Hàng hóa dự trữ ở doanh nghiệp thương mại được hình thành từ khi nhập hàng về doanh nghiệp thương mại và kết thúc khi doanh nghiệp thương mại bán hàng (giao hàng) cho khách hàng. Hàng dự trữ ở doanh nghiệp thương mại là tồn bộ hàng hóa đang được dự trữ ở các kho, trạm, cửa hàng, quầy hàng, siêu thị, đại lý, trung tâm mua sắm... của doanh nghiệp thương mại. Như vậy, hàng dự trữ là những hàng hóa đang ở trong kho, được hình thành một cách có chủ đích (có ý thức) để chuẩn bị bán ra cho khách hàng.
Hàng tồn kho là hàng đã qua nghiệp vụ nhập kho, tính đến một thời điểm nào đấy chưa qua nghiệp vụ xuất kho, được hình thành một cách ngẫu nhiên thơng qua các hoạt động mua bán trong một thời kỳ nhất định. Nói cách khác, tồn kho là lượng hàng hóa cịn lại ngẫu nhiên trong kho ở một thời điểm nhất định; Còn dự trữ là lượng hàng trong kho nhưng được duy trì có ý thức (có kế hoạch). Ở doanh nghiệp thương mại có các tổng kho, cụm kho, kho trung tâm, các kho trực thuộc. Hầu hết hàng hóa khi đặt hàng, mua hàng về đều qua kho của doanh nghiệp thương mại. Kho hàng là nơi dự trữ và bảo quản thường xuyên, tập trung các loại hàng hóa dự trữ của doanh nghiệp thương mại và là nơi xuất hàng bán buôn cho các khách hàng và bạn hàng của doanh nghiệp thương mại. Để bảo quản tốt số lượng, chất lượng hàng.hóa trong thời gian dự trữ, cũng như chuẩn bị các lô hàng phù hợp để giao cho khách hàng, doanh nghiệp thương mại cần phải quan tâm đến hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho.