6. Kết cấu nội dung: gồm 3 chương
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại quỹ CEP:
3.2.4 Hoàn thiện các hoạt động kiểm soát:
* Soát xét của nhà quản lý cấp cao:
Qua các kết quả khảo sát ở chương 2 thì nhà quản lý cấp cao đã làm rất tốt công tác kiểm tra thường xuyên cũng như đột xuất công việc của cấp dưới. Tuy nhiên, cách thực hiện hiện nay của nhà quản lý chủ yếu là đối phó sự vụ hơn là có tầm nhìn chiến lược. Để đối phó rủi ro hiệu quả thì nhà quản lý cần tiến hành so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch đã đề ra. Từ đó, sẽ tìm ra những mặt mạnh cần phát huy và những nhược điểm cần khắc phục để năm sau thực hiện tốt hơn, chẳng hạn như tìm hiểu nguyên nhân làm tăng nợ q hạn để sau đó tìm biện pháp kiểm soát nợ quá hạn hiệu quả hơn.
Nhà quản lý cần kiểm tra các báo cáo hàng quý và so sánh với các quý trước, năm trước để xác định việc mức độ thực hiện kế hoạch, phát hiện các khiếm khuyết
cần điều chỉnh vì nếu để đến cuối năm mới đánh giá một lần thì khơng kịp thời và đầy đủ.
* Quản trị hoạt động:
Qua kết quả khảo sát ở chương 2 cho thấy, nhà quản lý cấp cao đã thực hiện tốt yêu cầu báo cáo thông qua việc các chi nhánh trực thuộc tuân thủ nghiêm túc chế độ báo cáo gởi về văn phịng chính. Đồng thời, việc tổ chức họp giao ban giữa các bộ phận hàng tuần giúp đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng bộ phận.
Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào báo cáo nêu trên thì chưa đủ. Để nhà quản lý nắm được tình hình hoạt động của từng bộ phận địi hỏi người phụ trách bộ phận cần đánh giá báo cáo thực hiện của bộ phận mình so với kế hoạch đã đề ra để tìm những mặt mạnh và hạn chế của bộ phận mình. Từ đó, có thể rút ra kinh nghiệm nhằm đảm bảo việc đạt mục tiêu bộ phận, chẳng hạn như bộ phận tín dụng cần kiểm tra kết quả thực hiện cơng tác tín dụng như kiểm tra danh sách vay vốn, danh sách trả nợ,…để từ đó đánh giá việc thực hiện so với kế hoạch, nhất là phát hiện những bất thường trong cơng tác tín dụng để kịp thời điều chỉnh.
Bên cạnh đó, người phụ trách bộ phận cần giám sát chặt chẽ nhân viên của bộ phận mình để đảm bảo nhân viên khơng vi phạm đạo đức nghề nghiệp, hồn thành tốt công việc được giao, giúp đạt hiệu quả mục tiêu của từng bộ phận. Đặc biệt chú ý là 2 bộ phận tín dụng và kế tốn vì đây là 2 bộ phận dễ bị áp lực trong công việc và dễ tiếp xúc với các cơ hội tạo ra gian lận.
* Phân chia trách nhiệm hợp lý:
Đơn vị đã có sự phân chia trách nhiệm hợp lý tới từng nhân viên, nhưng đơn vị cũng không được chủ quan để hạn chế tối đa cơ hội phát sinh gian lận như:
+ Tách biệt khâu xét duyệt cho vay với việc phát tiền vay.
+ Kiểm soát chặt chẽ khâu nhận tiền thanh toán nợ vay của khách hàng để tránh hành vi tham ô tiền của khách hàng.
+ Việc thường xuyên luân chuyển công việc giúp kiểm soát lẫn nhau, nhưng phải kiểm soát chặt chẽ những bất lợi do việc luân chuyển công việc gây ra.
+ Dù phân chia công việc riêng rẽ, độc lập nhưng bộ phận tín dụng và bộ phận kế tốn phải thường xuyên đối chiếu số liệu để đảm bảo số liệu tín dụng ln chính xác.
* Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin:
Qua các kết quả khảo sát ở chương 2 cho thấy, hệ thống thông tin của đơn vị đáp ứng tốt việc nhập, xuất dữ liệu nhằm phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
Tuy nhiên, để đảm bảo hệ thống thông tin luôn được vận hành tốt hơn nữa đặc biệt tại các chi nhánh ngoại thành thì địi hỏi đơn vị phải làm tốt việc kiểm sốt q trình xử lý thông tin, cụ thể:
+ Do nhân sự thường xuyên thay đổi nên yêu cầu nhân viên phải thay đổi mật khẩu thường xuyên, sao lưu dữ liệu dự phịng, sử dụng các chương trình diệt virus có bản quyền. Nếu có nhân viên nghỉ việc thì phải thay ngay mật khẩu khác.
+ Hạn chế người ngoài tiếp xúc dữ liệu ngoài nhân viên IT, mỗi người sẽ chịu trách nhiệm bảo mật thơng tin mà mình phụ trách.
+ Nhân viên IT thường xuyên bảo trì cũng như kiểm tra hệ thống mạng để đảm bảo hệ thống thông tin luôn được vận hành tốt, hoạt động xuyên suốt, tránh tình trạng nghẽn mạng, đứt mạng nội bộ.
+ Khi thay đổi hay sửa chữa nội dung phần hành nào của hệ thống thơng tin thì nhân viên IT cần hướng dẫn cho người sử dụng kịp thời nắm bắt.
+ Thường xuyên tổ chức tập huấn về công nghệ thông tin cho nhân viên tại các chi nhánh, đặc biệt là các nhân viên mới.
+ Khi tuyển dụng cần chú ý đến việc thành thạo vi tính của nhân viên, nếu cần có thể yêu cầu thủ quỹ cũng phải biết vi tính vì thực tế hiện nay có một số chi nhánh có thủ quỹ khơng biết sử dụng vi tính nên thủ quỹ thực hiện ghi sổ quỹ bằng tay để đối chiếu với sổ sách của kế toán, điều này làm tốn nhiều thời gian ghi sổ và khó khăn khi thực hiện bút tốn sửa sai trong sổ quỹ,…
+ Nếu được cấp phép hoạt động chính thức thì đơn vị nhanh chóng nâng cấp hoặc sửa đổi hệ thống thơng tin để phù hợp với sự thay đổi như thay đổi hệ thống tài khoản (nếu có), chỉnh sửa mẫu báo cáo,…
+ Tăng cường cơng tác phịng cháy, chữa cháy và bảo vệ bên ngồi đơn vị để phịng tránh hỏa hoạn, cháy nổ, đặc biệt chú ý tại các chi nhánh có trụ sở nằm trong khn viên của các Liên đoàn lao động quận, huyện
+ Cần tăng cường các dịch vụ về đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật, hỗ trợ về hệ thống công nghệ thông tin cho lĩnh vực tài chính vi mơ. Vì hiện nay việc đào tạo và hỗ trợ
kỹ thuật còn nhiều hạn chế, thường do tổ chức lao động quốc tế (ILO) và một số tổ chức phi chính phủ hỗ trợ tài chính vi mơ tổ chức.
+ Mỗi người sử dụng, truy cập hệ thống thông tin nhất là các nhân viên kế tốn và nhân viên tín dụng cần kiểm soát chặt chẽ dữ liệu đầu vào, kiểm sốt q trình xử lý dữ liệu và kiểm sốt chặt chẽ dữ liệu đầu ra để hạn chế sai sót. Chẳng hạn như phần mềm máy tính có thể kiểm tra kế toán định khoản đúng hay sai, nhưng phần mềm không thể kiểm tra được nếu như kế toán nhập sai số tiền so với thực tế.
* Kiểm soát vật chất:
Đơn vị đã thực hiện rất tốt việc kiểm soát vật chất như kiểm kê tiền mặt tại quỹ cuối mỗi ngày, đối chiếu số dư tiền gởi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng,... Tuy nhiên, đơn vị cần lưu ý thêm về vấn đề kiểm soát vật chất như sau:
+ Định kỳ, hàng quý tiến hành kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ để tránh mất mát, hao hụt tài sản, công cụ. Vì hiện các chi nhánh thường tổ chức kiểm kê vào cuối mỗi năm nên không thể kịp thời kiểm tra sự hiện hữu của tài sản và công cụ dụng cụ.
+ Sử dụng các biện pháp bảo vệ bên ngoài, lắp đặt hệ thống camera chống trộm, hệ thống báo cháy nổ. Vì hiện nay có một số chi nhánh khơng có trụ sở làm việc độc lập mà nằm trong khuôn viên của LĐLĐ quận, huyện nên thường xem nhẹ vấn đề bảo vệ, không quan tâm đến việc lắp đặt camera chống trộm hoặc hệ thống báo cháy nổ.
* Phân tích rà sốt:
Bộ phận kiểm sốt nội bộ cũng như ban kiểm soát đã thực hiện tốt việc phân tích, rà sốt các báo cáo tài chính, giám sát các bộ phận,… Tuy nhiên, để đối phó rủi ro hiệu quả thì đơn vị phải rà sốt thật kỹ càng để phát hiện các dấu hiệu bất thường trong quá trình hoạt động để nhà quản lý kịp thời ứng phó. Đơn vị sử dụng các chỉ số hay tỷ lệ để phân tích như để đánh giá tình hình nợ q hạn thì đơn vị có thể sử dụng tỷ lệ nợ quá hạn.
Từ đó, đơn vị sẽ tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị.