85
D = Lượng nhu cầu về nguyên vật liệu trong năm Q = Lượng đặt hàng mỗi lần
S = Chi đặt hàng một lần
H = Chi phí dự trữ 1 đơn vị hàng hóa, ngun vật liệu trong năm
Thì chi chí lưu trữ kho hàng trong năm là chi phí dự trữ nhân với số lượng hàng dự trữ bình qn và bằng
Chi phí đặt hàng trong năm là chi phí từng lần đặt hàng bình qn nhân với số lần đặt hàng trong năm và bằng Tổng chi phí về hàng dự trữ sẽ là Để TC min thì 𝑇𝐶<= =/ >−?@ <! = 0 => 𝑄> =>?@ /
• Khối lượng đặt hàng tối ưu l à :
• Số lần đặt hàng tối ưu là:
• Thời gian giữa các lần đặt hàng
5.4.4. Tổ chức theo dõi sự biến động của dự trữ hàng hóa.
Thị trường ln biến động nhanh chóng và bất thường, địi hỏi phải đảm bảo duy trì dự trữ hàng hóa theo sự biến động của nhu cầu thị trường. Có nhiều phương pháp theo dõi khác nhau như theo dõi tồn kho liên tục, theo dõi tồn kho qua điểm hàng và tốt nhất là phương pháp ABC. Nghĩa là chia hàng hóa dự trữ của doanh nghiệp thương mại thành 3 nhóm. 𝑄 2 × 𝐻 𝐷 𝑄 × 𝑆 𝑇𝐶 = 𝑄 2 × 𝐻 + 𝐷 𝑄× 𝑆 𝑄∗ = ?2𝐷𝑆𝐼𝑃 =?2𝐷𝑆 𝐻 𝑂/ = 𝑄𝐷∗
- Nhóm hàng hóa loại A là những mặt hàng quan trọng, hay biến động và sự biến động của chúng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhóm này cần giao cho cán bộ cao cấp theo dõi và điều chỉnh thường xuyên.
- Nhóm hàng C là những mặt hàng ít quan trọng, ít biến động và sự biến động của chúng không ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, nhóm này có thể giao cho nhân viên nghiệp vụ theo dõi và điều chỉnh.
- Nhóm B là nhóm trung gian giữa nhóm A và nhóm C có thể giao lãnh đạo cấp trung gian theo dõi và điều chỉnh định kỳ.
5.4.5. Điều chỉnh dự trữ hàng hóa phù hợp với cung cầu thị trường.
Điều chỉnh sự biến động của dự trữ cho phù hợp với cung cầu thị trường. Đây là khâu khó và quan trọng nhất của quản trị dự trữ ở doanh nghiệp thương mại. Có nhiều phương pháp điều chỉnh như: Điều chỉnh lượng mua vào, điều chỉnh lượng bán ra và điều chỉnh tốc độ gia công chế biến hàng hóa trong kho hàng của doanh nghiệp thương mại. Trong đó tối ưu nhất là điều chỉnh sự mua vào theo các cách:
- Đặt hàng theo giới hạn tối thiểu bằng cách quy định giới hạn tối thiểu để bổ xung hàng với điều kiện dự đoán đúng nhu cầu thị trường.
- Đặt hàng tự động đối với tiêu dùng theo thời vụ mà khoảng cách đặt hàng không cố định nhưng với số lượng cố định.
- Đặt hàng kinh tế (E) nhằm duy trì lượng tồn kho ít nhất về tổng chi phí hàng tồn kho là ít nhất khi chi phí chứa hàng (A) bằng chi phí đặt hàng (D).
5.4.6. Áp dụng phương pháp hàng tồn kho tiên tiến
Ở các đơn vị sản xuất kinh doanh theo dây chuyền, nguyên liệu của khâu trước được sử dụng toàn bộ trong khâu sau, người ta duy trì ở tốc độ các khâu tương đương nhau (đồng tốc) và tại mỗi khâu tiếp giáp lượng dự trữ sẽ là nhỏ nhất. Nhiều doanh nghiệp ở Nhật Bản đã áp dụng thành công phương pháp này và gọi là phương pháp Kamban. Hãng sản xuất ô tô Nisan áp dụng phương pháp trên bằng cách chỉ để dự trữ hàng hóa ở những khâu chuyển tiếp trong dây chuyền sản xuất một lượng phụ tùng sử dụng trong 2 giờ, nhờ đó giảm được việc giao nhận, bảo quản, hư hỏng hàng hóa, khơng phải xây kho chứa hàng và tiết kiệm được 100 USA cho mỗi đầu xe sản xuất.
5.4.7. Tổ chức dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại
5.4.7.1. Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ a. Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm. Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các cơng việc chính sau như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi.
87
Với doanh nghiệp thương mại, hệ thơng kho bãi có thể bao gồm các loại chính sau:
- Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa.
- Kho bãi trung chuyển.
- Kho bãi dự trữ.
Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ vào định mức dự trữ hàng hóa của mình. Diện tích cần có thường bao gồm:
- Diện tích nghiệp vụ chính của kho.
- Diện tích khác.
Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau:
- Phương pháp kinh nghiệm: Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất. Phương pháp này thường áp dụng tính tốn các diện tích hành chính, diện tích vận hành kho bãi, …
- Phương pháp tính theo tải trọng: Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hóa chất xếp trên giá, kệ, chất đống…Thơng thường, doanh nghiệp có thể tính tốn cân đối ba định mức diện tích:
• S tối thiểu: Theo định mức dự trữ tối thiểu.
• S tối đa: Theo định mức dự trữ tối đa.
• S bình qn: Theo định mức dự trữ bình qn.
- Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp này áp dụng cho những hàng hóa chứa đựng và bảo quản theo đơn vị 𝑚A. Tương tự S, V có thể được tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân.
b. Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
- Xác định địa điểm đặt kho bãi: Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau:
• Đáp ứng được nhu cầu về kho bãi của doanh nghiệp.
• Chi phí về kho bãi thấp nhất.
• Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán
ra.
• Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường.
- Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp khơng nhất thiết
phải đầu tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi. Do đó nếu đi th có thể làm chi phí cố định giảm đi và bài tốn chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của mình.
- Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi: Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau:
• Các bục, kệ, giá, tủ… dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ.
• Hệ thống chiếu sáng.
• Hệ thống điều hịa, hút ẩm.
• Trang thiết bị nâng hạ, bao gói.
• …
5.4.7.2. Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ
a. Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ bằng hiện vật
Mục đích : Nhằm giữ gìn hàng hóa về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất
thốt, hư hỏng hàng hóa trong kho đồng thời giúp chất, xếp, xuất, nhập hàng trong kho được dễ hàng, hợp lý.
Nội dung
Ø Tổ chức giao nhận hàng hoá vào kho
Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn hoặc vận đơn.
- Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến.
- Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho.
Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhận có những yêu cầu và quy định khác nhau. Cụ thể:
- Tất cả hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ.
- Tất cả hàng hóa khi nhập kho phải được kiểm nhận hoặc được kiểm nghiệm. Có một số loại hàng hóa cần phải được hóa nghiệm.
- Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc khơng bình thường về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm thủ tục theo đúng quy định của việc giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể.
- Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực phẩm về số lượng, chất lượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ.
Ø Tổ chức quản lý hàng hoá trong kho
Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạt động của con người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa. Các hoạt động này bao gồm:
- Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hàng hóa.
- Kê lót hàng hóa trong kho.
- Chất xếp hàng hóa trong kho.
- Điều hịa nhiệt độ và độ ẩm trong kho.
- Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa và vệ sinh kho hàng.
- Chống cơn trùng và vật gặm nhấm.
89
Ø Tổ chức quản lý xuất hàng hố
Giao hàng là một cơng việc quan trọng, quyết định việc hoàn thành kế hoạch hoạt động kinh doanh của kho. Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu của khách hàng và thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các quy định sau đây:
- Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hóa.
- Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị. - Chuẩn bị hàng hóa theo đúng với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho.
- Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinh phù hợp với các quy định chung.
- Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau.
- Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho.
- Khi giao nhận hàng hóa với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp khơng bình thường, khơng đúng với kế hoạch, tiến độ… thì cần có sự bàn bạc giữa hai bên để cùng nhau giải quyết thỏa đáng trên cơ sở của các nguyên tắc, chế độ đã quy định.
- Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định. - Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ… thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý sau này.
- Trường hợp giao hàng thiếu hàng hoặc hàng không đúng yêu cầu của người mua hàng nếu khách hàng phát hiện, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng cho họ, không được dây dưa kéo dài hoặc từ chối.
Ø Tổ chức kiểm kê
Kiểm kê hàng hóa là q trình kiểm đếm và ghi chép tồn bộ dữ liệu hàng hóa vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hóa giúp nhận thấy hàng hóa, nguyên liệu dự trữ có đúng loại hay khơng? Có đủ số lượng hay khơng? Có đảm bảo chất lượng hay không? Đồng thời giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong quản lý dữ liệu của dự trữ.
Có một số loại kiểm kê chính sau:
- Kiểm kê thường xuyên.
- Kiểm kê đột xuất.
- Kiểm kê định kỳ.
b. Theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt giá trị
Hàng hóa dự trữ sẽ được hạch tốn theo giá mua vào thực tế. Phương pháp này cho phép tính chính xác số vốn hàng hóa cịn đọng trong kho, nhưng rất khó thực hiện trên thực tế bởi vì khơng phải lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng hóa dự trữ nào được mua với giá nào.
Ø Phương pháp tính theo giá mua bình qn gia quyền
Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường được áp dụng trong thực tế. Giá bình qn gia quyền có thể tính bằng cơng thức sau:
Giá bình quân gia quyền = Giá trị hàng hiện còn + Giá trị hàng nhập vào Lượng hàng tồn kho hiện còn + Lượng hàng nhập vào
Ø Phương pháp tính theo lơ
Theo lơ, có hai phương pháp hạch tốn hàng hóa dự trữ:
- Phương pháp “Nhập trước xuất trước” – FIFO (First in First out).
- Phương pháp “Nhập sau xuất trước” – LIFO (Last in First out).
Câu hỏi ôn tập
1. Thế nào là dự trữ hàng hóa và tồn kho hàng hóa? Nguyên nhân hình thành dự trữ hàng hóa ở doanh nghiệp thương mại?
2. Các lại dự trữ hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân và mối quan hệ giữa các loại dự trữ hàng hóa?
3. Khái niệm về dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại? Cơ cấu dự trữ hàng hóa ở doanh nghiệp thương mại?
4. Khái niệm về dự trữ thường xuyên? Phương pháp xác định dự trữ thường xuyên của doanh nghiệp thương mại?
5. Khái niệm về dự trữ bảo hiểm và dự trữ thời vụ? Phương pháp xác định dự trữ bảo hiểm?
6. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại?
7. Các chỉ tiêu phân tích, đánh giá dự trữ hàng hóa ở doanh nghiệp thương mại? Phương pháp xác định từng chỉ tiêu và ý nghĩa kinh tế của chúng?
Tài liệu tham khảo
1. PGS. TS. Nguyễn Thừa Lộc, PGS. TS. Trần Văn Bão, Giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại - Nxb Đại học kinh tế quốc dân 2016.
2. GS.TS Đặng Đình Đào, Giáo trình kinh tế thương mại – NXB Đại học kinh tế Quốc dân, 2019
3. PGS.TS Lê Qn, PGS.TS Hồng Văn Hải, Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại – NXB Thống kê, 2010
91
CHƯƠNG 6 QUẢN TRỊ BÁN HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
6.1. Các quan niệm về bán hàng và đặc điểm bán hàng trong cơ chế thị trường
6.1.1. Quan niệm về bán hàng
Thuật ngữ “bán hàng” được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh nhưng với mục tiêu nghiên cứu, cách tiếp cận, đối tượng nghiên cứu ứng dụng khác nhau. Có thể khái quát các quan niệm khác nhau về bán hàng như sau :
- Bán hàng được coi là một phạm trù kinh tế
Các Mác trong bộ Tư bản khi nghiên cứu sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa cho rằng, bán hàng “là sự chuyển hóa hình thái giá trị của hàng hóa từ hàng sang tiền (H - T)” và sự chuyển hóa này là “bước nhảy nguy hiểm” chết người, khó khăn nhất. Theo cách tiếp cận này có thể hiểu rằng bán hàng ngày nay là hoạt động đầy rẫy khó khăn, trong đó khó nhất là việc thu tiền của người mua.
- Bán hàng là hành vi thương mại của thương nhân
Luật Thương mại 2005 cho rằng : “Mua bán hàng hố là hoạt động thương mại, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh tốn; bên mua có nghĩa vụ thanh tốn cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hoá theo thỏa thuận”.
Theo quan niệm này hoạt động mua bán sẽ tập trung vào các hoạt động của nhân viên bán hàng (bán hàng cá nhân) thông qua hoạt động tiếp xúc với khách hàng, thương