3.3.1 Về phía Nhà nước
Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có ý nghĩa vơ cùng quan trọng đối với doanh nghiệp nói chung và đặc biệt có ý nghĩa đối với cơng ty bảo hiểm. Bản thân các công ty bảo hiểm tuy nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ nhưng vẫn chưa đầy đủ. Vì vậy, nhà nước cần có những biện pháp giám sát và hỗ trợ các công ty bảo hiểm trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ.
Hiện tại, Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Dầu Khí Việt Nam có 51% là cổ phần của Nhà nước. Vì vậy, dù hình thức cơng ty là cơng ty cổ phần nhưng những quyết định quan trọng vẫn do Nhà nước nắm quyền quyết định. Thành viên Hội đồng quản trị do Nhà nước chỉ định, Tổng giám đốc của Tổng công ty cũng do Nhà nước bổ nhiệm. Ban kiểm sốt khơng có thành viên bên ngồi khác với những thành viên đại diện cho Nhà Nước. Trưởng Ban kiểm sốt qua nhiều năm khơng thay đổi. Một cơ chế quản lý như vậy thì dù có cổ phần hóa vẫn khơng khác với hình thức Cơng ty Nhà nước như trước kia. Vì vậy, những điểm kiến nghị với Nhà nước được trình bày như sau nhằm hạn chế những bất cập nêu trên:
Bổ sung vào chương IV luật doanh nghiệp số: 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 về công ty cổ phần như sau: Đối với loại hình cơng ty cổ phần mà Nhà nước nắm quyền kiểm soát (51% cổ phần trở lên), yêu cầu 3 năm thay đổi trưởng ban kiểm sốt 1 lần. Quy định ít nhất 40% thành viên ban kiểm soát phải do các cổ đơng cịn lại bầu chọn. Quy định bổ sung này nhằm thanh lọc những điều bất cập trong công tác kiểm sốt tại các cơng ty cổ phần mà vốn của nhà nước chiếm ưu thế như: sự thông đồng với Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, sự khơng minh bạch trong việc kiểm sốt,...
Các bộ luật và văn bản pháp quy cần phải được bổ sung, hồn thiện theo xu hướng đơn giản hố nhưng chặt chẽ, không bị chồng chéo, phù hợp với xu thế tồn cầu hố như luật thương mại, luật thuế, luật kế toán, luật kiểm toán…
Nhà nước cần đưa ra những chính sách, biện pháp nhằm ngày càng hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng cơng ty Cổ phần Bảo hiểm Dầu Khí Việt Nam nói riêng và tại các cơng ty bảo hiểm nói chung. Hiện tại, với những thay đổi về luật thuế mới, đặc biệt là Thông tư 09/2011 của Bộ tài chính ban hành ngày 21/01/2011 “Hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp đối với lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm” và có hiệu lực kể từ ngày 07/03/2011, Tổng cơng ty và các công ty thành viên vẫn còn lúng túng trong việc đưa vào khấu trừ thuế đối với những hóa đơn q tặng cho khách hàng vì trong thơng tư khơng quy định rõ. Điều này ảnh hưởng khơng nhỏ đến hệ thống kiểm sốt nội bộ trong tồn Tổng cơng ty, Vì vậy, Nhà nước bổ sung thêm quy định sử dụng hóa đơn đầu ra đối với các loại hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng phục vụ sản xuất kinh doanh trong công ty bảo hiểm phi nhân thọ trong Thông tư 09/2011/TT-BTC.
Hiện tại, lực lượng thanh tra, kiểm tra của nhà nước, thanh tra thuế vẫn không minh bạch, rõ ràng, nhiều trường hợp vẫn cố tình nhũng nhiễu địi tiền của doanh nghiệp. Vì vậy, để hỗ trợ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại các doanh nghiệp, Nhà nước cần củng cố bộ phận thanh tra bảo hiểm, an ninh, thanh tra thuế, phải đào tạo những người làm việc liêm chính, trong sạch, có đạo đức tốt, cơng tư phân minh, đồng thời, tăng cường xử phạt đối với những hành động gian lận, trái pháp luật. Có như vậy, Nhà nước mới góp phần cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
3.3.2 Các tổ chức có liên quan
Sự phát triển của thị trường bảo hiểm và sự phát triển chung của thị trường tài chính khơng thể tách rời nhau mà chúng gắn kết với nhau. Vì vậy, cần có nhiều sự hợp tác hơn nữa giữa thị trường bảo hiểm và thị trường tài chính. Các cơng ty bảo hiểm và các ngân hàng cần đẩy mạnh hợp tác với nhau. Ngân hàng hỗ trợ cho các
công ty bảo hiểm trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm, đồng thời, các công ty bảo hiểm đầu tư vốn tại các ngân hàng, việc này tạo ra mối quan hệ tương hỗ mang lại lợi ích cho cả hai bên, thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển mạnh mẽ. Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh bất động sản cũng phải được chuẩn hoá theo nguyên tắc kinh tế thị trường.
Sự tham gia của các tổ chức khác có liên quan có vai trị rất to lớn đối với sự phát triển của ngành bảo hiểm nói chung và đối với sự phát triển của Tổng Cơng ty cổ phần bảo hiểm Dầu Khí Việt Nam, đối với sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ của PVI nói riêng. Các tổ chức cần có nhận thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của bảo hiểm, đồng thời, tích cực chủ động trung thực cung cấp những thông tin cần thiết khi tham gia mua bảo hiểm. Điều này hỗ trợ rất nhiều trong cơng tác tính phí bảo hiểm và cơng tác bồi thường. Đồng thời, các tổ chức/cá nhân cũng nên chú trọng mua bảo hiểm ở những công ty trong nước, vừa tiết kiệm ngoại tệ, vừa thuận tiện trong việc giao dịch, trong việc giải quyết bồi thường, lại góp phần vào việc phát triển ngành bảo hiểm Việt Nam.
3.3.3 Đối với bản thân PVI
Mục tiêu lớn của PVI là trở thành định chế tài chính quốc tế, để thực hiện được điều này, thì bên cạnh việc phát triển các hoạt động kinh doanh, PVI phải không ngừng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của mình, từ đó hồn thiện và nâng cao hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp, kiểm sốt được rủi ro trong tồn hệ thống góp phần thúc đẩy phát triển kinh doanh và phát triển thương hiệu trên thị trường.
Hiện nay, toàn bộ hoạt động kinh doanh bảo hiểm, tái bảo hiểm, các hoạt động kế toán, bồi thường,… trong tồn bộ Tổng cơng ty đều được theo dõi trên một phần mềm PIAS chung. Phần mềm PIAS này hoạt động online trên môi trường internet. Với mọi hoạt động được thực hiện ở bất kỳ bộ phận nào đều được cập nhập vào dữ liệu ở máy chủ của Tổng cơng ty và có thể chiết xuất các báo cáo quản trị ngay lập tức. Do đó, việc kiểm sốt được hệ thống PIAS này đã đóng góp một phần rất lớn vào hệ thống KSNB của PVI. Để thực hiện kiểm soát tốt hệ thống PIAS, PVI cần có
những chủ trương, chính sách nhằm khơng ngừng nâng cao hệ thống KSNB của Tổng công ty:
- Tổng công ty cần tuyển dụng nhân sự phụ trách IT ở mỗi đơn vị thành viên để đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục.
- Tổng công ty cần tổ chức các lớp đào tạo cho cán bộ cách thức sử dụng phần mềm PIAS nhằm ngăn chặn rủi ro hoạt động. Hiện nay, loại rủi ro này chiếm phần lớn tại PVI, đặc biệt là các đơn vị thành viên.
- Hiện tại, các hợp đồng bảo hiểm của PVI tại các công ty thành viên chưa được chặt chẽ về các điều khoản thanh tốn, điều khoản bảo hiểm. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần phải thành lập phòng kiểm tra hợp đồng bảo hiểm.
- Để các báo cáo được chiết xuất từ phần mềm PIAS chính xác thì việc nhập đơn bảo hiểm của cán bộ kinh doanh phải chính xác, vì vậy Tổng cơng ty cần phải thiết kế một mơ hình kiểm tra lại nghiệp vụ đơn bảo hiểm nhằm ngăn chặn sai sót từ khâu cấp đơn.
Đề xuất: Tổng cơng ty cần thành lập một phịng quản lý nghiệp vụ tại trụ sở chính và tại các cơng ty thành viên. Phịng này có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của hợp đồng bảo hiểm và kiểm tra tính chính xác của đơn bảo hiểm được nhập trên phần mềm PIAS. Cần thiết kế quy trình hoạt động cho phịng quản lý nghiệp vụ rõ ràng và chi tiết.
- Thiết kế các báo cáo quản trị phù hợp với yêu cầu của Tổng công ty và của Từng đơn vị thành viên.