4.4. Quản trị hoạt động tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại
4.4.2. Tổ chức bộ máy tạo nguồn, mua hàng của doanh nghiệp thương mại
Tổ chức bộ phận phụ trách công tác tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại là một trong những yếu tố quan trọng nhất, quyết định hoạt động tạo nguồn hàng có đạt được mục tiêu và kết quả mong muốn hay không.
Đối với doanh nghiệp thương mại, việc quyết định những đơn hàng lớn, những hợp đồng mua các mặt hàng chủ yếu, quan trọng, có giá trị lớn thường do tổng giám đốc (giám đốc) doanh nghiệp thương mại quyết định. Vì vậy, cơng tác tạo nguồn và mua hàng thường được sự quan tâm của giám đốc (tổng giám đốc) doanh nghiệp thương mại hoặc phó giám đốc (phó tổng giám đốc) phụ trách kinh doanh quyết định.
Phòng kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, trong đó có bộ phận chức năng tạo nguồn và mua hàng (thường gọi là bộ phận thu mua) vừa là tổ chức chuyên môn, hoạch định chiến lược và kế hoạch mua hàng, vừa là bộ phận nghiệp vụ thực thi và chỉ đạo tác nghiệp các hoạt động tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại. Tùy theo quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp thương mại lớn hay nhỏ, phạm vi hoạt động rộng hay hẹp, bộ phận thu mua được tổ chức theo chun mơn hóa theo mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng, theo khu vực địa giới nguồn hàng, để các cán bộ nghiệp vụ chuyên môn theo dõi, khai thác, phát triển và lựa chọn nguồn hàng đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp thương mại.
Trong kinh doanh người ta thường chú trọng tới hoạt động bán hàng hơn mua hàng. Hoạt động bán hàng đem lại doanh thu, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp thương mại và có tiền trang trải chi phí kinh doanh, nhưng chính việc tạo nguồn và mua hàng góp phần tạo ra lợi nhuận cao hay thấp, doanh thu lớn hay nhỏ và có tiết kiệm được chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại nhiều hay ít. Mua hàng là điều kiện, là tiền đề của bán hàng nhưng tạo nguồn và mua hàng là hoạt động diễn ra trước bán hàng nên dễ bị che khuất và lãng quyên.