6. Kết cấu nội dung: gồm 3 chương
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại quỹ CEP:
3.2.5 Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông:
Đơn vị luôn thu thập những thông tin cần thiết và hữu ích tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình như các thơng tin về tài chính để lập báo cáo tài chính và đánh giá kết quả thực hiện của từng bộ phận, hoặc cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị…Tuy nhiên, để tăng cường hiệu quả của hệ thống thơng tin địi hỏi hệ thống thơng tin cần đáp ứng:
+ Việc truyền đạt thông tin cần đầy đủ, chính xác đảm bảo các chi nhánh trực thuộc đều nắm hết được yêu cầu trong công việc của Hội đồng quản trị hoặc nhà quản lý cấp cao thông qua các kênh truyền thông tin trực tiếp hoặc gián tiếp. Nếu thông tin truyền đạt gián tiếp cần đảm bảo thông tin được kịp thời, đặc biệt chú ý đến việc thông tin cho các chi nhánh ngoại thành và chi nhánh ngoài TP.HCM.
+ Tổ chức nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng thông qua bảng câu hỏi để nắm được nguyện vọng của khách hàng về các sản phẩm vay của đơn vị để từ đó đơn vị sẽ nắm rõ ưu điểm và nhược điểm của các sản phẩm vay. Trong đó, cần nhấn mạnh đến mức độ hài lịng của khách hàng về lãi suất cho vay và định mức tiền vay.
+ Tăng cường tổ chức các buổi hội thảo trao đổi thông tin với các nhà đầu tư để nắm rõ mong muốn, yêu cầu của nhà đầu tư về việc sử dụng vốn vay của đơn vị. Vì tâm lý các nhà đầu tư ln muốn hiểu rõ quy trình và hiệu quả trong việc sử dụng vốn vay của đơn vị.
+ Để giảm thiểu tỷ lệ nợ quá hạn thì chắc chắn đơn vị phải nắm rõ đầy đủ và chính xác các thơng tin về khách hàng cần vay vốn. Lúc này cần tăng cường sự phối hợp giữa bộ phận tín dụng với mạng lưới cộng tác viên và chính quyền địa phương trong việc thu thập thông tin về khách hàng. Đặc biệt chú ý đến khách hàng tại các vùng ngoại thành vì điều kiện sinh hoạt và thu nhập của khách hàng tại các vùng ngoại thành chắc chắn không thể bằng với khách hàng tại các vùng nội thành.
+ Khi chuyển đổi thành tổ chức tài chính vi mơ chính thức thì đơn vị nghiên cứu để cải thiện, sửa đổi hệ thống thông tin mới cho phù hợp với sự thay đổi dựa trên nền tảng hệ thống thông tin cũ.
* Về truyền thông:
Truyền thông ở đây được hiểu là việc trao đổi thông tin giữa bên trong với bên ngoài, giữa cấp trên với cấp dưới. Các kết quả khảo sát ở chương 2 thì đơn vị đã thực hiện tốt cơng tác truyền thơng, nhưng khơng vì thế mà chủ quan trong công tác này.
Đơn vị cần tăng cường công tác truyền thông thông qua các việc như sau: + Kịp thời trao đổi thông tin giữa cấp trên và cấp dưới để đảm bảo cấp trên ln nắm được cơng việc của cấp dưới, cịn cấp dưới nắm được yêu cầu của cấp trên, đặc biệt là thông tin về các rủi ro phát sinh.
+ Thường xuyên kiểm tra hệ thống mạng kết nối trực tuyến để tránh tình trạng đứt mạng hoặc nghẽn mạng làm ảnh hưởng đến việc nhận báo cáo của các chi nhánh trực thuộc gởi về cho văn phịng chính.
+ Đơn vị đã lắp đặt một đường dây nóng cho nhà quản lý nhưng phải đảm bảo đường dây ln ở trong tình trạng sẵn sàng hoạt động, chứ không phải bị treo máy, kênh máy hoặc nghẽn mạng,…Ngoài ra, nếu nhà quản lý chưa có hộp thư riêng thì đơn vị mở thêm hộp thư riêng cho nhà quản lý để nhận các báo cáo của các bộ phận hoặc của nhân viên.
+ Thường xuyên tổ chức các buổi họp giữa Hội đồng quản trị và ban giám đốc để Hội đồng quản trị nắm được tình hình hoạt động của đơn vị.
+ Thường xuyên tổ chức các diễn đàn, các buổi hội thảo hoặc xây dựng cơ chế trao đổi thông tin, nghiệp vụ giữa các tổ chức tài chính vi mơ.
3.2.6 Hồn thiện công tác giám sát:
* Giám sát của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát:
Hội đồng quản trị và ban kiểm sốt giữ vai trị rất quan trọng trong việc giám sát các hoạt động của đơn vị vì Hội đồng quản trị là người chịu trách nhiệm cao nhất cho sự thành công hay thất bại của đơn vị. Hội đồng quản trị của đơn vị đã thực hiện rất tốt công tác giám sát như yêu cầu báo cáo của bộ phận kiểm soát nội bộ, điều chỉnh những sai sót theo các kiến nghị của kiểm toán viên, thiết lập đường dây nóng,…
Hiên nay, Hội đồng quản trị chỉ thực hiện chức năng giám sát chủ yếu thông qua báo cáo của các bộ phận có liên quan, do đó Hội đồng quản trị cần tăng cường công tác giám sát trực tiếp, cụ thể:
• Ngồi việc thiết lập đường dây nóng để nhân viên báo cáo sai phạm thì Hội đồng quản trị cần khuyến khích nhân viên báo cáo sai phạm bằng cách trao đổi trực tiếp vì việc tiếp xúc với người thật việc thật sẽ làm tăng độ chính xác của thơng tin.
• Hội đồng quản trị thực hiện công tác giám sát quá trình điều hành quản lý của đội ngũ quản lý bằng việc thực hiện bảng câu hỏi khảo sát các nhân viên về việc đo lường mức độ hài lòng với các nhà quản lý, để từ đó đánh giá tư cách, thái độ, tác phong làm việc của nhà quản lý. Nếu nhà quản lý nào có tác phong quan liêu, hách dịch, nhũng nhiễu thì cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc.
• Ngồi việc thu thập thông tin của nhân viên nội bộ đơn vị, Hội đồng quản trị cần thiết lập một diễn đàn trao đổi học tập, kinh nghiệm với các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kể cả thu thập các ý kiến phản ánh về tác phong, thái độ làm việc của nhân viên để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
• Khi ban hành các quyết định, thơng báo bằng văn bản thì Hội đồng quản trị cần scan các quyết định, thông báo gởi qua đường mạng nội bộ để đảm bảo các chi nhánh ở vùng ngoại thành hoặc các chi nhánh ngồi địa bàn TP.HCM có thể thực hiện kịp thời, đảm bảo công tác giám sát được đồng bộ.
Qua khảo sát chương 2 cho thấy, Ban kiểm sốt đã thực hiện rất tốt cơng tác kiểm tra, kiểm soát chứng từ, sổ sách, báo cáo,…Tuy nhiên để việc kiểm soát rủi ro đạt hiệu quả hơn nữa thì Ban kiểm sốt cần kiểm tra đột xuất các chi nhánh, trong đó chú ý kiểm tra khâu xét duyệt cho vay để loại trừ phát sinh hợp đồng vay với lãi suất thấp hơn bảng lãi suất quy định của đơn vị, nếu có phát sinh sự việc cần tìm hiểu nguyên nhân, báo cáo với Hội đồng quản trị để đưa ra biện pháp giải quyết kịp thời.
* Giám sát của bộ phận kiểm toán nội bộ:
Bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát các bộ phận và báo cáo cho Hội đồng quản trị và nhà quản lý cấp cao. Qua các kết quả khảo sát ở chương 2 thì bộ phận kiểm tốn nội bộ đã thực hiện tốt chức năng kiểm tra, báo cáo của mình. Tuy nhiên, bộ phận kiểm tốn nội bộ cần tăng cường công tác kiểm tra thường xuyên các chi nhánh như tổ chức kiểm tra định kỳ hàng quý chứ không phải một năm 2 lần để giúp quá trình giám sát được chặt chẽ hơn nữa. Đặc biệt chú ý đến các chi nhánh có thay đổi nhân sự ở bộ phận kế toán hoặc tín dụng, và chú ý đến các chi nhánh có ít nhân sự vì những chi nhánh có ít nhân sự thì sự kiêm nhiệm chắc chắn xảy ra, và đó là nguyên nhân có thể phát sinh sai sót hoặc gian lận, chẳng hạn như nhân viên tín dụng vừa theo dõi tình hình thanh tốn nợ của khách hàng vừa đi thu tiền nợ,…
Đồng thời, bộ phận kiểm tốn nội bộ cũng cần có kênh thơng tin riêng để báo cáo cho ban giám đốc hoặc Hội đồng quản trị hoặc thực hiện việc thu thập thông tin của bộ phận bên ngoài đơn vị để phục vụ công tác kiểm tra như trao đổi trực tiếp với cộng tác viên để nắm tình hình thanh tốn nợ của khách hàng.
3.2.7 Các giải pháp hỗ trợ khác:
Để quản trị rủi ro đạt hiệu quả, cần tăng cường công tác giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước, cụ thể:
+ Về phía chính phủ:
Chính phủ cần giám sát chặt chẽ các tổ chức tài chính vi mơ chính thức để đảm bảo sự cạnh tranh lành mạnh và cơng bằng trên thị trường tài chính vi mơ, với sự bao cấp của chính phủ làm cho một số tổ chức tài chính vi mơ chính thức. Điển hình như ngân hàng chính sách xã hội có nhiều điều kiện thuận lợi trong hoạt động, do đó nếu khơng giám sát chặt chẽ có thể gây ra tình trạng mất kiểm soát trong hoạt động của các tổ chức này, dẫn đến gây thất thốt, tham ơ, lãng phí nguồn vốn.
+ Về phía ngân hàng Nhà nước:
Các cơ quan thanh tra, giám sát của ngân hàng Nhà nước cần tăng cường giám sát hoạt động của các tổ chức tài chính vi mô để đảm bảo các tổ chức này hoạt động an toàn, lành mạnh và phát triển bền vững, thực hiện tốt mục tiêu xóa đói, giảm nghèo. Các cơ quan giám sát cần yêu cầu đơn vị phải có hệ thống phát hiện, đánh giá và kiểm sốt rủi ro có hiệu quả. Định kỳ, các cơ quan giám sát cần tiến hành đánh giá về chiến lược, chính sách, thủ tục kiểm sốt liên quan đến cơng tác tín dụng của đơn vị. Q trình đánh giá có thể thơng qua các việc như lấy mẫu để kiểm tra chất lượng của các khoản vay, kiểm tra việc trích lập dự phịng rủi ro, kiểm tra danh sách nợ quá hạn, xem các báo cáo của bộ phận kiểm soát nội bộ, xem các báo cáo của bộ phận kiểm toán độc lập,…
Cần có cơ chế giám sát chặt chẽ của ngân hàng nhà nước về việc ban hành lãi suất cho vay đối với các tổ chức tài chính vi mơ. Nguyên nhân là do hiện đa số các tổ chức tài chính vi mơ ban hành lãi suất cho vay theo “lãi suất bình quân trên số dư nợ gốc”, tưởng chừng lãi suất này thấp hơn lãi suất thị trường nhưng tính tốn kỹ lại thì lãi suất cho vay rất cao vì lãi suất tính trên số vốn vay gốc, khơng giống như các ngân hàng thương mại tính lãi suất cho vay dựa trên số dư nợ giảm dần. Việc ban hành lãi
suất cho vay cao cũng là điều dễ hiểu vì các tổ chức tài chính vi mơ phải bù đắp chi phí và rủi ro phát sinh nợ khó địi vì khách hàng vay là người nghèo khơng có tài sản thế chấp.
+ Về phía chính quyền địa phương:
Chính quyền địa phương cần tăng cường công tác hỗ trợ các tổ chức tài chính vi mơ trong việc giám sát q trình sử dụng vốn vay của khách hàng đảm bảo đạt hiệu quả và đúng mục đích, giám sát việc triển khai các dự án đầu tư của khách hàng, giám sát việc hồn trả và thanh tốn nợ của khách hàng vì chính quyền địa phương là nơi nắm rõ nhất tình hình thu nhập cũng như hồn cảnh sống của khách hàng.
Đồng thời, chính quyền địa phương cần nắm rõ thông tin về khách hàng để kịp thời báo những thay đổi bất thường cho đơn vị nhất là việc thay đổi nơi cư trú của khách hàng, khách hàng từ trần,…để đơn vị kịp thời có kế hoạch thay đổi cách thức thanh tốn và trả nợ vay thích hợp.
+ Về phía cơ quan quản lý trực tiếp:
Hiện nay, hoạt động của quỹ CEP chịu sự quản lý trực tiếp của Liên đoàn Lao động TP.HCM. Là đơn vị chủ quản nên Liên đoàn Lao động TP.HCM đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi để quỹ CEP nhận được sự hỗ trợ bằng hình thức cho vay với lãi suất ưu đãi nhằm giúp đơn vị gia tăng dư nợ cho vay. Hiện nay, Liên đoàn Lao động TP.HCM có một số lãnh đạo giữ chức vụ Chủ tịch và thành viên của hội đồng quản trị quỹ CEP, nên để giúp đơn vị tăng hiệu quả hoạt động, đòi hỏi cơ quan chủ quản phải tăng cường khâu giám sát, cụ thể:
+ Thường xuyên kiểm tra, rà soát các báo cáo của bộ phận kiểm soát nội bộ; + Thường xuyên tổ chức các cuộc họp thành viên Hội đồng quản trị để nắm được tình hình hoạt động của đơn vị, rủi ro đơn vị đang gặp phải và bàn bạc về kế hoạch đối phó rủi ro.
Thực tế cho thấy rằng chính sự giám sát của các cơ quan quản lý cấp trên là điều kiện bắt buộc đơn vị phải tuân thủ nguyên tắc hoạt động, các quy định của nhà nước về hoạt động tài chính vi mơ; đồng thời, địi hỏi đơn vị phải tăng cường các hoạt động kiểm soát, giám sát giúp giảm thiểu các rủi ro tín dụng có thể xảy ra bất cứ lúc nào, giúp quản lý rủi ro hiệu quả hơn nữa.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Hoạt động tài chính vi mơ ở Việt Nam ngày càng trở thành công cụ quan trọng trong việc giảm nghèo trong xã hội. Nhưng hiện nay tồn tại một sự cạnh tranh khơng bình đẳng giữa các tổ chức tài chính vi mơ chính thức (đại diện là ngân hàng chính sách xã hội) với các tổ chức tài chính vi mơ bán chính thức làm các tổ chức tài chính vi mơ bán chính thức gặp khơng ít khó khăn trong q trình hoạt động. Để tồn tại và phát triển thì các tổ chức tài chính vi mơ bán chính thức phải cải tổ, chuyên nghiệp hơn, có tính chiến lược, sáng tạo trong hoạt động.
Yêu cầu nhất thiết hiện nay là chính phủ cần ban hành chính thức các văn bản pháp lý quy định về thủ tục cấp phép, quy định về hoạt động kiểm soát nội bộ của tổ chức tài chính vi mơ để các tổ chức tài chính vi mơ bán chính thức trong đó có quỹ CEP có điều kiện hoạt động thuận lợi.
Việc tăng cường công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan chủ quản, chính quyền địa phương, cơ quan quản lý nhà nước cũng là giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát rủi ro của đơn vị.
Qua các kết quả khảo sát ở chương 2 thì chương 3 sẽ đề xuất các giải pháp để nâng cao sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ tại quỹ CEP để quản trị rủi ro hiệu quả.
KẾT LUẬN
Luận văn đã đi vào giải quyết các vấn đề sau:
Chương 1 đã nêu được khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng, trong đó nêu các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo Coso 1992 và báo cáo Coso 2004, đặc biệt là báo cáo Coso 2004 đã ban hành khuôn khổ hợp nhất về quản trị rủi ro trong doanh nghiệp (ERM- Enterprise Risk Management-Intergrated Framework) với mục đích ban hành báo cáo về quản trị rủi ro là hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc giải quyết các sự kiện tiềm tàng trong tương lai và ứng phó sao cho giảm tổn thất và tăng cường kết quả.
Đến chương 2 thì luận văn đi sâu vào nghiên cứu thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ của quỹ trợ vốn CEP theo các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ theo hướng quản trị rủi ro. Qua các kết quả khảo sát, cho thấy quỹ trợ vốn CEP nhìn chung có một hệ thống kiểm soát nội bộ tương đối hữu hiệu giúp đơn vị kiểm soát rủi ro hiệu quả. Tuy nhiên, đơn vị vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
Chương 3 dựa vào những hạn chế đã nêu trong chương 2 để đưa ra các quan điểm và giải pháp giúp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại quỹ CEP.
Hiện quỹ CEP vẫn đang là một tổ chức tài chính vi mơ bán chính thức nên gặp không