luật mới nhất, những điểm mới trong thông tư, nghị định cho tồn Tổng cơng ty. Điều này giúp cho các đơn vị thành viên có thể cập nhập kịp thời và nắm bắt được những thay đổi, những quy định mới của luật pháp, từ đó, đơn vị có hướng giải quyết kịp thời đối với hoạt động của đơn vị mình.
Tại các cơng ty thành viên, thường xun xảy ra sự biến động nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao. Điều này tạo ra sự không ổn định và hạn chế sự phát triển tại công ty thành viên, ảnh hưởng đến uy tín của PVI. Để hạn chế điều này, Tổng công ty cần có những quy định khắt khe hơn đối với quy trình tuyển dụng nhân sự quản lý cao cấp, đồng thời, tổng công ty cũng ban hành chính sách lương, thưởng hưởng theo doanh thu/lợi nhuận tại đơn vị chứ không theo chế độ lương/ thưởng khoán theo quy định của Nhà nước như trước đây.
3.2.2.1.4 Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm
Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hoạt động có hiệu quả, tất cả các đơn vị thành viên cần xây dựng lại chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban của đơn vị mình một cách khoa học nhất để tránh tình trạng trùng lắp, chồng chéo lẫn nhau. Đồng thời, việc xây dựng lại chức năng, nhiệm vụ này phải đảm bảo cơ chế giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và các nhân viên tham gia.
Mỗi công ty thành viên cần thiết lập một bộ phận kiểm soát nội bộ trực thuộc ban kiểm sốt nội bộ của Tổng cơng ty. Bộ phận kiểm sốt nội bộ của cơng ty thành viên hoạt động theo chuẩn mực kiểm toán và được Tổng công ty đào tạo bài bản nhằm thực hiện kiểm sốt tất cả các hoạt động tại cơng ty thành viên.
Các công ty thành viên cần luân chuyển nhiệm vụ của cán bộ kế tốn nhằm nâng cao trình độ của nhân viên và tính hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Các cơng ty thành viên có q ít nhân sự kế toán cần tuyển thêm người nhằm giảm bớt công việc cho những nhân viện hiện tại, tránh tình trạng một người đảm nhận q nhiều cơng việc, các nhân viên cần học hỏi công việc của nhau nhằm đảm bảo có người thay thế khi có một nhân viên kế tốn nghỉ phép.