2.3 Đặc điểm và thực trạng hệ thống KSNB của Tổng công ty Cổ phần bảo
2.3.6.2 Kiểm sốt quy trình theo dõi doanh thu, cơng nợ phí bảo hiểm gốc
Phòng kinh doanh:
Xác định nhu cầu bảo hiểm của khách hàng:
- Cán bộ kinh doanh thu thập thơng tin của khách hàng có nhu cầu dịch vụ bảo hiểm.
Thu thập và xử lý thông tin thu thập được:
- Cán bộ kinh doanh cung cấp Giấy yêu cầu bảo hiểm, bản câu hỏi đánh giá rủi ro và các tài liệu khác cho khách hàng theo yêu cầu.
- Một số trường hợp đặc biệt (VD: yêu cầu chuyên môn, kỹ thuật, khả năng rủi ro cao, giá trị bảo hiểm lớn…) cần có Giám định viên đánh giá rủi ro. Tìm
hiểu thêm các thơng tin khác, từ đó có cơ sở đưa ra các điều kiện, điều khoản và phí bảo hiểm hợp lý.
- Căn cứ vào các thông tin thu thập được, Cán bộ kinh doanh đánh giá rủi ro và tư vấn kịp thời về quản lý rủi ro cho khách hàng.
Chấp nhận chào phí:
PVI tự xác định điều kiện, điều khoản, phí bảo hiểm
- Các dịch vụ có mức trách nhiệm thấp, trong phạm vi mức giữ lại của PVI, thu xếp được tái bảo hiểm tại thị trường Việt Nam.
- Dựa vào các thông tin của khách hàng, báo cáo đánh giá rủi ro, các số liệu thống kê, quy định và chính sách khách hàng của Tổng công ty… Ban kinh doanh xác định và chào điều kiện/phí bảo hiểm phù hợp với khách hàng..
Sử dụng điều kiện, điều khoản, phí bảo hiểm từ thị trường
- Các dịch vụ có mức trách nhiệm cao, ngoài phạm vi giữ lại của PVI, không thể thu xếp tái bảo hiểm tại thị trường bảo hiểm Việt Nam
- Các Ban kinh doanh sau khi làm việc với thị trường cần gửi thông tin và đánh giá về các Ban chức năng cho ý kiến (Ban Tái bảo hiểm, Ban kế hoạch và PTKD, Ban quản lý bảo hiểm & Đào tạo)
+ Ban TBH: năng lực của môi giới, nhà TBH được lựa chọn; phương án thu xếp TBH an toàn.
+ Ban Kế hoạch & PTKD: mức giữ lại, hiệu quả dịch vụ, chi phí liên quan. + Ban QLBH & ĐT: điều kiện, điều khoản bảo hiểm phù hợp, được thơng báo với Bộ tài chính theo quy định của Pháp luật hiện hành.
- Ban kinh doanh trình Tổng Giám Đốc tờ trình kèm theo bộ hồ sơ khai thác bảo hiểm và xin phê duyệt trước khi chào phí/đàm phán với khách hàng.
Tiến hành đàm phán/chào phí bảo hiểm cho khách hàng:
Khi khách hàng chấp nhận bản chào phí bảo hiểm, cán bộ khai thác đề nghị họ gửi Giấy yêu cầu bảo hiểm chính thức bằng văn bản cho PVI, đây là bằng chứng và là cơ sở pháp lý thể hiện ý chí của khách hàng về việc đồng ý tham gia bảo hiểm và là một bộ phận cấu thành của Đơn/Hợp đồng/GCNBH.
Cấp Đơn/Hợp đồng/GCNBH:
Sau khi nhận được xác nhận của khách hàng về việc chấp thuận bản chào phí bảo hiểm:
- Thơng báo cho mơi giới (nếu có) hoặc cơng ty thắng thầu thu xếp phần trách nhiệm theo thỏa thuận.
- Chuyển bản chào tóm tắt đã được các bên thỏa thuận về phí, điều kiện, điều khoản bảo hiểm cuối cùng cho Ban TBH để tiến hành thu xếp phần thuộc trách nhiệm của PVI.
- Cấp đơn bảo hiểm tóm tắt và thơng báo thu phí liên quan.
- Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt tờ trình cấp đơn bảo hiểm, cán bộ kinh doanh tiến hành chuẩn bị Đơn/Hợp đồng/GCNBH.
Quản lý đơn/Hợp đồng/GCNBH
- Sau khi đơn bảo hiểm được ký, cán bộ kinh doanh sẽ chuyển cho khách hàng một bộ, một bộ cán bộ lưu trữ, một bộ chuyển kế toán, một bộ lưu văn thư. - Cán bộ kinh doanh theo dõi trực tiếp và xử lý các vấn đề liên quan đến đơn
bảo hiểm đã cấp, thực hiện các quy định trong đơn.
Phịng kế tốn:
Kiểm tra thông tin và cập nhập sang 0051 (công nợ hợp đồng phát sinh trách nhiệm)
- Sau khi nhận được bộ hợp đồng bảo hiểm, phịng kế tốn tiến hành kiểm tra tính chính xác của đơn, hợp đồng trên phần mềm và tiến hành cập nhập công nợ 0051.
Cập nhập cơng nợ phải thu
- Kế tốn tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 chuyển cho khách hàng. (Khi xuất hóa đơn, phần mềm cập nhập luôn công nợ phải thu khách hàng). Kế toán kiểm tra hạn thanh toán:
Chưa đến hạn thanh toán: kế toán lưu cùng với hợp đồng gốc.
Đến hạn thanh toán: Kế tốn báo cho cán bộ kinh doanh nộp phí bảo hiểm. Thu tiền:
- Khách hàng viết giấy đề nghị nộp tiền vào quỹ nếu khách hàng nộp tiền mặt. - Kế toán Tiền mặt lập 2 liên phiếu thu tiền mặt (Phiếu thu 1 chuyển cho khách
hàng, phiếu thu 2 lưu cùng với hợp đồng và hóa đơn, Giấy đề nghị nộp tiền vào quỹ thành 1 bộ chứng từ thu tiền mặt)
- Nếu khách hàng chuyển khoản, kế toán ngân hàng sẽ cập nhập khoản phí chuyển về vào phần mềm PIAS và đối trừ công nợ khách hàng (lưu ủy nhiệm chi và hóa đơn, hợp đồng thành 1 bộ chứng từ thu ngân hàng)
- Vào cuối ngày: kế toán phải nộp tiền thu được vào tài khoản của Tổng công ty đảm bảo số tồn quỹ không quá 200 triệu tại Tổng công ty.
- Đối với các công ty thành viên, vào cuối ngày, kế toán phải nộp tiền thu được vào tài khoản chuyển thu của đơn vị đảm bảo số tồn quỹ không quá 50 triệu. Số tiền từ tài khoản chuyên thu này cuối ngày sẽ tự động chuyển khoản về Tổng công ty (số dư tài khoản ngân hàng cuối ngày là 5 triệu đồng)
Theo dõi công nợ:
Kế tốn cơng nợ theo dõi cơng nợ phí bảo hiểm đã xuất hóa đơn cho khách hàng, đến hạn thanh toán, kế tốn u cầu cán bộ kinh doanh thu phí khách hàng.
Sơ đồ 2.4: Quy trình kinh doanh bảo hiểm
Sơ đồ 2.5: Quy trình theo dõi doanh thu, cơng nợ phí bảo hiểm gốc
Bộ phận kinh
doanh
Bộ phận kế toán
Xác định nhu cầu bảo hiểm của KH
Thu thập và xử lý thông tin thu thập được
Chấp nhận chào phí Xác định điều kiện, điều khoản, phí BH Chào phí/Đàm phán Cấp đơn /Hợp đồng/ GCN trên phần mềm Từ chối HĐồng 1 HĐồng 2 HĐồng 3 HĐồng 4 Khách hàng CB Kinh doanh Lưu văn thư 1 1 Kiểm tra và cập nhập sang 0051 – cơng nợ phí
chưa phát hành hóa đơn
Hóa đơn 1 Hóa đơn 2 Hóa đơn 3 Lưu gốc Cập nhập cơng nợ Kiểm tra hạn thanh toán Chưa đến hạn Lưu HĐồng 3 Hóa đơn 3 Đến hạn Báo cán bộ kinh doanh nộp phí bảo hiểm
Lập phiếu thu nếu thu TM/cập nhập chứng từ ngân hàng nếu khách hàng CK Thủ quỹ thu tiền và ký xác nhận trên phiếu thu Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 HĐồng 3 Hóa đơn 3 Lưu Tiền mặt thu được cuối ngày nộp vào TK chuyên thu
Đối với các công ty thành viên
Cuối ngày, tiền tự động chuyển về cơng ty mẹ
2.3.6.3 Kiểm sốt quy trình bồi thường
Tiếp nhận thông tin và tổn thất
Ban Quản lý rủi ro (QLRR)/ Phòng Giám định bồi thường (GĐBT) tiếp nhận thông tin tổn thất/sự cố từ khách hàng và cập nhập tồn bộ thơng tin liên quan đến tổn thất/sự cố vào hệ thống PIAS.
Kiểm tra thông tin, báo cáo lãnh đạo Tổng công ty/công ty thành viên, thông báo TBH, đồng bảo hiểm (nếu có)
- Ban kinh doanh cấp đơn lập báo cáo tổn thất gửi Ban QLRR/Phòng GĐBT kèm theo đơn, hợp đồng, giấy yêu cầu bảo hiểm, các sửa đồi bổ sung, hợp đồng bảo hiểm, phụ lục hợp đồng (nếu có) và đề nghị Ban Tài chính kế tốn xác nhận tình hình nộp phí bảo hiểm. Trên cơ sở đó, cán bộ giải quyết bồi thường kiểm tra thời hạn bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm, mức miễn thường, tình hình thanh tốn phí bảo hiểm, đánh giá sơ bộ về tổn thất.
- Thông báo Ban TBH, nhà đồng bảo hiểm (nếu có). Ban TBH thơng báo về tỷ lệ tái bảo hiểm/xác nhận của tái bảo hiểm (nếu có) cho Ban QLRR/P.GĐBT - Đối với các Cơng ty thành viên: nếu tổn thất ước tính trên mức phân cấp giải
quyết bồi thường của đơn vị, đơn vị lập báo cáo tổn thất gửi Tổng công ty kèm theo đơn, hợp đồng bảo hiểm, giấy yêu cầu bảo hiểm, các sửa đổi bổ sung, phụ lục và toàn bộ giấy tờ liên quan đến vụ tổn thất và tiếp tục xử lý theo quy định. Giám định và kiểm tra, nghiệm thu báo cáo/chứng thu giám định
- Cán bộ giám định (Phòng GĐBT) hoặc giám định viên độc lập thực hiện giám định và lập biên bản giám định tổn thất, chứng thư giám định. Báo cáo này phải nêu rõ nguyên nhân tổn thất, các hạng mục bị tổn thất, mức độ tổn thất của từng hạng mục và chi phí hợp lý để sữa chữa, khắc phục sự cố.
Lập hồ sơ giải quyết khiếu nại
- Cán bộ giải quyết khiếu nại tập hợp tài liệu, hóa đơn, chứng từ liên quan đến vụ tổn thất để tính tốn số tiền bồi thường, lập tờ trình bồi thường.
Thanh tốn/từ chồi bồi thường, thu địi tái bảo hiểm, đồng bảo hiểm, người thứ ba, xử lý tài sản
- Thanh toán bồi thường/từ chối bồi thường:
Sau khi Lãnh đạo phê duyệt tờ trình bồi thường, từ chối bối thường, cán bộ bồi thường gửi công văn thông báo bồi thường, từ chối bồi thường cho khách hàng.
Sau khi nhận được công văn của khách hàng chấp nhận phương án bồi thường và cam kết khơng có bất cứ khiếu nại nào sau khi nhận được số tiền bồi thường, Ban QLRR/Phòng GĐBT gửi văn bản và hồ sơ đề nghị kế toán thanh toán bồi thường cho khách hàng. Đối với các dịch vụ có tái bảo hiểm, Ban TBH đồng ý trong văn bản đề nghị kế toán thanh toán bồi thường.
- Thu đòi tái bảo hiểm: Trường hợp có TBH, Ban QLRR/Phòng GĐBT sao chuyển hồ sơ tới Ban Bảo hiểm hàng hải (đối với nghiệp vụ P&I) và Ban TBH để thu đòi các nhà nhận tái bảo hiểm.
- Thu đòi người thứ ba: Trường hợp phát sinh thu đòi người thứ ba, Ban QLRR/Phòng GĐBT tiến hành thu đòi người thứ ba và báo cáo Ban TBH kết quả thu đòi người thứ ba sau khi hồn tất việc thu địi.
- Thu đòi đồng bảo hiểm: Trường hợp có đồng bảo hiểm, Ban QLRR/Phòng GĐBT chuyển cho ban kinh doanh hồ sơ bồi thường để thu đòi đồng bảo hiểm.
- Xử lý tài sản thu hồi sau bồi thường: Tài sản có giá trị phải được thu hồi và thanh lý theo đúng quy định của Tổng công ty.
Đóng và lưu hồ sơ giải quyết khiếu nại
Hồ sơ bồi thường bao gồm các tài liệu: - Tờ trình bồi thường
- Biên bản, báo cáo giám định, kèm theo ảnh giám định’
- Đơn bảo hiểm/hợp đồng bảo hiểm và các sửa đổi bổ sung (nếu có) - Xác nhận đóng phí bảo hiểm
- Thơng báo tổn thất
- Tài liệu liên quan đến tổn thất, chứng minh giá trị tổn thất, khắc phục tổn thất. - Xác nhận của khách hàng chấp nhận số tiền bồi thường
- Thông báo bồi thường của PVI - Các tài liệu liên quan khác
Trong trường hợp từ chối bồi thường:
Hồ sơ được đóng sau khi thơng báo với khách hàng về việc từ chối bồi thường và đã được khách hàng chấp nhận, đóng hồ sơ hoặc sau khi hết thời hạn khiếu nại mà khách hàng khơng có khiếu nại gì thêm.
Sơ đồ 2.6: Quy trình bồi thường
Bộ phận giám định, bồi thường
Ban Tái Bảo hiểm/ Bộ phận kinh doanh
Phịng kế tốn
Tiếp nhận thông tin và tổn thất
Kiểm tra thông tin, thông báo Tái BH, Đồng BH, Báo cáo lãnh đạo
Giám định
Kiểm tra, nghiệm thu báo cáo giám định và lập hồ sơ Giải quyết khiếu nại.
Trình Lãnh đạo phê duyệt hồ sơ giải quyết Thanh tốn Đóng và lưu hồ sơ giải quyết khiếu nại
Từ chồi BT Thu đòi tái BH/ Đồng BH Thu đòi người thứ ba Thu thập hồ sơ, Thông báo TBH/ĐBH Kiểm tra TBH/ĐBH
Thu hồi Bồi thường TBH/ĐBH Thống kê, lưu Hồ sơ Bộ phận xét duyệt bồi thường 2 2 Kiểm tra chứng từ Bộ phận kế toán ngân hàng 3 3
2.3.7 Thực trạng về thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện khơng thể thiếu để hình thành các báo cáo tài chính, giúp đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Để đưa ra các quyết định phù hợp trong quản trị, cũng như các hoạt động kiểm soát phụ thuộc rất lớn vào tính hiệu quả của hệ thống thơng tin, đặc biệt là thơng tin kế tốn. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trị của mình trong hệ thống KSNB cũng như hoạt động của cá nhân có tác động đến công việc của người khác như thế nào.
Các nhân viên trao đổi thông tin với nhau bằng hệ thống thư điện tử và hệ thống văn bản có đính kèm file cần thiết.
Tổng công ty và các công ty thành viên định kỳ tổ chức họp giao ban vào thứ 2 hàng tuần. Cuộc họp này nhằm thông tin đến Ban lãnh đạo những thông tin cần thiết về hoạt động kinh doanh, quản lý của cơng ty. Ngồi ra, Ban giám đốc rất thường xuyên tổ chức những cuộc họp đột xuất nhằm nắm được tình hình chung của cơng ty một cách sâu sắc hơn, qua đó, ban lãnh đạo đưa ra những chiến lược, phương hướng hoạt động phù hợp.
Chứng từ kế toán, sổ sách kế tốn, sơ đồ mơ tả là những bộ phận rất quan trọng của hệ thống thơng tin kế tốn. Chứng từ và sổ sách ở PVI nhìn chung được đảm bảo thực hiện tốt, thuận lợi cho chức năng kiểm tra và giám sát, thực hiện mục tiêu của kiểm sốt nội bộ. Tất cả các cơng ty thành viên đều có sơ đồ kế tốn, đây chính là phương tiện truyền thơng hiệu quả để các nhân viên biết rõ vai trị và trách nhiệm của họ có liên quan như thế nào trong quá trình lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ kế tốn của cơng ty thành viên được mơ tả trong sơ đồ 2.3
Phòng kế toán tại Các đơn vị thành viên vẫn ghi nhận doanh thu bình thường khi hố đơn được xuất ra. Đơn vị thành viên theo dõi phí thực thu (khoản tiền thực sự được chuyển vào tài khoản của công ty thành viên) trên một báo cáo riêng. Dựa vào phí thực thu này, các cán bộ kinh doanh được nhận một khoản chi phí nhất định để giao dịch khách hàng. Khoản chi phí này dựa vào quy định của Tổng công ty và của Các công ty thành viên. Cán bộ kinh doanh sẽ trả lại cho phịng kế tốn những chứng từ tiếp khách hoặc những chứng từ tặng quà cho khách hàng thực tế. Sau khi
những chứng từ này được phê duyệt, kế toán tiền mặt sẽ hoạch tốn vào chi phí giao dịch khách hàng. Các khoản tiền bồi thường cho khách hàng cũng được đưa vào chi phí trực tiếp của cơng ty thành viên. Hàng tháng, kế tốn trưởng các cơng ty thành viên lập báo cáo Tổng hợp tình hình kinh doanh gửi về cho Ban kế tốn Tổng cơng ty. Báo cáo này bao gồm: Doanh thu, phí thực thu, chi phí bồi thường, Bồi thường thực trả. Những khoản mục này được phân theo từng loại hình sản phẩm, hình thức khai thác kinh doanh (trong ngành, ngồi ngành, qua mơi giới, qua đại lý). Ngoài ra, kế toán Trưởng cũng phải lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo công nợ gửi về Ban kế tốn. Các cơng ty thành viên không kết chuyển lợi nhuận riêng, tài khoản lợi nhuận khơng xuất hiện trên bảng cân đối kế tốn tại các công ty thành viên. Cuối năm, các công ty thành viên kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí về Tổng công ty qua tài khoản phải thu, phải trả nội bộ. Sau khi tổng hợp doanh