6. Kết cấu nội dung: gồm 3 chương
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại quỹ CEP:
3.2.1 Hoàn thiện môi trường quản lý:
* Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Qua các kết quả khảo sát ở chương 2, nhà quản lý cấp cao đều có nhận thức đúng đắn về mục tiêu của đơn vị để từ đó xây dựng các phương án thích hợp để đạt mục tiêu, chẳng hạn như tăng cường mục tiêu giảm nghèo bằng việc tăng cường công tác tiếp cận khách hàng, hoặc phân loại hộ nghèo để xác định khách hàng tiềm năng,..Quan điểm của nhà quản lý cấp cao là kiên định với mục tiêu giảm nghèo cho dù bị ảnh hưởng bởi sự cạnh tranh và khó khăn chung của các tổ chức tín dụng trong điều kiện hoạt động hiện nay.
Để góp phần giảm nghèo thì địi hỏi các sản phẩm vay của đơn vị cần đa dạng để thu hút nhiều khách hàng. Tuy nhiên, hiện nay so với các tổ chức tài chính vi mơ khác như ngân hàng chính sách xã hội thì đơn vị có ít sản phẩm vay hơn, đòi hỏi nhà
quản lý cấp cao cần xây dựng các phương án phát triển các sản phẩm vay đa dạng hơn nữa.
Thực tế hiện nay có nhiều khách hàng vay lần đầu là rời bỏ chương trình, khơng vay nữa thì nhà quản lý cần đánh giá nguyên nhân khách hàng không vay nữa như lãi suất cao, định mức tiền vay ít hay là nguyên nhân nào khác. Từ đó, nhà quản lý tập hợp các nguyên nhân phát sinh để xây dựng cơ chế kiểm sốt phù hợp.
* Tính chính trực và các giá trị đạo đức:
Qua kết quả khảo sát thực tế ở chương 2, cho thấy đơn vị hiện có mơi trường quản lý hiệu quả và đã xây dựng bản quy tắc ứng xử giúp nâng cao tính chính trực và các giá trị đạo đức của nhân viên.
Trong thời gian qua, Hội đồng quản trị của đơn vị chưa nhận bất cứ sự khiếu nại nào từ nhân viên về đạo đức của nhà quản lý bộ phận như các trưởng bộ phận tại văn phịng chính hay trưởng các chi nhánh,.. Tuy nhiên, chưa thể dựa vào đó cũng như dựa vào việc công ty đã xây dựng bản quy tắc đạo đức để đánh giá rằng nhà quản lý và nhân viên luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức. Điều này có thể là do nhân viên sợ bị trù dập nên không dám khiếu nại.
Do đó, Hội đồng quản trị và nhà quản lý cần có kênh tiếp nhận thơng tin riêng, chẳng hạn như thư điện tử để tiếp nhận các thư khiếu nại, tố cáo của nhân viên. Từ đó, có thể có biện pháp giúp nâng cao tính chính trực và giá trị đạo đức của toàn thể cá nhân trong đơn vị. Cách thức hiệu quả nhất giúp nâng cao giá trị đạo đức của nhân viên là nhà quản lý phải làm gương để nhân viên noi theo. Khi nhận thư tố cáo, Hội đồng quản trị cần kiểm tra tính xác thực để loại trừ các thư vu khống làm giảm uy tín của nhà quản lý. Đồng thời, Hội đồng quản trị cần xây dựng các quy chế khen thưởng cho người mạnh dạn đấu tranh với tiêu cực và đề ra các biện pháp kỷ luật đối với nhà quản lý vi phạm các giá trị đạo đức (như cắt tiền thưởng, cắt thi đua, hạ bậc lương, cảnh cáo, buộc thôi việc,…)
* Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm:
Hiện tại, đơn vị đã phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho từng phòng ban, từng nhân viên, điều này được quy định rất cụ thể bằng văn bản, đảm bảo từng người nắm được công việc mình phải làm và đối tượng báo cáo cơng việc.
Tuy nhiên, việc ủy quyền cho các phòng ban tại một số chi nhánh vẫn còn chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ. Do vậy, cần xem xét lại sự ủy quyền trong việc xét duyệt và ký duyệt các chứng từ, sổ sách, văn bản,… cũng như xem xét lại việc phân chia trách nhiệm các nhân viên để tránh việc lạm quyền nhất là những bộ phận dễ xảy ra tiêu cực như bộ phận kế tốn, bộ phận tín dụng.
Định kỳ, đơn vị cần đánh giá lại hiệu quả của việc ủy quyền để thay đổi cách thức ủy quyền cho phù hợp, chẳng hạn như ủy quyền trong việc xét duyệt cho vay, ký hóa đơn, chứng từ, sổ sách, báo cáo,…Vì ủy quyền hiệu quả sẽ giúp tăng sự chủ động, sáng tạo khi thực hiện công việc của các bộ phận, giúp đơn vị thực hiện được mục tiêu chiến lược đã đề ra. Tuy nhiên, nhà quản lý cấp cao cần phân quyền thích hợp, vì nếu phân quyền q nhiều, có thể dẫn đến:
+ Nhà quản lý khơng thể kiểm sốt chặt chẽ chi tiết cơng việc của cấp dưới, ví dụ như nhà quản lý cấp cao phân quyền cho người phụ trách tín dụng xét duyệt hồ sơ vay vốn, nếu khơng có biện pháp kiểm tra cơng việc của người phụ trách tín dụng sẽ tạo cơ hội phát sinh gian lận.
+ Việc phân quyền cho cá nhân quá nhiều có thể dẫn đến lạm quyền gây ra tiêu cực như phân quyền cho nhân viên tín dụng vừa nhận hồ sơ vay vốn vừa xét duyệt cho vay có thể gây ra gian lận như phát sinh khách hàng ảo để chiếm dụng tiền vay vốn.
Ngoài ra, đơn vị cần quy định mẫu báo cáo phù hợp gởi về văn phịng chính. Do mạng lưới các chi nhánh trải đều khắp các quận, huyện tại Tp.HCM và một số tỉnh lân cận nên đơn vị có thể khơng thường xun giám sát trực tiếp hoạt động của một số chi nhánh. Điều quan trọng là báo cáo phải ngắn gọn, trình bày súc tích, dễ hiểu, dễ lưu trữ, ngồi ra đơn vị cần quy định font chữ chuẩn để đọc báo cáo dễ dàng, chẳng hạn như font Times new roman,…hoặc báo cáo ở dạng file word thì cần thống nhất là word 2003 hay word 2007 vì thực tế là nếu máy vi tính sử dụng word 2003 sẽ khơng đọc được báo cáo word 2007.
* Năng lực và đội ngũ nhân viên:
Hiện nay, nguồn nhân lực của đơn vị đủ đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Đội ngũ nhân viên được chọn lọc từ khâu tuyển dụng, được đào tạo thêm về chuyên mơn, nghiệp vụ nhất là ngoại ngữ và vi tính. Tuy nhiên, đơn vị cần chú ý đến nhân sự tại
các chi nhánh ở ngoại thành điển hình như huyện Cần Giờ, vì xu hướng các nhân viên thích làm việc tại các trung tâm thành phố, ít khi chịu làm việc tại các địa phương xa trung tâm thành phố nên các chi nhánh ở vùng ngoại thành sẽ gặp khó khăn khi muốn tuyển dụng nhân viên giỏi, có năng lực.
Nói cách khác, đơn vị cần xem xét năng lực của nhân viên được tuyển dụng tại các chi nhánh ở ngoại thành đã đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu của công việc bằng cách xem xét kết quả hồn thành cơng việc của họ, kiểm tra mức độ xảy ra sai sót trong q trình làm việc; nếu chun mơn, nghiệp vụ cịn yếu thì cho đi đào tạo lại.
Trong tương lai, khi được cấp phép hoạt động chính thức, đơn vị phải chuẩn bị tốt công tác chuyển đổi thành tổ chức tài chính vi mơ chính thức, trong đó khơng kém phần quan trọng là chuẩn bị tốt công tác nguồn nhân lực để đáp ứng kịp thời những thay đổi, cụ thể:
+ Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn để tăng cường kỹ năng cũng như chun mơn, nghiệp vụ cho nhân viên, trong đó chú ý là tăng cường đào tạo về công nghệ thông tin để đáp ứng kịp thời những thay đổi;
+ Ngay từ khâu tuyển dụng ban đầu, đơn vị phải sàng lọc kỹ để tuyển dụng nhân viên thực sự có đủ năng lực và trình độ phù hợp với công việc;
+ Sau khi tuyển dụng, đơn vị cần tổ chức thêm lớp đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới như mời chuyên gia đến tập huấn hoặc cử nhân viên mới đi học các lớp học ngắn hạn hoặc dài hạn trong và ngồi nước. Với chi phí đào tạo ban đầu đã bỏ ra thì đơn vị cũng cần có thêm điều kiện ràng buộc nhân viên mới để tránh tình trạng đào tạo xong thì nhân viên xin nghỉ việc, chẳng hạn như điều kiện “bồi thường tồn bộ chi phí đào tạo nếu không cam kết làm việc tại đơn vị trong thời gian 5 năm”,…
Ngoài ra, đơn vị cần nghiên cứu để xây dựng thang bảng lương cho phù hợp. Cần có chính sách khen thưởng hợp lý giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên, hạn chế áp lực và cơ hội có thể phát sinh gian lận ở tất cả các bộ phận, nhất là bộ phận tín dụng.
Để hạn chế phát sinh gian lận, đơn vị cũng phải xác định nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan phát sinh gian lận; nếu là do nguyên nhân chủ quan từ phía nhân viên thì đơn vị phải có buổi họp trao đổi thẳng thắn giữa ban giám đốc với nhân
viên để nắm được tâm tư, nguyện vọng của nhân viên nhằm tìm hiểu áp lực trong cơng việc của nhân viên để có giải pháp xử lý kịp thời.
* Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát:
Qua kết quả khảo sát ở chương 2, trong Hội đồng quản trị và Ban kiểm sốt có thành viên là người ngoài đơn vị và độc lập với ban Giám đốc. Điều này cho thấy đơn vị có một sự giám sát tốt trong khâu quản lý, điều hành hoạt động. Đơn vị cũng đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ về nguồn vốn vay với lãi suất ưu đãi từ thành viên của Hội đồng quản trị.
Tuy nhiên, việc họp của Hội đồng quản trị chỉ tổ chức họp một năm 2 lần nên không thể sâu sát với hoạt động của đơn vị, nhất là khi có rủi ro phát sinh. Do đó, để quản trị rủi ro hiệu quả thì:
+ Hội đồng quản trị phải thường xuyên trao đổi thông tin với nhà quản lý cấp cao để nắm tình hình hoạt động của đơn vị, có thể là họp một tháng một lần. Đồng thời, định kỳ hàng quý yêu cầu nhà quản lý hoặc bộ phận kiểm soát nội bộ phải gởi báo cáo cho Hội đồng quản trị, trong đó nêu chi tiết về các loại rủi ro mà đơn vị gặp phải, nguyên nhân gây ra rủi ro và cách phòng tránh rủi ro.
+ Hội đồng quản trị cần nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc quản trị rủi ro, tránh thái độ chủ quan khi đánh giá rủi ro; xác định rủi ro là nhân tố có thể xuất hiện bất cứ lúc nào. Khi lập kế hoạch năm, cần dự báo rủi ro có thể phát sinh và biện pháp dự phòng nhằm ngăn ngừa hoặc giảm thiểu sự thiệt hại của rủi ro, đặc biệt chú ý là rủi ro nợ quá hạn. Thông qua các buổi họp với nhà quản lý thì Hội đồng quản trị sẽ ra quyết định để ứng phó với rủi ro.
+ Ban kiểm sốt cần tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát hoạt động của các bộ phận, rà sốt các báo cáo tài chính, rà sốt các báo cáo nội bộ, giám sát việc thực hiện các quy tắc đạo đức đã được ban hành,…Trong đó, ban kiểm sốt cần chú ý đến cơng tác quản trị rủi ro của nhà quản lý cấp cao đã đủ hiệu quả để đảm bảo phòng ngừa rủi ro, nhất là rủi ro nợ quá hạn. Đồng thời, ban kiểm soát cần lập một hộp thư riêng để nhận ý kiến đóng góp, ý kiến phản hồi của nhân viên.